Project Archiving

APPLIES TO

  • Smartsheet Advance Package

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

You must be a paid user to access Smartsheet Control Center.

Freeze, store, and report on historical projects for trend analysis and compliance within a Control Center portfolio.

Smartsheet Control Center : FAQ sur l’archivage de projets

APPLIES TO

  • Smartsheet Advance Package

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Control Center est une offre Premium disponible à l’achat pour les clients Smartsheet avec un forfait Entreprise ou supérieur.

L’archivage de projets fait de Smartsheet Control Center (SCC) un outil de gestion du cycle de vie complet des projets : il permet aux responsables de programmes d’automatiser et de gérer l’archivage, dernière étape du cycle de vie du projet.

Control Center est une offre Premium disponible à l’achat pour les clients Smartsheet utilisant un Forfait Affaire ou supérieur. Pour plus d’informations sur l’achat de Control Center, veuillez contacter le Service commercial de Smartsheet.

Quelles sont les exigences pour l’archivage de projets et qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

L’archivage de projets est disponible pour tous les clients qui utilisent Smartsheet Control Center. Vous devez être un Responsable de programme dans Smartsheet Control Center pour accéder à l’archivage de projets : seuls les Responsables de programme peuvent créer et exécuter des flux de travail d’archivage.

Quelles sont les fonctionnalités de l’archivage de projets ?

Avec un flux de travail d’archivage, vous pouvez :

  • Définir les conditions de filtrage pour que les Responsables de programme puissent sélectionner rapidement les projets à archiver.
  • Fournir à votre équipe de projet un répertoire d’espaces de travail plus propre en déplaçant les projets vers les espaces de travail archivés.
  • Changer la propriété, actualiser le partage et limiter l’accès aux projets, afin de préserver les données historiques pour l’audit et l’analyse.
  • Désactiver les Alertes et actions pour qu’un projet terminé ne génère plus de notifications.
  • Ne pas publier collectivement toutes les feuilles, tableaux de bord ou rapports archivés.
  • Conserver les données du récapitulatif sur les projets archivés, afin qu’ils puissent faire partie du rapport du portefeuille pour l’année fiscale.(Vous pouvez toujours vouloir archiver les données du récapitulatif lors de la prorogation de l’exercice comptable.)
  • Fournir une liste des projets archivés dans Control Center, au cas où votre équipe aurait besoin d’y accéder pour s’y référer ultérieurement.

Est-ce que je pourrai archiver les éléments Smartsheet qui n’ont pas été créés en utilisant Control Center ?

Non. Seuls les éléments créés en utilisant Control Center peuvent être archivés.

Quels sont les scénarios courants pris en charge par l’Archivage de projets ?

Voici quelques scénarios courants :

  • Archivage complet : verrouiller des éléments Smartsheet liés à un projet terminé en une seule fois. Supprimer en masse les projets terminés des tableaux de bord et rapports au niveau du portefeuille, sans avoir à modifier manuellement vos tableaux de bord et rapports existants.
  • Archiver avec une visibilité limitée : verrouiller les projets terminés et en supprimer l’accès, mais les conserver dans des tableaux de bord et des rapports au niveau du portefeuille jusqu’à la fin de l’année fiscale. Au début de l’année fiscale suivante, vous pouvez supprimer les projets archivés des tableaux de bord et des rapports.

Puis-je restaurer un projet archivé ?

L’archivage d’un projet est une action permanente. Pour l’instant, vous ne pouvez pas restaurer un projet archivé.

Les projets peuvent-ils être archivés automatiquement ?

Non. Un responsable de programme doit archiver manuellement les projets à partir de l’application Control Center. Control Center exécutera alors automatiquement les actions que vous définissez pour le flux de travail d’archivage de projet sur tous les projets sélectionnés.

Qui peut consulter et accéder aux projets archivés ?

Les utilisateurs peuvent consulter la liste des projets archivés dans Control Center. Seuls les utilisateurs qui ont l’autorisation (configurée dans le cadre de l’archive) pourront accéder aux éléments de projet dans Smartsheet.

Les projets archivés seront-ils retirés des résultats de recherche ?

Les projets n’apparaissent dans les résultats de recherche que pour les personnes qui ont accès au projet. L’une des options du flux de travail d’archivage consiste à déplacer le dossier de projet vers un espace de travail d’archivage. Après le déplacement du dossier, seuls les utilisateurs ayant les autorisations d’accès à l’espace de travail des archives verront les projets dans les résultats de recherche.

Puis-je archiver partiellement un projet, pour le laisser ouvert à la vérification finale ou aux audits ?

Oui. L’Archivage de projets prend en charge l’archivage en plusieurs étapes. Lorsqu’un projet est terminé, il peut être déplacé dans un espace de travail de d’archive en attente où seules certaines personnes y auront accès. Une fois les vérifications et les audits terminés, vous pouvez effectuer l’archivage complet afin de supprimer tous les accès et verrouiller le projet.

Foire aux questions

Quelles sont les exigences pour l’archivage de projets et qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

L’archivage de projets est disponible pour tous les clients qui utilisent Smartsheet Control Center. Vous devez être Program Lead, ou responsable du projet, dans Smartsheet Control Center pour accéder à l’archivage de projets. Seuls les responsables du projet peuvent créer et exécuter des flux de travail d’archivage.

Quelles sont les fonctionnalités de l’archivage de projets ?

Avec un flux de travail d’archivage, vous pouvez :

  • définir les conditions de filtrage pour que les responsables du projet puissent sélectionner rapidement les projets à archiver,
  • fournir à votre équipe de projet un répertoire d’espaces de travail clair en déplaçant les projets vers les espaces de travail archivés,
  • changer la propriété, actualiser le partage et limiter l’accès aux projets, afin de préserver les données historiques pour l’audit et l’analyse,
  • désactiver Alerts & Actions (Alertes et actions) pour qu’un projet terminé ne génère plus de notifications,
  • annuler collectivement la publication de toutes les feuilles, tableaux de bord ou rapports archivés,
  • conserver les données récapitulatives concernant les projets archivés, de manière à ce que ces derniers intègrent le rapport du portefeuille pour l’année fiscale (vous pouvez toujours archiver les données récapitulatives lors de la reconduction de l’exercice comptable),
  • fournir une liste des projets archivés dans Control Center, au cas où votre équipe aurait besoin d’y accéder pour s’y référer ultérieurement.

Puis-je archiver les éléments Smartsheet qui n’ont pas été créés avec Control Center ?

Non. Seuls les éléments créés avec Control Center peuvent être archivés.

Quels sont les cas courants pris en charge par l’archivage de projets ?

Voici quelques scénarios courants :

  • Archivage complet. Verrouillez en une seule fois des éléments Smartsheet liés à un projet terminé. Supprimez en masse les projets terminés des tableaux de bord et des rapports au niveau du portefeuille, sans avoir à modifier manuellement ces derniers.
  • Archivage avec une visibilité limitée. Verrouillez les projets terminés et révoquez leur accès, tout en les conservant dans des tableaux de bord et des rapports au niveau du portefeuille jusqu’à la fin de l’année fiscale. Au début de l’année fiscale suivante, vous pouvez supprimer les projets archivés de ces tableaux de bord et rapports.

Puis-je restaurer un projet archivé ?

L’archivage d’un projet est une action permanente. Vous ne pouvez pas restaurer un projet archivé.

Puis-je archiver automatiquement les projets ?

Non. Un responsable du projet doit archiver manuellement les projets depuis l’application Control Center. Control Center exécute alors automatiquement les actions définies pour le flux de travail d’archivage de projet sur tous les projets sélectionnés.

Où puis-je voir ma liste de projets archivés ?

Lors de l’archivage, les responsables du projet peuvent sélectionner un espace de travail ou un emplacement spécifique pour les projets archivés. Pour accéder à cet espace de travail, vous devez être le responsable du projet qui a archivé les projets ou un utilisateur dont l’accès est défini pendant le processus d’archivage, ou bien effectuer une demande de partage avec l’espace de travail.

Qui peut consulter et accéder aux projets archivés ?

Lorsque les responsables du projet archivent des projets dans Control Center, ils archivent également le WorkApp de projet correspondant. Les autres utilisateurs du portefeuille ne voient plus les projets archivés, qui ne sont plus disponibles dans l’interface utilisateur du WorkApp de projet dans Smartsheet ou l’application mobile. Seuls les utilisateurs qui disposent d’une autorisation (configurée dans le cadre de l’archive) peuvent voir la liste des projets archivés dans Control Center.

Les projets archivés peuvent-ils être retirés des résultats de recherche ?

Les projets n’apparaissent dans les résultats de recherche que pour les personnes qui ont accès au projet. L’une des options du flux de travail d’archivage consiste à déplacer le dossier de projet vers un espace de travail d’archivage. Une fois le dossier déplacé, seuls les utilisateurs avec un droit d’accès à l’espace de travail d’archivage verront les projets dans les résultats de recherche.

Puis-je archiver partiellement un projet pour qu’il soit toujours accessible à des fins de vérification finale ou d’audit ?

Oui. L’archivage de projets prend en charge l’archivage en plusieurs étapes. Lorsqu’un projet est terminé, vous pouvez le déplacer dans un espace de travail d’archivage en attente accessible à un nombre restreint d’utilisateurs. Une fois les vérifications et les audits terminés, vous pouvez effectuer l’archivage complet afin de supprimer tous les accès et verrouiller le projet.

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