Utilice el mejor tipo de columna para los datos

Los tipos de columna ayudan a controlar mejor los datos permitidos en las columnas. Utilice tipos específicos para asegurar un ingreso de datos más uniforme.

En Smartsheet, puede elegir entre los siguientes tipos de columna:

Columnas predeterminadas:

También puede añadir una descripción de columna para aportar más información sobre su columna.

Permisos necesarios

Debe ser propietario de la hoja o colaborador con licencia con permiso de uso compartido de nivel de administrador de la hoja para añadir o editar una columna.

¿No está seguro de si tiene una licencia? Consulte Identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.


Editar tipos de columnas

Puede modificar un tipo de columna existente. Para ello, utilice el formulario Propiedades de la columna. Para ello, haga clic en la flecha desplegable que está debajo del encabezado de la columna y seleccione Editar propiedades de la columna . (También puede especificar el tipo de columna cuando inserta una columna nueva).

Editar propiedades de la columna (seleccionar Limitarse a las fechas solamente)

NOTAS:

  • Incluso cuando una propiedad de la columna está establecida, es posible escribir texto libremente en una celda (una excepción son las columnas de Sistema de solo lectura).
  • Si usted es el propietario de la hoja o tiene uso compartido de la hoja y permiso a nivel de administrador, puede evitar que otros agreguen texto libre si marca la casilla Limitar a cuando edita las propiedades de la columna o crea una columna nueva. Para obtener más información, consulte Controlar el ingreso de datos y permitir solo valores específicos en una columna.
  • El tipo de columna primaria no puede cambiarse.
  • Si una columna está habilitada en la configuración del proyecto de una hoja, el tipo se mostrará como Fecha/Hora, Duración o Predecesoras, y el tipo de columna no se podrá editar.

Volver al principio


Incluir una descripción de la columna

Explique lo más importante de una columna con información rápida personalizada; las personas pueden acceder a la información al desplazarse con el mouse sobre un ícono de información, debajo del encabezado de la columna. Use una descripción de la columna, por ejemplo, para documentar cómo desea que se utilice una columna específica y qué tipo de datos prevé que esta contenga.

Visualización de la descripción de la columna

NOTAS:

  • Debe ser propietario de la hoja o tener uso compartido de ella con permisos de nivel de Administrador para agregar o editar una descripción de la columna.
  • La descripción de la columna tiene un límite de 250 caracteres (este límite puede variar según el idioma o el tipo de caracteres que utilice).
  • Las descripciones de las columnas se ven solamente en las hojas, no pueden verse en los informes ni en los tableros.

Para crear una descripción de la columna:

  1. Haga clic con el botón derecho del mouse en el encabezado de una columna y seleccione Agregar descripción de la columna.

    Aparecerá el formulario Descripción de la columna.
    Agregar descripción de la columna 
  2. Escriba la descripción de la columna en el formulario y haga clic en el botón Aceptar para establecer la descripción.

Aparecerá un ícono de Información debajo del encabezado de la columna.

Listo. Ahora cualquiera de las personas con uso compartido de la hoja puede ver la descripción de la columna al desplazarse con el mouse sobre el ícono de información.

Para editar la información de la descripción de la columna: 

  1. Haga clic con el botón derecho del mouse en el encabezado de la columna y seleccione Editar descripción de la columna.
  2. En el formulario que aparece, Descripción de la columna, realice los cambios deseados y haga clic en el botón Aceptar.

Referencia del tipo de columna

Texto/Número

Este tipo de columna puede incluir texto, valores numéricos o cualquier combinación de los dos. Texto/Número es la mejor opción para columnas como Comentarios, que podrían tener entradas más largas, o para columnas centradas en números, como el gasto proyectado para una hoja de seguimiento de un presupuesto.

Puede aplicar formato a una columna de texto/número para que muestre los valores en formato de moneda o de porcentaje. Para ello, haga clic en el encabezado de la columna y luego en el botón Formato de moneda o Formato de porcentaje, en la barra de herramientas.

NOTA: Si el primer carácter de un número es cero seguido de otro dígito o de una letra, Smartsheet agregará un apóstrofo al valor y lo guardará como texto. Esto se hace para que el cero inicial se conserve y se muestre con el número. Si desea que el número se guarde como número (por ejemplo, para hacer cálculos con él), deberá hacer doble clic en la celda y eliminar el apóstrofo y cualquier cero inicial.

Lista de contactos

Es la mejor opción para columnas como Asignado/a a, Propietario, Aprobado por, etc. Este tipo de columna le permite asignar filas a colaboradores con uso compartido de la hoja o a contactos de su lista de contactos de Smartsheet. También puede utilizar la columna para enviar recordatorios a colaboradores con uso compartido y para generar informes que muestren una lista de tareas asignadas a un miembro específico del equipo.

Cuando utiliza este tipo de columna, tiene la opción de especificar valores de contactos preferidos en la casilla Valores (aquí puede especificar hasta 50 contactos). Los valores aceptables para esta lista son el nombre del contacto y la dirección de correo electrónico, el nombre solamente o la dirección de correo electrónico solamente.

Propiedades de la lista de contactos

Si ha configurado contactos preferidos en la columna de contactos, podrá acceder rápidamente a ellos al hacer clic en la flecha desplegable de una lista de Contactos o en el campo correspondiente del formulario de Smartsheet. En la celda, también verá los contactos y las direcciones de correo electrónico que se han asignado a otras filas de la hoja. 

NOTA: El campo del formulario de Smartsheet asociado a una columna de contactos solo incluirá los contactos preferidos. Si no se han configurado contactos preferidos, cualquier persona que realice un envío a través del formulario deberá escribir el nombre o la dirección de correo electrónico del contacto en lugar de seleccionarlos de la lista. 

Puede agregar un nombre nuevo o una dirección de correo electrónico en la lista ingresándolos manualmente en una celda. A medida que escribe, la lista se ampliará y se mostrará la lista relevante de contactos coincidentes de su Lista de contactos de Smartsheet, así como de la pantalla del Administrador de usuarios (disponible para planes con múltiples usuarios).

CONSEJO: si comienza a ingresar un nombre o una dirección y detecta que la lista no se resuelve en forma automática, esto significa que ninguno de los contactos coincide con lo que ha ingresado. Agregue el contacto a la lista para asegurarse de poder ejecutar informes y enviarles recordatorios. Haga clic en la flecha desplegable de la celda y luego seleccione Agregar nuevo para agregar el contacto a la lista y luego asignarlo a la fila.

Para quitar nombres o direcciones de correo electrónico de la lista desplegable de resolución automática, quítelos de las otras celdas de la columna y del formulario Editar propiedades de la columna. Las personas con uso compartido de la hoja siempre aparecerán como sugerencias al escribir en una columna de Lista de contactos.

Fecha

Las celdas en esta columna muestran un icono de Calendario sobre el cual los colaboradores pueden hacer clic para elegir una fecha específica. También puede ingresar manualmente las fechas o usar las teclas de acceso rápido para completar las celdas. Las columnas de fecha deben existir en la hoja para habilitar dependencias o mostrar elementos en la Vista del calendario.

Las fechas se mostrarán en el formato establecido en la configuración personal de su cuenta de Smartsheet.

Lista desplegable

Esta columna muestra una lista de valores para elegir.

Cuando seleccione este tipo de columna, tendrá la opción de ingresar los valores que desea que aparezcan en la lista. Para separar cada elemento de la lista en una línea independiente, presione [Intro] o [Volver] en su teclado.

Para eliminar un elemento de la lista desplegable, selecciónelo y luego presione [Retroceso] o [Eliminar] en el teclado.

Casilla de verificación

La columna incluye una casilla de verificación que puede marcarse o no. Aparecerá una casilla de verificación en la celda solo si se ha ingresado un valor en otra columna de dicha fila.

Símbolos

La columna Símbolos mostrará una imagen visual. Utilice la columna Símbolos para describir el estado de una fila.

Después de seleccionar este tipo de columna, podrá seleccionar entre diversas categorías de símbolos en el panel derecho, incluidos: Bandera, Prioridad, Decisión, Estado, Dirección y Medida.

No puede agregar sus propios símbolos (personalizados) a la columna.

NOTA: No puede agregar una estrella o una bandera a una fila, a menos que otra celda de la fila contenga datos.

Símbolos disponibles

Bandera

  • Bandera   
  • Estrella  

Prioridad

  • Alta, baja   
  • Alta, media, baja   

Decisión

  • Sí, espera, no   
  • Sí, espera, no   
  • Detener, Rebobinar, Reproducir, Avanzar, Pausar   

Estado

  • Rojo, amarillo, verde   
  • Rojo, amarillo, verde, azul   
  • Rojo, amarillo, verde, gris   
  • Soleado, parcialmente soleado, nublado, lluvioso, tormentoso   
  • Vacía, llena en un cuarto, por la mitad, en tres cuartos, entera   
  • Vacía, llena en un cuarto, por la mitad, en tres cuartos, entera   
  • Hacia abajo, hacia los costados, hacia arriba   
  • Hacia abajo, hacia abajo en ángulo, hacia arriba en ángulo, hacia arriba   
  • Hacia abajo, hacia abajo en ángulo, hacia los costados, hacia arriba en ángulo, hacia arriba 

Dirección

  • Hacia arriba, sin modificaciones, hacia abajo   
  • Hacia abajo, hacia la derecha, hacia arriba, hacia la izquierda  

Medida

  • Fácil, intermedia, avanzada, solo para expertos   
  • Vacía, llena en un cuarto, por la mitad, en tres cuartos, entera   
  • Vacía, uno, dos, tres, cuatro, cinco   
  • Vacía, uno, dos, tres, cuatro, cinco   
  • Vacía, llena en un cuarto, por la mitad, en tres cuartos, entera   
  • Vacía, uno, dos, tres, cuatro, cinco   
  • Vacía, uno, dos, tres, cuatro, cinco   
  • Sin dolor, leve, moderado, intenso, muy intenso, extremo
    Símbolos de medida

 

 

 

Numeración automática

Este tipo de columna genera valores automáticamente para cada fila de la hoja que contiene datos. La numeración automática puede ser útil cuando quiere asignar ID de filas, números de pieza, números de factura o números de cliente sin tener que escribirlos de forma manual. Las columnas de sistema pueden mostrarle quién creó y quién modificó por última vez cada fila, el momento de creación y la última vez que se las modificó. 

Al establecerlas, las celdas de la columna de sistema están vacías inicialmente; los valores se generan en cuanto usted hace clic en Guardar para guardar la hoja.

Para obtener más información, consulte Filas con numeración automática y Columnas de sistema.

Tipos de columna de sistema

En la siguiente tabla, se incluye una lista de los diferentes tipos de columna de sistema y se menciona para qué pueden utilizarse.

    TipoQué hace
    Numeración automáticaAsigna un valor alfanumérico que se incrementa en forma automática a cada fila de la hoja. 
    Modificado el (fecha)Muestra la fecha y el horario en que se realizó el último cambio en los datos de la fila. Los cambios que se realizan en debates, adjuntos o formato (color de fuente, color de fondo, etc.) no se registran en la columna.
    Modificado porMuestra la dirección de correo electrónico del colaborador que aplicó el último cambio a la fila. Los cambios que se realizan en debates, adjuntos o formato no se registran en la columna.
    Creado el (fecha)Muestra la fecha y el horario de creación de la fila.
    Creado porMuestra la dirección de correo electrónico del colaborador que creó la fila.

    NOTAS:

    • Cada columna de sistema solo puede utilizarse una vez por hoja.
    • Los valores de estas columnas solamente se muestran y no pueden modificarse en forma manual; no obstante, puede aplicar formato a la columna para modificar su apariencia.
    • Al cambiar un tipo de columna existente a un tipo de columna de sistema Fecha de modificación/modificado por o Fecha de creación/creado por se sobrescriben los datos de las celdas existentes. Al cambiar un tipo de columna a numeración automática se conservan los datos de celdas existentes para utilizarlos en el patrón de numeración automática, si así lo desea.

    Columnas predeterminadas

    Cada hoja incluye tres columnas predeterminadas a la izquierda de las otras columnas. Estas tres columnas muestran íconos que informan sobre ciertas actividades o contenido específicos de las filas. Las tres columnas son las siguientes (de izquierda a derecha):

    • La columna Adjuntos El ícono de Adjuntos aparecerá en cada fila con un adjunto. Haga clic en el ícono para revisar los adjuntos.
    • La columna Comentarios. En cada fila que contenga comentarios, aparecerá un ícono de Comentarios. Haga clic en el ícono para revisar los comentarios.
    • La columna Indicadores de acción de la fila . Esta columna mostrará un ícono para los envíos de recordatorios pendientes , las solicitudes de actualización , los bloqueos y las alertas de asignación asociadas con la fila.

      NOTA: Si existen varias acciones de fila para la fila, la columna mostrará diversos íconos.

    Para agregar Adjuntos, Comentarios y Acciones de la fila a una fila:

    • Haga clic en las columnas predeterminadas
      -o-
    • Haga clic en la flecha del menú desplegable ubicada junto al número de la fila

    ¿El artículo resultó útil?
    No