Vue d'ensemble de la stratégie de partage sécurisé

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À propos de la politique de partage sécurisé

La politique de partage sécurisé vous permet de créer une liste d’utilisateurs et de domaines approuvés pour le partage d’éléments. Vous pouvez appliquer cette politique aux feuilles, aux formulaires, aux rapports, aux flux de travail, aux WorkApps et aux tableaux de bord. Par exemple, la politique peut empêcher les utilisateurs de partager, d’envoyer des e-mails ou d’exécuter des flux de travail avec des personnes ne figurant pas sur la liste de partage sécurisé.

Vous pouvez également interdire les actions suivantes aux utilisateurs non autorisés :

• Partage de feuilles et d’espaces de travail
• Envoi de lignes
• Utilisation de l’option Envoyer un lien vers le formulaire dans le lien du formulaire
• Ajouter un utilisateur à votre forfait
• Ajout d’utilisateurs aux groupes

Les listes d’utilisateurs et de domaines approuvés restreignent également les e-mails, ce qui signifie que les utilisateurs ne pourront pas envoyer d’e-mails aux domaines et adresses e-mail restreints depuis Smartsheet.

Et ensuite ?

Une fois que vous avez activé la politique de partage sécurisé dans le centre d’administration, deux feuilles sont accessibles :

• Une feuille dédiée à la liste des domaines
• Une autre dédiée à la liste des utilisateurs (adresses e-mail autorisées)

Il s’agit de feuilles Smartsheet standard que vous pouvez modifier et partager avec d’autres utilisateurs. Nous vous recommandons cependant de les partager uniquement avec une personne de confiance pour gérer votre liste de partage sécurisé. Ces feuilles contiennent huit colonnes générées automatiquement qui sont verrouillées par défaut. Ne modifiez pas ces colonnes, d’une part pour éviter de compromettre les autorisations ou les flux de travail existants, et d’autre part pour prévenir tout problème lié aux mises à jour à venir de la fonctionnalité.

• Domains/Emails allowed to share (Domaines/e-mails disposant de la fonction de partage)
• Exempt from Corporate Account Requirement (Compte d’entreprise non requis)
• Exempt from MFA Requirement (Authentification multifacteur non requise)
• Modified By (Modifié par)
• Modified On (Modifié le)
• Created By (Créé par)
• Created (Créé)
• Notes (Remarques)

De plus, un nouvel espace de travail dédié aux paramètres d’administration est généré automatiquement pour que vous puissiez stocker les deux feuilles. Notez que les données que vous saisissez dans ces feuilles sont synchronisées avec la liste d’exemption, que vous utilisez pour gérer le partage avec des tiers.

Limites connues

• Les futurs administrateurs système ajoutés à Smartsheet n’ont pas automatiquement accès à la liste de partage sécurisé. Un administrateur système existant doit partager les feuilles (ou l’espace de travail) de partage sécurisé avec lui.
• Une fois la politique de partage sécurisé modifiée, son application peut prendre jusqu’à trois minutes.
• Les deux feuilles ne prennent en charge que 20 000 lignes maximum. L’application de la politique peut prendre un peu plus de temps si vous travaillez avec plus de 20 000 entrées. 
• Les notifications ne sont pas automatiques en cas de modifications apportées aux feuilles de partage sécurisé : nous vous recommandons d’ajouter un flux de travail pour déclencher une notification lorsque la feuille est modifiée.

Autres informations à connaître

• Vous pouvez gérer par programmation la liste de partage sécurisé à l’aide de l’API de feuille.
• Pour ajouter des sous-domaines à la liste d’autorisation, vous devez procéder au cas par cas. Si vous ajoutez « entreprise.com » à la liste d’autorisation, « portail.entreprise.com » n’est pas ajouté pour autant, par exemple. Vous devez ajouter les deux domaines.
• Lorsqu’elles sont activées, les fonctionnalités de partage sécurisé limitent les personnes qui peuvent recevoir des e-mails de notification.
• Vous pouvez vérifier votre liste de partage sécurisé par le biais du rapport sur les accès aux feuilles. Vous pouvez également utiliser le journal d’activité de la feuille pour contrôler qui l’a modifiée.
• Lors de l’activation, tous les administrateurs système du forfait se voient attribuer les autorisations Administrateur par rapport aux deux feuilles liées à la liste de partage sécurisé. Ils reçoivent également une notification lorsque la politique est activée ou désactivée.