Présentation : partager des feuilles et des rapports

Les collaborateurs avec qui vous partagez des fichiers peuvent faire partie ou non de votre organisation. Vous pouvez partager des éléments Smartsheet avec des utilisateurs qui ne possèdent pas de compte Smartsheet (même s’ils n’auront peut-être pas accès à toutes les fonctionnalités Smartsheet). 

 Les actions que vos collaborateurs et collaboratrices peuvent réaliser dans le fichier dépendent des autorisations que vous leur accordez. 

Partager une feuille ou un rapport

1. Ouvrez le formulaire Share sheet (Partager la feuille) ou Share report (Partager le rapport). Vous disposez de deux méthodes différentes pour cela :

• Dans la barre de menu, sélectionnez File > Menu (Fichier > Menu).
• En haut à droite de l’écran, sélectionnez Share (Partager).

2. Dans le champ Invite people and groups (Inviter des personnes et des groupes), saisissez l’adresse e-mail de l’utilisateur ou du groupe. 
3. Sélectionnez le niveau d’autorisation de chacun de vos collaborateurs.
4. Facultatif : sélectionnez Customize message (Personnaliser le message) pour individualiser le message envoyé à vos collaborateurs.
5. Sélectionnez Share (Partager).

Vous pouvez arrêter de partager un élément ou modifier le niveau d’autorisation d’un collaborateur quand vous le souhaitez.

Qui peut contrôler le partage d’accès avec les utilisateurs

Il existe deux types d’utilisateurs ayant la possibilité de révoquer l’accès d’un utilisateur à des éléments Smartsheet partagés avec celui-ci :

• Dans le centre d’administration, les administrateurs système peuvent empêcher un utilisateur de partager des éléments appartenant à des utilisateurs sous licence du compte. 
• Les administrateurs de groupe peuvent retirer un membre du groupe afin de révoquer son accès à tous les éléments partagés avec ce groupe. 

Éléments à garder à l’esprit

• Lorsque vous partagez un rapport avec quelqu’un, cette personne ne voit que les données des feuilles sources auxquelles elle a accès. Si des collaborateurs consultent des rapports sans avoir accès aux feuilles sources, ces rapports peuvent apparaître vides ou incomplets.
• Le partage d’un rapport n’accorde pas l’accès à d’autres feuilles. 

Lorsque vous partagez des rapports, veillez à partager leurs feuilles sources. Si vous ne souhaitez pas partager les feuilles sources, essayez de publier le rapport et de partager le lien.

Conseils sur le partage d’éléments Smartsheet

• Suivez la procédure de partage décrite dans cet article pour partager des éléments individuels avec quelques personnes. 
• Pour partager un ou plusieurs éléments avec un groupe de personnes, créez un espace de travail et partagez-le avec vos collègues.
• Pour partager un tableau de bord, consultez l’article dédié. 
• Si vous souhaitez partager un rapport avec quelqu’un qui n’a pas accès aux feuilles sources, vous avez d’autres options :
  • Publier le rapport et partager le lien
  • Insérer le rapport sous la forme d’un widget dans un tableau de bord