Outil de création de documents : générer des documents à partir des données de ligne

Prérequis

1. Préparez votre feuille.
2. Créez un PDF à remplir.
3. Mettez en correspondance les lignes de votre feuille avec votre PDF à remplir. 

Une fois que vous avez créé votre correspondance, vous pouvez l’utiliser à tout moment pour générer des documents personnalisés. Découvrez comment créer une correspondance.

Utilisez des filtres pour rechercher les lignes prêtes pour la génération de documents. Voir Créer un nouveau filtre pour afficher ou masquer les données pour plus d’informations.

Générer des documents

1. Sélectionnez les lignes avec lesquelles vous souhaitez générer des documents. Chaque ligne est un document unique.
2. Faites un clic droit sur une ligne en surbrillance, puis sélectionnez Générer des documents… La fenêtre de l’outil de création de documents s’ouvrira dans le même onglet du navigateur. Les correspondances enregistrées apparaissent à droite. 

3. Faites glisser votre colonne Nom du fichier vers le champ Nom du document de sortie en haut de l’écran. 

   Si vous laissez ce champ vide, vos documents hériteront du nom du modèle PDF et il sera difficile de les distinguer. 

4. Sur l’une des correspondances enregistrées, sélectionnez la liste déroulante Générer.
   • Si vous générez vos documents à partir d’une feuille, vous pouvez sélectionner Télécharger ou Joindre aux lignes.
   • Si vous générez des données à partir d’un rapport, sélectionnez Télécharger. 
5. Vérifiez vos documents pour vous assurer que les données apparaissent comme prévu. Vous devrez peut-être modifier la correspondance si les données ne sont pas correctement remplies. Sélectionnez l’icône Crayon à côté de la correspondance pour la réviser et la modifier au besoin.

Générer des noms de fichiers personnalisés pour vos documents

Lorsque vous générez de nombreux documents et que vous n’utilisez pas de noms de fichiers personnalisés, il peut être difficile de différencier vos documents, surtout s’ils sont détachés de la feuille. Par exemple, le nom du fichier PDF généré héritera du nom du document chargé, et non du nom de la correspondance. Pour éviter toute confusion, vous pouvez utiliser des formules de colonne pour générer un nom de fichier unique pour chaque document.

1. Créez une colonne pour le nom du fichier, puis utilisez une formule de colonne dans cette colonne. Par exemple, utilisez une colonne de numéro de compte plus une colonne de nom pour générer le nom de fichier comme suit :

   =[colonne1]+[colonne2]

2. Dans l’écran de correspondance, faites glisser le nom du fichier vers le champ Nom du document de sortie.

Autres informations

• Le propriétaire, les administrateurs, et les éditeurs peuvent joindre les documents générés aux lignes de la feuille. Les spectateurs peuvent générer des documents et les télécharger sur leur appareil.
• Si vous générez un nouveau document pour une ligne en utilisant la même correspondance que celle utilisée précédemment, le nouveau document sera chargé en tant que nouvelle version de la pièce jointe existante. Pour plus d’informations, reportez-vous à Garder à jour les pièces jointes des fichiers dans le temps, afin d’obtenir des informations sur la version des pièces jointes. 
• Vous pouvez générer des documents jusqu’à un maximum de 100 lignes à la fois.
• Si votre document comporte plusieurs champs qui utilisent les mêmes données, liez les champs dans le fichier PDF et mettez en correspondance la première instance. Les champs restants seront remplis automatiquement lorsque vous générerez le document. 
• Si possible, ne limitez pas les types de données dans votre fichier PDF. Par exemple, les champs de texte permettent de saisir des dates dans n’importe quel format. Si vous limitez le champ et qu’une personne saisit ses données dans le mauvais format, les données ne seront pas synchronisées entre le fichier PDF et Smartsheet.