Outil de création de documents : Faire correspondre les colonnes à votre fichier PDF à remplir

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Icône des exigences d’autorisation Le propriétaire et les administrateurs peuvent modifier toutes les correspondances sur la feuille, y compris les correspondances créées par d’autres. Les propriétaires, les éditeurs et les administrateurs peuvent créer des correspondances et modifier leurs propres correspondances. Les spectateurs peuvent voir les correspondances et les documents à créer pour téléchargement, mais ne peuvent pas joindre les documents aux lignes.

types de forfaitAffaire, Entreprise et Premier

 

Créer une correspondance

Avant de pouvoir générer des documents, vous devez d’abord charger un fichier PDF à remplir, puis faire correspondre les colonnes de votre feuille aux champs à remplir afin de créer une correspondance. Pour ce faire :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur une ligne contenant des données de votre feuille pour ouvrir le Menu de ligne, puis sélectionnez Générer des documents.

    L’outil de création de documents s’ouvre. Les colonnes de votre feuille seront affichées sous forme de champs à gauche de l’outil de création de documents.
     
  2. Chargez votre fichier PDF à remplir en sélectionnant l’icône PDF (ou utilisez l’option de chargement de fichier PDF par glisser-déposer).

    Le PDF apparaîtra à droite de l’outil de création de documents.
     
  3. Glissez et déposez les champs Smartsheet de gauche dans les champs PDF à remplir associés sur la droite pour faire correspondre les champs.

    ASTUCE : Tapez dans n’importe quel champ à remplir pour entrer une valeur statique. La valeur saisie apparaîtra dans le champ pour tous les documents générés.
     
  4. Une fois que la correspondance de tous les champs est effectuée, nommez-la et sélectionnez Enregistrer ou Générer.

Maintenant que vous avez créé votre correspondance, vous pouvez générer des documents en utilisant les données de vos lignes. Cela vous permettra de télécharger les documents sur votre appareil dans un fichier .zip ou de joindre chaque document à la ligne qui lui est associée dans la feuille. Voir Génération de documents : générer des documents avec les données de vos lignes, pour plus d’informations sur la génération de documents avec vos correspondances.

Autres informations

Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous effectuez les correspondances

  • Vous devez utiliser un fichier PDF avec des champs à remplir pour créer une correspondance. 
  • Si vous modifiez une correspondance et décidez d’annuler vos modifications, vous pouvez actualiser la page, ou appuyer sur le bouton « Précédent » de votre navigateur, pour effectuer cela.
  • Par défaut, les correspondances sont nommées d’après le nom du fichier PDF à remplir que vous avez chargé. Pour changer le nom d’une correspondance, sélectionnez l’icône du crayon pour ouvrir l’éditeur de correspondance et tapez le nom souhaité dans la zone Nom en haut de la page.