Créer des projets dans Resource Management

Les nouveaux projets apparaissent sur la page du portefeuille de projets de votre organisation.

Création de projets uniques

Pour créer un nouveau projet :

1. Dans le coin supérieur droit du portefeuille de projets, sélectionnez Nouvelle projet.
2. Saisissez un nom de projet et un type de projet. Saisissez les informations supplémentaires disponibles. 
   • Client : sélectionnez un client dans la liste, ou créez-en un nouveau.
   • Code du projet : codes de projet internes facultatifs.
   • Durée : pour générer votre date de fin, indiquez le nombre de jours ouvrables du projet. Il est utile de comprendre le nombre de jours de travail nécessaires pour les projets qui chevauchent des jours fériés et des week-ends.
   • Champs personnalisés : les champs personnalisés vous permettent d’ajouter et de suivre des informations spécifiques sur vos projets et vos collaborateurs.
   • Notifications : activez ou désactivez les notifications concernant les modifications apportées à ce projet.
   • Budgets : découvrez-en davantage sur la création et la gestion des budgets.
   • Phases : découvrez-en davantage sur l’utilisation de phases pour les projets.
   • Taux de facturation : découvrez-en davantage sur la configuration de taux de facturation.
   • Lock/Unlock time entries (Verrouiller/Déverrouiller les entrées de temps) : définissez les entrées de temps à verrouiller lorsque votre équipe soumet ses heures.
   • Propriétaire du projet : indiquez la personne qui agit en tant que chef de projets ou contact principal dans le cadre du projet. Vous pouvez choisir toute personne éligible à la propriété d’un projet, comme les administrateurs Resource Management, les éditeurs de portefeuille ou les éditeurs de projet.
3. En bas de la page, sélectionnez Enregistrer. Vous pouvez désormais ajouter des personnes à votre projet.

Ajout de membres du projet

Si d’autres parties prenantes, comme un sponsor exécutif, ont besoin d’accéder au projet, vous pouvez les ajouter en tant que membres du projet. Les membres peuvent modifier les paramètres du projet, réaliser des affectations et exécuter des rapports par rapport au projet.

Pour ajouter des membres du projet :

1. Ouvrez les paramètres du projet, puis sélectionnez Membres du projet.
2. Sélectionnez Ajouter des membres, sélectionnez les personnes que vous souhaitez ajouter, puis sélectionnez Ajouter.

En raison de leur accès limité à Resource Management, vous ne pouvez pas ajouter de sous-traitants en tant que membres du projet.

3. En bas de la page, sélectionnez Enregistrer. Vous pouvez désormais ajouter des personnes à votre projet. 

Si le niveau d’autorisation de partage d’un propriétaire de projet passe à Planificateur de personnes, à Rapporteur de portefeuille, à Spectateur de portefeuille ou à Sous-traitant, il n’est pas affecté aux projets dont il est propriétaire. Le propriétaire de ces projets est défini sur None (Aucun). 

Importing multiple projects 

Vous pouvez également importer des projets par lots à l’aide d’un tableur. En savoir plus sur l’importation de plusieurs projets.

Un type de projet associe toutes les affectations de ce projet à une couleur spécifique, afin que vous puissiez facilement voir les types de projets assignés à votre équipe dans le planning.

Il existe trois types de projet : confirmé, provisoire et interne.

Les administrateurs Resource Management, les éditeurs de portefeuille et les éditeurs de projet peuvent créer de nouveaux projets.

Projets confirmés

Les projets confirmés représentent des projets approuvés sur lesquels votre équipe peut commencer à travailler. Ils s'affichent en bleu dans les pages du planning et des projets. Dans le cas des sociétés de conseil, ces projets sont généralement facturables et s'accompagnent d'un contrat signé par le client.

Projets provisoires

Les projets provisoires sont ceux que vous souhaitez planifier, mais qui ne sont pas encore approuvés. Ils s'affichent en gris dans les pages du planning et des projets. 

Dans le cas des sociétés de conseil, vous pouvez créer des projets avant que le contrat ne soit signé par le client en désignant un projet comme un type de projet provisoire. La création de projets provisoires vous permet de voir les implications du budget du projet sur votre planification des ressources avant son lancement. Une fois que vous avez signé le contrat, vous pouvez changer le type de projet en confirmé.

Réfléchissez au moment où vous souhaitez ajouter le projet à Resource Management. De nombreuses entreprises ajoutent des projets comme provisoires lorsqu'elles sont sûres à 75 % qu'elles réaliseront le travail.

Projets internes

Les projets internes sont uniques à votre équipe ou entreprise et s'affichent en violet dans les pages du planning et des projets. Dans le cas des sociétés de conseil, ces projets sont généralement non facturables.

Si vous suivez le temps dans Resource Management, créez quelques projets internes pour votre équipe afin de suivre ses heures sur des activités commerciales générales telles que les réunions d'équipe, le marketing ou le développement de nouvelles affaires.

Modifier un type de projet

Lorsque vous créez un nouveau projet, le type de projet par défaut est confirmé. Vous pouvez changer le type de projet de tous les projets que vous possédez à tout moment.

1. Sur la page Projets, sélectionnez le projet.
2.  Sélectionnez le bouton Paramètres du projet. 
3. Les champs apparaissent au format modifiable. Sélectionnez la zone de texte Type de projet, puis sélectionnez le type de projet (Interne ou Provisoire). 
4. Faites défiler jusqu'en bas de l'écran et sélectionnez le bouton Enregistrer . 

Lorsque vous revenez à la page des Projets, le Type de Projet et la couleur ont changé.

Vous pouvez attribuer des personnes à des phases et suivre les analyses de cette phase à travers plusieurs projets. Chaque phase peut avoir ses propres durée, budget et taux de facturation.   Les phases ne doivent pas nécessairement être simultanées et dépendre les unes des autres.

Vous pouvez également utiliser des phases pour créer des projets plus petits au sein d'une campagne client plus vaste. Cela s'avère utile si vous fournissez une maintenance continue à vos clients, ou si vous travaillez sur des projets qui ne durent que quelques jours.

Ajouter une phase au planning dans Gestion des ressources

1. Dans le planning, cliquez sur un espace blanc et sélectionnez Ajouter une phase.
2. Choisissez un nom de phase parmi les options par défaut (créées dans les paramètres du compte), ou saisissez un nouveau nom de phase
3. Accédez au planning du projet pour ajuster les dates de début et de fin de la phase.

Si votre projet est connecté à une feuille dans Smartsheet, vous devez créer et supprimer des phases dans Smartsheet. Découvrez-en davantage sur l’intégration des phases de projets entre Smartsheet et Resource Management. 

 Nommer les phases

Pour nommer des phases : 

1. Ouvrez les Paramètres du compte.
   1. Si vous travaillez dans la gestion des ressources dans Smartsheet, sélectionnez le menu Kebab dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Paramètres du compte.
   2. Si vous travaillez dans la gestion des ressources autonome, sélectionnez Paramètres > Paramètres du compte.
2. Sélectionner Noms de phase
3. Dans le champ de texte, entrez le nom de la phase, puis sélectionnez Ajouter.

Pour supprimer ou modifier des phases existantes, sélectionnez la ligne de phase, puis sélectionnez Supprimer ou apportez vos modifications et sélectionnez Enregistrer.

Pour ajouter une phase à la liste de travail

1. Sur la liste de travail, sélectionnez + Phase
2. Saisissez le nom de la phase, puis appuyez sur Entrée.
3. Sélectionnez la nouvelle phase et modifiez ses paramètres dans le volet de droite.

Budgets de phase

Si votre projet comporte des phases, vous pouvez effectuer le suivi d'un budget spécifique pour chaque phase en le configurant sur la page des paramètres du projet. Cette option vous fournit un tableau dans lequel vous pouvez décomposer le budget en différentes phases.

Le budget [non spécifique à la phase] est alloué à l'ensemble du projet. Les heures enregistrées ou planifiées par rapport à l'ensemble du projet (au lieu d'une phase spécifique) sont suivies dans cette catégorie.

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Taux de facturation spécifiques à une phase

Vous pouvez définir des taux de facturation uniques pour une phase dans les paramètres de phase. Dans ce cas, les heures suivies dans le cadre de cette phase hériteront des taux de facturation qui lui sont spécifiques.

Si vous utilisez des taux de facturation différents pour les divers rôles du projet, vous pouvez configurer des taux spécifiques à la phase.