Bonnes pratiques avec Resource Management

Planifiez à l’avance

• Lorsque vous planifiez un projet entièrement au début, vous pouvez obtenir des informations en temps réel sur sa rentabilité. 

• Le coût d’un projet entièrement planifié doit être conforme au budget avant qu’il ne commence, donc vous faites correspondre le plan de travail du projet aux frais réels que vous avez estimés lors de la planification du projet.

  • Par exemple, si le budget est de 96 000 $ et que vous planifiez deux personnes à temps plein pendant deux mois à 150 $/heure, le montant prévu à venir doit correspondre au budget.
• Lorsque votre équipe déclare ses heures, vous voyez immédiatement l’impact sur le budget prévu.

Utilisez des espaces réservés

• Vous pouvez spécifier un rôle, comme Designer Visuel, ou un département pour la planification avant d’avoir assigné des personnes aux tâches. Vous pouvez définir un tarif de facturation pour l’espace réservé.
• Une fois que vous avez identifié la bonne personne, assignez-lui le projet. 
• Si vous assignez plus d’une personne, vous pouvez diviser l’attribution de l’espace réservé et réaffecter chaque segment. 

Un taux de facturation est toujours supérieur au taux de rémunération réel du travailleur, car il inclut les frais généraux, les dépenses légalement obligatoires (comme les impôts) et une marge bénéficiaire.

Déterminer les taux de facturation

Lorsque vous définissez vos taux de facturation, tenez compte des éléments suivants :

• Coût du travail : Cela comprend les salaires et les avantages sociaux du personnel, ainsi que les frais généraux des personnes non facturables, le loyer et d’autres dépenses opérationnelles.
• Objectifs d’utilisation : Le pourcentage d’heures de travail considérées comme de la main-d’œuvre directe (travail pour lequel les clients paient) par opposition à la main-d’œuvre indirecte (travail considéré comme des frais généraux, ou travail réalisé en dehors des projets des clients)
  • L’utilisation diffère d’une organisation à l’autre, mais elle se situe généralement entre 50 et 75 %. Un taux supérieur à 75 % peut être nuisible à l’organisation sur une longue période.
• Objectifs de rentabilité : La marge bénéficiaire visée par l’organisation. Ce pourcentage varie d’une organisation à l’autre, mais il se situe généralement entre 15 et 25 %.
• Taux facturable : En calculant le coût réel par heure de production pour chaque membre de l’équipe, vous pouvez calculer exactement combien vous devez facturer par heure pour cette personne afin d’atteindre vos objectifs de marge brute sur les projets. 
• Multiplicateur de prix : Vous pouvez multiplier le tarif horaire par le multiplicateur de prix. Le multiplicateur de prix se situe généralement entre trois et cinq. Les multiplicateurs varient considérablement et dépendent de votre secteur d’activité. Déterminez le multiplicateur le plus pertinent pour votre équipe.

Les dépenses de main-d’œuvre et les frais généraux changent au fil du temps. Recalculez ce taux une ou deux fois par an pour vous assurer qu’il est à jour et ajustez les taux de facturation pour les nouveaux projets au besoin.

Calculer les coûts estimés du projet

Utilisez ce taux de facturation pour fournir une estimation à vos clients. Déterminez le temps nécessaire pour effectuer le travail et multipliez-le par le tarif horaire. Voir un exemple dans Estimer le budget pour un nouveau projet.

Il peut être préférable de partager cela comme un prix fixe et de ne pas inclure les calculs détaillés qui y ont conduit. Sinon, vous pourriez vous retrouver à négocier chaque heure, plutôt que la valeur du travail. Même lorsque les durées des projets sont imprévisibles, vous pouvez toujours calculer des blocs de temps avec une limite budgétaire supérieure.

Configurer le budget de votre projet dans Resource Management

Projets à prix fixe

Vous enchérissez pour compléter un ensemble défini de travaux pour un certain montant. Votre budget est le prix que vous facturez au client.

Avances sur honoraires

Le client paie des honoraires pour une quantité de travail déterminée, mais le champ d’application n’est généralement pas défini à l’avance. Le budget peut faire l’objet d’un accord de non-dépassement. 

Le budget dépend de la manière dont vous souhaitez diviser l’avance. Par exemple, vous pourriez le diviser en une série de projets d’un mois ou créer un projet d’un an. 

Temps et matériel

Vous êtes payé pour les heures réellement travaillées. Vous pouvez laisser le budget vide et suivre les frais engagés. Vous pouvez également saisir un montant cible ou le montant maximal convenu. Vous devrez peut-être ajuster les tarifs de facturation si vous avez convenu de la majoration autorisée pour les heures travaillées.

Si possible, maintenez les estimations et les propositions ultérieures à un niveau élevé au lieu de calculer chaque dépense mineure dès le départ.

Le projet ci-dessous montre un concepteur et un développeur pendant deux mois, à 150 $/h, pour un total de 96 000 $ de main-d'œuvre facturable.

Dans Resource Management, vous pouvez créer un nouveau projet, puis affecter des personnes (ou des espaces réservés pour des rôles et des disciplines) selon le temps que devrait prendre le projet. Le futur montant prévu qui en résulte représente l'estimation pour ce projet.

Lorsque le projet se concrétise, cette estimation devient le budget. Lorsque vous ajoutez de futures affectations au projet, le futur montant planifié qui en résulte doit correspondre au budget.

Lorsque vous planifiez trop de personnes ou trop de temps pour un projet, il devient immédiatement évident que ce projet dépassera le budget.

Si vous ne planifiez pas assez de personnes pour un projet, vous ne disposez peut-être pas des bonnes ressources disponibles lorsque vous en avez besoin.

Ne suivez pas plus que ce dont vous avez besoin

Le suivi du temps exerce une pression sur la personne qui doit le saisir. Il est plus efficace d'effectuer le moins de suivi possible pour atteindre les objectifs de votre organisation.

Certaines organisations ne suivent pas du tout le temps. Elles partent du principe que les prévisions correspondent à ce qui a été facturé. Ces équipes calculent les heures et les montants facturés comme des heures planifiées passées confirmées et non confirmées.

D'autres organisations ont besoin de plus d'informations et n'enregistrent que les heures nécessaires à chaque projet. Elles définissent le suivi du temps en heures et en minutes.

Le suivi détaillé exige que votre équipe saisisse des remarques pour chaque saisie de temps. Cette méthode permet davantage de filtrage et d'analyse des heures consignées.

Optimisez la prise de décisions

Les personnes qui exécutent le travail sont les mieux placées pour déterminer le moment opportun à cette fin, tant que les attentes en termes de délais et de temps à consacrer sont claires.

Il est préférable de procéder à des affectations au plus haut niveau possible ; par exemple, une affectation d'une semaine qui représente 20 % de l'allocation d'une personne plutôt qu'une affectation sur une journée de huit heures, par exemple. De cette façon, les personnes peuvent planifier toute leur semaine en fonction d'attentes de haut niveau.

Analysez tous les segments

Les rapports vous permettent de regrouper les heures facturées et futures, les budgets, les mobilisations, et bien plus, selon différents points de vue. Vous pouvez analyser les heures liées à un projet, toutes les heures regroupées par client, discipline, rôle ou mois, ou de nombreux autres éléments.

L'analyse des rapports vous permet d'apporter des ajustements stratégiques pour l'avenir. Vous constaterez peut-être que certaines personnes ont toujours besoin de plus de temps ou que certains clients dépassent toujours leur budget. Ces détails vous aident à ajuster vos estimations pour l'avenir. Dans le cas d'un client qui accuse systématiquement un retard, vous pouvez ajouter trois semaines supplémentaires lorsque vous commencerez votre projet suivant avec lui.

Vous pouvez créer des modèles de projet avec des suggestions de budgets pour certaines activités. Les données des rapports vous donnent des informations réelles sur la façon de configurer ces modèles, contribuant à améliorer votre planification d'un projet à l'autre.