Resource Management et allocation des ressources

S’applique à

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Le propriétaire et les administrateurs peuvent modifier les paramètres du projet de la feuille.

Grâce à Resource Management, vous pouvez suivre et vérifier la répartition des personnes entre tous les projets sur lesquels elles travaillent, afin de l’ajuster et de prendre de meilleures décisions concernant les charges de travail.

REMARQUE : cet article traite de l’activation de Resource Management au niveau de la feuille. Si vous souhaitez activer Resource Management au niveau du compte, consultez l’article Paramètres du compte global.

Voici une présentation du fonctionnement de Resource Management (veuillez noter que les points ci-dessous offrent des liens vers d’autres articles d’aide) :

  • Configurez les ressources et les afficheurs de ressources dans votre compte avec la Gestion des utilisateurs (administrateurs système uniquement).
  • Activez Resource Management dans les paramètres d’interdépendance de votre feuille de projet.
  • Utilisez des affichages de ressources propres au projet et d’interdépendance pour une visualisation avancée de votre allocation de ressources.
  • Lorsque vous attribuez des tâches aux autres utilisateurs de votre compte, Smartsheet vous alerte si une ressource est sur-allouée. Vous pourrez alors gérer le pourcentage d’allocation de la ressource par tâche pour lui permettre de travailler sur plusieurs éléments en parallèle.
  • Les utilisateurs désignés comme étant des Afficheurs de ressources peuvent également accéder à des affichages de ressources leur permettant de voir l’allocation de tous les membres de l’équipe Smartsheet aux différentes tâches d’une feuille, ou même de toutes les feuilles d’un projet.

REMARQUE : cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les forfaits Pro. (Vous n’êtes pas sûr du type de forfait que vous avez ? Reportez-vous à Identifier votre type d’utilisateur et votre forfait Smartsheet).


Créer des personnes sur votre compte en tant que ressources

Seules les personnes qui ont été ajoutées à votre compte peuvent être suivies par Resource Management. Cela inclut les personnes qui sont autorisées, non autorisées, invitées et actives. Pour s'assurer que les bonnes personnes sont incluses dans le compte, un Administrateur système peut utiliser la fenêtre Gestion des utilisateurs pour vérifier, ajouter et gérer les utilisateurs.

ASTUCE : si une personne de votre compte n'a pas besoin de créer de feuilles, décochez la case Utilisateur sous licence lors de l'envoi de l'invitation. Cette personne sera invitée sur votre compte en tant que membre gratuit, et elle ne sera pas prise en compte dans votre limite d'utilisateurs.

Configurer des Afficheurs de ressources

Pour voir comment les personnes sont réparties entre les projets, vous devez être un Afficheur de ressources désigné. Tout administrateur système peut effectuer la configuration dans Compte > Gestion des utilisateurs. (Notez que vous devez être un utilisateur sous licence pour être un afficheur de ressources)

Si vous souhaitez afficher des ressources, contactez votre administrateur système Smartsheet. Pour plus d’informations, reportez-vous à Gestion des utilisateurs d’un forfait Entreprise ou Affaire.


Permettre à Resource Management de prendre des décisions concernant les charges de travail

Les propriétaires de la feuille, ainsi que les membres de l’équipe du même compte qui partagent la feuille avec des autorisations de niveau Administrateur, peuvent activer Resource Management dans la feuille, afin que les Afficheurs de ressources puissent suivre et prendre des décisions concernant les charges de travail.

Pour activer Resource Management dans une feuille de projet existante :

  1. Assurez-vous que votre feuille comporte une colonne Liste des contacts afin que vous puissiez affecter des ressources aux tâches. (Plus d'informations à ce sujet dans Affecter des personnes à une tâche.)
  2. Tapez les contacts dans la colonne Liste des contacts pour affecter les membres de l’équipe à chaque tâche.
  3. Cliquez sur la flèche déroulante située sous l’en-tête d’une colonne et sélectionnez Modifier les paramètres du projet. Vérifiez que la case Interdépendances activées est cochée.
  4. Sélectionnez l’onglet Resource Management. Le formulaire Resource Management apparaît.


    Remarque : utilisez-vous 10,000ft pour gérer les ressources ? Pour en savoir plus sur le suivi de l’allocation des ressources dans 10,000ft, cliquez ici.

  5. Cochez la case Resource Management activé et désignez votre colonne Ressource affectée en sélectionnant une colonne Liste des contacts dans la liste déroulante.
  6. Cliquez sur OK.

Les tâches attribuées aux membres de l’équipe sur cette feuille apparaissent désormais dans les affichages des ressources. Pour obtenir des instructions, astuces et meilleures pratiques, consultez notre article intitulé Affecter des personnes à une tâche.

REMARQUES :

  • les tâches parent attribuées à vos ressources ne seront pas incluses dans les affichages des ressources, car les tâches parent résument les tâches enfant. Pour plus d'informations à ce sujet, consultez nos articles sur la hiérarchie : Ajouter un retrait positif ou ajouter un retrait négatif aux lignes et une fonctionnalité de regroupement parent.
  • Les formules ne peuvent pas être utilisées dans la colonne Liste des contacts utilisée par Resource Management. Vous pouvez toutefois faire référence à des champs de Resource Management dans des formules qui sont placées dans des champs qui ne sont pas utilisés par Resource Management.

Suivre et allouer les ressources

Les afficheurs de ressources peuvent voir les affichages de ressources inter-projet dans la section Parcourir du panneau de gauche et les affichages spécifiques au projet dans les feuilles de projet.

Afficher les affichages des ressources dans la section Parcourir (menu de navigation)

  1. Cliquez sur l’icône Menu (angle supérieur gauche de la fenêtre Smartsheet) > Parcourir.
  2. Cliquez sur Affichages des ressources.
  3. Sélectionnez l’affichage de la ressource que vous souhaitez afficher.

D'ici, vous pourrez effectuer les opérations suivantes :

  • Voir une icône rouge sur les personnes sur-allouées et des barres rouges sur les jours sur-alloués
  • Développer chaque ressource pour voir tous les projets auxquels elle est affectée
  • Cliquer pour ouvrir un projet afin de résoudre les problèmes d'allocation
  • Cliquer sur Modifier pour afficher les ressources par projet, utilisateur ou groupe
  • Enregistrer un nouvel affichage pour un affichage personnalisé de personnes ou de projets sélectionnés

REMARQUE : si une feuille de projet à laquelle une ressource est affectée n’est pas partagée avec vous, vous verrez « Autre » au lieu du nom du projet.

Afficher les affichages des ressources d'une feuille de projet

Pour ouvrir l’affichage des ressources du projet pour une feuille, passez en Mode Gantt, puis sélectionnez l’icône Affichage des ressources icône Affichage des ressources du projet dans l’angle supérieur droit du mode Gantt.

REMARQUE : si vous ne voyez pas l’icône Affichage des ressources, contactez votre Administrateur système pour devenir un Afficheur de ressources.

Une icône d’alerte d’allocation rouge icône de sur-allocation vous alertera lorsque des personnes sont sur-allouées dans le projet. En tant qu’afficheur de ressources, cliquez sur l’icône d’alerte d’allocation pour ouvrir l’Affichage des ressources du projet qui répertorie les feuilles dans lesquelles des tâches sont attribuées aux ressources.

fenêtre d’affichage des ressources du projet

ASTUCE : si une ressource est sur-allouée, sélectionnez son nom pour vérifier son allocation par projet. Cliquez sur le nom d’une feuille pour ouvrir toutes les feuilles pour lesquelles vous disposez d’un partage. Si un utilisateur est sur-alloué, envisagez de réattribuer certaines tâches à une autre ressource ou d’ajuster l’allocation de la tâche.

Allouer les ressources

L'allocation est le pourcentage que les ressources doivent consacrer chaque jour à une tâche particulière. Par défaut, Smartsheet suppose que les tâches nécessitent 100 % de la journée des ressources affectées lorsque vous attribuez une tâche aux ressources. En outre, vous pouvez ajuster ce pourcentage en entrant une nouvelle valeur dans la cellule.

Lorsqu'une ressource est affectée à plusieurs tâches le même jour qui font que son allocation totale dépasse 100 %, Smartsheet affichera l'icône rouge d'alerte d'allocation dans la colonne Indicateurs d'action des lignes. Survolez l'icône pour voir les détails de l'alerte et accédez à l’affichage des ressources.

survoler l’icône de sur-allocation

Indiquez une colonne de pourcentage d'allocation dans les paramètres du projet si vous souhaitez spécifier des pourcentages d'allocation inférieurs à 100 % afin que vos ressources puissent travailler sur plusieurs tâches par jour. Pour chaque tâche, les ressources que vous affectez seront allouées au pourcentage que vous spécifiez.

Pour répartir une ressource entre deux ou plusieurs tâches, vous devez créer une colonne de pourcentage d'allocation :

  1. Insérez une colonne Texte/nombre dans votre projet. Nommez-la de manière à ce que vous sachiez qu'elle sera utilisée comme colonne de pourcentage d'allocation.
  2. Mettez les Propriétés de la colonne en forme de pourcentage (%). Consultez les Options de mise en forme pour plus de détails.
  3. Naviguez vers Modifier les paramètres du projet > Resource Management et choisissez votre nouvelle colonne comme colonne de pourcentage d’allocation. Pour modifier les paramètres du projet, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur n'importe quel en-tête de colonne pour sélectionner Modifier les paramètres du projet dans le menu.
  4. Modifier l’attribution des tâches qui se chevauchent : par exemple, modifier l’allocation à 50 % pour deux tâches simultanées.

tâches simultanées

L’icône d’alerte d’allocation ne s’affiche pas sur les lignes sur-allouées si la date de fin de la tâche est passée. En revanche, elle apparaît dans les affichages des ressources.

Si vous autorisez l’affectation de plusieurs contacts à une tâche, le pourcentage d’allocation de la tâche sera appliqué à toutes les ressources affectées. Si vous souhaitez affecter chaque ressource à la même tâche avec des allocations différentes, vous pouvez inscrire la même tâche sur plusieurs lignes de votre feuille et attribuer chaque tâche en double à une personne différente. Consultez Insérer ou supprimer des lignes ou des tâches pour plus d’informations.