Crear un filtro para mostrar u ocultar datos

Puede filtrar las filas de la hoja con columnas que coincidan con condiciones específicas que le interesen. A continuación, le mostramos algunas de las condiciones que puede comprobar respecto de una columna:

• Coincide con un valor específico o un valor incluido en una lista.
• No coincide con ninguno de los valores incluidos en una lista.
• Mayor que, menor que o igual a un valor.
• En blanco o vacío
• No es un número
• No es una fecha

Si establece varias condiciones, puede seleccionar si desea mostrar las filas que coincidan

• todas las condiciones
• al menos una condición

Con los permisos adecuados, puede crear filtros para usted mismo o compartirlos con otras personas. 

La funcionalidad de Filtros compartidos que se abarca en este artículo se incluye en los planes Empresarial y de Negocios. Para obtener más información sobre planes y precios, consulte nuestra página Precios.

Permisos requeridos

Lo que pueda hacer con los filtros de una hoja dependerá de los permisos de uso compartido que tenga para esa hoja.

El filtro sin nombre de una hoja es de su exclusividad. Puede configurarlo como desee.

Crear un filtro

1. En la barra de herramientas, vaya a Filtro > Nuevo filtro. Aparecerá el editor de filtros. 

   Brandfolder Image

   

2. Para crear un filtro con nombre, complete el campo Nombre . (Requiere permisos de Editor o superiores, para la hoja)

   O bien

   Para crear un filtro sin nombre, deje en blanco el campo Nombre .

3. En Mostrar filas que coincidan, defina una o más condiciones para filtrar los datos que desee.

   El tipo de datos de una columna determina los operadores condicionales disponibles para ella. Por ejemplo, contiene solo se puede usar con cadenas de texto y contactos, y está entre solo se puede usar con fechas y números.

4. Alterne el enlace junto a Mostrar filas que coincidan para alternar entre coincidencias de todas las condiciones o al menos una condición.
5. Para compartir el filtro con otros colaboradores de hojas (requiere permisos de administrador de la hoja o superiores), seleccione la casilla de verificación Compartir filtro.
6. Si su hoja utiliza jerarquía, puede filtrar por filas primarias seleccionando la casilla de verificación Incluir filas primarias.
7. Seleccione Aplicarpara ver los resultados del filtrado.

Aparecen las filas que coinciden con su filtro, mientras que las otras filas permanecen ocultas.

En el menú Filtro, aparece el nombre del filtro. Si el filtro no tiene nombre, se muestra como Filtro sin nombre. Si compartió el filtro, el ícono de compartir   Brandfolder Image   aparece junto al nombre del filtro.

Modificar un filtro

Siempre puede regresar y cambiar las condiciones de un filtro existente:

1. En el menú Filtro, ubíquese sobre el nombre del filtro y seleccione el ícono Editar  Brandfolder Image .
    

   El título del formulario mostrará el nombre del filtro que está modificando. Verifique el título para asegurarse de estar modificando el filtro correcto.

2. En el formulario Editar filtro, actualice las condiciones según lo desee.
3. Seleccione Aplicar.

El filtro actualizado se aplica a la hoja.

Si no tiene permisos de Editor o superiores, solo puede modificar los filtros sin nombre.

Desactivar un filtro

Para dejar de aplicar el filtro actual de una hoja, seleccione el nombre del filtro en la barra superior. El nombre del elemento del menú cambia a Filtro desactivado.

Eliminar un filtro

A continuación, le mostramos cómo eliminar un filtro de la hoja:

1. En el menú de filtro, ubíquese sobre el nombre del filtro y seleccione el ícono de eliminar  Brandfolder Image .
2. Seleccione Eliminar.

Filtros adicionales

En las vistas de  tablero y línea de tiempo, puede filtrar aún más sus datos agregando filtros adicionales y temporales. Puede usar estos filtros ad-hoc por su cuenta o puede usarlos con sus filtros guardados.

1. Seleccione Agregar un filtro.
2. En la lista desplegable de la columna, seleccione la columna y los criterios.

Puede guardar y compartir estos filtros según sea necesario.

Brandfolder Image

Consejos para trabajar con condiciones

A medida que especifica las condiciones de los filtros, puede tener una idea de cómo configurar los criterios que le resulten más útiles. A continuación, le mostramos algunas ideas para empezar:

• Para especificar que un filtro utilice todos los criterios especificados o solo uno de ellos, seleccione el enlace junto a Mostrar filas que coincidan para alternar entre todas las condiciones y al menos una condición.
• Busque filas en las que puedan faltar datos con la condición está en blanco .
• Si su hoja utiliza jerarquía, puede elegir que su filtro incluya filas primarias seleccionando la casilla de verificación Incluir filas primarias.
• Centre a los colaboradores en las tareas asignadas creando el filtro de usuario actual. Para obtener más detalles, consulte Ver sus tareas asignadas.  
• Utilice el criterio Filtro de la fila para restringir la búsqueda a datos de ruta crítica, archivos adjuntos, comentarios y filas bloqueadas. 

• Para encontrar las filas que contienen un valor numérico puro mediante un filtro, debe convertir el número en texto. Para ello, puede crear una nueva columna y la fórmula siguiente: 

  =[NumberColumn]1 + ""

donde [NumberColumn] es el nombre de la columna y el número de fila es 1. Copie esa fórmula al resto de la nueva columna.

Los filtros no encuentran valores numéricos puros. 

Filtre datos de ruta crítica, archivos adjuntos, comentarios y filas bloqueadas

Utilice el criterio Filtro de la fila para limitar las tareas de ruta crítica, los archivos adjuntos y los comentarios sobre los que debe actuar, y las filas que están bloqueadas para evitar que determinadas personas las editen.

Seleccione Fila en el primer campo desplegable para ver estas opciones.
 

Aislar los datos de la ruta crítica

Si configuró su hoja para resaltar filas de ruta crítica, puede aplicar un filtro con está en ruta crítica o no está en ruta crítica como criterio para mostrar u ocultar filas de ruta crítica. Los pasos sobre cómo habilitar la ruta crítica en su hoja están disponibles en Realizar el seguimiento de la ruta crítica en un proyecto.

Encuentre rápidamente filas con archivos adjuntos y comentarios

Puede crear un filtro con los criterios de fila que muestran u ocultan filas que contienen archivos adjuntos o comentarios. Utilice tiene archivos adjuntos o tiene comentarios para aislar solo las filas para descargar archivos adjuntos o responder rápidamente a los hilos de comentarios. Los criterios no tiene archivos adjuntos o no tiene comentarios ocultan las filas con archivos adjuntos o comentarios. 

Buscar filas bloqueadas y desbloqueadas

Utilice La fila está bloqueada o La fila no está bloqueada para mostrar u ocultar filas que solo pueden editar las personas con permisos de uso compartido de administrador en una hoja. Esto puede ayudar a las personas con permisos de Editor a reducir las filas que pueden editar.