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Découvrez dans cette rubrique comment créer et gérer des informations budgétaires dans Resource Management.
Créer et gérer des budgets
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Les administrateurs Resource Management peuvent créer et gérer les budgets d’un compte.
Tous les budgets se trouvent dans les paramètres du projet. Pour y accéder, accédez au projet que vous souhaitez vérifier et sélectionnez Paramètres du projet.
Budgets temps
Un budget temps correspond à la main-d’œuvre allouée pour un projet, exprimée en heures ou en jours de travail. Les heures de votre équipe sont comptabilisées dans ce budget.
Budgets des frais
Le budget des frais est la main-d’œuvre allouée pour ce projet, exprimée en montant des frais. Les heures travaillées par votre équipe, multipliées par leurs taux de facturation, sont imputées au budget.
Budget des dépenses
Les dépenses représentent les coûts d’un projet non liés à la main-d’œuvre. Les coûts liés à l’embauche de fournisseurs externes, à la commande de prototypes ou aux frais de déplacement sont autant d’exemples de dépenses.
Utilisez les catégories de dépenses pour estimer les coûts au début du projet et suivre les dépenses engagées pour ces catégories. Les exemples de catégories de dépenses peuvent inclure les déplacements, les matériaux ou les consultants.
Si les sous-traitants ou les consultants facturent des frais fixes pour le travail effectué dans le cadre de votre projet, envisagez de les ajouter en tant que dépenses plutôt qu’en tant que main-d’œuvre du projet. Estimez les frais, puis saisissez leur coût lorsque vous recevez leurs factures.
Budgétisation des dépenses par catégorie
Utilisez des catégories pour estimer et suivre des dépenses spécifiques. Vous pouvez utiliser des catégories prédéfinies ou créer les vôtres.
L’ajout d’une catégorie de dépenses prédéfinie à votre budget affiche le coût suggéré pour cette catégorie. Vous pouvez également utiliser le calculateur pour définir le coût d’un élément de catégorie.
Par exemple, vous pouvez estimer les frais de déplacement liés à un projet à l’aide de l’outil de suivi des dépenses ou budgétiser le temps dont vous pensez avoir besoin pour les opérations de marketing, les tâches facturables ou les réunions à l’aide de l’outil de suivi des frais ou du temps.
Modifier les taux de facturation des projets
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Les nouveaux projets utilisent la matrice de taux de facturation par défaut de votre organisation dans les paramètres du compte. Lorsque vous suivez les frais d’un projet, multipliez les heures facturées par le taux de facturation, et vous obtiendrez les frais facturés pour le projet (heures facturées x taux de facturation = frais facturés pour un projet).
Pour utiliser les taux de facturation, commencez par créer une matrice de taux de facturation par défaut dans les paramètres du compte.
Si vous modifiez les taux de facturation dans la matrice par défaut, les modifications ne s’appliqueront qu’aux nouveaux projets.
Taux de facturation personnalisés
Si vous disposez de taux personnalisés pour un projet ou un client, modifiez les taux de facturation dans les paramètres du projet afin qu’ils ne s’appliquent qu’à ce projet.
Afficher ou modifier les taux de facturation des membres de l’équipe
- Accédez au projet et, dans le coin supérieur droit, sélectionnez Paramètres du projet.
- Faites défiler jusqu’à Bill Rates (Taux de facturation).
Taux de facturation variés
Si les ressources ont plusieurs taux pour un projet, vous pouvez définir des taux personnalisés pour chaque phase du projet. Lorsque le membre de l’équipe déclare des heures pour cette phase spécifique, Resource Management attribue le taux de facturation correct pour la phase.
Par exemple :
Tamika travaille comme directrice de la création pour 150 $/h. Elle travaille également en tant que conceptrice pour 100 $/h sur le même projet. Définissez les taux de facturation pour chacun des rôles de Tamika dans les Paramètres du projet.
Ensuite, créez deux phases pour le projet : direction créative et conception.
Affectez Tamika aux deux phases. Lorsque Tamika saisit du temps, ou que vous effectuez des affectations sur le calendrier pour l’une ou l’autre phase, les taux appropriés s’appliquent.