Outil de création de documents : générer des documents à partir des données de ligne

Prérequis

1. Préparez votre feuille.
2. Créez un PDF à remplir.
3. Mettez en correspondance les lignes de votre feuille avec votre PDF à remplir. 

Une fois que vous avez créé votre correspondance, vous pouvez l’utiliser à tout moment pour générer des documents personnalisés. 

Utilisez des filtres pour rechercher les lignes prêtes pour la génération de documents. Voir Créer un nouveau filtre pour afficher ou masquer les données pour plus d’informations.

Générer des documents

1. Sélectionnez les lignes avec lesquelles vous souhaitez générer des documents. Chaque ligne est un document unique.
2. Faites un clic droit sur une ligne en surbrillance, puis sélectionnez Générer des documents… La fenêtre de l’outil de création de documents s’ouvre dans le même onglet de navigateur. Les correspondances enregistrées apparaissent à droite. 

3. Faites glisser votre colonne Nom du fichier vers le champ Nom du document de sortie en haut de l’écran. 

   Si vous laissez ce champ vide, vos documents reprendront du nom du modèle PDF, ce qui rendra leur distinction plus difficile. 

4. Sur l’une des correspondances enregistrées, sélectionnez la liste déroulante Générer.
   • Si vous générez vos documents à partir d’une feuille, vous pouvez sélectionner Télécharger ou Joindre aux lignes.
   • Si vous générez des données à partir d’un rapport, sélectionnez Télécharger. 
5. Vérifiez vos documents pour vous assurer que les données apparaissent comme prévu. Vous devrez peut-être modifier la correspondance si les données ne sont pas correctement remplies. Sélectionnez l’icône Crayon à côté de la correspondance pour la réviser et la modifier au besoin.

Générer des noms de fichiers personnalisés pour vos documents

Lorsque vous générez de nombreux documents sans utiliser de noms de fichiers personnalisés, il peut être difficile de les distinguer, surtout s’ils ne restent pas liés à la feuille. Par exemple, le nom du PDF généré correspond au nom du document importé, et non au nom de la correspondance. Pour éviter toute confusion, vous pouvez utiliser des formules de colonne pour générer un nom de fichier unique pour chaque document.

1. Créez une colonne pour le nom du fichier, puis utilisez une formule de colonne dans cette colonne. Par exemple, utilisez une colonne de numéro de compte plus une colonne de nom pour générer le nom de fichier comme suit :

   =[colonne1]+[colonne2]

2. Dans l’écran de correspondance, faites glisser le nom du fichier vers le champ Nom du document de sortie.

Générer des documents avec Control Center ou Enregistrer sous un nouveau nom

Outil de création de documents et Control Center

Vos solutions de création de documents peuvent être intégré à vos plans d’action dans Control Center. Les projets créés via Control Center conservent les correspondances de votre modèle, mais sont redirigés vers les éléments. Cette fonctionnalité est également disponible via Global updates (mises à jour globales).

Outil de création de documents et Enregistrer sous un nouveau nom

Lorsque vous utilisez Enregistrer sous un nouveau nom pour une ressource qui comprend un document généré, la correspondance est copiée mais redirigée vers le nouvel élément. Les automatisations restent fonctionnelles, sans avoir besoin de modifications manuelles. 

Conseils pour la génération de documents

Voici quelques conseils pour simplifier le processus et améliorer son efficacité.

• Utilisez un formulaire pour collecter vos données : créez un formulaire pour la saisie des données afin de garantir que les données de votre feuille sont correctement recueillies à chaque fois.
• Créez des noms de fichiers personnalisés pour chaque document : par défaut, Smartsheet utilise le nom du fichier PDF pour créer un nom de fichier pour chaque document que vous générez. Si vous avez de nombreux documents, il peut être difficile de les distinguer. Vous pouvez créer une formule pour personnaliser ces noms de fichiers et les rendre plus précis.
• Personnalisez l’e-mail envoyé lorsque vous transférez un élément DocuSign pour signature :vous pouvez personnaliser les champs d’objet et de message, ce qui permet à vos destinataires d’identifier plus facilement le message.
• Indiquez les lignes qui sont prêtes pour la création de documents : Une fois que vous avez défini l’indicateur, vous pouvez filtrer les lignes qui sont prêtes et générer des documents uniquement pour ces lignes. Allez plus loin et utilisez l’automatisation pour marquer les lignes et générer vos documents. 

Autres informations

• Le propriétaire, les administrateurs, et les éditeurs peuvent joindre les documents générés aux lignes de la feuille. Les spectateurs peuvent générer des documents et les télécharger sur leurs appareils.
• Si vous générez un nouveau document pour une ligne en utilisant la même correspondance que celle utilisée précédemment, le nouveau document est chargé en tant que nouvelle version de la pièce jointe existante. Pour plus d’informations, reportez-vous à Garder à jour les pièces jointes des fichiers dans le temps. 
• Vous pouvez générer des documents jusqu’à un maximum de 100 lignes à la fois.
• Si votre document comporte plusieurs champs qui utilisent les mêmes données, liez les champs dans le fichier PDF et mettez en correspondance la première instance. Les champs restants sont automatiquement remplis lorsque vous générez le document. 
• Si possible, ne limitez pas les types de données dans votre fichier PDF. Par exemple, les champs de texte permettent de saisir des dates dans n’importe quel format. Si vous limitez le champ et qu’une personne saisit ses données dans le mauvais format, les données ne seront pas synchronisées entre le fichier PDF et Smartsheet.