Partager un élément Smartsheet

Les personnes qui disposent des autorisations de niveau Propriétaire, Administrateur et Éditeur - pouvant partager peuvent partager des éléments Smartsheet. 

1. Dans l’angle supérieur droit de l’élément, cliquez sur Partager. Si vous ne voyez pas le bouton Partager, cliquez sur l’icône de la flèche vers le bas, dans l’angle supérieur droit de la fenêtre Smartsheet.
   
   

2. Le formulaire de partage s’ouvre.
   
   Si l’élément n’est pas déjà partagé, Inviter - Détails s’affiche. Utilisez Inviter - Détails pour activer ou désactiver l’e-mail d’invitation et rédiger un message personnalisé.
   
   Si d’autres personnes disposent actuellement du partage, vous verrez la liste des collaborateurs existants apparaître par défaut. (Vous pouvez toujours sélectionner Inviter - Détails si vous souhaitez voir ces personnes à la place).
   
   
   ASTUCE : tous les collaborateurs du partage peuvent utiliser le lien de feuille sécurisé pour l’ouvrir directement. Ajoutez ce lien à vos signets pour accéder rapidement à l’élément. Lorsque vous utilisez le lien, vous êtes invité à vous connecter à Smartsheet (si ce n’est pas déjà le cas) afin de pouvoir accéder à la feuille.



3. Dans la zone Inviter des collaborateurs en haut, saisissez les adresses e-mail des personnes ou des groupes avec lesquels vous souhaitez partager l’élément. Séparez les adresses e-mail par une virgule ou un point-virgule.
4. Sélectionnez un niveau d’autorisation. Pour obtenir des informations détaillées quant aux fonctionnalités disponibles pour chaque niveau d’autorisation, consultez l’article Niveaux d’autorisation de partage.
5. Cliquez sur Partager.

La feuille est partagée avec les collaborateurs, lesquels recevront une notification si vous avez choisi d’en envoyer une. Le formulaire de Partage sera actualisé afin qu’il affiche la liste des collaborateurs disposant du partage, y compris ceux que vous venez d’ajouter.

Vous pouvez vous assurer qu’un collaborateur voit un élément avec le même affichage et les mêmes filtres en lui envoyant l’URL qui figure dans la barre d’adresse de votre navigateur. (En savoir plus sur les affichages.)

Autres options de partage

Si vous souhaitez collaborer ou partager des données sans accorder directement d’autorisation de partage aux personnes sur vos éléments Smartsheet, vous pouvez utiliser l’une des options suivantes :

• Publier : Si vous souhaitez partager des éléments Smartsheet avec des personnes qui ne disposent pas de compte Smartsheet, vous pouvez leur envoyer un lien de publication. Les éléments Smartsheet publiés sont dynamiques, les données sont donc toujours actualisées. Consultez Publier une feuille, un rapport ou un tableau de bord afin d’obtenir des informations complémentaires sur la publication.
• Envoyer en tant que pièce jointe : Si vous souhaitez partager un fichier Excel ou PDF statique d’un élément Smartsheet, vous pouvez l’envoyer par e-mail en pièce jointe en utilisant la fonctionnalité Envoyer en tant que pièce jointe. Vous pouvez également envoyer les données d’une ligne à d’autres personnes par e-mail, ce qui peut être utile si elles souhaitent des informations sur une tâche donnée ou un groupe de lignes d’une feuille volumineuse. Pour en savoir plus, consultez Partager les informations d’une feuille par e-mail.
• Utiliser un formulaire :Si vous voulez recueillir des informations auprès de personnes, utilisez un formulaire. Les formulaires permettent aux personnes d’ajouter de nouvelles lignes à votre feuille par l’envoi de leurs formulaires, sans qu’elles disposent directement d’un accès au partage. Pour plus d’informations, consultez Recueillir des informations à l’aide d’un formulaire.
• Utiliser les flux de travail automatisés : Utilisez les flux de travail automatisés, si vous avez besoin de partager certaines données, avertir automatiquement des personnes que des modifications ont été apportées à vos feuilles, envoyer des rappels concernant des dates d’échéance ou demander des actualisations ou des approbations automatiques. Vous trouverez des informations sur les flux de travail automatisés dans l’article Gagner du temps et travailler plus rapidement grâce aux flux de travail automatisés.