Configurar controles de seguridad para un plan Empresarial

El administrador del sistema de un plan Empresarial puede configurar controles de seguridad para administrar cómo los usuarios trabajan en Smartsheet. Para comenzar, seleccione Cuenta > Centro de administración y, luego, Lista de uso compartido seguro en el panel de la izquierda de la ventana Administración de la cuenta.

Los administradores del sistema pueden hacer lo siguiente:

• Configurar una lista aprobada de uso compartido de dominios para evitar que se compartan las hojas con direcciones de correo electrónico no autorizadas o que se envíen a ellas
• Limitar las opciones de los miembros del grupo para incluir solo a los usuarios de la cuenta
• Elegir qué opciones de autenticación están autorizadas para los usuarios
• Habilitar el aprovisionamiento automático de usuarios para agregar nuevos usuarios de manera automática a la cuenta si se registran en Smartsheet utilizando una dirección de correo electrónico de propiedad de la organización

Si tiene varios planes y uno de ellos es el plan principal en el Administrador de plan Empresarial, puede configurar controles de uso compartido seguro en el plan principal y, así, todos los planes administrados heredarán esos controles. Puede cambiar estos ajustes en el plan administrado si usted es administrador en el plan principal.

Configurar una lista aprobada de uso compartido de dominios

Utilice esta capacidad para restringir el uso compartido por dominio o por direcciones de correo electrónico específicas. Por ejemplo, para asegurarse de que las hojas se compartan únicamente con las personas que tienen dirección de correo electrónico de la empresa. Para hacerlo, deberá configurar una lista autorizada.

Cuando se habilite el Uso compartido con dominios aprobados, todos los flujos de trabajo que solo tengan destinatarios fuera de la lista de usos compartidos de dominios aprobados quedarán desactivados con el mensaje "Destinatario no válido". Para garantizar que no se desactiven los flujos de trabajo, asegúrese de que todos los destinatarios de la automatización del flujo de trabajo se agreguen al Uso compartido con dominios aprobados. Por otro lado, asegúrese de que haya, como mínimo, un destinatario en cada flujo de trabajo de la lista de Uso compartido con dominios aprobados.

NOTAS: 

• También se evitará que los usuarios envíen correos electrónicos desde Smartsheet a dominios y direcciones de correo electrónico restringidos.
• Será necesario agregar los subdominios a la lista autorizada de manera individual, ya que no quedan autorizados cuando se agrega un dominio a la lista autorizada. Por ejemplo, al agregar "empresa.com" a la lista autorizada, no se agregará "portal.empresa.com" a la lista autorizada (deberá agregar ambos dominios a la lista autorizada).
• Una vez habilitadas, las capacidades Dominios aprobados y Uso compartido de direcciones restringirán quiénes pueden recibir correos electrónicos de notificación.

1. Seleccione Cuenta > Centro de administración >  Lista de uso compartido seguro.
2. En la sección Uso compartido de dominios aprobados, seleccione Editar.
   
   Aparece la ventana Lista aprobada de uso compartido de dominios:
   
3. Seleccione la casilla de verificación Habilitar el uso compartido en Smartsheet solo a los dominios y las direcciones de correo electrónico que se mencionan abajo.
4. En el recuadro Dominios aprobados, escriba cada uno de los dominios de correo electrónico (por ejemplo: dominiodelaempresa.com) que los usuarios estarán autorizados a compartir.
   
   NOTA: Cada dominio debe aparecer en una línea independiente.
   
   Si hay direcciones de correo electrónico específicas con las que los usuarios deberían poder compartir fuera de los dominios permitidos, ingréselas en el recuadro Direcciones de correo electrónico aprobadas.
   
   CONSEJO: Proporcione un enlace a un formulario para que los miembros del plan de su organización puedan solicitarles a los administradores del sistema que agreguen otros dominios o direcciones de correo electrónico a la lista autorizada. El enlace se mostrará en una ventana de Smartsheet cada vez que los usuarios de su plan intenten compartir un elemento o enviarlo por correo electrónico desde Smartsheet a una persona cuya dirección de correo electrónico no forme parte de la lista autorizada. El enlace puede ser una de las siguientes opciones: 
   • Una URL a un sistema existente que utiliza su organización (por ejemplo, un sitio de tickets de TI) 
   • Un formulario de Smartsheet (consulte nuestro artículo sobre Formularios para obtener más información)
      
5. Seleccione Aceptar.

Una vez habilitada la capacidad Uso compartido de direcciones y dominios aprobados, los miembros de su cuenta deben utilizar direcciones de correo electrónico con dominios aprobados al realizar las siguientes acciones:

• Compartir hojas y espacios de trabajo
• Enviar filas.
• Usar la opción Enviar enlace al formulario en el enlace al formulario
• Enviar O RECIBIR manual o automáticamente todo tipo de alerta o solicitud (alertas, recordatorios, solicitudes de actualización, solicitudes de aprobación)

Los elementos de Smartsheet que se compartieron antes de que se habiliten las restricciones de dominio seguirán siendo de uso compartido para quienes no formen parte de dominios aprobados. Puede generar un Informe de acceso a las hojas para ver qué elementos se han compartido y con quiénes. Para más información al respecto, consulte aquí.

Modificar una lista de usos compartidos de dominios aprobados

Para cambiar la lista, siga estos pasos:

1. Seleccione Cuenta > Centro de administración >  Lista de uso compartido seguro.
2. En la sección Uso compartido de dominios aprobados, seleccione Editar.
3. Seleccione el botón Editar en el formulario Controles de seguridad.
4. Agregue, edite o elimine dominios y direcciones de la lista y, luego, haga clic en Aceptar.

Para deshabilitar esta capacidad, seleccione el botón Editar, desmarque la casilla de verificación Habilitado y seleccione Aceptar.

Cambiar las opciones de grupo

Restrinja el tipo de usuario que los administradores del grupo pueden agregar al grupo. Por ejemplo, puede establecer este límite solo para los usuarios en la cuenta o permitir todos los usuarios y contactos externos en grupos.

1. Seleccione Cuenta > Centro de administración >  Lista de uso compartido seguro.
2. Haga clic en Editar en la sección Opciones de los miembros del grupo.
   
   Aparecerá la ventana Opciones de administración de grupos:
    
3. Seleccione si desea que la membresía del grupo se limite a usuarios de la cuenta solamente. Si selecciona esta opción, los administradores de grupos solo podrán agregar a los grupos a los usuarios que aparecen en la pantalla Administración de usuarios.

Para obtener más información sobre cómo crear y administrar grupos, consulte el artículo de ayuda Administrar grupos.

Administrar las opciones de autenticación

Todos los clientes de Smartsheet pueden iniciar sesión con su dirección de correo electrónico y contraseña de Smartsheet, o pueden elegir entre distintas opciones de inicio de sesión único (SSO). Los administradores del sistema pueden desactivar cualquiera de estas opciones de inicio de sesión si lo desean.

Para obtener más información, lea el artículo Administrar las opciones de autenticación para un plan Empresarial (administrador del sistema).
 

Habilitar el Aprovisionamiento automático de usuarios

El Aprovisionamiento automático de usuarios automatiza el proceso de agregar usuarios a una cuenta Empresarial en Smartsheet. En lugar de invitar manualmente a los usuarios a través de la pantalla Administración de usuarios, habilite esta capacidad para agregar usuarios de manera automática a su cuenta en caso de que se suscriban a Smartsheet con una dirección de correo electrónico de propiedad de su organización. Puede optar por agregar usuarios automáticamente a la cuenta como usuarios con licencia o sin licencia, según el acceso que quiera darles.

Consulte nuestro artículo de ayuda sobre el Aprovisionamiento automático de usuarios para obtener instrucciones detalladas. Para completar el proceso, será necesario que agregue uno o más registros al sistema de nombres de dominio (DNS), para lo cual tal vez tenga que consultar a un recurso técnico interno que le pueda brindar ayuda.  

Aplicar ajustes de seguridad a los formularios

De forma predeterminada, todos los formularios son anónimos y están disponibles para cualquier usuario que tenga un enlace a estos. Puede limitar el acceso a formularios a las personas que tengan un inicio de sesión de Smartsheet o estén incluidas su cuenta de Smartsheet a través de la lista de uso compartido seguro. 

Cuando se seleccionan estos ajustes en el Centro de administración, se aplican como los permisos mínimos para todos los formularios de su cuenta y no pueden cambiarse en el creador de formularios.