Foire aux questions sur l’utilisation des formules

S’applique à

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Les formules Smartsheet permettent de gagner du temps en calculant des données automatiquement, en regroupant les contenus de plusieurs cellules dans une feuille et en vous permettant de garder une trace des dates, entre autres.

Afin de vous aider à commencer à utiliser des formules, cet article compile des réponses aux questions les plus fréquentes (FAQ) que se posent souvent les clients lors de leur apprentissage.

Pour des questions spécifiques sur les formules, nous vous recommandons également la communauté Smartsheet. La communauté compte de nombreuses personnes utiles et compétentes qui ont une expérience pratique de Smartsheet, qui posent des questions et y répondent. Quelqu’un d’autre a peut-être déjà résolu le problème sur lequel vous travaillez.

Recherchez les discussions de la communauté sur les formules dès maintenant >

Réponses aux questions sur les formules dans Smartsheet

Une formule peut-elle faire référence à une cellule se trouvant dans une autre feuille ?

Oui, une formule peut faire référence à une seule cellule, à une plage de cellules ou à des colonnes complètes dans une autre feuille, en utilisant des formules de feuilles croisées. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez notre article Formules : Faire référence à des données d’autres feuilles.

Smartsheet prend-il en charge une fonction VLOOKUP ?

Tout à fait ! Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans l’article Fonction VLOOKUP.

Comment puis-je faire pour qu’une formule prenne en compte des lignes à mesure qu’elles sont ajoutées ?

Si une nouvelle ligne est insérée au-dessus, en dessous ou entre deux lignes qui contiennent la même formule, la nouvelle ligne héritera automatiquement de cette formule (pour en savoir plus, lisez notre article intitulé Remplissage automatique de formules et mise en forme).

Si vous créez une formule qui doit utiliser toutes les valeurs d’une colonne, supprimez les références aux lignes et utilisez uniquement le nom de la colonne dans la plage à inclure (exemple : =SUM([Total heures]:[Total heures] ). Vous êtes ainsi assurés que toutes les lignes que vous ajouterez seront automatiquement incluses dans le calcul.

Si vous avez défini une formule de colonne, la formule s'appliquera automatiquement à chaque nouvelle ligne ajoutée à la colonne. Pour plus d'informations, voir Définir des formules pour toutes les lignes avec des formules de colonne.

Les colonnes avec un type de colonne Symbole peuvent-elles être contrôlées par des formules ?

Oui, chaque symbole peut être défini à l’aide de valeurs dans une formule.

Cliquer sur la flèche déroulante dans la cellule contenant les symboles affiche l'orthographe et la casse à utiliser pour référencer les valeurs dans une formule. Voici quelques exemples :

Étoile, drapeau et case à cocher

Pour ces types de colonnes, le symbole est soit activé, soit désactivé. Vous pouvez utiliser un 1 pour « activé » ou un 0 pour « désactivé ». Vous pouvez par exemple placer cette formule dans une colonne Case à cocher pour créer une coche. Lorsque le statut est Terminé, utilisez une formule similaire à la suivante :

=IF([Statut]5 = "Terminé", 1, 0)

 

Voyant rouge, jaune, vert

Utilisez les valeurs littérales « Rouge », « Jaune » ou « Vert », comme dans l’exemple suivant :

=IF([Statut]5 = "Risqué", “Rouge”, “Vert”))

 

Priorité

Ces colonnes utilisent la valeur de « Élevé » ou « Faible », comme dans l’exemple suivant :

=IF([Statut]5 = "En retard", "Élevé", "Faible"))

Icônes en bille

Ces symboles affichent des quarts de cercle à l’aide des valeurs « Quart », « Moitié », « Trois quarts », « Pleine » ou « Vide ». Exemple :

=IF([% achèvement]5 = 1, "Pleine", "Vide")

J’ai saisi ma formule correctement mais elle s’affiche sous forme de texte dans la cellule. Que s’est-il passé ?

Les trois raisons les plus probables d’apparition de texte dans une cellule au lieu de la formule que vous attendez sont les suivantes :

Signe « = » manquant 

Les formules doivent toujours commencer par = (un signe égal).

Les interdépendances sont activées dans la feuille 

Lorsque des interdépendances sont activées dans une feuille, les formules ne sont pas autorisées dans les colonnes pour lesquelles les interdépendances sont activées : début, durée, fin, prédécesseurs, pourcentage d’avancement ou pourcentage d’allocation.

Les valeurs dans ces colonnes sont générées automatiquement à partir des paramètres d'interdépendances et écraseront les formules. En cas de saisie manuelle d’une formule dans l’une de ces colonnes, la formule s’affichera sous forme de texte brut au lieu d’effectuer un calcul.

Vous avez créé la formule à partir d’un rapport ou d’un appareil mobile 

Nous ne sommes pour le moment pas en mesure de créer des formules à partir de rapports ou des applications Android ou iOS. Toute formule saisie à partir de rapports ou d’une application mobile s’affichera sous forme de texte brut au lieu d’effectuer un calcul.

Pourquoi ma formule faisant référence au Pourcentage d'avancement ne fonctionne-t-elle pas ?

Dans les colonnes mises en forme à partir du bouton % de la barre d’outils, si vous désactivez la mise en forme, vous vous apercevrez qu’une valeur qui apparaissait initialement sous la forme de 50 % est en fait exprimée par la valeur décimale 0,5. Dans votre formule (ainsi que dans les critères de création des rapports et pour la mise en forme conditionnelle), servez-vous des valeurs décimales pour comparer correctement des valeurs exprimées en pourcentage. Par exemple : =IF([% progression]5

Puis-je créer des formules dans des colonnes d’une feuille de projet ?

Lorsque les interdépendances sont activées, les colonnes comme Date de début, Date de fin, Durée et Pourcentage d’avancement contiennent des formules inhérentes assurant les fonctionnalités du projet. Les formules ne sont pas autorisées dans ces colonnes car elles peuvent être écrasées. Pour contourner ce problème, vous pouvez soit désactiver les interdépendances sur la feuille, soit créer des colonnes pour effectuer les calculs souhaités.

Ma formule référençant la colonne de date de début/fin ne fonctionne pas. Comment puis-je résoudre le problème ?

Lorsque les interdépendances sont activées sur une feuille, les colonnes Date de début et Date de fin ont un composant d’heure implicite. Bien que l'heure ne soit pas affichée dans la colonne, elle peut impacter les résultats des formules. Par exemple, imaginons que vous avez une formule qui soustrait TODAY() de la date de début et que votre date de début est aujourd'hui. Vous vous attendez en général à un résultat de 0 mais vous obtenez en fait une valeur décimale puisque Smartsheet essaye d’effectuer la soustraction en fonction de l’horodatage implicite. Pour contourner ce problème, utilisez la fonction DATEONLY(). Pour suivre l’exemple, la formule

=[Date de début]2 - TODAY()

deviendrait : 

=DATEONLY([Date de début]2) - TODAY()

Dans ce cas, Smartsheet prend en compte uniquement la date (et non l’heure) lors de l’opération de calcul.

I’m seeing inaccurate results when I compute the difference between the Created Date and Modified Date columns. How can I fix it?

Use the DATEONLY function. Dates in System columns are a display value and not the actual value. System columns record UTC dates, but they display your local date/time based on the UTC date. You may see results you don’t expect if you don’t use DATEONLY function. 

When you use DATEONLY, it extracts the date from the System column. Here’s a sample formula: =NETWORKDAYS(DATEONLY(Created@row), TODAY()).
 

Que se passe-t-il avec mes formules si j’utilise les commandes « Déplacer vers une autre feuille » ou « Copier sur une autre feuille » pour déplacer ou copier une ligne contenant une formule vers une autre feuille ?

Les formules ne seront pas conservées lorsque vous utiliserez ces commandes pour déplacer ou copier des lignes. Vous pouvez toutefois utiliser des raccourcis clavier pour copier et coller des formules. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section « Pour copier et coller des formules » de l’article d’aide « Utiliser les fonctions copier et coller ».

Pourquoi mes valeurs numériques ne sont-elles pas correctement calculées ? Par exemple, l’addition 1 + 12 donne pour résultat 112 au lieu de 13.

Cette erreur de calcul se produit souvent car l’une des valeurs référencées est considérée comme une valeur de texte. Pour corriger cette erreur, vérifiez qu’aucune des valeurs référencées ne contienne un caractère qui transformerait la valeur numérique en une valeur de texte. Par exemple, si la valeur 12 était précédée d’une apostrophe (‘), ce résultat non souhaité se produirait.

Vous pouvez identifier rapidement les valeurs numériques considérées comme des valeurs de texte en vérifiant l’alignement de la mise en forme des valeurs numériques. Souvent, les valeurs considérées comme du texte apparaissent alignées à gauche dans la cellule, au lieu de l’alignement normal à droite pour les valeurs numériques. 

Remarque : Les valeurs numériques produites par des formules apparaîtront également alignées à gauche. Ces valeurs seront toutefois toujours considérées et reconnues comme des valeurs numériques. Sauf si un élément de la formule impose le contraire. 

De même, les valeurs numériques apparaîtront automatiquement alignées à gauche dans la colonne principale. La colonne principale est facilement identifiable : il s’agit du seul en-tête de colonne mis en forme en gras. Les valeurs numériques de la colonne principale seront toujours considérées et reconnues comme des valeurs numériques, sauf si un élément de la cellule impose le contraire.

I’m using a SUMIFS formula that should be returning a value, but it is returning a 0.

If you’re evaluating the same range of data for multiple criteria, use the OR Function and @cell parameter to have the correct value returned.

Item

Quantity

Cost

Warehouse

Shirt

26

20.00

A

Pants

24

50.00

A

Socks

10

10.00

A

Shirt

18

25.00

B

Pants

16

75.00

B

Socks

46

15.00

B

 

Formula Description Result

=SUMIFS(Cost:Cost, Quantity:Quantity, >15, Warehouse:Warehouse, "A", Item:Item, OR(@cell = "Shirt", @cell = "Socks"))

Sums the Cost of anything with a Quantity over 15 from Warehouse A where the item is either Shirt or Socks

 

20.00

I’m using a COUNTIFS formula that should be returning a value, but it is returning a 0.

If you are evaluating the same range of data for multiple criteria, use the OR Function and @cell parameter to have the correct value returned.

Item

Quantity

Cost

Warehouse

Shirt

26

20.00

A

Pants

24

50.00

A

Socks

10

10.00

A

Shirt

18

25.00

B

Pants

16

75.00

B

Socks

46

15.00

B

 

Formula Description Result

=COUNTIFS(Quantity:Quantity, >15, Warehouse:Warehouse, "A", Item:Item, OR(@cell = "Shirt", @cell = "Socks"))

Counts anything with a quantity over 15 from Warehouse A where the item is either Shirt or Socks

 

1

What functions work in a contact column?

Functions that can return a contact value work in contact columns. Here are some sample functions you can use:

  • Equals Contact cell: =[Assigned To]1
  • VLOOKUP: =VLOOKUP([Assigned To]1,{Departments},2,false)
  • PARENT: =PARENT()
  • INDEX(MATCH()): =INDEX({Departments},MATCH([Assigned To]1,{Names},0))
  • IF: =IF(Urgency1="High",[Urgent on call]1,[Assigned To]1)

Below are some specific examples of these formulas in action.

Sample sheet information:

Row  Project name Assigned to Date % Complete Status
1 Project - E S Brown 03/25/20 30% Red
2 Outreach don.t@domain.com 10/18/20 60% Yellow
3 Smartsheet - PM Andy Davis 01/06/20 100% Green
4 Collection - INT Johnny Apple, S Brown 02/12/20 20% Red

Given the table above, here are some examples of using Contact Formulas in a sheet:

Formula

Description

Result

=INDEX([Project Name]:[Project Name], MATCH("Andy Davis", [Assigned To]:[Assigned To]))

Returns the value in the Project Name column for the row that contains the value Andy Davis in the Assigned to column

Smartsheet - PM

=COUNTIF([Assigned To]:[Assigned To], HAS(@cell, "S Brown"))

Counts the number of rows where the value in the Assigned to column has the value S Brown

2

=VLOOKUP("don.t@domain.com", [Assigned To]:[Date], 2, false)

Returns the date. If the Assigned to column has the email don.t@domain.com look up and produce the value at the same row in the Date column

10/18/20

How do I create a new contact using a formula?

Currently, we don’t have a direct method to create new contacts with formulas. You can create  new contacts using multiple columns if the email addresses of the org follow a particular pattern. For example, first.last@domain.com.


To do this, you can have a column for first.last and another for @domain.com. Using the JOIN function can bring these two fields together into the same contact cell, and create the desired contact.

Will formulas that produce a text value return the value as a text value in a contact cell?

Yes. If the cells being referenced by the formula are text values and don’t create an email address, they’ll return as only a text value. 

 

Can I use formulas that output data other than contacts or text values in a contact column?

Formulas that output data types other than contacts or text (e.g. dates, numbers, booleans, etc.) aren’t supported and will return an error code: #CONTACT EXPECTED. This is similar to how DATE columns work today. Formulas calculate to #DATE EXPECTED, if they output anything other than dates or text. Checkbox columns have a similar error: #BOOLEAN EXPECTED.