Bonnes pratiques avec Resource Management

La planification d’un projet en amont permet de connaître en temps réel la rentabilité du projet. Il est important que le coût d’un projet entièrement planifié corresponde exactement au budget avant qu’il ne commence, de sorte que vous fassiez correspondre le plan de travail du projet aux frais réels que vous avez estimés en planifiant le projet.

Par exemple, si le budget est de 96 000 $ et que vous planifiez deux personnes pour deux mois, à temps plein à 150 $/h, le montant prévu à venir doit correspondre au budget.

À présent, lorsque votre équipe déclare ses heures, vous pouvez immédiatement voir l’impact sur le budget prévu.

Si vous n’êtes pas certain de l’équipe affectée à votre projet, il peut être utile de créer un espace réservé pour la discipline ou le service concerné (par exemple, Concepteur visuel). Cet espace réservé peut avoir un taux de facturation afin que vous puissiez connaître l’impact sur le calendrier.

Lorsque vous identifiez la bonne personne pour ce projet, vous pouvez lui affecter le projet. De plus, si vous prenez des décisions de planification sur une base hebdomadaire ou quotidienne, vous pouvez diviser l’affectation de l’espace réservé, en réaffectant chaque segment à une autre personne de l’équipe.

Détermination des taux de facturation

Lorsque vous définissez vos taux de facturation, tenez compte des éléments suivants :

• Coût du travail : cela comprend les salaires et les avantages sociaux du personnel, ainsi que les frais généraux des personnes non facturables, le loyer et d’autres dépenses opérationnelles.
• Objectifs d’utilisation : le pourcentage d’heures de travail considérées comme de la main-d’œuvre directe (travail pour lequel les clients paient) par opposition à la main-d’œuvre indirecte (travail considéré comme des frais généraux, ou travail réalisé en dehors des projets des clients).
  • L’utilisation diffère d’une organisation à l’autre, mais elle se situe généralement entre 50 et 75 %. Un taux supérieur à 75 % peut être nuisible à l’organisation sur une longue période.
• Objectifs de rentabilité : la marge bénéficiaire visée par l’organisation. Ce pourcentage varie d’une organisation à l’autre, mais il se situe généralement entre 15 et 25 %.
• Taux facturable : le coût réel par heure de production pour chaque membre de l’équipe. Vous pouvez calculer le montant exact à facturer par heure pour cette personne afin d’atteindre vos objectifs de marge brute sur les projets. 
• Multiplicateur de prix : vous pouvez multiplier le tarif horaire par le multiplicateur de prix. Le multiplicateur de prix se situe généralement entre trois et cinq. Les multiplicateurs varient considérablement et dépendent de votre secteur d’activité. Déterminez le multiplicateur le plus pertinent pour votre équipe.

Les dépenses de main-d’œuvre et les frais généraux changent au fil du temps. Recalculez ce taux une ou deux fois par an pour vous assurer qu’il est à jour et ajustez les taux de facturation pour les nouveaux projets au besoin.

Calculer les coûts estimés du projet

Lorsque vous présentez à vos clients un prix pour votre travail, basez votre estimation et vos calculs sur ce taux de facturation externe. Déterminez le temps nécessaire pour effectuer le travail et multipliez-le par le tarif horaire. 

Il peut être préférable de communiquer au client une offre fixe et de ne pas divulguer le mode de calcul du tarif horaire. Sinon, vous risquez de vous retrouver dans une situation où vous négociez chaque heure plutôt que la valeur du travail effectué. Même lorsque les durées du projet sont imprévisibles, comme c’est le cas pour le développement de logiciels, vous pouvez toujours calculer par blocs de temps, avec une limite budgétaire plus élevée.

Configurer le budget de votre projet dans Resource Management

Projets à prix fixe

Dans le cas d’un projet à prix fixe, vous faites une offre pour réaliser un ensemble de travaux défini pour une certaine somme d’argent. Votre budget est le prix que vous facturez au client.

Avances sur honoraires

Dans le cas d’une avance, le client paie des honoraires pour une quantité de travail déterminée, mais le champ d’application n’est généralement pas défini à l’avance. Le budget peut faire l’objet d’un accord de non-dépassement. Avec les avances sur honoraires, le budget dépend de la façon dont vous souhaitez répartir l’avance.

Par exemple, il peut s’agir d’une série de projets ou de phases d’un mois ou d’un projet sur un an. 

Temps et matériel

Pour les projets temps et matériel, vous êtes payé.e pour les heures réelles travaillées. Vous pouvez laisser le budget vide et vous contenter de suivre les frais facturés. Vous pouvez également saisir un montant cible ou le montant maximal convenu. Pour les projets temps et matériel, vous devrez peut-être modifier les taux de facturation afin de refléter la majoration convenue pour les heures travaillées.

Si possible, maintenez les estimations et les propositions ultérieures à un niveau élevé au lieu de calculer chaque dépense mineure dès le départ.

Le projet ci-dessous montre un concepteur et un développeur pendant deux mois, à 150 $/h, pour un total de 96 000 $ de main-d'œuvre facturable.

Dans Resource Management, vous pouvez créer un nouveau projet, puis affecter des personnes (ou des espaces réservés pour des rôles et des disciplines) selon le temps que devrait prendre le projet. Le futur montant prévu qui en résulte représente l'estimation pour ce projet.

Lorsque le projet se concrétise, cette estimation devient le budget. Lorsque vous ajoutez de futures affectations au projet, le futur montant planifié qui en résulte doit correspondre au budget.

Lorsque vous planifiez trop de personnes ou trop de temps pour un projet, il devient immédiatement évident que ce projet dépassera le budget.

Si vous ne planifiez pas assez de personnes pour un projet, vous ne disposez peut-être pas des bonnes ressources disponibles lorsque vous en avez besoin.

Ne suivez pas plus que ce dont vous avez besoin

Le suivi du temps exerce une pression sur la personne qui doit le saisir. Il est plus efficace d'effectuer le moins de suivi possible pour atteindre les objectifs de votre organisation.

Certaines organisations ne suivent pas du tout le temps. Elles partent du principe que les prévisions correspondent à ce qui a été facturé. Ces équipes calculent les heures et les montants facturés comme des heures planifiées passées confirmées et non confirmées.

D'autres organisations ont besoin de plus d'informations et n'enregistrent que les heures nécessaires à chaque projet. Elles définissent le suivi du temps en heures et en minutes.

Le suivi détaillé exige que votre équipe saisisse des remarques pour chaque saisie de temps. Cette méthode permet davantage de filtrage et d'analyse des heures consignées.

Optimisez la prise de décisions

Les personnes qui exécutent le travail sont les mieux placées pour déterminer le moment opportun à cette fin, tant que les attentes en termes de délais et de temps à consacrer sont claires.

Il est préférable de procéder à des affectations au plus haut niveau possible ; par exemple, une affectation d'une semaine qui représente 20 % de l'allocation d'une personne plutôt qu'une affectation sur une journée de huit heures, par exemple. De cette façon, les personnes peuvent planifier toute leur semaine en fonction d'attentes de haut niveau.

Analysez tous les segments

Les rapports vous permettent de regrouper les heures facturées et futures, les budgets, les mobilisations, et bien plus, selon différents points de vue. Vous pouvez analyser les heures liées à un projet, toutes les heures regroupées par client, discipline, rôle ou mois, ou de nombreux autres éléments.

L'analyse des rapports vous permet d'apporter des ajustements stratégiques pour l'avenir. Vous constaterez peut-être que certaines personnes ont toujours besoin de plus de temps ou que certains clients dépassent toujours leur budget. Ces détails vous aident à ajuster vos estimations pour l'avenir. Dans le cas d'un client qui accuse systématiquement un retard, vous pouvez ajouter trois semaines supplémentaires lorsque vous commencerez votre projet suivant avec lui.

Vous pouvez créer des modèles de projet avec des suggestions de budgets pour certaines activités. Les données des rapports vous donnent des informations réelles sur la façon de configurer ces modèles, contribuant à améliorer votre planification d'un projet à l'autre.