Smartsheet Gov: Informe sobre datos de múltiples hojas

Descripción general

Los informes de filas le permiten agregar información de filas de varias hojas. Por ejemplo, si desea ver todas las tareas asignadas, etiquetadas como de alta prioridad y no completadas, y si desea ver esas tareas desde varias hojas, puede hacerlo con un informe de filas.

Un informe se puede enviar, compartir y publicar como una hoja. También puede editar y ordenar los datos en un informe. Tenga en cuenta que un informe es diferente de una hoja porque no hay información almacenada en ella. Debido a esta diferencia, los informes no cuentan contra el límite de hojas para su plan.

El propietario y los administradores del informe pueden editar los criterios del informe en el generador de informes.

• Para editar los datos de las celdas de informe, debe compartirlos en las hojas de origen y de informe con permisos de editor o superiores.
• Para ver los datos en las celdas del informe, debe compartirlos en las hojas de origen y de informe con permisos de Visor o superior. 

Crear un informe de fila

Paso 1: Crear el contenedor de informes

Creará el informe en el Generador de informes. Le contamos cómo empezar.

1. Seleccione el Crear solución (más icono) pestaña en la barra lateral izquierda.
2. Seleccione el Informe Mosaico y luego seleccione Informe de filaNo.
3. Introduzca un nombre para su informe, seleccione “Informe de fila” y seleccione OK.

El nuevo informe se crea en la carpeta Hojas de cálculo.

Paso 2: Seleccionar criterios para incluir en el informe

Cree su informe utilizando las opciones de criterios disponibles en el Generador de informes.

¿Dónde?

Seleccione el ¿Dónde? para seleccionar las hojas y áreas de trabajo que desea incluir en el informe. Las hojas que ha creado o que se le han compartido están disponibles en esta lista.

Para que el informe incluya automáticamente hojas nuevas, puede hacer referencia a todo un área de trabajo. Cuando se agrega una nueva hoja al área de trabajo, el informe hará referencia a ella automáticamente. Para obtener más información sobre los espacios de trabajo, vea Administración de elementos en un espacio de trabajoNo.

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Debe seleccionar al menos una hoja, carpeta o área de trabajo de ¿Dónde? antes de que las otras opciones (¿Quién?, ¿Qué? y Cuándo?) estén disponibles en el Generador de informes.
• Si selecciona una carpeta, las nuevas hojas que agregue a dicha carpeta tras haberla seleccionado no se incluirán en su informe. Para incluir hojas recientemente agregadas, elimine la carpeta desde la pestaña Hoja y, luego, vuelva a agregarla.

¿Quién?

Seleccione el ¿Quién? para seleccionar las personas que desea ver en el informe (por ejemplo, Asignado a es Steve). seleccione el nombre de columna de la columna que incluye las personas que desea incluir en el informe. Las columnas con el tipo de columna Lista de contactos están disponibles para su selección aquí. En el paso 2 de 2, seleccione los nombres de las personas cuyas tareas desea ver. (Para obtener más información acerca de los tipos de columna, vea Tipos de columna).

Puede hacer que el informe sea más versátil seleccionando Usuario actual como criterios para Quién. Por ejemplo, si tiene previsto compartir el informe y desea que la persona que lo vea vea las tareas asignadas, seleccione el Asignado a y, a continuación, seleccione Usuario actualNo.

¿Qué?

Seleccione criterios de informe en los que basar los resultados (por ejemplo, % completado es igual a 1.donde 1 representa el 100%​​​​ ​).

¿Cuándo?

Seleccione una fecha específica o un intervalo de fechas para mostrar (por ejemplo, mostrar filas donde la fecha de vencimiento es en los próximos 7 días). Solo las columnas de tipo Fecha están disponibles para seleccionar de esta lista.

Paso 3: Elija qué información aparecerá en el informe

Para elegir qué columnas de hoja aparecen en el informe, seleccione Columnas en el formulario Generador de informes. Para organizar las columnas, puede arrastrarlas a diferentes ubicaciones de la hoja. De forma predeterminada, las columnas que se utilizan para los criterios del informe se agregan automáticamente al informe junto con la columna Principal y una columna Nombre de hoja. Puede optar por no mostrar estas columnas predeterminadas y puede agregar columnas adicionales seleccionando los nombres de las columnas.

Paso 4: Ejecutar el informe y verlo

seleccionar Guardar para generar el informe.

Tenga en cuenta que la ejecución de un informe por primera vez generalmente llevará más tiempo que las ejecuciones posteriores.

Cierre el Generador de informes para ver el informe.

El informe mostrará 500 filas por página. Si más de 500 filas cumplen los criterios del informe, utilice el Anterior y Siguiente botones en la parte inferior del informe para moverse entre las páginas.

SUGERENCIA: Si el informe incluye columnas de fecha, puede ver los datos en la vista Gantt y en la vista Calendario. Utilice el Vista de Gantt y Vista de calendario botones de la barra de herramientas izquierda para cambiar entre estas vistas.

Modificar un diagrama existente

Desde un informe existente, abra el Generador de informes seleccionando el Generador de informes botón en la parte superior del informe.

Para agregar o quitar columnas en el informe, haga clic con el botón derecho en el encabezado de una columna y seleccione Agregar columna o Quitar columna.

Aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta al modificar los informes:

• El formato (celda, color de fuente, color de fondo, texto en negrita, etc.) que aparece en un informe se basa en el formato de la hoja de origen.
• La jerarquía de las filas no aparece en los informes.
• No es posible modificar las celdas que contienen fórmulas desde un informe.
• Si las dependencias están habilitadas en una hoja:
  • El Fechas de finalización Las filas de esas hojas no se pueden editar desde un informe porque se calculan automáticamente en función de la configuración de dependencia. En cambio, puede editar la fecha de inicio y la duración de una fila para recalcular en forma automática la fecha de finalización.
  • El Fecha de inicio La mayoría de las tareas dirigidas por un predecesor no serán editables a partir de un informe. En cambio, puede modificar la fecha de inicio o la duración de la tarea predecesora para que recalcule las fechas asociadas con las tareas dependientes en forma automática.

Para obtener más información, consulte el artículo del Centro de ayuda Habilitar dependencias y usar predecesores.

Sugerencias para trabajar con criterios de informe

Eliminar criterios de informe

Desde un informe existente, abra el Generador de informes seleccionando el Generador de informes botón en la parte superior del informe.

Seleccione un valor existente para editarlo.

Para eliminar un criterio de informe, pase el ratón sobre él y seleccione el botón de eliminación (x) que aparece a la derecha del criterio.

Usar varios criterios

Para agregar varios criterios a cualquier sección, seleccione Quién, ¿Qué, o Cuando Otra vez. Por ejemplo, en el ¿Qué En esta sección, puede optar por establecer criterios como La prioridad es alta y El estado está en curso.

Usar operadores And y Or en secciones con varios criterios

Por defecto, verás un operador And dentro de una sección si tienes varios criterios: esto significa que una fila tendrá que cumplir todos de los criterios para que se muestre en el informe. Seleccione cualquiera y operador para cambiar los operadores a o operadores. En este caso, siempre y cuando una fila cumpla con uno de los criterios, aparecerá en el informe. No hay una forma de tener una mezcla de operadores And y Or dentro de la misma sección.

Usar y u operadores en todas las secciones

De forma predeterminada, Y los operadores se producen entre los Quién, ¿Qué, y Cuando secciones del Generador de informes. Puede seleccionar en cualquier operador y para cambiarlos todos a O, pero no puede tener una mezcla de ambos operadores Y y O entre secciones.

Crear una condición “No es”

Si desea excluir información de un informe, utilice el Excluir elementos seleccionados casilla de verificación. Por ejemplo, si desea mostrar filas para las que una columna de dirección no está en blanco, seleccione la condición está en blanco y marque la casilla Excluir elementos seleccionados casilla de verificación.

Solucionar problemas con informes

¿Qué campo muestra un número incorrecto entre paréntesis?

Los números entre paréntesis que aparecen junto a los nombres de los contactos se refieren al número de veces que el contacto aparece en las columnas de la lista de contactos de las hojas seleccionadas. Si este número no coincide con el número de filas generado por el informe, puede deberse a que el nombre del contacto se escribió manualmente en las celdas de las hojas en lugar de seleccionarse de la lista de contactos de Smartsheet.

Para corregir esto, abra la hoja de origen y pase el mouse sobre el nombre del miembro del equipo en cada celda. Si aparece un mensaje "Agregar información de contacto", seleccione el enlace y agregue una dirección de correo electrónico al nombre del contacto. Cuando vuelva a ejecutar el informe, el número entre paréntesis debe mostrar el número esperado de filas.

El informe compartido aparece en blanco

Los informes aparecerán como en blanco, o parecen tener menos información, cuando alguien más mira el informe y no se comparten en las hojas subyacentes que el informe está mirando. Un informe no da acceso a las hojas que aún no se han compartido con alguien (para obtener más información, consulte Compartir hojas, informes y paneles)No.

Si no necesitan editar los datos del informe, puede publicar el informe para mostrarlo en un formato de sólo lectura. Cuando se publican, las hojas subyacentes no necesitan compartirse para que los datos sean visibles en la versión publicada. Véase Publicar un informeNo.

Las columnas de los informes aparecen en blanco

Esto puede suceder si las columnas utilizadas en las secciones Quién, Qué o Cuándo del Generador de informes han cambiado sus nombres en la hoja subyacente. Ya verás [Column Name] - (columna no encontrada) si una configuración de columna del Generador de informes no está presente en la hoja.

Para corregirlo, actualice el Generador de informes para que apunte al nombre de columna actualizado y quite el nombre de columna anterior.