Créer et modifier des formules dans Smartsheet

Créer une formule

Vous pouvez créer une formule dans les types de champs suivants :

• les champs qui ne sont pas utilisés pour les interdépendances ou la gestion des ressources (découvrez comment activer les interdépendances et utiliser les prédécesseurs),
• les champs texte/nombre (tant qu’ils ne sont pas utilisés dans les interdépendances ou la gestion des ressources),
• les champs de la liste des contacts (tant qu’ils ne sont pas utilisés dans la gestion des ressources),
• les champs de date (tant qu’ils ne sont pas utilisés dans les interdépendances ou la gestion des ressources),
• les listes déroulantes,
• les cases à cocher,
• les symboles,
• les pourcentages d’allocation.

Pour placer une formule dans un champ :

1. Sélectionnez le champ souhaité.
2. Tapez un signe égal dans le champ, puis effectuez le calcul.
   
3. Après avoir tapé votre formule, appuyez sur [Entrée].
   
   Le résultat s’affiche dans le champ contenant la formule.

Les formules peuvent être placées dans les champs de la liste des contacts. Affectez automatiquement les personnes à des tâches avec une formule VLOOKUP, par exemple. Notez que les formules ne peuvent pas être placées dans les champs de la liste des contacts utilisés pour la gestion des ressources.

Fonctions

Les formules peuvent comprendre des fonctions telles que SUM, AVG ou IF. Les fonctions effectuent des calculs avec des données ou les manipulent dans des feuilles. Pour obtenir la liste complète des fonctions disponibles dans Smartsheet, voir la liste des fonctions Smartsheet.

Opérateurs de formules

Vous pouvez utiliser les opérateurs suivants dans les formules Smartsheet.

Modifier une formule existante

Pour modifier une formule existante :

1. Double-cliquez sur un champ contenant la formule pour l’ouvrir afin de la modifier.
2. Faites les modifications de formule souhaitées, puis appuyez sur la touche Entrée.
   
   Si vous changez d’avis sur la modification de la formule, appuyez sur Échap pour quitter le mode modification et revenir à la formule prémodifiée.

Conseils pour faciliter la création de formules

Utiliser des formules de colonne

Lorsque vous avez besoin d’une formule appliquée de manière cohérente et uniforme à une colonne entière, les formules de colonne sont la solution parfaite. Créez votre formule dans une cellule, et convertissez-la rapidement pour l’appliquer à toutes les cellules de la colonne. Quelle que soit la façon dont les nouvelles lignes sont insérées dans la feuille, la formule de la colonne s’applique automatiquement. Apprenez à définir des formules pour toutes les lignes avec les formules de colonne.

Utiliser l’outil de somme

Si vous hésitez sur la fonction à utiliser, vous pouvez cliquer sur la flèche déroulante à droite du bouton Somme dans la barre d’outils et sélectionner une fonction.

Le bouton Somme tentera de vous fournir une formule en fonction du champ sélectionné dans la feuille et des relations hiérarchiques éventuelles avec ce champ. Par exemple, en sélectionnant le champ d’une ligne parent, puis en cliquant sur l’icône Somme, on obtient une formule =SUM(CHILDREN()) dans le champ. 

Après avoir créé une formule, vous pouvez la modifier à tout moment en double-cliquant dans le champ sélectionné ou en appuyant sur F2 (fn + F2 sur un Mac).

Travailler avec des pourcentages

Smartsheet traite les pourcentages comme des valeurs comprises entre 0 et 1. Lorsque vous créez des formules dans des colonnes mises en forme pour le pourcentage (à l’aide du bouton Percentage Format [mise en forme des pourcentages] dans la barre d’outils), utilisez des valeurs décimales. Par exemple…

=0,5 + 0,4

…renverra 90 % dans une colonne formatée pour le pourcentage...

=5 + 4

…renverra 900 % dans une colonne formatée pour le pourcentage.

Copier une formule avec les options glisser-remplir ou remplissage automatique

Si vous avez une formule que vous souhaitez utiliser dans plusieurs champs sans pour autant la saisir manuellement, utilisez les méthodes suivantes pour copier rapidement la formule dans d’autres zones de votre feuille :

• Glisser-remplir : vous pouvez faire glisser le curseur depuis le coin inférieur droit d’un champ sélectionné pour copier une formule dans les champs contigus de la feuille. Au fur et à mesure que vous copierez, la formule changera automatiquement ses références de champ respectives.
• Remplissage automatique : vous pouvez demander à Smartsheet de copier automatiquement une formule dans les nouveaux champs verticalement adjacents ajoutés à la feuille. Avec le remplissage automatique, la nouvelle formule modifie automatiquement les références de ses champs respectifs.

Apprenez à utiliser les options glisser-remplir ainsi que le remplissage et la mise en forme automatiques des formules.
 

Domaines dans lesquels l’utilisation de formules est limitée

Ces champs ne peuvent pas contenir de formules :

• les champs de la liste des contacts utilisés dans la gestion des ressources,
• les champs système (par exemple, Modifié par),
• les colonnes par défaut (pièces jointes, commentaires, indicateur d’action de ligne),
• les champs suivants qui sont utilisés pour les interdépendances et la gestion des ressources :
  • Date de début
  • Date de fin
  • Durée
  • Prédécesseurs
  • % terminé

Vous ne pouvez pas créer de formules dans ces fonctions :

• les formulaires,
• les demandes d’actualisation (vous pouvez toujours consulter les résultats des formules dans les demandes d’actualisation, mais elles ne contiennent pas de formules autonomes),
• les rapports (vous pouvez toujours consulter les résultats des formules dans les demandes d’actualisation, mais elles ne contiennent pas de formules autonomes),
• les tableaux de bord (vous pouvez toujours consulter les résultats des formules dans les demandes d’actualisation, mais elles ne contiennent pas de formules autonomes).

Les formules ne peuvent pas être modifiées à partir des fonctions suivantes dans Smartsheet :

• les formulaires,
• les demandes d’actualisation (vous pouvez toujours consulter les résultats des formules dans les demandes d’actualisation, mais les formules ne peuvent être modifiées),
• les rapports (vous pouvez toujours consulter les résultats des formules dans les demandes d’actualisation, mais les formules ne peuvent être modifiées),
• les tableaux de bord (vous pouvez toujours consulter les résultats des formules dans les demandes d’actualisation, mais les formules ne peuvent être modifiées).

Besoin d’aide ?

Utilisez le Modèle Formula Handbook (Modèle de manuel de formules) pour trouver d’autres ressources d’assistance et afficher plus de 100 formules, y compris un glossaire de chaque fonction avec lequel vous pouvez vous entraîner à travailler en temps réel, ainsi que des exemples de formules courantes et avancées.

Découvrez comment d’autres clients Smartsheet utilisent cette fonction ou posez des questions sur votre cas précis sur la communauté en ligne Smartsheet.

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