Controles de seguridad (solo Enterprise)

Los administradores de sistemas de los planes Enterprise tienen acceso para configurar las Opciones de seguridad y, así, controlar la forma en que los usuarios utilizan Smartsheet. Los administradores de sistemas pueden configurar una Lista de uso compartido de dominios aprobados para evitar que las hojas se compartan o envíen a direcciones no autorizadas de correo electrónico, limitar las Opciones de membresía en grupos para incluir exclusivamente a los usuarios de la cuenta, elegir las Opciones de autenticación permitidas para los usuarios y habilitar la función de Aprovisionamiento automático de usuarios para agregar nuevos usuarios de manera automática a la cuenta si se suscriben a Smartsheet utilizando una dirección de correo electrónico de propiedad de la organización.

Para administrar estas configuraciones, haga clic en Cuenta > Administración de cuentas y, luego, en Controles de seguridad a la izquierda.


 

Configurar una lista aprobada de uso compartido de dominios

Con esta función, es posible que los administradores de sistemas o los planes Enterprise limiten el uso compartido por dominio, o por dirección específica de correo electrónico, configurando una lista blanca. Por ejemplo, los administradores de sistemas pueden garantizar que las hojas solo se compartan a ciertas personas con una determinada dirección de correo electrónico de la compañía.

NOTA: Se impedirá que los usuarios envíen correos electrónicos salientes (enviar fila, solicitar actualización, etc.) a dominios y direcciones de correo electrónico restringidos.

  1. Haga clic en Cuenta en el extremo superior izquierdo > Administrador de cuenta > Controles de seguridad.

  2. Haga clic en el botón Editar en la sección Uso compartido de dominios aprobados. Aparece el formulario Lista aprobada de uso compartido de dominios:


  3. Seleccione la casilla para Habilitar el uso compartido en Smartsheet solo a los dominios y las direcciones de correo electrónico que se mencionan abajo.

  4. Ingrese cada dominio de correo electrónico (por ejemplo: dominiodelaempresa.com) con el que los usuarios podrán compartir contenido en una línea diferente en el primer campo de texto.

  5. Si hay direcciones de correo electrónico específicas con las que los usuarios deberían poder compartir contenido que caen fuera de los dominios permitidos, ingréselas en el segundo campo de texto.

  6. Haga clic en Aceptar.

Una vez habilitada la función Uso compartido de direcciones y dominios aprobados, los usuarios solo podrán compartir hojas y espacios de trabajo, enviar filas y enviar solicitudes de actualización de Smartsheet a las personas detalladas.

Para cambiar la lista, haga clic en el botón Editar en el formulario Controles de seguridad, agregue, edite, elimine dominios/direcciones de la lista, y haga clic en Aceptar. Para deshabilitar la función, haga clic en el botón Editar, anule la selección de la casilla de verificación Habilitado y haga clic en Aceptar.
 

Cambiar las opciones de grupo

Los administradores de sistemas de planes Enterprise pueden restringir el tipo de usuarios que los administradores del grupo pueden agregar al grupo. Puede establecer este límite solo para los usuarios en la cuenta, o permitir todos los usuarios y contactos externos en grupos.

SUGERENCIA: Para obtener más información sobre cómo crear y administrar grupos, lea nuestro artículo Administración de grupos.
  1. Haga clic en Cuenta en el extremo superior izquierdo > Administrador de cuenta > Controles de seguridad.

  2. Haga clic en el botón Editar en la sección Opciones de membresía de grupo. Aparecerá el formulario Opciones de administración de grupos:


  3. Seleccione si desea que la membresía del grupo se Limite a usuarios de la cuenta solamente. Si selecciona esta opción, los administradores de grupos solo podrán agregar a los grupos a los usuarios que aparecen en la pantalla Administración de usuarios.
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Administrar opciones de autenticación

Todos los usuarios de Smartsheet pueden iniciar sesión utilizando su dirección de correo electrónico y contraseña de Smartsheet; o bien, pueden realizar un inicio de sesión único en nuestra aplicación desde Google o Microsoft Office 365 para el trabajo o la escuela. Los administradores de sistemas tienen la capacidad para desactivar cualquiera de estas opciones de registro, si así lo desean. Obtenga más información al respecto en nuestro artículo Administrar opciones de autenticación

También proporcionamos integración con SAML (lenguaje de marcado de aserción de seguridad) para que nuestros clientes de planes Enterprise puedan tener una experiencia de registro único con Smartsheet desde su red local. Actualmente, Smartsheet solo es compatible con SAML2 para registro único y con los siguientes  proveedores de identidades que cumplen con SAML2: OneLogin, ADFS 2.0, Shibboleth, PingIdentity y Okta.

Para configurar el servicio de Registro Único (SSO) con SAML2, consulte las instrucciones detalladas en el artículo Administrar opciones de autenticación. Estas instrucciones requerirán de la ayuda de un profesional técnico familiarizado con SAML y que tenga acceso al Proveedor de identidad configurado para Smartsheet.com. Le indicará cómo configurar su Proveedor de identidad para SAML con Smartsheet y cómo configurar Smartsheet cuando requiere del acceso como administrador del sistema de la cuenta.

Habilitar el Aprovisionamiento automático de usuarios

El Aprovisionamiento automático de usuarios automatiza el proceso de agregar usuarios a una cuenta Enterprise en Smartsheet. En lugar de invitar manualmente a los usuarios a través de la pantalla Administración de usuarios, habilite esta función para agregar usuarios de manera automática a su cuenta, en caso que se suscriban a Smartsheet con una dirección de correo electrónico de propiedad de su organización. Puede optar por agregar usuarios automáticamente a la cuenta como usuarios con licencia o sin licencia, según el acceso que quiera darles.

Consulte nuestro artículo de ayuda sobre el Aprovisionamiento automático de usuarios para obtener instrucciones detalladas. Para completar el proceso, será necesario que agregue registro(s) al Sistema de nombre de dominio (DNS), para lo cual tal vez sea necesario que consulte con un recurso técnico interno para obtener ayuda.  
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