Formules : données de référence tirées d’autres feuilles

S’applique à

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Le propriétaire, les administrateurs et les éditeurs peuvent ajouter ou modifier une référence. Une autorisation de niveau Spectateur ou supérieur est requise pour référencer la feuille.

Effectuez des calculs sur des données stockées dans une autre feuille avec les formules de feuilles croisées.

Par exemple, utilisez la fonction VLOOKUP pour chercher une valeur dans une table de recherche existant dans une autre feuille à laquelle vous avez accès. Ou alors, utilisez la formule SUMIF pour obtenir la somme des valeurs que vous avez stockées dans une feuille séparée.

Pour créer des formules de feuilles croisées, consultez Créer et modifier des formules dans Smartsheet.

Autorisations requises

Avant d’apprendre à utiliser des formules de feuilles croisées, vérifiez ce que chaque utilisateur peut effectuer dans les feuilles source et de destination :

 

 Fonctionnalité

Propriétaire

Administrateur

Éditeur

Spectateur

Visualiser et référencer des données dans la feuille source

Oui

Oui

Oui

Oui

Insérer une formule dans la feuille de destination

Oui

Oui

Oui

Non

Modifier une référence dans la formule

Oui

Oui

Oui

Non

Supprimer les références de feuilles utilisées dans les formules de feuilles croisées

Oui

Oui

Oui

Non

Si vous disposez d’une autorisation pour modifier une feuille, soyez prudent lorsque vous supprimez les références d’une feuille. Toute référence de feuille que vous supprimez sera également supprimée pour les utilisateurs qui ont accès au fichier que vous avez modifié. Lorsque cela se produit, les données des cellules contenant des formules de feuilles croisées sont affectées.

 

Avant de référencer des données

Prêt à travailler avec des formules de feuilles croisées ? Quelques points à garder à l’esprit :

  • Une feuille ne peut comporter plus de 100 références de feuilles croisées distinctes.
  • Une plage de références peut inclure un maximum de 100 000 cellules entrantes.
  • Les fonctions suivantes ne prennent pas en charge les références d’une autre feuille : CHILDREN, PARENT, ANCESTORS. L’utilisation d’une référence d’une autre feuille avec ces fonctions entraînera une erreur #UNSUPPORTED CROSS-SHEET FORMULA dans la cellule contenant la formule.

Données de référence tirées d’une autre feuille

Vous ne pouvez référencer les données que d’une seule feuille. Pour extraire des données de feuilles séparées, créez des références multiples :

  1. Dans la cellule souhaitée, créez votre formule.
    Par exemple, tapez =VLOOKUP(. Après avoir saisi le nom de la fonction et la parenthèse gauche, la fiche d’aide sur les formules apparaîtra au-dessus ou en dessous de votre cellule.
  2. Dans la fiche d’aide, cliquez sur Référencer une autre feuille.

    fiche-aide
     
  3. Recherchez la feuille où se trouvent les données.
  4. Dans les résultats de la recherche, sélectionnez la feuille source.

    Référencer une autre feuille
  5. Sélectionnez la plage de cellules contenant les données que vous souhaitez référencer, puis cliquez sur Insérer une référence.

    REMARQUE : actuellement, seule une plage contiguë est permise.
    Insérer une référence
    ASTUCE : sélectionnez un en-tête de colonne pour référencer l’ensemble de la colonne, même si des lignes sont ajoutées ou supprimées de la source. Pour référencer plusieurs colonnes, maintenez la touche Majuscule enfoncée et sélectionnez la première et la dernière colonne que vous souhaitez référencer. Toutes les colonnes intermédiaires seront sélectionnées.
  6. Facultatif : dans la zone de texte Nom de référence de la feuille, saisissez un nom pour votre référence. Si vous ne saisissez pas de nom, la référence se verra attribuer un nom par défaut, basé sur le nom de la feuille et le nombre de références de cette feuille.

Et voilà ! Vous devriez maintenant voir la référence que vous avez ajoutée dans votre formule. Voici un exemple de la façon dont votre formule devrait apparaître :
 
=COUNT({ma_feuille1 Plage1})

Pour éviter les boucles d’approbation infinies, les cellules qui contiennent des formules ou des liens de cellules ne déclencheront pas d’automatisation qui change la feuille (par exemple, Déplacer la ligne, Copier la ligne, Verrouiller la ligne, etc.). Pour contourner ce problème, envisagez d’utiliser des flux de travail automatisés basés sur le temps ou récurrents.

Gérer les références de feuilles

Afficher, modifier et supprimer des références avec le gestionnaire des références de la feuille

Dans le Gestionnaire des références de la feuille, vous pouvez voir et modifier toutes les références de feuilles croisées et de liens de cellules dans votre feuille. Pour l’ouvrir, faites un clic droit sur n’importe quelle cellule de votre feuille et sélectionnez Gérer les références...

Gestionnaire des références de la feuille

Vous serez dirigé vers le Gestionnaire des références de la feuille par défaut, mais vous pouvez passer au Gestionnaire des références de liens de cellules en utilisant le panneau de gauche. Consultez Liens de cellules : consolider ou maintenir la cohérence des données pour plus d’informations sur les liens entre les cellules.

Utilisez le tableau suivant pour obtenir des détails sur chacune des fonctionnalités du Gestionnaire des références de la feuille :

 

Utiliser cette fonctionnalité

Pour exécuter cette action

Astuces

Recherche

Dans la zone Liste de recherche..., saisissez des mots-clés pour trouver les références dont vous avez besoin.


 

Utilisez une structure de dénomination conventionnelle pour vos références, telle que nom de la feuille_colonnes référencées.

Filtre

Cliquez sur la liste déroulante Toutes les références pour définir le filtre sur Actives, En cours de traitement, Rompues, Utilisées, ou Inutilisées.

Les filtres vous aident à trouver, catégoriser ou vérifier facilement les références. 

  • Actives : Références à jour
  • En cours de traitement : Références chargeant des mises à jour à partir des données sources
  • Rompues : Lignes, colonnes ou cellules sources supprimées
  • Utilisées : Références que vous utilisez dans les formules de feuilles croisées
  • Inutilisées : Références qui ne sont pas dans les formules de votre feuille

Créer

Pour créer une nouvelle référence, cliquez sur + Créer

Vous pouvez utiliser cette référence lorsque vous créez de nouvelles formules.

Modifier la référence

Étapes pour la modification de références :

  1. Pour afficher l’icône de Menu, survolez n’importe quelle référence dans la liste.
  2. Ensuite, cliquez sur Modifier la référence pour modifier le nom, la plage de cellules référencées ou la feuille source.

Si la référence que vous modifiez est utilisée, toutes ses instances dans vos formules seront actualisées en temps réel.

Dupliquer la référence

Pour effectuer une copie d’une référence, cliquez sur Menu > Dupliquer la référence.

Le nom de la référence dupliquée sera Copie de_nom de la référence d’origine.

Supprimer la référence

Pour supprimer une référence, cliquez sur MenuSupprimer la référence.

Si la référence supprimée est utilisée, les formules peuvent renvoyer des erreurs #INVALID REF.

 

Modifier une référence directement dans votre formule

Vous pouvez modifier une référence directement dans votre formule sans ouvrir le Gestionnaire des références de la feuille.

Vous devez disposer d’autorisations de partage de niveau Éditeur ou supérieur sur une feuille pour modifier la référence. Vous devez également disposer d’autorisations de partage de niveau Spectateur ou supérieur sur la feuille contenant les données que vous souhaitez référencer.

  1. Sélectionnez la cellule contenant votre formule. Un résumé de la formule apparaît à gauche ou à droite de la cellule.

    résumé-référence
     
  2. Cliquez sur le nom de la référence que vous souhaitez modifier. 

Une fois dans la boîte de dialogue Référencer une autre feuille, vous pouvez modifier le nom de la référence, ou sélectionner une nouvelle feuille ou une nouvelle plage de cellules.
 
Lorsque vous modifiez une référence, toutes ses instances dans la feuille seront actualisées en temps réel.

Conseils d’utilisation des références

  • Définissez vos données de référence. Une fois que vous avez choisi une feuille et que le sélecteur de plage apparaît, vous pouvez sélectionner la cellule individuelle, la plage de cellules ou les colonnes entières que vous souhaitez référencer.
  • N’incluez pas de données que vous n’avez pas besoin de voir dans la feuille de destination. Toutes les informations de la plage de référence sont disponibles et peuvent apparaître dans la feuille de destination. 
  • Assurez-vous que les nouvelles lignes apparaissent dans la plage de référence. Les lignes ajoutées en dessous d’une plage référencée ne seront pas incluses. Pour inclure toutes les lignes, sélectionnez les colonnes en tant que référence.
  • Utilisez plusieurs références à d’autres feuilles dans la même formule, si nécessaire.
  • Modifiez la formule pour utiliser une référence que vous avez créée. Pour utiliser une référence existante, vous n’avez pas besoin d’ouvrir la boîte de dialogue Référencer une autre feuille. Dans la nouvelle formule, ajoutez des accolades { }, puis saisissez ou collez le nom de la référence dans celles-ci.
  • Les références sont propres à la feuille où elles ont été créées. Vous devez créer de nouvelles références pour chaque feuille. 
  • Ouvrez la boîte de dialogue Référencer une autre feuille par le biais de la fiche d’aide en ligne. Survolez le nom de la référence avec la souris lors de la modification d’une formule. Ensuite, cliquez sur le lien dans la section Modifier la référence.
  • Organiser ou nettoyer vos références. Modifiez les références Rompues, ou supprimez-les de vos formules. Supprimez également les références Inutilisées si vous ne prévoyez pas de les utiliser.
  • Ajoutez une référence inutilisée dans votre formule, si nécessaire. Entrez une formule dans une cellule. Ensuite, ajoutez des accolades et mettez-y le nom de la référence Inutilisée.