Outil de création de documents : générer des documents avec les données de votre ligne

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Icône des exigences d’autorisation Le propriétaire, les administrateurs et les éditeurs peuvent joindre les documents générés aux lignes de la feuille. Toute personne ayant accès à la feuille peut générer des documents et les télécharger sur son appareil.

types de forfaitAffaire, Entreprise et Premier

 

Utilisez l’outil de création de documents pour générer rapidement des versions personnalisées d’un fichier PDF à remplir en utilisant les données des lignes de votre feuille. Vous pouvez ensuite télécharger les documents personnalisés ou les joindre à votre feuille.

Avant de commencer

Pour générer des documents, vous aurez besoin d’une correspondance déjà créée sur la feuille. Voir Outil de création de documents : faire correspondre les colonnes à votre fichier PDF à remplir, pour plus d’informations sur la création de correspondances.

Générer des documents

Vous pouvez utiliser une correspondance existante à tout moment pour générer des documents personnalisés avec vos données de ligne. Pour ce faire :

  1. Sélectionnez les lignes qui contiennent les données avec lesquelles vous souhaitez générer des documents. Pour mettre rapidement en évidence plusieurs lignes consécutives, sélectionnez la première ligne, maintenez la touche Majuscule enfoncée, puis sélectionnez la ligne du bas. Vous pouvez choisir plusieurs lignes non consécutives en maintenant enfoncée la touche Ctrl (Windows), ou la touche Commande (Mac), tout en sélectionnant les numéros de ligne souhaités.
    ASTUCE : Vous pouvez utiliser des filtres pour afficher facilement les lignes qui sont prêtes pour la génération de documents. Voir Créer un nouveau filtre pour afficher ou masquer les données pour plus d’informations :
     
  2. Cliquez avec le bouton droit sur un numéro de ligne surligné à gauche et sélectionnez Générer des documents... dans le menu de ligne.

    La fenêtre de l’outil de création de documents s’ouvrira dans le même onglet du navigateur. Les correspondances enregistrées seront affichées à droite.
     
  3. Sur l’une des correspondances enregistrées, sélectionnez la liste déroulante Générer. Vous aurez la possibilité de sélectionner Télécharger ou Joindre aux lignes.

    Tout collaborateur peut sélectionner Télécharger pour télécharger sur son appareil un fichier .zip contenant un fichier PDF pour chaque ligne.

    Les collaborateurs ayant des autorisations Éditeur ou plus élevées peuvent sélectionner Joindre aux lignes pour charger chaque fichier PDF sur sa ligne associée dans la feuille.

Chaque document généré comprendra des données de lignes basées sur la correspondance sélectionnée. Si elle n’apparaît pas comme vous l’aviez prévu, sélectionnez l’icône du crayon à côté de la correspondance pour la vérifier et la modifier si nécessaire.

Autres informations

Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous générez des documents

  • Pour sélectionner des lignes supplémentaires à partir desquelles générer des documents pendant que vous êtes dans l’outil de création de documents, sélectionnez Retour à la feuille dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de l’outil. Puis, répétez les étapes ci-dessus pour sélectionner les lignes souhaitées. 
  • Si vous générez un nouveau document pour une ligne en utilisant la même correspondance que celle utilisée précédemment, le nouveau document sera chargé en tant que nouvelle version de la pièce jointe existante. Pour plus d’informations, voir Garder à jour les pièces jointes des fichiers dans le temps, afin d’obtenir des informations sur la version des pièces jointes.
  • Le nom du fichier PDF généré héritera du nom du document chargé, et non du nom de la correspondance.
  • Les images dans les cellules peuvent également être mises en correspondance dans les champs d’images d’un fichier PDF. Remarque : Les images dans les cellules mises en correspondance avec un champ de texte dans un fichier PDF entraîneront le remplissage du nom de fichier de l’image. Le champ PDF doit être de type « Image » afin de remplir correctement le champ de l’image.
  • Vous pouvez générer des documents jusqu’à un maximum de 100 lignes à la fois.