Gérer les éléments d’un espace de travail

Pour voir le type d’autorisations de partage dont vous disposez dans un espace de travail, ouvrez le panneau de droite et consultez Espace de travail partagé avec. La liste des collaborateurs du partage et leurs niveaux d’accès apparaissent sur la droite.

Une fois que vous avez créé un espace de travail, vous ou toute personne disposant des autorisations de partage de niveau administrateur pouvez créer de nouveaux éléments, déplacer des éléments dans l’espace de travail ou hors de ce dernier, ou encore en supprimer.

Pour créer de nouveaux éléments ou en déplacer hors d’un espace de travail, vous devez être utilisateur d’un forfait. 

Créer un nouvel élément dans un espace de travail

Vous devez être un administrateur ou le propriétaire de l’espace de travail pour pouvoir créer un nouvel élément. Une fois que vous avez créé un élément, celui-ci est enregistré dans l’espace de travail et mis à la disposition de tous les collaborateurs avec lesquels cet espace de travail est partagé.

Les collaborateurs ont exactement le même espace de travail que vous, y compris la structure des dossiers et les feuilles qu’il contient.

1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Parcourir. Depuis Parcourir, sélectionnez le nom de l’espace de travail dans le panneau de gauche. Le nom de l’espace de travail apparaît en haut de la fenêtre.
2. En haut à droite, sélectionnez Créer puis l’élément (tel que Grille, Liste des tâches ou Dossier) que vous souhaitez créer dans l’espace de travail.
   

Déplacer un élément existant depuis ou vers un espace de travail

Vous pouvez déplacer tout élément dont vous êtes propriétaire depuis ou vers un espace de travail. Vous devez être un administrateur ou le propriétaire de l’espace de travail pour effectuer cette action.

1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Parcourir. 
2. Dans le panneau de gauche, naviguez jusqu’à l’élément que vous souhaitez déplacer.
3. Sélectionnez le nom de l’élément et faites-le glisser vers l’espace de travail désiré.

Le déplacement d’un élément vers un espace de travail le partage automatiquement avec toutes les personnes qui peuvent y accéder, tout en maintenant les autorisations de partage au niveau de la feuille.

Déplacer un élément hors d’un espace de travail

Vous devez avoir des autorisations de partage appropriées dans l’espace de travail pour effectuer cette action.

1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Parcourir.
2. Dans le volet gauche, naviguez jusqu’à l’élément à déplacer. Les éléments de l’espace de travail (par exemple, les feuilles, les rapports et les tableaux de bord) apparaissent au centre de l’écran.
3. Cliquez sur l’élément et faites-le glisser dans votre répertoire Feuilles dans le volet de gauche ou dans un espace de travail auquel vous avez l’autorisation d’ajouter des éléments.

Si vous déplacez un dossier, vous déplacez également tout son contenu.

Déplacer un élément ou un dossier supprime également le partage pour tous les membres de l’espace de travail, mais maintient les autorisations de partage au niveau de la feuille.  

Lorsque vous déplacez un élément ou un dossier hors d’un espace de travail, vous en devenez le nouveau propriétaire.

Supprimer un élément d’un espace de travail

Vous devez avoir des autorisations de partage appropriées dans l’espace de travail pour effectuer cette action. 

1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Parcourir. 
2. Dans le volet de gauche, sélectionnez Espaces de travail, puis le nom de l’espace de travail qui contient l’élément que vous souhaitez supprimer.
   Les éléments de l’espace de travail (par exemple, les feuilles, les rapports et les tableaux de bord) s’afficheront au centre de l’écran.
3. Pour supprimer l’élément, faites un clic droit sur son nom et sélectionnez Supprimer.
    

La suppression d’un dossier supprime également les feuilles, rapports, modèles et sous-dossiers qu’il contient.

Les feuilles, rapports et modèles supprimés sont placés dans la section Éléments supprimés de l’onglet Parcourir du propriétaire. Vous pouvez les récupérer dans Éléments supprimés pendant 30 jours maximum. 

Rapports dans les espaces de travail

Toute personne disposant des autorisations d’administrateur pour un espace de travail peut supprimer et renommer les rapports qu’il contient. Si vous supprimez un rapport d’un espace de travail, vous pouvez le récupérer pendant 30 jours dans le dossier Éléments supprimés du propriétaire de la feuille. Les administrateurs peuvent voir l’élément dans leur dossier, mais ils n’ont pas le droit de le récupérer.

Accéder aux formulaires dans les espaces de travail

Vous pouvez accéder aux formulaires de trois manières différentes :

Recherche 

Ouvrez l’icône Recherche dans la barre de gauche et recherchez le nom de votre formulaire.

Menu Formulaires

Dans votre feuille, sélectionnez Formulaires > Gérer les formulaires…

Espaces de travail

Ouvrez le panneau de l’espace de travail et recherchez vos formulaires dans la feuille associée pour effectuer l’une des actions suivantes :

• Voir, sélectionner et charger le formulaire
• À partir du menu Formulaire dans le panneau de l’espace de travail :
  • Ouvrir le formulaire dans un nouvel onglet avec l’URL du formulaire publié
  • Copier l’URL du formulaire publié directement à partir de l’espace de travail
  • Sélectionner Modifier pour ouvrir le formulaire en mode de création

Utilisez l’en-tête de navigation pour naviguer entre la page d’envoi, le générateur de formulaire et la feuille dans laquelle vous stockez les réponses aux formulaires.