Change Management

En tant que partie intégrante du Smartsheet Control Center, les actualisations globales permettent aux utilisateurs de l’entreprise d’actualiser facilement les modèles de projet et de répercuter automatiquement les modifications sur les projets existants et nouveaux. 

Au fur et à mesure que votre projet progresse, vous pouvez avoir besoin d’informations supplémentaires pour que le projet se déroule sans problème. Par exemple, vous pourriez ajouter une colonne « À risque » pour que les utilisateurs puissent signaler les tâches susceptibles de dépasser l’échéance. Les actualisations globales vous permettent d’effectuer ce changement dans tout le portefeuille de projets.

Cet article présente les types d’actualisations globales disponibles et explique comment créer et tester des actualisations globales dans votre portefeuille Control Center.

Types d’actualisations globales

Avant d’en créer et d’en exécuter, découvrez les types d’actualisations globales disponibles ainsi que leurs fonctionnalités. Les actualisations globales proposent les options suivantes :

• Ajouter une nouvelle colonne : ajoutez une nouvelle colonne à vos feuilles et modèles de projet.
• Modifier une colonne existante : rectifiez une colonne existante dans vos feuilles et modèles de projet.
• Ajouter de nouvelles données de profil : ajoutez de nouvelles lignes de données de profil dans la section Récapitulatif d’un ou plusieurs modèles de projets.
• Rechercher/remplacer : recherchez et remplacez des valeurs dans des projets et des modèles.
• Actualiser les rapports : modifiez les rapports de projets provisionnés et les modèles de rapport.
• Actualiser les tableaux de bord : modifiez les tableaux de bord de projets provisionnés et les modèles de tableau de bord.
• Données et analyses sur le travail : ajoutez des données et analyses sur le travail à vos modèles et déployez-les sur tous vos projets. 

Créer une actualisation globale

Mise en route et informations sur l’actualisation

1. Pour vous connecter, sélectionnez Control Center dans le Lanceur d’applications de Smartsheet ou consultez la page https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Cliquez sur le menu, puis sur le nom du programme que vous souhaitez actualiser.
   
3. Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Gérer le programme. 
4. Sélectionnez Actualisations globales, puis cliquez sur Nouvelle actualisation.
5. Sélectionnez une actualisation. Le signe plus sur la vignette se transforme alors en coche.
   
   
6. Cliquez sur Suivant et saisissez les informations de l’actualisation.
7. Dans le coin inférieur droit, cliquez sur Créer et exécuter.

Test et validation des modifications

Le test est obligatoire. 

Cliquez sur Créer et exécuter pour tester et valider l’actualisation proposée dans des feuilles et projets actifs.  Le test crée une copie temporaire du projet, ce qui vous permet de ne pas apporter de modifications tant que vous n’êtes pas certain de les vouloir.

1. Sur la page Tester l’actualisation globale, sélectionnez un projet, puis cliquez sur Appliquer le test en bas de la page.
   
   
   Lorsque la copie du test est prête, la colonne Statut de la page Tester l’actualisation globale passe de Nouveau à Réussi.
   
   ASTUCE : Passez la souris sur le message de réussite pour voir un résumé des actualisations.
   
   
2. Cliquez sur Ouvrir le test pour vérifier la feuille, le rapport ou le tableau de bord de test et confirmer que les actualisations du test sont conformes à vos attentes.
   REMARQUE : Pour modifier l’actualisation, cliquez sur Fermer pour fermer le test, apportez vos modifications et exécutez à nouveau le test. Pour plus d’informations, consultez Modifier une actualisation globale.
   ASTUCE : Pour tester l’actualisation sur des projets supplémentaires, cliquez sur Fermer pour revenir à la page Récapitulatif de l’actualisation. Cliquez sur Tester l’actualisation et sélectionnez un autre projet à tester. Effectuez cette opération autant de fois que vous le souhaitez, jusqu’à ce que vous soyez sûr des modifications.
3. Une fois que vous avez confirmé que votre actualisation fonctionne comme souhaité, fermez le test et revenez à la page Tester l’actualisation globale.
4. Cliquez sur Confirmer pour accéder à la page Récapitulatif de l’actualisation.

Confirmation des résultats et application de l’actualisation

Vous avez une dernière chance de vérifier et confirmer les modifications proposées, et de choisir les endroits où les actualisations doivent être appliquées.

1. Consultez la page Récapitulatif de l’actualisation et vérifiez que les actualisations correspondent à vos intentions.
2. Cliquez sur Appliquer l’actualisation.
3. Sur la page Appliquer l’actualisation, sélectionnez les projets que vous souhaitez actualiser.
   REMARQUE : Si vous voulez actualiser vos modèles, cochez la case Appliquer l’actualisation au(x) modèle(s) de base du projet. 
4. Cliquez sur Appliquer. Un message apparaîtra et vous indiquera que les changements sont permanents. Cliquez sur Oui pour terminer l’actualisation.

Les actualisations globales restent sur la page des Actualisations globales. Vous pouvez les exécuter quand vous le souhaitez. Sélectionnez l’actualisation et exécutez-la comme indiqué ci-dessus.  

Modification d’une actualisation globale existante

Pour mettre à jour une actualisation globale existante, suivez les étapes suivantes : 

1. Pour vous connecter, sélectionnez Control Center dans le Lanceur d’applications de Smartsheet ou consultez la page https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Cliquez sur le menu, puis sur le nom du programme que vous souhaitez actualiser.
   
3. Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Gérer le programme. 
4. Sélectionnez Actualisations globales, puis cliquez sur Nouvelle actualisation.
5. Localisez l’actualisation globale que vous souhaitez modifier, puis survolez l’icône à trois points (à gauche du nom de l’actualisation) et sélectionnez Modifier.
6. Effectuez les modifications, puis sélectionnez Actualiser et exécuter pour les tester et les valider. Reportez-vous à Tester et valider vos modifications pour plus d’informations.

Pour obtenir des réponses aux questions courantes relatives aux actualisations globales et à Smartsheet Control Center en général, consultez la FAQ de Smartsheet Control Center. 

Actualisations globales : Les tableaux de bord vous permettent d’apporter des modifications à vos modèles de tableaux de bord et de déployer ces modifications sur tous les projets existants.

Utilisez les Actualisations globales lorsque vous avez apporté les modifications suivantes à un modèle de tableau de bord :

• Actualisation des couleurs ou de la marque sur le tableau de bord
• Révisions des widgets du tableau de bord
• Disposition du widget
• Widgets nouveaux ou supprimés

Comment utiliser les Actualisations globales : Tableaux de bord

Avertissement : les Actualisations globales reconstruisent votre tableau de bord intégralement et relie les widgets aux rapports et aux feuilles, à chaque fois que vous exécutez une actualisation. Les modifications ne sont pas réversibles, donc exécutez l’actualisation sur un projet et vérifiez les résultats avant de l’exécuter sur tous vos projets.

Actualiser le modèle de tableau de bord

Dans Smartsheet, accédez au dossier source Plan d’action et apportez vos modifications directement au modèle du tableau de bord.

Vous pouvez :

• Modifier les widgets existants
• Ajouter de nouveaux widgets
• Supprimer les widgets existants
• Actualiser la présentation du widget

Créer une Actualisation globale dans Control Center

1. Dans Control Center, sélectionnez le programme que vous voulez utiliser.
2. En haut de l’écran, cliquez sur Gérer le programme, puis sur Actualisations globales.
3. Cliquez sur Nouvelle actualisation, puis sélectionnez Actualiser les tableaux de bord.
4. Suivez les instructions de l’assistant d’Actualisation du tableau de bord.
   
   ASTUCE : nommez l’actualisation d’après ce qu’elle réalise, par exemple, Déplacer le widget de budget.
5. Au bas de l’écran, cliquez sur Créer et exécuter. (Cliquez sur Fermer pour enregistrer l’actualisation sans l’exécuter.)

Appliquer l’Actualisation globale

Lorsque vous exécutez l’actualisation, Control Center recherche chaque projet pour trouver le tableau de bord correspondant à votre modèle de tableau de bord par ID ou par nom. Il vous montre également les projets qui n’ont pas de tableau de bord correspondant, soit parce qu’aucune correspondance n’a pu être trouvée, soit parce que le tableau de bord n’a pas été inclus à l’origine, lors de la création du projet. Vous pouvez ajouter le tableau de bord nouvellement modifié à ces projets lorsque vous exécutez l’actualisation.

1. Vérifiez les tableaux de bord sélectionnés.
   
   Les projets sélectionnés pour les actualisations sont triés comme suit :
   • Les tableaux de bord correspondant à l’ID du modèle actuel :ces projets contiennent des tableaux de bord créés à partir du modèle de tableau de bord dans le dossier source Plan d’action.
   • Les tableaux de bord correspondant au nom du modèle actuel :ces projets contiennent des tableaux de bord qui ont le même nom que le modèle de tableau de bord dans le dossier source Plan d’action.
   • Aucun tableau de bord correspondant n’a été trouvé : Cliquez sur Choisir un tableau de bord pour sélectionner un tableau de bord à actualiser ou pour ajouter le tableau de bord au projet.
      
2. Cliquez sur Appliquer pour actualiser tous les tableaux de bord du projet.
   
   REMARQUE : Control Center écrase vos tableaux de bord, mais il effectue aussi une sauvegarde du tableau de bord original avant de lancer l’actualisation. Elle est stockée au même endroit que le tableau de bord d’origine. Vous pouvez vous y référer si vous avez besoin de revenir en arrière sur les modifications.
3. Vérifiez les résultats. Les indicateurs d’alerte montrent les tableaux de bord avec des problèmes d’actualisation. Passez la souris sur l’icône d’avertissement pour en savoir plus.
   
   

Tirer le meilleur parti des Actualisations globales pour les tableaux de bord

Apportez des modifications directement au modèle du tableau de bord. C’est la méthode la plus fiable pour s’assurer que le tableau de bord correspondra à vos projets, même si vous changez le nom du tableau de bord. Les tableaux de bord du projet sont les enfants directs du modèle de tableau de bord dans le dossier source Plan d’action. Control Center les identifie facilement comme tels et effectue les modifications.

Questions fréquentes

Certains projets ont des modifications personnalisées sur leurs tableaux de bord. Ces modifications seront-elles perdues ?

Oui. Lorsqu’un tableau de bord d’un projet est actualisé, tous les widgets seront supprimés et recréés pour être identiques au tableau de bord du modèle.

J’ai renommé le tableau de bord dans mon projet.Est-ce que les Actualisations globales le trouveront encore et l’actualiseront ?

Oui.

J’ai ajouté manuellement un tableau de bord et je l’ai renommé pour qu’il corresponde.Est-ce que les Actualisations globales le reconnaîtront ?

Non. Les Actualisations globales ne reconnaissent que les tableaux de bord, les rapports et les feuilles qui ont été créés par Control Center.

J’ai supprimé le tableau de bord.Est-ce que les Actualisations globales le réintroduiront ?

Le projet apparaîtra dans la section « Aucun rapport correspondant trouvé ». Sélectionnez le projet dans Actualisation globales, cliquez sur Choisir un tableau de bord, puis sélectionnez Ajouter un nouveau tableau de bord. Exécutez l’actualisation pour créer le tableau de bord.

Est-ce que je verrai tous mes projets ?

Oui. Contrairement aux Actualisations globales précédentes, vous verrez tous les projets créés à partir du Plan d’action.

Puis-je relancer l’Actualisation globale ?

Oui. Vous pouvez exécuter l’actualisation autant de fois que vous le souhaitez.

Puis-je « annuler » une Actualisation globale ?

Non. Vous pouvez ajuster le rapport de modèle dans le dossier source Plan d’action et exécuter à nouveau l’Actualisation globale.

Dépannage des actualisations des widgets du tableau de bord

Les widgets extraient les données des feuilles et des rapports. La meilleure façon d’éviter les problèmes avec ceux-ci, est de s’assurer que les sources alimentant le widget sont cohérentes et à jour. Si un widget sur un tableau de bord d’un projet ne fonctionne pas correctement après une actualisation, vérifiez ce qui suit :

• Est-ce que toutes les sources existent dans le projet ?
  
  Un rapport ou une feuille peut avoir été supprimé(e) du projet et le widget ne peut pas trouver les données dont il a besoin. La même erreur peut se produire si un widget fait référence à un rapport ou une feuille qui a été ajouté(e) au projet plus tard, ou si l’élément n’a pas été créé parce qu’il était facultatif.
• Les données sont-elles correctement structurées dans la feuille ?
  
  Les widgets de métrique et de diagramme affichent les données à partir des cellules de la feuille. L’actualisation localise les cellules en faisant correspondre le nom et la valeur de la colonne principale au modèle de la feuille. Si les correspondances ne peuvent être trouvées, le widget aura des données manquantes. Pour que les Actualisations globales fonctionnent correctement, ne faites pas référence aux données dans la colonne principale. La colonne principale doit contenir le « nom » de la métrique et les données doivent se trouver dans d’autres colonnes.
• Le responsable du programme a-t-il l’autorisation d’accéder au projet ou au rapport sous-jacent ?
  
  Vous devrez peut-être modifier les autorisations pour rendre les données visibles.

Actualisations globales : Meilleures pratiques concernant les tableaux de bord

Lorsque vous créez vos modèles de tableaux de bord à utiliser avec Control Center, il est important de structurer vos données sources de manière à éviter les problèmes potentiels avec les Actualisations globales.

Éviter les valeurs dupliquées et les valeurs vides dans la Colonne principale

Les données de la Colonne principale sont utilisées pour identifier la première et la dernière ligne de la plage d’un diagramme ou d’un widget métrique, même si vous n’avez pas inclus cette colonne dans votre plage de données. Évitez d’utiliser votre colonne principale dans les plages de données des widgets.

Si des valeurs dupliquées ou vides sont rencontrées, le widget sera interrompu lorsque vous exécuterez une Actualisation globale.

Utilisez l’une des options suivantes pour structurer vos données sources :
 

1. Pour éviter les valeurs dupliquées, utilisez un système de dénomination des lignes. Par exemple, donnez un nom numérique à vos lignes de la Colonne principale (1, 2, 3, etc.). De cette façon, vous évitez les valeurs dupliquées dans la Colonne principale.
2. Ajoutez une hiérarchie pour gérer les valeurs dupliquées. Ceci est utile si la Colonne principale doit être utilisée pour les plages de données dans les widgets. Voir l’exemple ci-dessous :
   
   

Dans cet exemple, la Colonne principale contient des valeurs dupliquées (« Très élevé », « Élevé », etc.). En utilisant la hiérarchie, les problèmes résultant de valeurs dupliquées peuvent être évités lors de l’exécution des Actualisations globales. En effet, la recherche dans la Colonne principale renvoie à la ligne parent et à la ligne enfant.

REMARQUE : avec cette méthode, il est toujours possible d’avoir des valeurs dupliquées si vous avez deux ou plusieurs lignes parent portant le même nom, et des lignes enfant du même nom sous ces lignes parent distinctes.

S’assurer que les rapports utilisés pour les modèles contiennent des exemples de données

Si un rapport est utilisé dans un widget de diagramme pour vos modèles de Tableau de bord et qu’il n’a pas de résultats à partir desquels créer un diagramme, il ne sera pas correctement mis en correspondance lors du provisionnement de vos projets. Assurez-vous que vous avez au moins un point de données dans votre modèle de rapport.

Pour plus d’informations, consultez Diagrammes dans les tableaux de bord.

S’assurer que les cellules référencées dans les feuilles de modèle contiennent des données

Des erreurs liées à des données manquantes peuvent survenir si les cellules référencées à partir d’une feuille de modèle n’ont jamais contenu de données. Pour éviter cela, assurez-vous que vos feuilles de modèle ont un historique des cellules en faisant un clic droit sur la cellule et en sélectionnant « Afficher l’historique des cellules ».

Les Actualisations globales : La fonctionnalité des Rapports de Smartsheet Control Center vous permet d’apporter des modifications à vos modèles de rapport et de les déployer sur tous les projets existants.

Utilisez les Actualisations globales lorsque vous avez apporté les modifications suivantes à un modèle de rapport :

• Suppression ou ajout de nouvelles colonnes
• Modification de l’ordre ou de la largeur des colonnes
• Modification des paramètres d’affichage ou de masquage d’une colonne
• Modification des critères de rapport
• Modification de l’ordre de tri sur une colonne
• Ajout ou suppression de feuilles d’un rapport

Vous pouvez également utiliser les Actualisations globales pour actualiser un rapport lorsque vous avez changé le nom ou le type de colonne, ou ajouté une nouvelle colonne à une feuille utilisée dans ce rapport.

Comment utiliser les Actualisations globales : Rapports

Avertissement : les Actualisations globales regénèrent l’intégralité de votre rapport à chaque fois que vous exécutez une actualisation. Les modifications ne sont pas réversibles, donc exécutez l’actualisation sur un projet et vérifiez les résultats avant de l’exécuter sur tous vos projets.

Actualiser le modèle de rapport

Dans Smartsheet, accédez au dossier source Plan d’action et apportez vos modifications directement au modèle de rapport.

Vous pouvez :

• Ajouter et supprimer des colonnes
• Masquer et afficher les colonnes
• Réorganiser les colonnes
• Changer les critères
• Changer l’ordre de tri
• Actualiser les feuilles qui sont incluses dans le rapport 

Créer une Actualisation globale dans Control Center

1. Dans Control Center, sélectionnez le programme que vous voulez utiliser.
2. En haut de l’écran, cliquez sur Gérer le programme, puis sur Actualisations globales.
3. Cliquez sur Nouvelle actualisation, puis sélectionnez Actualiser les rapports.
   
    
4. Suivez les instructions de l’assistant d’Actualisation des rapports.

   ASTUCES :

   • nommez l’actualisation selon ce qu’elle réalise, par exemple, Redimensionner la colonne Budget.
   • Laissez la commande Actualiser les sources du rapport désactivée, à moins que vous n’ayez apporté des modifications aux feuilles incluses dans le rapport.
      
5. Au bas de l’écran, cliquez sur Créer et exécuter. (Cliquez sur Fermer pour enregistrer l’actualisation sans l’exécuter.)

Appliquer l’Actualisation globale

Lorsque vous exécutez l’actualisation, Control Center examine chaque projet pour trouver le rapport qui correspond à votre modèle de rapport, soit par son ID, soit par son nom. Il vous montre également les projets qui n’ont pas de rapport correspondant, soit parce qu’une correspondance n’a pas pu être trouvée, soit parce que le rapport n’était pas inclus lors de sa création initiale. Vous pouvez ajouter le rapport récemment modifié pour ces projets lorsque vous exécutez l’actualisation.

1. Vérifiez les rapports sélectionnés.
   
   
   
   Les projets sélectionnés pour les actualisations sont triés comme suit :
   • Les rapports correspondent à l’ID de modèle actuel : Ces projets contiennent des rapports générés à partir du modèle de rapport dans le dossier source Plan d’action.
   • Les rapports correspondent au nom du modèle actuel : Ces projets contiennent des rapports qui ont le même nom que le modèle de rapport dans le dossier source Plan d’action.
   • Aucun rapport correspondant trouvé : Aucun rapport correspondant n’a été trouvé. Cliquez sur le lien « Choisir un rapport » pour sélectionner manuellement un rapport à actualiser ou pour ajouter le rapport au projet.
      
2. Vérifiez le statut de correspondance de la source sur chaque rapport.
   
   Si vous activez la commande Actualiser les sources du rapport, le statut de correspondance de la source affiche le nombre de feuilles incluses dans la portée du modèle de rapport qui peuvent être associées aux feuilles du projet. La portée est configurée dans le Générateur de rapports.
    
   • Gris : Les feuilles incluses dans le rapport ne seront pas modifiées.
   • Vert : Toutes les feuilles dans la portée correspondent exactement.
   • Jaune : Au moins une feuille dans l’élément de la portée correspond.
   • Rouge : Aucune des feuilles des éléments de la portée ne correspond.
   
   
   
   Facultatif : cliquez sur le marqueur du statut pour visualiser les détails de correspondance de la source pour chaque rapport. Pour les éléments qui ne correspondent pas exactement, cliquez sur Remettre en correspondance les feuilles pour faire correspondre le rapport aux feuilles correctes.
    
3. Cliquez sur Appliquer pour actualiser tous les rapports du projet.

Tirer le meilleur parti des Actualisations globales pour les rapports

Lorsque vous devez apporter des modifications, effectuez-les directement dans le modèle de rapport. C’est la méthode la plus fiable pour s’assurer que le rapport correspondra à vos projets, même si vous changez le nom du rapport. Les rapports du projet sont des enfants directs du modèle de rapport dans le dossier source Plan d’action. Control Center les identifie facilement comme tels et effectue les modifications.

Pour plus d’informations sur les modèles et le dossier source Plan d’action, reportez-vous à Smartsheet Control Center : Présentation du dossier source Plan d’action.

Actualisations globales pour les rapports : Questions fréquentes

Certains projets présentent des rapports modifiés manuellement. Ces modifications seront-elles perdues ?

Oui. Les Actualisations globales écrasent ces modifications afin que le rapport du projet corresponde au modèle de rapport.

J’ai renommé le rapport dans mon projet.Est-ce que les Actualisations globales le trouveront encore et l’actualiseront ?

Oui.

J’ai ajouté manuellement un rapport et l’ai renommé pour qu’il corresponde.Est-ce que les Actualisations globales le reconnaîtront ?

Non. Les Actualisations globales reconnaissent uniquement les rapports et les feuilles créés par Control Center.

J’ai supprimé le rapport.Est-ce que les Actualisations globales le réintroduiront ?

Le projet apparaîtra dans la section « Aucun rapport correspondant trouvé ». Sélectionnez le projet dans Actualisations globales, cliquez sur Choisir un rapport, puis sélectionnez Ajouter un nouveau rapport. Exécutez l’actualisation pour générer le rapport.

Est-ce que je verrai tous mes projets ?

Oui. Contrairement aux Actualisations globales précédentes, vous verrez tous les projets créés à partir du Plan d’action.

Puis-je relancer l’Actualisation globale ?

Oui. Vous pouvez exécuter l’actualisation autant de fois que vous le souhaitez.

Puis-je « annuler » une Actualisation globale ?

Non. Vous pouvez ajuster le rapport de modèle dans le dossier source Plan d’action et exécuter à nouveau l’Actualisation globale.