Configurar controles de seguridad para un plan Empresarial

El administrador del sistema de un plan Empresarial puede configurar controles de seguridad para administrar la manera de trabajar de los usuarios en Smartsheet.Para comenzar, seleccione Cuenta> Administración de la cuenta y, luego, Controles de seguridad en el panel de la izquierda de la ventana Administración de la cuenta.

Los administradores del sistema pueden:

Quiénes pueden usar esta capacidad

Ícono de requisitos de permisos Los administradores del sistema de cuentas de Smartsheet pueden configurar los controles de seguridad.

Ícono de disponibilidad del plan Las capacidades que se analizan aquí se encuentran disponibles únicamente en planes Empresariales.

Configurar una lista aprobada de uso compartido de dominios

Utilice esta capacidad para restringir el uso compartido por dominio o por direcciones de correo electrónico específicas. Por ejemplo, puede utilizarla para asegurarse de que las hojas se compartan únicamente con las personas que tienen dirección de correo electrónico de la empresa.Para hacerlo, deberá configurar una lista autorizada.

NOTAS:

  • Asimismo, se evitará que los usuarios envíen correos electrónicos desde Smartsheet a dominios y direcciones de correo electrónico restringidos.
  • Será necesario agregar subdominios a la lista autorizada de manera individual, ya que no se encuentran incluidos cuando se agrega un dominio a la lista autorizada. Por ejemplo, al agregar "empresa.com" a la lista autorizada no se agregará "portal.empresa.com" a la lista autorizada también. (Deberá agregar ambos dominios a la lista autorizada).
  1. Seleccione Cuenta > Administración de la cuenta > Controles de seguridad.
  2. En la sección Uso compartido de dominios aprobados, seleccione Editar.

    Aparece la ventana Lista aprobada de uso compartido de dominios:
     
  3. Seleccione la casilla de verificación Habilitar el uso compartido en Smartsheet solo a los dominios y las direcciones de correo electrónico que se mencionan abajo.
  4. En el recuadro Dominios aprobados, escriba cada uno de los dominios de correo electrónico (por ejemplo: dominiodelaempresa.com) que los usuarios estarán autorizados a compartir.

    NOTA: Cada dominio debe aparecer en una línea independiente.

    Si hay direcciones de correo electrónico específicas con las que los usuarios deberían poder compartir que quedan fuera de los dominios permitidos, ingréselas en el recuadro Direcciones de correo electrónico aprobadas.

    CONSEJO: Proporcione un enlace a un formulario para que los miembros del plan de su organización puedan solicitarles a los administradores del sistema que agreguen otros dominios o direcciones de correo electrónico a la lista autorizada. El enlace se mostrará en una ventana de Smartsheet cada vez que los usuarios de su plan intenten compartir un elemento o enviarlo por correo electrónico desde Smartsheet a una persona cuya dirección de correo electrónico no forma parte de la lista autorizada. El enlace puede ser:
    • Una URL a un sistema existente que utiliza su organización (por ejemplo, un sitio de tickets de TI).
    • Un formulario de Smartsheet (consulte nuestro artículo sobre Formularios para obtener más información).
       
  5. Seleccione Aceptar.

Una vez habilitada la capacidad Uso compartido de direcciones y dominios aprobados, los miembros de su cuenta deben utilizar direcciones de correo electrónico con dominios aprobados al realizar las siguientes acciones:

  • Compartir hojas y espacios de trabajo.
  • Enviar filas
  • Utilizar enlaces de formularios
  • Enviar manual o automáticamente todo tipo de alerta o solicitud (alertas, recordatorios, solicitudes de actualización, solicitudes de aprobación)

Los elementos de Smartsheet que se compartieron antes de que se habiliten las restricciones de dominio seguirán siendo de uso compartido para quienes no forman parte de dominios aprobados. Puede generar un Informe de acceso a las hojas para ver qué elementos se han compartido con quiénes. Para más información al respecto, consulte aquí.

Modificar una lista de usos compartidos de dominios aprobados

Para cambiar la lista:

  1. Seleccione Cuenta > Administración de la cuenta > Controles de seguridad.
  2. En la sección Uso compartido de dominios aprobados, seleccione Editar.
  3. Seleccione el botón Editar en el formulario Controles de seguridad.
  4. Agregue, edite o elimine dominios y direcciones de la lista, y luego haga clic en Aceptar.

Para deshabilitar esta capacidad, seleccione el botón Editar, desmarque la casilla de verificación Habilitado y seleccione Aceptar.

Cambiar las opciones de grupo

Restrinja el tipo de usuario que los administradores del grupo pueden agregar al grupo. Por ejemplo, puede establecer este límite solo para los usuarios en la cuenta, o permitir todos los usuarios y contactos externos en grupos.

  1. Seleccione Cuenta > Administración de la cuenta > Controles de seguridad.
  2. Haga clic en Editar en la sección Opciones de los miembros del grupo.

    Aparecerá la ventana Opciones de administración de grupos:
     
  3. Seleccione si desea que la membresía del grupo se limite a usuarios de la cuenta solamente. Si selecciona esta opción, los administradores de grupos solo podrán agregar a los grupos a los usuarios que aparecen en la pantalla Administración de usuarios.

Para obtener más información sobre cómo crear y administrar grupos, consulte el artículo de ayuda Administrar grupos.

Administrar las opciones de autenticación

Todos los clientes de Smartsheet pueden iniciar sesión con su dirección de correo electrónico y contraseña de Smartsheet, o bien, pueden elegir entre distintas opciones de inicio de sesión único (SSO). Los administradores del sistema tienen la capacidad para desactivar cualquiera de estas opciones de inicio de sesión, si así lo desean.

Para obtener más información, lea el artículo Administrar las opciones de autenticación para un plan Empresarial (administrador del sistema).
 

Habilitar el Aprovisionamiento automático de usuarios

El Aprovisionamiento automático de usuarios automatiza el proceso de agregar usuarios a una cuenta Enterprise en Smartsheet. En lugar de invitar manualmente a los usuarios a través de la pantalla Administración de usuarios, habilite esta capacidad para agregar usuarios de manera automática a su cuenta, en caso que se suscriban a Smartsheet con una dirección de correo electrónico de propiedad de su organización. Puede optar por agregar usuarios automáticamente a la cuenta como usuarios con licencia o sin licencia, según el acceso que quiera darles.

Consulte nuestro artículo de ayuda sobre el Aprovisionamiento automático de usuarios para obtener instrucciones detalladas. Para completar el proceso, será necesario que agregue registro(s) al Sistema de nombre de dominio (DNS), para lo cual tal vez sea necesario que consulte con un recurso técnico interno para obtener ayuda.