Outil de création de documents : faire correspondre des colonnes de feuille à un fichier PDF à remplir

Prérequis :

1. Préparez votre feuille.
2. Créez un PDF à remplir. Il existe plusieurs façons de créer un modèle PDF à remplir. Voici comment créer un PDF à remplir dans Adobe Acrobat, par exemple, mais vous pouvez utiliser tout outil qui vous convient. 

Pour créer une correspondance et envoyer des documents à faire signer via DocuSign, reportez-vous à Créer et modifier une correspondance ou configuration DocuSign.

Créer une correspondance

1. Sélectionnez le menu à trois points sur n’importe quelle ligne contenant des données, puis sélectionnez Générer des documents.

Depuis le mode Table, vous pouvez également accéder à l’outil de création de documents depuis la barre d’outils en sélectionnant Plus d’outils > Générer des documents.

L’outil de création de documents s’ouvre.

2. Sélectionnez Créer une correspondance.
3. Chargez votre PDF à remplir en sélectionnant l’icône PDF (ou utilisez l’option de chargement de fichier PDF par glisser-déposer).

Le fichier PDF apparaît à droite de l’outil de création de documents. Les colonnes de votre feuille s’affichent sous forme de champs à gauche de l’outil de création de documents.

4. Glissez-déposez les intitulés des colonnes de la feuille à gauche dans les champs du DocuSign à droite.
    

   Saisissez du texte dans n’importe quel champ à remplir pour entrer une valeur statique. La valeur saisie apparaît dans le champ pour tous les documents générés.
    

5. Lorsque vous avez terminé la mise en correspondance de vos champs, nommez votre correspondance et sélectionnez Enregistrer ou Générer.

Maintenant, vous pouvez générer des documents à l’aide des données de votre ligne. Vous pouvez télécharger les documents sur votre appareil dans un fichier .zip ou joindre chaque document à la ligne qui lui est associée dans la feuille. 

Conseils pour la mise en correspondance des colonnes

• Les propriétaires et les administrateurs peuvent créer et modifier toutes les correspondances sur la feuille, y compris les correspondances créées par d’autres. Les éditeurs peuvent créer des correspondances et modifier leurs propres correspondances. Les spectateurs peuvent voir les correspondances et télécharger des documents créés, mais ne peuvent pas joindre de documents aux lignes.
• Pour ignorer les modifications apportées à votre correspondance, actualisez la page ou appuyez sur le bouton Retour de votre navigateur.
• Assurez-vous que les champs de votre modèle sont vides. Tous les champs ou valeurs à remplir dans le modèle PDF sont écrasés par les nouvelles valeurs lorsque vous créez votre correspondance. 
• La remise en correspondance intelligente réutilise les correspondances de documents existantes. Lorsque vous apportez une modification à un modèle de document existant et que vous utilisez la fonction de génération de documents pour modifier la correspondance, celle-ci reconnaît les champs précédemment mis en correspondance. Il vous suffit de mettre en correspondance les champs nouveaux ou modifiés.
• Par défaut, les correspondances sont nommées d’après le nom du fichier PDF à remplir utilisé dans la correspondance. Pour changer le nom d’une correspondance, sélectionnez l’icône du crayon pour ouvrir l’Éditeur de mise en correspondance et saisissez le nom souhaité dans le champ Nom du document de sortie en haut de la page. 
• Créez une colonne de nom de fichier. Lorsque vous créez votre correspondance, utilisez cette colonne pour nommer vos documents. Vous pouvez utiliser des formules pour générer des noms de fichiers personnalisés qui, par exemple, combinent un nom et un numéro de compte.