Automatiser des processus avec des flux de travail

Créer votre flux de travail

La création d’un flux de travail automatisé est semblable à la création d’un organigramme. Vous placez ensemble les déclencheurs, les conditions et les actions entre un bloc de départ et un ou plusieurs blocs d’arrivée.

Votre niveau d’autorisation détermine ce que vous pouvez faire avec les flux de travail et où vous pouvez les appliquer. En savoir plus sur les autorisations de flux de travail automatisé.

Vous pouvez créer vos flux de travail à partir de zéro ou personnaliser les modèles existants. La Galerie de modèles d’automatisation comprend des conseils sur le moment d’utiliser le flux de travail et comment personnaliser chaque modèle.

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Comment ajouter un flux de travail

1. Accédez à la Galerie de modèles d’automatisation :

• Dans le coin supérieur gauche de votre feuille, sélectionnez Automatisation > Créer à partir d’un modèle…
• Sélectionnez un modèle pour ouvrir la section Détails.  

2. Créer un flux de travail à partir de zéro :

• Dans le coin supérieur gauche de votre feuille, sélectionnez Automatisation > Créer à partir de zéro…
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Les flux de travail sont composés de :

• Blocs de déclencheurs : définissez le moment où votre flux de travail est exécuté.
• Chemins de conditions : une ligne qui relie des blocs pour représenter les différentes voies que votre flux de travail peut emprunter en fonction des conditions que vous avez définies.Votre flux de travail peut avoir un ou plusieurs chemins du déclencheur à l’action en fonction des conditions précédentes.
• Blocs de conditions : définissez des conditions pour filtrer les lignes à inclure dans une alerte ou une action.
• Blocs d’action : lorsqu’il est déclenché, il choisit le type d’automatisation de votre flux de travail.

Personnaliser votre flux de travail

Sélectionnez l’icône plus (+) pour insérer de nouveaux chemins et blocs dans le flux de travail afin :

• D’ajouter une condition : filtrez les lignes incluses dans le chemin du flux de travail.
• D’ajouter un chemin de conditions : définissez un chemin alternatif pour votre flux de travail, si la première condition n’est pas remplie.
• D’ajouter une action : définissez ce que vous souhaitez que votre flux de travail accomplisse une fois qu’il répond à vos conditions. Brandfolder Image

Informations à connaître concernant les flux de travail

• Avec plusieurs chemins, le flux de travail évalue chaque bloc de conditions dans l’ordre, de gauche à droite. Le bloc de conditions le plus à gauche auquel la ligne répond définit le chemin que cette dernière emprunte dans le flux de travail.
• Ajoutez au moins un bloc d’actions à la fin de chaque chemin. Après un bloc d’actions, vous pouvez définir des conditions et des chemins supplémentaires, à condition qu’un autre bloc d’actions suive.
• Les flux de travail plus anciens, comme les e-mails, les demandes d’actualisation/d’approbation ou le déplacement de l’automatisation de lignes sur des feuilles volumineuses peuvent prendre quelques minutes.
• Les cellules qui contiennent des formules croisées ou des liens de cellules ne déclenchent pas de flux de travail qui modifie automatiquement la feuille (Déplacer une ligne, Copier une ligne, Verrouiller une ligne, Déverrouiller une ligne, Demander une approbation). Pour contourner cela, envisagez d’utiliser l’automatisation basée sur le temps ou les flux de travail récurrents.

Limites du flux de travail

• Chaque feuille peut inclure jusqu’à 150 flux de travail.
• Chaque flux de travail peut avoir jusqu’à 100 blocs. Cela comprend les blocs de déclencheurs, de conditions et d’actions.
• Chaque flux de travail peut comporter jusqu’à 30 blocs d’actions.
• Les blocs de conditions peuvent comporter jusqu’à 20 déclarations de conditions (20 lignes dans le bloc).
• Les liens de pièces jointes inclus dans les e-mails de flux de travail automatisé expirent après 14 jours.

Bonnes pratiques pour les flux de travail

• Saisissez un nom pour votre flux de travail dans le coin supérieur gauche de l’outil de création de flux de travail.
• Enregistrez votre flux de travail après la configuration et après toute modification.
• Définissez votre déclencheur pour qu’il se produise une heure avant l’action. Cela permet d’éviter que des problèmes techniques n’empêchent l’action de se dérouler à temps.
• Pour améliorer les performances, combinez les flux de travail qui sont déclenchés ensemble et désactivez les flux de travail plus anciens.
• Vous pouvez désactiver, activer, modifier, dupliquer ou supprimer un flux de travail depuis la fenêtre Gérer les flux de travail automatisés.
• Lorsque vous dupliquez un flux de travail, modifiez les demandes d’approbation ou utilisez de nouvelles valeurs. Dans le cas contraire, les approbations de votre flux de travail d’origine risquent de déclencher des demandes d’approbation dans le nouveau flux de travail.