Actualisations globales de Control Center : Rapports

Les Actualisations globales : La fonctionnalité des Rapports de Smartsheet Control Center vous permet d’apporter des modifications à vos modèles de rapport et de les déployer sur tous les projets existants.

Utilisez les Actualisations globales lorsque vous avez apporté les modifications suivantes à un modèle de rapport :

• Suppression ou ajout de nouvelles colonnes
• Modification de l’ordre ou de la largeur des colonnes
• Modification des paramètres d’affichage ou de masquage d’une colonne
• Modification des critères de rapport
• Modification de l’ordre de tri sur une colonne
• Ajout ou suppression de feuilles d’un rapport

Vous pouvez également utiliser les Actualisations globales pour actualiser un rapport lorsque vous avez changé le nom ou le type de colonne, ou ajouté une nouvelle colonne à une feuille utilisée dans ce rapport.

Comment utiliser les Actualisations globales : Rapports

Avertissement : les Actualisations globales regénèrent l’intégralité de votre rapport à chaque fois que vous exécutez une actualisation. Les modifications ne sont pas réversibles, donc exécutez l’actualisation sur un projet et vérifiez les résultats avant de l’exécuter sur tous vos projets.

Actualiser le modèle de rapport

Dans Smartsheet, accédez au dossier source Plan d’action et apportez vos modifications directement au modèle de rapport.

Vous pouvez :

• Ajouter et supprimer des colonnes
• Masquer et afficher les colonnes
• Réorganiser les colonnes
• Changer les critères
• Changer l’ordre de tri
• Actualiser les feuilles qui sont incluses dans le rapport 

Créer une Actualisation globale dans Control Center

1. Dans Control Center, sélectionnez le programme que vous voulez utiliser.
2. En haut de l’écran, cliquez sur Gérer le programme, puis sur Actualisations globales.
3. Cliquez sur Nouvelle actualisation, puis sélectionnez Actualiser les rapports.
   
    
4. Suivez les instructions de l’assistant d’Actualisation des rapports.

   ASTUCES :

   • nommez l’actualisation selon ce qu’elle réalise, par exemple, Redimensionner la colonne Budget.
   • Laissez la commande Actualiser les sources du rapport désactivée, à moins que vous n’ayez apporté des modifications aux feuilles incluses dans le rapport.
      
5. Au bas de l’écran, cliquez sur Créer et exécuter. (Cliquez sur Fermer pour enregistrer l’actualisation sans l’exécuter.)

Appliquer l’Actualisation globale

Lorsque vous exécutez l’actualisation, Control Center examine chaque projet pour trouver le rapport qui correspond à votre modèle de rapport, soit par son ID, soit par son nom. Il vous montre également les projets qui n’ont pas de rapport correspondant, soit parce qu’une correspondance n’a pas pu être trouvée, soit parce que le rapport n’était pas inclus lors de sa création initiale. Vous pouvez ajouter le rapport récemment modifié pour ces projets lorsque vous exécutez l’actualisation.

1. Vérifiez les rapports sélectionnés.
   
   
   
   Les projets sélectionnés pour les actualisations sont triés comme suit :
   • Les rapports correspondent à l’ID de modèle actuel : Ces projets contiennent des rapports générés à partir du modèle de rapport dans le dossier source Plan d’action.
   • Les rapports correspondent au nom du modèle actuel : Ces projets contiennent des rapports qui ont le même nom que le modèle de rapport dans le dossier source Plan d’action.
   • Aucun rapport correspondant trouvé : Aucun rapport correspondant n’a été trouvé. Cliquez sur le lien « Choisir un rapport » pour sélectionner manuellement un rapport à actualiser ou pour ajouter le rapport au projet.
      
2. Vérifiez le statut de correspondance de la source sur chaque rapport.
   
   Si vous activez la commande Actualiser les sources du rapport, le statut de correspondance de la source affiche le nombre de feuilles incluses dans la portée du modèle de rapport qui peuvent être associées aux feuilles du projet. La portée est configurée dans le Générateur de rapports.
    
   • Gris : Les feuilles incluses dans le rapport ne seront pas modifiées.
   • Vert : Toutes les feuilles dans la portée correspondent exactement.
   • Jaune : Au moins une feuille dans l’élément de la portée correspond.
   • Rouge : Aucune des feuilles des éléments de la portée ne correspond.
   
   
   
   Facultatif : cliquez sur le marqueur du statut pour visualiser les détails de correspondance de la source pour chaque rapport. Pour les éléments qui ne correspondent pas exactement, cliquez sur Remettre en correspondance les feuilles pour faire correspondre le rapport aux feuilles correctes.
    
3. Cliquez sur Appliquer pour actualiser tous les rapports du projet.

Tirer le meilleur parti des Actualisations globales pour les rapports

Lorsque vous devez apporter des modifications, effectuez-les directement dans le modèle de rapport. C’est la méthode la plus fiable pour s’assurer que le rapport correspondra à vos projets, même si vous changez le nom du rapport. Les rapports du projet sont des enfants directs du modèle de rapport dans le dossier source Plan d’action. Control Center les identifie facilement comme tels et effectue les modifications.

Pour plus d’informations sur les modèles et le dossier source Plan d’action, reportez-vous à Smartsheet Control Center : Présentation du dossier source Plan d’action.

Actualisations globales pour les rapports : Questions fréquentes

Certains projets présentent des rapports modifiés manuellement. Ces modifications seront-elles perdues ?

Oui. Les Actualisations globales écrasent ces modifications afin que le rapport du projet corresponde au modèle de rapport.

J’ai renommé le rapport dans mon projet.Est-ce que les Actualisations globales le trouveront encore et l’actualiseront ?

Oui.

J’ai ajouté manuellement un rapport et l’ai renommé pour qu’il corresponde.Est-ce que les Actualisations globales le reconnaîtront ?

Non. Les Actualisations globales reconnaissent uniquement les rapports et les feuilles créés par Control Center.

J’ai supprimé le rapport.Est-ce que les Actualisations globales le réintroduiront ?

Le projet apparaîtra dans la section « Aucun rapport correspondant trouvé ». Sélectionnez le projet dans Actualisations globales, cliquez sur Choisir un rapport, puis sélectionnez Ajouter un nouveau rapport. Exécutez l’actualisation pour générer le rapport.

Est-ce que je verrai tous mes projets ?

Oui. Contrairement aux Actualisations globales précédentes, vous verrez tous les projets créés à partir du Plan d’action.

Puis-je relancer l’Actualisation globale ?

Oui. Vous pouvez exécuter l’actualisation autant de fois que vous le souhaitez.

Puis-je « annuler » une Actualisation globale ?

Non. Vous pouvez ajuster le rapport de modèle dans le dossier source Plan d’action et exécuter à nouveau l’Actualisation globale.