Cree un filtro para mostrar u ocultar datos

Con los permisos adecuados, puede crear filtros para su propio uso o para compartir con otros. ¿Necesita una descripción general rápida? Consulte Aspectos básicos del filtro.

Cree un filtro de Usuario actual compartido, por ejemplo, para que todos los colaboradores de su hoja puedan ver rápidamente las tareas que se les han asignado. Para obtener detalles sobre la creación de un filtro de Usuario actual compartido, consulte nuestro artículo Ver sus tareas asignadas .  

NOTA: La funcionalidad Filtros compartidos que se trata aquí se encuentra incluida en los planes de Negocios y Enterprise. Para obtener más información sobre los planes y los precios, como las funciones incluidas en cada uno de los planes, consulte nuestra página Precios.

En este artículo:

Crear y utilizar filtros

Consejos para trabajar con condiciones

 

Permisos obligatorios para trabajar con filtros

Lo que pueda hacer con los filtros de una hoja dependerá de los permisos de uso compartido que tenga para esa hoja.

Filtrar actividadObservadorEditorPropietario o administrador
Crear un “filtro sin nombre”
Aplicar un filtro ya creado
Nombrar un filtro para que pueda reutilizarseNo
Especificar que un filtro debe compartirse con todos los colaboradores de la hoja (plan Equipo o superior)NoNo

Para obtener más información sobre los permisos de uso compartido en el nivel de la hoja, consulte Niveles de permiso de uso compartido.


Crear y utilizar filtros

Filtrar datos con el “Filtro sin nombre”

Cualquier persona con acceso a la hoja puede crear y usar el filtro sin nombre. Cualquier persona que use la hoja verá su propia versión del Filtro sin nombre.

  1. Haga clic en el menú Filtrar y seleccione Nuevo filtro.

    Aparece el formulario Crear nuevo filtro.
     
  2. En el formulario Crear nuevo filtro, en Mostrar filas que coincidan, seleccione las condiciones que desea aplicar a los datos de la hoja y luego haga clic en Aplicar para ver los resultados del filtro.

    En el menú Filtro aparecerá Filtro sin nombre para indicar que los datos se están filtrando según las condiciones especificadas.

Nombrar un filtro para guardar o compartir

Si tiene permisos de editor o superiores para la hoja, puede nombrar un filtro y guardarlo para utilizarlo después. Si tiene permisos de administrador para la hoja, puede especificar que se comparta el filtro con nombre para que cualquier persona del equipo que tenga acceso a la hoja también pueda aplicarlo.

Formulario de nuevo filtro, con 1 junto a la casilla Nombre y 2 junto a la casilla Compartir filtro

  1. Use la casilla Nombre para darle un nombre al filtro.
  2. Seleccione la casilla Compartir filtro para que cualquier persona con acceso a la hoja pueda utilizar el filtro.

Para identificar un filtro que un administrador de la hoja ha guardado para compartir con los demás, busque el indicador de uso compartido Imagen de uso compartidojunto al nombre del filtro.

Modificar un filtro

Después de haber creado un filtro, siempre tiene la opción de retroceder y cambiar los criterios (las condiciones que muestran u ocultan información en la hoja). Le mostramos cómo modificar un filtro:

  1. Aplique el filtro que desea modificar a la hoja (selecciónelo del menú Filtro).

    NOTA: Si no tiene permisos de editor o superiores, el único filtro que puede modificar es el Filtro sin nombre.
     
  2. En el menú Filtro, seleccione Editar filtro actual para abrir el formulario Editar filtro.

    CONSEJO: El título del formulario mostrará el nombre del filtro que está por modificar. Verifique el título para asegurarse de que está modificando el filtro correcto.
     
  3. En el formulario Editar filtro, actualice las condiciones según lo desee y haga clic en Aplicar.

El filtro actualizado se aplicará a la hoja.

Quitar un filtro

Para cancelar un filtro (dejar de aplicarlo a la hoja), seleccione Quitar filtro intercambio de filtro a la izquierda del nombre del filtro.

Eliminar un filtro

Para eliminar un filtro (eliminarlo de la hoja y del menú), selecciónelo del menú Filtro para aplicarlo a la hoja y luego seleccione Eliminar filtro actual.

Consejos para trabajar con condiciones

A medida que especifique condiciones para los filtros, descubrirá cómo establecer los criterios que le sean más útiles. Aquí incluimos algunas ideas que lo ayudarán a comenzar:

  • Cambiar cómo se interpretan los criterios: Para especificar si un filtro utiliza todos los criterios especificados o solo uno de ellos, haga clic en el enlace que está junto a Mostrar filas que coincidan para intercambiar entre todas las condiciones y al menos una condición.
  • Filtrar celdas en blanco: Hallar filas en las que podrían faltar datos mediante el uso de la condición está en blanco.
  • Incluir filas primarias: Si la hoja utiliza una jerarquía, puede elegir que el filtro incluya filas primarias mediante la selección de la casilla Incluir filas primarias. (Para obtener más información sobre el uso de la jerarquía en las hojas, consulte el artículo de ayuda sobre Uso de la jerarquía).
  • Filtrar tareas asignadas: Cree un filtro de Usuario actual para permitir que los colaboradores vean solo las tareas que tienen asignadas. Puede hallar detalles al respecto en nuestro artículo sobre Ver sus tareas asignadas.
  • Utilice el criterio de filtro Fila para aplicar un límite respecto de rutas, adjuntos, comentarios y filas bloqueadas clave. Consulte la sección de abajo para obtener más información.

Filtrar rutas, adjuntos, comentarios y filas bloqueadas clave

Puede usar rutas, adjuntos, comentarios y filas bloqueadas clave como criterios de filtro para mostrar u ocultar ciertas filas. El criterio de filtro Fila lo ayuda a limitar las tareas de rutas, adjuntos y comentarios clave respecto de los cuales precisa actuar, y las filas que están bloqueadas para evitar que ciertas personas las editen.

Seleccione Fila en el primer campo de menú desplegable para ver estas opciones.

filtro de fila

Aislar la ruta clave con un filtro

Si ha configurado su hoja para que muestre filas de rutas clave, puede aplicar un filtro con se encuentra en la ruta clave o no se encuentra en la ruta clave como criterio para mostrar u ocultar filas de ruta clave. Los pasos a seguir para habilitar una ruta clave en su hoja se encuentran disponibles en Seguir la ruta clave de un proyecto.

Filtrar para buscar rápidamente filas que tengan adjuntos y comentarios

Puede crear un filtro con el criterio Fila que muestre u oculte filas que contengan adjuntos o comentarios. Utilice tiene adjuntos o tiene comentarios como criterio para aislar únicamente las filas para descargar adjuntos o responder a hilos de comentarios con mayor rapidez. El criterio no tiene adjuntos o no tiene comentarios ocultará las filas con adjuntos o comentarios. 

Para obtener más información sobre cómo trabajar con adjuntos y comentarios en sus hojas, consulte los siguientes artículos de ayuda:

Buscar filas bloqueadas y no bloqueadas con un filtro

Utilice La fila está bloqueada o La fila no está bloqueada como criterio de filtrado para mostrar u ocultar filas que solo puedan editar las personas con permisos de uso compartido de administración respecto de una hoja. Esto puede ayudar a las personas con permiso de editor a limitarse a las filas que tienen permiso para editar.

Para obtener más información sobre filas bloqueadas, consulte el artículo Bloquear y desbloquear columnas y filas. 

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