Aplica a
- Business
- Enterprise
Capacidades
¿Quiénes pueden usar esta capacidad?
- Editor
- Administrador
- Propietario
Casos de uso de Data Shuttle y preguntas frecuentes
Data Shuttle de Smartsheet le permite tomar decisiones con confianza, centralizar los datos de diferentes plataformas, automatizar los procesos empresariales rutinarios y llevar a cabo las operaciones de manera eficiente. En este artículo, encontrará algunos casos de uso o ejemplos de cómo puede usar las cargas y descargas de Data Shuttle, así como respuestas a las preguntas más frecuentes sobre Data Shuttle.
Who can use this?
Plans:
- Business
- Enterprise
- Smartsheet Advance Package
Permissions:
- Editor
- Administrador
- Propietario
Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.
Requisitos previos
Para usar Data Shuttle, debe cumplir los siguientes requisitos:
- Debe ser usuario con permisos de Propietario, Administrador o Editor en la hoja de destino.
- Debe tener permisos habilitados en la aplicación premium Data Shuttle que le haya concedido el Administrador del sistema en el Centro de administración.
Para consultar su nivel de acceso, inicie sesión en datashuttle.smartsheet.com.
Data Shuttle para cargas
En el caso de las cargas, Data Shuttle requiere que los datos se descarguen en formato CSV, XLSX o de Hoja de cálculo de Google.
Puede crear un flujo de trabajo de carga en Data Shuttle para hacer lo siguiente:
- Importar los valores reales de horas trabajadas de una herramienta externa de seguimiento del tiempo.
- Importar los valores reales de gastos de un sistema de contabilidad externo.
- Actualizar el proceso de ventas de entrega desde una herramienta de CRM que no sea de SFDC (Salesforce).
- Combinar datos de un sistema externo en una hoja de ingreso para impulsar el aprovisionamiento en Control Center.
- Importar a Smartsheet datos de herramientas personalizadas de generación de formularios.
Data Shuttle para descargas
Puede usar Data Shuttle para descargar datos como archivos adjuntos a una hoja de Smartsheet o una fuente externa en la nube, como OneDrive/SharePoint, Google Drive o Box.
Cree un flujo de trabajo de descarga en Data Shuttle para hacer lo siguiente:
- Mostrar información clave de Smartsheet a los usuarios que no utilizan la herramienta.
- Exportar datos complejos en una estructura simple para incorporar bases de datos.
- Poner las hojas a disposición semanalmente en un sistema de almacenamiento en la nube para enviarlas como archivo adjunto por correo electrónico.
- Enviar datos de hojas filtrados y modificados como archivos adjuntos a otra hoja para la creación de soluciones complejas.
- Exportar, archivar y auditar datos conservando a largo plazo las versiones exportadas
Preguntas frecuentes sobre Data Shuttle
¿Cómo comienzo a usar Data Shuttle?
¡Eche un vistazo a nuestra lección de aprendizaje de DataShuttle! Aprenderá todo lo necesario para usar DataShuttle.
¿Data Shuttle crea una conexión directa y automática entre Smartsheet y otros sistemas?
Data Shuttle permite cargar automáticamente archivos CSV o XLSX exportados de otros sistemas y generar exportaciones en CSV o XLSX desde Smartsheet. Si bien no crea una conexión directa con otros sistemas, se puede usar para agilizar la carga de combinaciones de información en hojas existentes.
Existen integraciones y conectores con sistemas específicos (incluidas las sincronizaciones bidireccionales con Jira, Salesforce y Microsoft Dynamics 365). Bridge de Smartsheet puede crear integraciones personalizadas con otros sistemas.
¿Qué orígenes de datos puedo usar como puntos de ingreso para los flujos de trabajo de carga de Data Shuttle?
Archivos CSV, XLSX o de Hojas de cálculo de Google, que son archivos adjuntos de una hoja o fila en Smartsheet o que están almacenados en Google Drive, Microsoft OneDrive/SharePoint o Box.
- En los planes Comerciales, las siguientes unidades son accesibles de forma predeterminada en función de los permisos del sistema, pero el Administrador del sistema puede restringir el acceso:
- Google Drive
- OneDrive/Sharepoint
- Box
- En los planes de Smartsheet Gov, también está disponible la unidad para la oferta GCC High de Microsoft. Sin embargo, dado que la mayoría de las unidades no son accesibles de forma predeterminada, debe contactarse con Soporte para activar el acceso.
¿Smartsheet puede establecer conexiones ODBC con servidores SQL externos?
El Conector de datos en vivo proporciona una integración común con cualquier aplicación externa compatible con ODBC. ODBC es un producto de escritorio, por lo que el cliente necesita poder instalar productos externos. Esto significa que en realidad no funciona con los servicios en la nube.
Si no es compatible, es probable que necesite una exportación para que Data Shuttle pueda recogerla de un servicio de almacenamiento externo.
¿Los flujos de trabajo archivados se cuentan en mi total?
Sí. Los flujos de trabajo deben eliminarse por completo o se incluirán en la cantidad total de flujos de trabajo.
¿Data Shuttle está disponible para Smartsheet Gov o Smartsheet Regions de la UE?
Sí, Data Shuttle está disponible en la instancia comercial de Smartsheet (tanto para Estados Unidos como para la UE) y en Smartsheet Gov. Para obtener más información, visite los artículos sobre Smartsheet Gov y Smartsheet Regions.
¿Cuál es la diferencia entre un flujo de trabajo de carga de Data Shuttle y la importación de un archivo XLSX a Smartsheet?
Puede crear una hoja nueva importando un archivo XLSX a Smartsheet. Si tiene una hoja que necesita incorporar una combinación de cambios con una frecuencia recurrente, es más eficiente crear un flujo de trabajo de carga de Data Shuttle.
¿Dónde puedo descargar archivos con Data Shuttle?
Data Shuttle puede descargar datos de Smartsheet en OneDrive/SharePoint, Box o Google Drive, o como archivo adjunto en una hoja de Smartsheet. Los formatos de los archivos adjuntos pueden ser XLSX o CSV de Excel.
¿Cómo veo qué flujos de trabajo de Data Shuttle se crearon?
Puede ver cualquier flujo de trabajo que haya creado. El Administrador del sistema de Smartsheet puede ver todos los flujos de trabajo que crean los usuarios en su organización. Para obtener más información, consulte Gestionar flujos de trabajo existentes de Data Shuttle.
¿Cómo maneja Data Shuttle los caracteres especiales?
Los archivos importados a través de Data Shuttle deben estar codificados en UTF-8.
¿Puedo filtrar los datos que se importan o exportan?
Sí. Puede definir filtros en los flujos de trabajo de carga y descarga para importar o exportar solo un subconjunto de datos.
¿Hay limitaciones en la cantidad de filas que puedo cargar y descargar?
Si necesita cargar datos de una fuente para reemplazar más de 5000 filas o combinar datos en 20 mil filas, puede aplicar filtros o asignar solo una selección de columnas. También puede crear múltiples flujos de trabajo con una categoría de datos en común para distribuir los datos en varias hojas. Puede descargar hasta 20 mil filas.
Cuando tengo Data Shuttle en mi plan, ¿quién puede usarlo?
Cualquier usuario de un plan que tiene Data Shuttle puede acceder iniciando sesión en datashuttle.smartsheet.com. Data Shuttle aparecerá en el iniciador hasta que un usuario inicie sesión por primera vez. Los administradores del sistema pueden restringir el acceso a Data Shuttle y otras aplicaciones premium en el Centro de administración de usuarios.