Gestion des changements

Types de Global Updates (Actualisations globales)

Avant d’en créer et d’en exécuter, découvrez les types de Global Update (Actualisations globales) disponibles ainsi que leurs fonctionnalités. Les Global Updates (Actualisations globales) proposent les options suivantes :

• Add New Column (Ajouter une nouvelle colonne) : insérez une nouvelle colonne dans votre modèle et déployez-la vers tous les projets existants.
• Modify Existing Column (Modifier une colonne existante) : modifier la définition d’une colonne existante et mettez à jour les données existantes.
• Add Profile Data (Ajouter des données de profil) : ajoutez de nouvelles données de profil extraites de la feuille de prise en charge au modèle et aux feuilles récapitulatives.
• Find/Replace (Rechercher/Remplacer) : ajoutez ou mettez à jour du texte/des formules dans une cellule ou une plage de cellules spécifique à travers les projets.
• Update Reports (Mettre à jour les rapports) : mettez à jour les rapports dans tous les projets afin qu’ils correspondent au modèle.
• Update Dashboards (Mettre à jour les tableaux de bord) : mettez à jour les tableaux de bord dans tous les projets afin qu’ils correspondent au modèle.

Les Global Updates (actualisations globales) ne s’appliquent pas aux widgets d’intitulé liés à des éléments Smartsheet. Pour appliquer cette modification, vous devez modifier le tableau de bord individuel.

Créer une Global Update (actualisation globale)

1. Connectez-vous à Control Center ou sélectionnez-le à partir du lanceur d’applications dans Smartsheet.
2. Ouvrez le menu à trois lignes dans le coin supérieur gauche et sélectionnez le programme à mettre à jour.

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3. Ouvrez le programme et sélectionnez Manage Program (Gérer le programme) dans le coin supérieur droit. 
4. Sélectionnez Global Updates (Actualisations globales) > New Update (Nouvelle actualisation).
5. Sélectionnez le type d’actualisation à effectuer. 

Le signe plus sur la vignette se transforme alors en coche.

6. Sélectionnez Next (Suivant) et saisissez les détails de l’actualisation.
7. Dans le coin inférieur droit, cliquez sur Create & Run (Créer et exécuter).

Tester et valider des modifications

Des tests sont nécessaires avant de pouvoir confirmer et déployer vos modifications.

Sélectionnez Create & Run (Créer et exécuter) pour tester et valider l’actualisation proposée dans des feuilles et projets actifs. 

Le test crée une copie temporaire d’un projet, ce qui vous permet de ne pas appliquer de modifications tant que vous n’êtes pas certain de les vouloir.

1. Sur la page Test Global Update (Tester l’actualisation globale), sélectionnez un projet, puis cliquez sur Apply Test (Appliquer le test) en bas de la page.
   
   Lorsque la copie du test est prête, la colonne Status (Statut) de la page Test Global Update (Tester l’actualisation globale) passe de New (Nouveau) à Success (Réussi).

Passez la souris sur le message de Success (réussite) pour voir un récapitulatif des actualisations.

2. Sélectionnez Open Test (Ouvrir le test) pour vérifier la feuille, le rapport ou le tableau de bord de test et confirmer les actualisations du test. 

Pour modifier l’actualisation, sélectionnez Close (Fermer) pour fermer le test, apportez vos modifications et exécutez à nouveau le test.

Sélectionnez Close (Fermer) pour revenir à la page Update Summary (Récapitulatif de l’actualisation) pour tester l’actualisation sur des projets supplémentaires. Sélectionnez Test Update (Tester l’actualisation) et sélectionnez le projet à tester. Effectuez cette opération autant de fois que vous le souhaitez, jusqu’à ce que vous soyez sûr des modifications.

3. Une fois que vous avez confirmé que votre actualisation fonctionne comme souhaité, fermez le test et revenez à la page Test Global Update (Tester l’actualisation globale).
4. Sélectionnez Confirm (Confirmer) pour accéder à la page Update Summary (Récapitulatif de l’actualisation).

Confirmer les résultats et appliquer l’actualisation

Vous avez une dernière chance de vérifier et confirmer les modifications proposées et de choisir les endroits où les actualisations doivent être appliquées.

1. Consultez la page Update Summary (Récapitulatif de l’actualisation) et vérifiez vos actualisations.
2. Sélectionnez Apply Update (Appliquer l’actualisation).
3. Sur la page Apply Update (Appliquer l’actualisation), sélectionnez les projets que vous souhaitez actualiser.

Si vous voulez actualiser vos modèles, cochez la case Apply update to the base project template(s) (Appliquer l’actualisation au[x] modèle[s] de projet de base). 

4. Sélectionnez Apply (Appliquer). Vous recevez un avis vous disant que les modifications sont permanentes. Sélectionnez Yes (Oui) pour terminer l’actualisation.

Les Global Updates (Actualisations globales) restent sur la page Global Updates (Actualisations globales). Vous pouvez les exécuter quand vous le souhaitez. Sélectionnez l’actualisation et exécutez-la comme indiqué ci-dessus.  

Vous ne pouvez pas modifier une actualisation globale une fois que vous avez sélectionné Apply test (Appliquer le test).

Pour obtenir des réponses aux questions courantes relatives aux actualisations globales et à Smartsheet Control Center en général, consultez la FAQ de Smartsheet Control Center. 

Utilisez les Global Updates (actualisations globales) lorsque vous apportez les modifications suivantes à un modèle de tableau de bord :

• Actualisation des couleurs ou de la marque sur le tableau de bord
• Révisions des widgets du tableau de bord
• Mise en page du widget
• Widgets nouveaux ou supprimés

Les Global Updates (actualisations globales) ne s’appliquent pas aux widgets d’intitulé liés à des éléments Smartsheet. Pour appliquer cette modification, vous devez modifier le tableau de bord individuel. 

Comment utiliser les Global Updates (actualisations globales) : les tableaux de bord

Actualiser le modèle de tableau de bord

Dans Smartsheet, allez dans le dossier source du plan d’action et apportez vos modifications directement au modèle du tableau de bord. 

Vous pouvez :

• Modifier les widgets existants
• Ajouter de nouveaux widgets
• Supprimer les widgets existants
• Actualiser la mise en page du widget

Créer une Global Update (actualisation globale) 

1. Dans Control Center, sélectionnez le programme que vous souhaitez utiliser.

2. En haut de l’écran, sélectionnez Manage Program (Gérer le programme) , puis Global Updates (Actualisations globales).

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3. Choisissez New Update (Nouvelle actualisation) , puis Update Dashboards (Actualiser les tableaux de bord).
4. Suivez les instructions de l’assistant d’Actualisation du tableau de bord .

Nommez l’actualisation d’après ce qu’elle fait. Par exemple : Déplacer le widget de budget.

5. En bas de l’écran, sélectionnez Create & Run (Créer et exécuter) ou sélectionnez Fermer pour enregistrer la Global Update (actualisation globale) sans l’exécuter.

Appliquer la Global Update (actualisation globale)

Lorsque vous exécutez l’actualisation, Control Center recherche chaque projet pour trouver le tableau de bord correspondant à votre modèle de tableau de bord par ID ou par nom. Il vous montre également les projets qui n’ont pas de tableau de bord correspondant parce qu’ils ne correspondent pas ou n’avaient pas de tableau de bord lors de leur création initiale. Lorsque vous exécutez l’actualisation, vous pouvez également ajouter le tableau de bord nouvellement modifié à ces projets.

1. Passez en revue les tableaux de bord.
   Les actualisations globales s’appliquent aux projets qui répondent aux critères suivants :
   • Les tableaux de bord correspondant à l’ID du modèle actuel : ces projets contiennent des tableaux de bord créés à partir du modèle de tableau de bord dans le dossier source du plan d’action.
   • Les tableaux de bord correspondant au nom du modèle actuel : ces projets contiennent des tableaux de bord qui portent le même nom que le modèle de tableau de bord dans le dossier source du plan d’action. 
   • No matching dashboards found (Aucun tableau de bord correspondant trouvé) :Lorsque les actualisations globales ne trouvent pas de tableaux de bord correspondants, sélectionnez Choose Dashboard (Choisir le tableau de bord) pour trouver un tableau de bord à mettre à jour ou à ajouter au projet.
      
2. Sélectionnez Appliquer pour mettre à jour tous les tableaux de bord du projet.

3. Vérifiez les résultats. Les indicateurs d’alerte montrent les tableaux de bord avec des problèmes d’actualisation. Passez la souris sur l’icône d’avertissement pour en savoir plus.

   
    

Gardez les points suivants à l’esprit :

• Les actualisations globales reconstruisent l’intégralité de votre tableau de bord et relient les widgets aux rapports et aux feuilles lorsque vous exécutez une actualisation.
• Vous ne pouvez pas annuler les modifications, donc exécutez l’actualisation sur un seul projet et vérifiez les résultats avant de l’exécuter sur tous vos projets.
• Actuellement, les Global Updates (actualisations globales) des tableaux de bord n’actualisent pas les widgets avec le récapitulatif de la feuille.
• Toutes les actualisations que vous souhaitez appliquer doivent figurer dans le tableau de bord de votre modèle avant d’exécuter des actualisations globales.

Global Updates (Actualisations globales) : bonnes pratiques concernant les tableaux de bord

Lorsque vous créez des modèles de tableaux de bord pour Control Center, structurez vos données sources afin d’éviter tout problème potentiel lié aux actualisations globales.

Évitez les valeurs en double et vides dans la colonne Principale

Les données de la colonne principale sont utilisées pour identifier la première et la dernière ligne de la plage d’un diagramme ou d’un widget de métrique, même si vous n’avez pas inclus cette colonne dans votre plage de données. Évitez d’utiliser votre colonne Principale dans les plages de données des widgets.

Si des valeurs en double ou vides sont trouvées, le widget s’interrompra lorsque vous exécuterez une Global Update (actualisation globale).

Utilisez l’une des options suivantes pour structurer vos données sources :

1. Pour éviter les valeurs en double, utilisez un modèle de dénomination des lignes. Par exemple, donnez un nom numérique à vos lignes de la colonne Principale (1, 2, 3, etc.). De cette façon, vous évitez les valeurs en double dans la colonne principale.
2. Ajoutez une hiérarchie pour gérer les valeurs en double. Cette fonction est utile si la colonne Principale doit être utilisée pour les plages de données dans les widgets. 

L’utilisation de la hiérarchie permet d’éviter les problèmes causés par des valeurs en double lors de l’exécution des actualisations globales. En effet, la recherche de la colonne Principale renvoie à la fois les lignes parent et enfant.

Avec cette méthode, il est toujours possible d’avoir des valeurs en double si deux lignes parent ou plus ont le même nom, et si des lignes enfant renommées de la même façon se trouvent sous ces différentes lignes parent.

Vérifiez que les rapports utilisés pour les modèles contiennent des exemples de données

Si vous utilisez un rapport dans un widget de diagramme pour vos modèles de tableau de bord et que ce rapport ne contient aucun résultat pour créer un diagramme, la correspondance ne se fera pas correctement lorsque vous provisionnerez vos projets. Assurez-vous que votre modèle de rapport comprend au moins un point de données.

Vérifiez que les cellules référencées dans les feuilles de modèle contiennent des données 

Des erreurs liées aux données manquantes peuvent se produire si les cellules référencées d’une feuille de modèle n’ont jamais contenu de données. Pour éviter cela, assurez-vous que vos feuilles de modèle disposent d’un historique en faisant un clic droit sur la cellule et en sélectionnant Afficher l’historique de la cellule.

Apportez des modifications directement au modèle du tableau de bord.

C’est le moyen le plus fiable de s’assurer que le tableau de bord correspond à vos projets, même si vous changez son nom. Les tableaux de bord de projet sont les enfants directs du modèle de tableau de bord dans le dossier source du plan d’action. Control Center les identifie facilement comme tels et effectue les modifications.

Formulaires dans les tableaux de bord

Lorsque vous provisionnez un projet à partir d’un plan d’action Control Center contenant un tableau de bord avec des widgets de contenu Web qui incluent une URL de formulaire, deux choses peuvent se produire :

1. Si le formulaire est associé à une feuille dans le modèle, la copie du tableau de bord qui en résulte inclut l’URL du nouveau formulaire au lieu de l’URL d’origine.
2. Si le lien pointe vers un formulaire sur une feuille qui ne fait pas partie du dossier copié, le projet généré conserve la même URL de formulaire que le plan d’action.

Si vous ajoutez des tableaux de bord ou modifiez les widgets de tableaux de bord existants via une actualisation globale de Control Center, ces tableaux de bord ne relient pas automatiquement les formulaires intégrés.

Dépannage des actualisations des widgets du tableau de bord

Les widgets extraient les données des feuilles et des rapports. La meilleure façon d’éviter les problèmes est de s’assurer que les sources alimentant le widget sont cohérentes et à jour. 

Si un widget sur un tableau de bord d’un projet ne fonctionne pas correctement après une actualisation, vérifiez ce qui suit :

Tout échec des actualisations globales du tableau de bord doit être vérifié par rapport au modèle de tableau de bord afin de s’assurer que les données sont incluses dans le champ d’application des widgets et des rapports.

Utilisez les mises à jour globales lorsque vous avez apporté les modifications suivantes à un modèle de rapport :

• Suppression ou ajout de nouvelles colonnes
• Modification de l’ordre ou de la largeur des colonnes
• Modification des paramètres d’affichage ou de masquage d’une colonne
• Modification des critères de rapport
• Modification de l’ordre de tri sur une colonne
• Ajout ou suppression de feuilles d’un rapport

Pour actualiser le modèle de rapport :

1. Ajoutez le nouveau modèle de rapport au dossier source Blueprint dans Smartsheet.

Vous pouvez :

• Ajouter et supprimer des colonnes
• Masquer et afficher des colonnes
• Réorganiser les colonnes
• Modifier les critères
• Modifier l’ordre de tri
• Actualiser les feuilles qui sont incluses dans le rapport

2. Modifiez la page Paramètres du modèle source dans le plan d’action pour vous assurer que Control Center reconnaît le nouveau rapport.
3. Ouvrez le programme où vous souhaitez inclure la mise à jour.
4. Sélectionnez Gérer le programme > Mises à jour globales > Nouvelle mise à jour > Rapports de mise à jour.
5. Sélectionnez le nouveau modèle de rapport dans l'écran Informations de base.
6. Sur l’écran Tester l’actualisation globale, sélectionnez Choisir un rapport dans la colonne Report Name (Nom du rapport).
7. Dans le panneau latéral Select a report to update (Sélectionner un rapport à actualiser), sélectionnez le bouton d’option Add new report.

Vous pouvez également utiliser les Actualisations globales pour actualiser un rapport lorsque vous avez changé le nom ou le type de colonne, ou ajouté une nouvelle colonne à une feuille utilisée dans ce rapport.

Comment utiliser les actualisations globales : Rapports

Les Actualisations globales regénèrent l’intégralité de votre rapport à chaque fois que vous exécutez une actualisation. Les modifications sont irréversibles. Par conséquent, exécutez l’actualisation sur un seul projet, puis vérifiez les résultats avant de l’exécuter sur tous vos projets.

Créer une actualisation globale dans Control Center

1. Dans Control Center, sélectionnez le programme que vous souhaitez utiliser.
2. En haut de l’écran, sélectionnez Gérer le programme > Actualisations globales.
3. Sélectionnez New Update, puis sélectionnez Update Reports.

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4. Suivez les instructions de l’assistant d’actualisation des rapports.
    

   Nommez l’actualisation selon l’action qu’elle réalise, par exemple, « Redimensionner la colonne Budget ». Laissez la commande Update report sources désactivée, à moins que vous n’ayez modifié les feuilles incluses dans le rapport.

5. Sélectionnez Créer et exécuter pour tester vos modifications, ou sélectionnez Fermer pour enregistrer la mise à jour globale sans l'exécuter.

Appliquer la Global Update (actualisation globale)

Lorsque vous exécutez la mise à jour, Control Center examine chaque projet pour trouver le rapport qui correspond à votre modèle de rapport, soit par son ID, soit par son nom. Il vous montre également les projets qui n’ont pas de rapport correspondant parce qu’ils ne correspondent pas ou parce qu’ils n’incluent pas le rapport. Ajoutez le rapport nouvellement édité à ces projets.

1. Examinez les rapports sélectionnés.
   
   Les
   
   projets retenus pour les actualisations sont les suivants :
   • Reports matched to current template ID : Ces projets contiennent des rapports générés à partir du modèle de rapport dans le dossier source Blueprint.
   • Reports matched to current template name (Rapports correspondant au nom du modèle actuel) : ces projets contiennent des rapports qui ont le même nom que le modèle de rapport dans le dossier source Blueprint. 
   • No matching reports found: Aucun rapport correspondant n’a été trouvé. Cliquez sur le lien Choisir un rapport pour sélectionner manuellement un rapport à actualiser ou pour ajouter le rapport au projet.
      

2. Si vous activez la commande Update report sources (
   
   Actualiser les sources du rapport), le statut Source Mapping (Correspondance de la source) affiche les feuilles incluses dans le champ d’application du modèle de rapport qui peuvent être associées aux feuilles du projet. Le champ d’application est configuré dans le générateur de rapports.
    

   • Gris: Les feuilles incluses dans le rapport ne changent pas.
   • Vert : Toutes les feuilles dans le champ d ' application correspondent exactement.
   • Jaune : au moins une feuille dans l’élément du champ d’application correspond.  
   • Rouge : aucune des feuilles des éléments du champ d ' application ne correspond.  

   
   
   
   Facultatif : sélectionnez le marqueur du statut pour visualiser les détails de correspondance de la source pour chaque rapport. Pour les éléments qui ne correspondent pas exactement, sélectionnez Remap sheets pour faire correspondre le rapport aux feuilles correctes.  

3. Sélectionnez Appliquer pour actualiser tous les rapports du projet.

Global Updates for reports n'ajoute ni ne modifie actuellement les rapports de synthèse des feuilles.