Importar archivos para crear hojas nuevas

Puede importar un archivo de Microsoft Excel, un proyecto de Microsoft Project, una hoja de cálculo de Google o un panel de Atlassian Trello existentes para crear una hoja nueva en Smartsheet.

Para importar un archivo, haga clic en la ficha Inicio, opción Importar y seleccione el tipo de archivo que desea importar.

Para obtener más detalles sobre la importación, siga los pasos específicos del programa desde el cual desea importar:

NOTA: Con la importación, siempre se creará una nueva hoja. Para incorporar datos de otros programas en una hoja existente, utilice la función copiar y pegar.

Criterios y limitaciones de importación

Para que la importación sea exitosa, los archivos deben cumplir con los siguientes criterios:

  • El archivo no puede superar los 10 MB
  • Pueden importarse hasta 5.000 filas, 200 columnas o 200.000 celdas a la vez
  • Los archivos de Microsoft Excel deben ser del formato .xls, .xlsx o .csv.
  • Los archivos de Microsoft Project deben haberse creado con las versiones 2007, 2010, 2013 o 2016, y deben ser de formato .mpp, .mpx, .mspdi o .xml.

A continuación, se mencionan algunas posibles limitaciones:

  • Si el archivo original utiliza una funcionalidad que no se proporciona en Smartsheet (como celdas fusionadas, hojas múltiples en un libro de trabajo o límites de celdas), esta funcionalidad no se incluirá en la hoja. Tal vez, sea necesario realizar ciertos ajustes manuales en la hoja después de importarla para que tenga el aspecto que desea.
     
  • Si importa una hoja de Excel o una hoja de cálculo de Google en la que se utiliza una fórmula no compatible con Smartsheet, aparecerá el error #UNPARSEABLE en lugar de la fórmula. Para obtener más información sobre los errores con las fórmulas, consulte el artículo Mensajes de error en las fórmulas.

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Importar un archivo de Microsoft Excel

  1. Haga clic en la ficha Inicio, opción Importar y seleccione el tipo de archivo que desea importar.
  2. Haga clic en Seleccionar, seleccione el archivo que desea importar y haga clic en Abrir. Luego, haga clic en Continuar.

    Aparece el formulario Configuraciones de importación.

    Configuración de importación

  3. En el recuadro Nombre de la hoja, escriba el nombre de la hoja (máximo de 50 caracteres).
  4. En la sección Encabezados de columnas, seleccione qué fila debería oficiar de encabezado de columna en Smartsheet.
  5. En la sección Columna principal, seleccione una columna para que oficie de Columna principal. Esta columna debe ser una columna del tipo Texto/Número. (Para obtener más información, consulte Tipos de columnas).

    NOTA: La columna principal es la única columna que le permite especificar la jerarquía. Para obtener más información, consulte el artículo Jerarquías: Cómo aplicar y retirar las sangrías en las filas.
     
  6. Si la hoja incluye fórmulas, puede especificar si desea que dichas fórmulas se incluyan en la hoja importada. Si no desea importar fórmulas, quite la marca de verificación de la casilla Incluir fórmulas en la importación.
  7. Haga clic en Importar.

Se crea una nueva hoja en Smartsheet con los datos importados.

Importar varias hojas desde un libro de trabajo de Microsoft Excel

Solo se importará la primera pestaña (ubicada más a la izquierda) de una hoja de trabajo de un libro de trabajo de Excel. Eche una mirada a la parte inferior del libro de trabajo de Excel para ver si tiene varias pestañas.

Pestañas múltiples

Si tiene varias pestañas que le gustaría importar a Smartsheet:

  • Importe el libro de trabajo en Smartsheet una vez para crear una nueva hoja, tal como se describe arriba.
  • Regrese al archivo de Excel y mueva otra pestaña a la posición más a la izquierda. Para ello, deberá hacer clic sobre la pestaña y arrastrarla hacia la izquierda.
  • Guarde el archivo de Excel y vuelva a importarlo en Smartsheet. De esta manera, se creará una nueva hoja basada en la información de la pestaña que acaba de desplazar hacia la posición más a la izquierda.
  • Repita el proceso hasta haber creado una hoja para cada una de las pestañas en el libro de trabajo.
  • En Smartsheet, analice la posibilidad de mover todas las hojas a una carpeta o un espacio de trabajo con fines organizacionales.

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Importar un archivo de Microsoft Project

  1. Haga clic en la ficha Inicio, opción Importar y seleccione el tipo de archivo que desea importar.
  2. Haga clic en Seleccionar, seleccione el archivo que desea importar y haga clic en Abrir. Luego, haga clic en Continuar.

Se crea una nueva hoja en Smartsheet con los datos del archivo de Microsoft Project.

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Importar una hoja de cálculo de Google

  1. Haga clic en la ficha Inicio, opción Importar y seleccione el tipo de archivo que desea importar.
  2. Seleccione el archivo que desea importar y haga clic en Seleccionar.

    Aparece el formulario Configuraciones de importación.

    Configuración de importación

  3. En el recuadro Nombre de la hoja, escriba el nombre de la hoja (máximo de 50 caracteres).
  4. En la sección Encabezados de columnas, seleccione qué fila debería oficiar de encabezado de columna en Smartsheet.
  5. En la sección Columna principal, seleccione una columna para que oficie de Columna principal. Esta columna debe ser una columna del tipo Texto/Número. (Para obtener más información, consulte Tipos de columnas).

    NOTA: La columna principal es la única columna que le permite especificar la jerarquía. Para obtener más información, consulte el artículo Jerarquías: Cómo aplicar y retirar las sangrías en las filas.
  6. Si la hoja incluye fórmulas, puede especificar si desea que dichas fórmulas se incluyan en la hoja importada. Si no desea importar fórmulas, quite la marca de verificación de la casilla Incluir fórmulas en la importación.
  7. Haga clic en Importar.

Se crea una nueva hoja en Smartsheet con los datos importados.

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Cómo importar un panel de Atlassian Trello

Si importa un panel de Atlassian Trello, puede importar hasta 5000 tarjetas o 50 listas. Si las tarjetas incluyen imágenes de portada, tenga en cuenta que existe un límite acumulativo de 10 MB para importar estos archivos de imágenes.

Seleccione el panel que desea importar y haga clic en Aceptar. Se crea una nueva hoja en Smartsheet con los datos importados. De manera predeterminada, se mostrará la hoja en la Vista de tarjeta.

Cuando importa un panel de Atlassian Trello, se crearán siempre las siguientes columnas en Smartsheet (verá estas columnas en la vista de cuadrícula). 

  • Nombre de la tarea Los campos en esta columna mostrarán los nombres utilizados para las tarjetas en Trello. Tendrá el formato de columna texto/número.
  • Lista Esta columna incluye todos los nombres de la lista del panel de Trello. Los nombres de las listas aparecerán como nombres definidos de columnas en la vista de tarjeta de Smartsheet.
  • Miembros Esta columma incluirá los nombres de los miembros del panel de Trello (las personas con las que comparte el panel de Trello) en una lista desplegable.
  • Fecha de vencimiento Si ha configurado una fecha de vencimiento para una tarjeta, aparecerá en el campo en la columna Fecha de vencimiento. Esta columna tendrá el formato de columna de fecha.
  • Descripción El texto de la descripción del panel de Trello se incluirá aquí. Esta columna tendrá el formato de columna texto/número.

Se incluirán columnas e información adicional en las tarjetas en función de lo que esté incluido en el panel de Trello.

NOTA: Las tarjetas archivadas no se importarán desde Trello.

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