Solicitar y aceptar una licencia

Vea la siguiente información que coincide con el modelo de su plan. Si no sabe con seguridad cuál es su tipo de modelo, aprenda cómo determinar el modelo que usa su plan.

Unirse a un plan existente: Modelo de suscripción de usuarios

Cuando un colega comparte un espacio de trabajo, una hoja, un panel o un informe con usted, puede comenzar a colaborar de inmediato. Si necesita permisos diferentes, o si tiene un enlace, pero no tiene permisos, puede solicitarlos. Consulte Solicitar acceso a un elemento para obtener más información.

Información para administradores del sistema

Para obtener más información sobre cómo agregar usuarios a su plan de Modelo de suscripción de usuarios, consulte estos recursos:

• Descripción general del Modelo de suscripción de usuarios
• Administrar usuarios en el Modelo de suscripción de usuarios

Unirse a un plan existente: Modelo de colaborador heredado

Ya probó Smartsheet, le gustó y está listo para comprar una licencia y aprovechar al máximo todas las funciones que ofrece la plataforma. La forma más fácil de hacerlo es solicitar una licencia de una cuenta que ya exista en su organización.

Según cómo hayan configurado Smartsheet los administradores del sistema de su organización, es posible que pueda solicitarla directamente desde la aplicación.

Para solicitar una licencia

Si un administrador del sistema de Smartsheet de su organización habilitó la Detección de cuentas, puede hacer lo siguiente:

• Responder al mensaje Unirse a una cuenta : Si recibe un mensaje en el que se le pregunta si desea unirse a una cuenta existente, seleccione el nombre de la cuenta a la que quiere unirse y haga clic en Pedir unirse.
• Unirse a través de su cuenta: Utilice la herramienta Detección de cuentas. O bien seleccione Cuenta (en el extremo inferior izquierdo de la ventana de Smartsheet). En el panel de la izquierda, seleccione Información del plan y haga clic en Unirse a una cuenta. Complete la solicitud y seleccione Enviar.

Recibirá un mensaje de correo electrónico cuando el administrador del sistema esté listo para agregarlo a la cuenta.

Información para administradores del sistema

Con la herramienta Detección de cuentas, es más sencillo agregar personas a su cuenta y administrar a los usuarios de su organización.

Las personas de su organización que usan Smartsheet de forma gratuita, o quienes tienen una versión de prueba, pueden ver qué cuentas de Smartsheet de su organización están disponibles para unirse. De manera sencilla, podrán solicitarle una licencia y usted podrá aprobarla haciendo clic directamente desde su correo electrónico.

Para permitir que las personas de su organización detecten su cuenta y soliciten una licencia: 

• Debe ser administrador del sistema con una licencia paga.

• La cuenta debe usar una dirección con dominio válido que sea propiedad de su organización. En tal sentido, las direcciones que usan dominios comunes de Proveedores de servicios de Internet (ISP), como @gmail.com, no califican.

  El dominio de la cuenta está determinado por la dirección de correo electrónico del contacto principal. Este puede cambiar si cambia el contacto principal. 

• El dominio no debe tener el Aprovisionamiento automático de usuarios habilitado. 

Actualizar un usuario y otorgarle una licencia 

Las solicitudes de licencia se envían por correo electrónico. Seleccione Agregar a la cuenta en el correo electrónico para ir a la ventana Solicitudes de licencia en el Centro de administración.

Activar o desactivar la Detección de cuentas

Los usuarios del plan Pro no pueden desactivar la Detección de cuentas. 

1. Inicie sesión en el Centro de administración.
2. Seleccione el ícono de Menú en la esquina superior izquierda de la pantalla.
3. Vaya a Configuración > Controles de seguridad > Permisos.
4. En Detección de cuentas, deslice el botón para activar o desactivar la función. 

Asegúrese de que el nombre de la cuenta refleje el nombre del grupo o departamento al que pertenece. Por ejemplo, si es administrador del sistema de una cuenta que utiliza el departamento de Marketing de MBF Corp, asígnele el nombre MBF Marketing a la cuenta para distinguirla del departamento de Contabilidad de MBF Corp.

Obtenga información sobre cómo cambiar el contacto principal o el nombre de la cuenta.

Aceptar o rechazar una invitación por correo electrónico

1. Busque una invitación de la siguiente dirección de correo electrónico: user@smartsheet.com.
2. Seleccione Aceptar o Rechazar. Al hacerlo, se abrirá la página de inicio de sesión de Smartsheet.

   • Si es un usuario nuevo y aún no estableció una contraseña, ingrese su dirección de correo electrónico y seleccione Continuar > ¿Olvidó la contraseña? para crear una y obtener acceso a Smartsheet. Esta acción desencadenará un proceso de restablecimiento de contraseña, a partir del cual se le enviará un segundo correo electrónico y se le permitirá establecer una contraseña. 

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3. Inicie sesión en su cuenta de Smartsheet. Aparecerá una ventana emergente para confirmar la acción.
4. Seleccione Aceptar o Rechazar. Aparecerá un mensaje de confirmación.
5. Seleccione Aceptar. 

Notas

• Si ya inició sesión, es posible que reciba una notificación para unirse a una cuenta. Si rechaza la invitación, su cuenta y acceso a Smartsheet seguirán siendo los mismos.
• Los usuarios no dispondrán de inicio de sesión único (SSO) hasta que acepten la invitación, ya que aún no forman parte de la cuenta de Smartsheet de la organización. La configuración de autenticación solo se aplica a los usuarios invitados después de la aceptación. Los usuarios pueden crear una contraseña, iniciar sesión con su correo electrónico y contraseña, y, posteriormente, ver el mensaje de invitación.

Para usuarios con una suscripción paga de Smartsheet

Si es usuario de un plan pago y acepta la invitación para unirse a una cuenta: 

• No se emitirá una factura por la cuenta anterior. La cuenta que envió la invitación gestionará los pagos futuros.
• La cuenta del Administrador del sistema que envió la invitación adquirirá su cuenta y la fusionará.

Después de unirse a la cuenta

Su cuenta quedará a cargo del nuevo Administrador del sistema. Las hojas que cree heredarán la configuración global para las cuentas que haya determinado el Administrador del sistema. Esto afectará su capacidad para publicar desde Smartsheet o cambiar elementos de marca personalizados.

Para administradores del sistema

El Administrador del sistema de la cuenta de su organización podrá realizar lo siguiente:

• Transferir los permisos de Propietario de sus hojas a otros usuarios

• Configurar los controles de seguridad que utiliza para iniciar sesión en Smartsheet; controlar con quiénes puede compartir información, a quiénes puede enviársela y a quién puede agregar a un grupo (en función de la dirección de correo electrónico). 

  Solo los administradores de sistemas empresariales pueden configurar los controles de seguridad.

Implicaciones del plan de Negocios

Si es Administrador del sistema de un plan de Negocios (o de un plan heredado, como un plan de Equipo), usted y los usuarios de su cuenta se verán afectados de la siguiente forma:

• Los usuarios activos de su cuenta pasarán a la cuenta propiedad del Administrador del sistema que envió la invitación. La cuenta que invita debe tener una cantidad suficiente de licencias de usuarios disponibles para cubrir a todos los usuarios con licencia adquiridos.
• Para mantener su propio acceso de Usuario con licencia, Visor de recursos, Administrador de grupo y Administrador del sistema, el usuario que envió la invitación debe otorgárselo.
• El resto de los usuarios con licencia, visores de recursos o administradores de grupos de la cuenta adquirida conservarán sus niveles de acceso actuales.
• Los administradores del sistema de la cuenta adquirida perderán el acceso como tales. El Administrador del sistema de la cuenta a la que se unirá deberá volver a concederle acceso como Administrador del sistema.
• No se modificarán las vistas de grupos y recursos configuradas en la cuenta adquirida.
• Se reemplazará la configuración global de la cuenta adquirida.