Configurer votre compte Resource Management

Vous devez être administrateur Resource Management pour configurer votre compte.

Étape 1 : sélectionner les paramètres de votre compte

Accédez aux Paramètres du compte. 

• Si vous travaillez dans Resource Management dans Smartsheet, sélectionnez le menu à trois points verticaux dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Paramètres du compte.
• Si vous travaillez dans la version autonome de Resource Management, sélectionnez Paramètres dans le coin supérieur droit, puis Paramètres du compte.

Dans les Paramètres du compte, définissez les valeurs par défaut de la société et ajoutez les informations importantes telles que les listes déroulantes de projets, les lieux et les jours fériés officiels. 

Propriétaire du compte

Vous pouvez modifier le propriétaire du compte dans la section Général de la page Paramètres du compte. Seuls les administrateurs Resource Management peuvent être propriétaires d’un compte, et il ne peut y avoir qu’un seul propriétaire. Le propriétaire du compte est responsable de la configuration du compte. 

Suivi du temps

Déterminez l’incrément qui convient le mieux si votre entreprise souhaite utiliser Resource Management pour suivre le temps. Si vous ne savez pas quelle approche adopter vis-à-vis des feuilles de temps, vous pouvez en apprendre plus sur le suivi du temps. Si vous n’envisagez pas de suivre le temps dans Resource Management, vous pouvez intégrer d’autres outils de suivi du temps.

Heures facturées

Sélectionnez l’option Incurred Hours (Heures facturées) et Amounts (montants) qui convient le mieux à votre équipe. Si vous suivez le temps dans Resource Management, sélectionnez Heures confirmées uniquement ou Heures approuvées uniquement. De cette façon, les heures réelles issues des feuilles de temps s’affichent sur le statut du projet sous forme de temps ou de frais facturés. Si votre organisation ne suit pas officiellement le temps, sélectionnez Heures confirmées et heures planifiées passées non confirmées pour effectuer un suivi passif.

Lorsque vous procédez à une affectation sur le planning, les suggestions de saisie de temps apparaissent sur la feuille de temps d’une personne. Cette personne peut choisir de confirmer ou de modifier ces heures. Les heures inchangées apparaissent comme non confirmées dans Resource Management ; les heures modifiées apparaissent comme confirmées.

Paramètres de suivi du temps

• Demi-journées : cette option est idéale pour les équipes dont les activités quotidiennes varient peu, généralement parce que les personnes travaillent sur un ou deux projets à la fois.
• Heures et minutes : ce paramètre combine l’efficacité des demi-journées avec la précision du temps détaillé. Les collaborateurs peuvent saisir le temps exact passé sur chaque projet ou phase et confirmer les heures suggérées pour les jours où ils travaillent conformément au planning. Cette option s’accompagne d’un minuteur (disponible en mode Jour), ce qui permet d’éviter les approximations liées à la saisie du temps.
• Heures et des minutes détaillées : il s’agit du paramètre de saisie du temps le plus détaillé. Les collaborateurs peuvent attribuer une catégorie à chaque entrée et ajouter plus de détails dans le champ des Notes. Ces mêmes catégories permettent d’attribuer des sous-budgets à chaque projet, de façon à obtenir un niveau de rapports supplémentaire.

C’est la meilleure option pour savoir en combien de temps le travail a réellement été effectué et comparer cette donnée aux délais prévus. 

Flux de travail d’approbation

Sélectionnez le flux de travail d’approbation qui convient le mieux aux besoins de votre équipe.

Vous pouvez :

• Activer le flux de travail d’approbation pour le temps et les dépenses

• Verrouiller les saisies après approbation

  Vous devez verrouiller les saisies après approbation pour vous assurer que les utilisateurs ne peuvent pas ajouter du temps ou des dépenses supplémentaires pour les entrées approuvées. Si ce paramètre n’est pas activé, les utilisateurs ne peuvent pas modifier le temps ou les dépenses approuvés, mais peuvent ajouter du temps ou des dépenses aux saisies approuvées.

• Autoriser les propriétaires de projets à approuver le temps et les dépenses liés à leurs propres projets
• Configurer des notifications par e-mail liées aux approbations de temps et de dépenses
• Autoriser l’approbateur à déverrouiller toutes les saisies de temps et de dépenses soumises

Étape 2 : configurer les rôles et les disciplines

Avant d’ajouter des membres d’équipe, ajoutez des rôles et des disciplines à partir des paramètres de votre compte. Les disciplines désignent les services de votre organisation (finances, recherche, conception visuelle), et les rôles désignent les niveaux d’expertise que vous utilisez (directeur, junior, responsable).
 

Étape 3 : configurer les taux de facturation

Si vous êtes une société de services professionnels et que vous facturez le temps passé à vos clients, utilisez les taux de facturation. Vous pouvez attribuer un taux de facturation en fonction de la discipline ou du rôle de la personne, ou un taux de facturation unique à chaque personne. Si vous avez plusieurs taux de facturation selon le poste et la fonction, décomposez-les dans la matrice des taux de facturation. En cas de doute, commencez avec un taux de facturation pondéré. Vous pouvez apporter des modifications plus tard.

Si vous ne souhaitez pas que votre équipe voie les données financières des projets ou les taux de facturation, vous pouvez masquer ces informations lorsque vous définissez les niveaux d’autorisation.

Étape 4 : inviter et ajouter des personnes à votre compte

Ajouter une liste des membres d’équipe et des ressources d’espace réservé nécessaires. Ajoutez toutes les ressources que vous prévoyez d’inclure dans Resource Management. 

Si votre liste d’employés est au format Excel, vous pouvez l’importer.

• Bien que seuls les noms et prénoms soient requis pour ajouter une personne, vous pouvez ajouter d’autres propriétés ultérieurement pour filtrer ou regrouper votre équipe.
• Avant d’accorder l’accès, vérifiez les niveaux d’autorisation de chaque personne afin de vous assurer qu’elle peut voir ou apporter les modifications souhaitées.
• Une fois les personnes ajoutées, vous pouvez les inviter sur votre compte. Elles recevront un e-mail pour accepter votre invitation et créer un identifiant de connexion.

Ajouter des propriétés à vos collaborateurs

Vous pouvez ajouter des emplacements (ville, région, équipe), des taux de facturation, des objectifs d’utilisation et tout autre champ personnalisé que votre organisation utilise pour regrouper les collaborateurs, comme les compétences, le responsable de la personne, les certifications, etc.

Créer des espaces réservés

Lorsque vous recrutez du personnel pour un projet, vous ne savez pas toujours de qui vous avez besoin. La configuration des ressources d’espace réservé vous permet de conserver une affectation de projet sans avoir de personne spécifique à qui l’assigner.

Étape 5 : ajouter des projets et des clients

• Ajoutez de deux à cinq projets. Créez-les pour tester et comprendre comment votre processus s’articule avec Resource Management. Maintenant que vous avez ajouté les bases de chaque projet, fournissez plus de détails sur la page du projet avec les phases, les budgets, les membres de l’équipe et les tâches.

• Ajoutez des clients. Saisissez des informations sur les clients et les projets sur lesquels travaille votre entreprise. Segmentez le travail en phases lorsque vous les ajoutez, ou les modifiez ultérieurement en fonction de vos plans. En savoir plus sur l’ajout de clients et de projets.

Étape 6 : utiliser le planning

Vous avez les Paramètres du compte, les collaborateurs et quelques projets. Consultez le planning pour savoir qui travaille sur quoi, quand les collaborateurs sont disponibles, quand les projets seront lancés, et bien plus encore.

Réduisez la vue du planning pour afficher une vue condensée de la disponibilité de votre équipe. Dans la vue des personnes du planning, sélectionnez le menu déroulant au-dessus de votre équipe, puis sélectionnez Masquer tous les détails.

Étape 7 : utiliser les rapports

Commencez par passer une semaine ou deux à configurer les projets, les budgets et les dépenses. Une fois que vous disposez de suffisamment d’informations dans Resource Management, vous pouvez exploiter pleinement la page Rapports afin d’obtenir des informations clés sur votre entreprise. En savoir plus sur les rapports.