Confeccionar informes con datos de varias hojas

Aplica a

Smartsheet

En un informe, puede compilar información obtenida de varias hojas y mostrar únicamente los elementos que cumplen con los criterios especificados.

Quiénes pueden usar esta capacidad

Ícono de requisitos de permisos Los usuarios con licencia pueden crear y administrar informes. Los usuarios con permisos de Propietario o Administrador pueden editar los criterios del informe en el Generador de informes. Los usuarios con uso compartido deberán tener permisos de Visor o superiores respecto del informe y de las hojas de origen para poder ver los datos del informe. Para editar datos incluidos en celdas del informe, los usuarios deberán tener uso compartido respecto del informe y de las hojas de origen como Editor o superior.
Ícono de disponibilidad del plan Todos los tipos de planes.


Hay dos tipos de informes disponibles: Informes de la fila e Informes del resumen de la hoja:

  • Los Informes de la fila le permiten acumular información de las filas obtenidas de múltiples hojas. Por ejemplo, si quiere ver todas las tareas que se le han asignado, las tareas rotuladas como de "alta prioridad" y aquellas tareas que no se han completado, y si quiere ver dichas tareas procedentes de múltiples hojas, puede hacerlo con un informe de la fila.
  • Los Informes de resumen de la hoja le permiten mostrar datos resumidos obtenidos de múltiples hojas. Los Informes de resumen de la hoja son una excelente manera de obtener una descripción general de alto nivel sobre varios proyectos, o destacar las estadísticas de nivel de la cartera en un panel. Consulte la sección Cómo crear una vista de cartera en un Informe de resumen de la hoja para obtener más información sobre cómo crear un Informe de resumen de la hoja.

Tal como ocurre con las hojas, los informes pueden enviarse, compartirse y publicarse. Así mismo, puede editar y ordenar los datos en un informe. Tenga en cuenta que un informe es diferente en relación con una hoja porque no tiene información almacenada. Debido a esta diferencia, los informes no se toman en cuenta respecto del límite de hojas de su cuenta.

Para que los informes de uso compartido sean más flexibles, puede especificar el Usuario actual como uno de los criterios respecto de los cuales se muestran las filas en el informe. El usuario actual es la persona que visualiza la hoja y se basa en la dirección de correo electrónico que dicha persona utiliza para iniciar sesión en Smartsheet. Puede aplicar el criterio Usuario actual, por ejemplo, para crear un informe que puedan usar todos los miembros de su equipo para ver sus propias tareas asignadas sin tener que crear múltiples informes.

En este artículo:

Quiénes pueden crear un informe

Para crear un informe, debe ser usuario con licencia de un plan que incluya dicha función. Para ver qué planes incluyen informes, consulte nuestra página Precios. ¿No sabe con certeza qué tipo de plan tiene? Consulte Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.


Crear un informe de fila

NOTA: Si está creando un Informe de resumen de la hoja, consulte la sección Cómo crear una Vista de cartera con un Informe de resumen de la hoja.

Paso 1: Crear el Contenedor de informes

Creará su informe en el Generador de informes. Le contamos cómo empezar:

  1. Haga clic en el ícono Menú (extremo superior izquierdo de la ventana de Smartsheet) > Inicio.
  2. Haga clic en el ícono del Centro de Soluciones (más).
  3. En el panel de la izquierda, haga clic en Crear y seleccione el mosaico Informe.
  4. Introduzca el nombre de su informe, seleccione "Informe de fila" y haga clic en Aceptar.
    Cómo asignar un nombre a la ventana del informe

    El nuevo informe se crea en la carpeta Hojas.

Paso 2: Seleccionar los criterios para incluir en el informe

Para crear su informe, utilice las opciones de criterios disponibles en el Generador de informes.

Generador de informes

¿Dónde?

Haga clic en el botón ¿Dónde? para seleccionar las hojas y los espacios de trabajo que quiere incluir en el informe. Las hojas que haya creado o se le hayan compartido están disponibles en esta lista.

CONSEJO: Para que el informe incluya las hojas nuevas de manera automática, puede hacer referencia a la totalidad del espacio de trabajo. Cuando se agrega una hoja nueva al espacio de trabajo, el informe hace referencia a ella de manera automática. Para obtener más información sobre los espacios de trabajo, consulte el artículo de ayuda Cómo administrar elementos en un espacio de trabajo.

Tenga en cuenta lo siguiente:

  • Debe seleccionar, como mínimo, una hoja, una carpeta o un espacio de trabajo de la sección ¿Dónde? antes de que las otras opciones (¿Quién? ¿Qué? y ¿Cuándo?) estén disponibles en el Generador de informes.
  • Si selecciona una carpeta, las nuevas hojas que agregue a dicha carpeta tras haberla seleccionado no se incluirán en su informe. Elimine la carpeta de ¿Dónde? y, luego, vuelva a agregarla para incluir las hojas recientemente agregadas.

¿Quién?

Haga clic en el botón ¿Quién? para seleccionar las personas que le gustaría ver en el informe (por ejemplo, Asignado a Steve). Haga clic en el nombre de la columna correspondiente a la columna que incluye las personas que usted quiere incluir en el informe. Las columnas con el tipo de columna Lista de contactos se encuentran disponibles para su selección aquí. En el paso 2 de 2, seleccione los nombres de las personas cuyas tareas quiere visualizar. (Para obtener más información sobre los tipos de columnas, consulte el artículo Tipos de columnas).

CONSEJO: Para que el informe sea más versátil, seleccione Usuario actual como criterio para el campo ¿Quién?. Por ejemplo, si planea compartir el informe y quiere hacerlo de manera tal que la persona que lo visualiza también vea las tareas que se le han asignado, seleccione la columna Asignado a y, luego, seleccione Usuario actual.

Widget del informe: usuario actual

¿Qué?

Seleccione los criterios del informe sobre los cuales basar los resultados (por ejemplo, % de compleción es equivalente a 1, donde 1 representa el 100 %).

¿Cuándo?

Seleccione una fecha específica o un intervalo de fechas para mostrar (por ejemplo, mostrar filas donde la Fecha de vencimiento sea en los próximos 7 días). Únicamente las columnas de tipo Fecha se encuentran disponibles para seleccionar de esta lista.

Paso 3: Elegir la información que aparecerá en el informe

Para elegir qué columnas de hojas aparecerán en su informe, haga clic en Columnas en el formulario Generador de informes. Para disponer las columnas, puede arrastrarlas hacia las distintas ubicaciones de la hoja. De manera predeterminada, las columnas que utiliza para los criterios del informe se agregan automáticamente al informe junto con la columna Primaria y la columna Nombre de la hoja. Puede optar por no mostrar estas columnas predeterminadas y agregar columnas adicionales haciendo clic en los nombres de las columnas.

Paso 4: Ejecutar el informe y visualizarlo

Haga clic en Guardar para generar el informe.

Por lo general, ejecutar un informe por primera vez llevará más tiempo que las ejecuciones siguientes.

Cierre el Generador de informes para ver el informe.

El informe mostrará 500 filas por página. Si hay más de 500 filas que cumplen con los criterios del informe, use los botones Anterior y Siguiente, ubicados en la parte inferior de la página, para desplazarse por las páginas.

CONSEJO: Si su informe incluye columnas de fecha, puede visualizar los datos en la Vista de Gantt y la Vista de calendario. Utilice los íconos Vista de Gantt y Vista de calendario de la barra de herramientas izquierda para intercambiar entre las vistas.

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Modificar un informe existente

En un informe existente, abra el Generador de informes, para lo cual deberá hacer clic en el botón Generador de informes en la parte superior del informe.

Para agregar o eliminar columnas en el informe, haga clic con el botón secundario en el encabezado de una columna y seleccione Agregar columna o Eliminar columna.

A continuación, mencionamos algunas cosas a tener en cuenta mientras modifica los informes:

  • El formato (celda, color de fuente, color de fondo, texto en negrita, etc.) que aparece en el informe está basado en el formato de la hoja fuente.
  • La jerarquía de las filas no aparece en los informes.
  • No es posible modificar las celdas que contienen fórmulas desde un informe.
  • Si las dependencias están habilitadas en una hoja:
    • No es posible editar las Fechas de finalización de las filas en dichas hojas a partir de un informe, ya que se calculan en forma automática en función de la configuración de dependencias. En cambio, puede editar la Fecha de inicio y la Duración de una fila para recalcular en forma automática la Fecha de finalización.
    • La Fecha de inicio de cualquier tarea impulsada por un predecesor no podrá editarse en un informe. En cambio, puede modificar la Fecha de inicio o la Duración de la tarea predecesora para que recalcule las fechas asociadas con las tareas dependientes en forma automática.
    Para obtener más información, consulte el artículo del Centro de Ayuda Habilitar dependencias y usar predecesoras.

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Consejos para trabajar con criterios del informe

En un informe existente, abra el Generador de informes, para lo cual deberá hacer clic en el botón Generador de informes en la parte superior del informe.

Haga clic en un valor existente para editarlo.

Para eliminar un criterio del informe, desplace el mouse sobre él y haga clic en el botón (x) que aparece a la derecha del criterio.

Eliminar criterios del informe

Usar múltiples criterios

Para agregar múltiples criterios a una sección, haga clic en Quién, Qué o Cuándo nuevamente. Por ejemplo, en la sección Qué, puede optar por definir ciertos criterios, como Prioridad alta y Estado en curso.

Usar los operadores "Y" y "O" en las secciones con múltiples criterios

De forma predeterminada, verá el operador Y dentro de una sección, en caso de tener varios criterios:esto significa que una fila debe cumplir con todos los criterios para aparecer en el informe. Haga clic en cualquiera de los operadores Y para cambiar los operadores por operadores O. En este caso, siempre y cuando una fila cumpla con uno de los criterios, aparecerá en el informe. No existe una manera de combinar una serie de operadores Y y O en la misma sección.

Usar los operadores Y y O en distintas secciones

De manera predeterminada, los operadores Y tienen lugar entre las secciones Quién, Qué y Cuándo del Generador de informes. Puede hacer clic en cualquier operador Y para cambiarlo por el operador O, pero no puede tener una combinación de operadores Y y O entre secciones.

Crear una condición "No es"

Si quiere excluir información de un informe, marque la casilla de verificación Excluir elementos seleccionados. Por ejemplo, si quiere mostrar las filas respecto de las cuales la columna de dirección no está en blanco, seleccione la condición "Está en blanco" y marque la casilla de verificación Excluir elementos seleccionados.


Solucionar problemas con los informes

El campo "Quién" muestra los números incorrectos entre paréntesis

Los números entre paréntesis que aparecen unto a los nombres de los contactos hacen referencia a la cantidad de veces que aparece el contacto en las columnas Lista de contactos en las hojas seleccionadas. Si este número no coincide con la cantidad de filas que genera el informe, puede deberse a que el nombre del contacto no fue ingresado manualmente en las celdas de las hojas, en lugar de seleccionarlo desde la lista de contactos de Smartsheet.

Para corregir este problema, abra la hoja de origen y desplace el mouse sobre el nombre del miembro del equipo en cada celda. Si aparece el mensaje "Agregar información de contacto", haga clic en el enlace y agregue una dirección de correo electrónico al nombre del contacto. Cuando vuelva a generar el informe, el número entre paréntesis debería mostrar la cantidad correcta de filas.

El informe compartido aparece en blanco

Los informes aparecerán en blanco -o parecerán tener menos información- cuando alguien más mira el informe y no tiene uso compartido de las hojas subyacentes a las que hace referencia el informe. El informe no otorga acceso a hojas que ya se compartieron con otras personas (para obtener más información, consulte Compartir hojas, informes y paneles).

Si no es necesario que editen datos en el informe, puede publicarlo para que se muestre en un formato de solo lectura. Cuando se publica, no es necesario que se compartan las hojas subyacentes para que los datos estén visibles en la versión publicada (consulte Cómo publicar un informe).

Las columnas de los informes aparecen en blanco

Esto puede suceder si se les ha cambiado el nombre en las hojas subyacentes a las columnas que se utilizan en las secciones Quién, Qué o Cuándo del Generador de informes. Verá [Nombre de columna] - (no se halló la columna si la configuración de una columna no está presente en la hoja del Generador de informes.

Para corregir este problema, actualice el Generador de informes para apuntar al nombre de la columna actualizada y elimine el nombre de la columna anterior.