Filas con numeración automática

Aplica a

Smartsheet

Para generar un contador que se incremente en forma automática para cada fila que contiene datos, utilice la columna Sistema de numeración automática. Este tipo de columna resulta útil cuando quiere incluir en forma automática un ID de fila, un número de pieza, un número de factura o un número de cliente sin tener que tipearlos.

Debe ser propietario de la hoja o colaborador con licencia con acceso de Administrador a ella para agregar o modificar columnas.

En este artículo:

 Consulte nuestro Consejo de Soporte en el blog de Smartsheet: Acerca de las columnas del sistema


Crear una columna con numeración automática

  1. Para comenzar, haga clic en la flecha desplegable ubicada debajo del encabezado de la columna y seleccione Insertar columna a la derecha o Insertar columna a la izquierda.
  2. En el formulario , haga clic en Numeración automática/Sistema > Numeración automática para que aparezca la sección Mostrar formato del formulario.


     
  3. Para asignarle formato al número, elija una de estas opciones:

    Para configurar un patrón de numeración específico, complete los campos en la sección Mostrar formato del formulario:
     
    • Prefijo: aparece antes del número generado en forma automática.

      Puede usar números, texto, símbolos (*,-,_) y tokens de fecha dinámica.
       
    • Relleno: inserte una cantidad de ceros para representar el número total de dígitos deseados entre el prefijo y el sufijo. Se introducirán ceros delante de cada uno de los números de la hoja de manera tal que cada una contenga la cantidad deseada de dígitos.
       
    • Sufijo: aparece después del número generado en forma automática.

      Puede usar números, texto, símbolos (*,-,_) y tokens de fecha dinámica.
       
    • Número de inicio: define dónde arrancará el conteo. En forma predeterminada, comienza en 1.
       
    -o-

    Deje en blanco los campos para asignar las ID de filas que comiencen con 1 y vaya incrementando de a uno en cada fila.

    CONSEJO: el campo Vista previa de la numeración automática del formulario muestra el formato del número de inicio.

La próxima vez que guarde la hoja, la columna Sistema de numeración automática incluirá un valor (de acuerdo con las especificaciones del formulario) para cada una de las filas que contengan datos.

NOTAS:

  • Puede haber una sola columna con numeración automática por hoja.
  • Si luego aplica cambios en el Formato de visualización (p. ej., cambiar el prefijo), las nuevas configuraciones de visualización solo se aplicarán a las nuevas filas que se guarden en la hoja. Para aplicar las nuevas configuraciones a filas existentes, elimine la columna de numeración automática y cree una nueva con el nuevo Formato de visualización. Asegúrese de configurar el número de inicio en forma adecuada para volver a comenzar con la secuencia.
  • Los valores de la columna son solo para mostrar. No obstante, puede aplicarle formato a la columna para cambiar la apariencia del valor que contiene. Para obtener más información, consulte el artículo Opciones de formato.

Convertir una columna existente en una columna con numeración automática

También puede modificar un tipo de columna existente a numeración automática. Tal vez desee hacerlo si ya tiene identificación de filas, números de pieza, etc. indicados en la hoja. Por ejemplo, cuando un archivo de Excel con una columna con identificación de fila se importa en Smartsheet, dicha columna se reconoce como una columna de texto/número regular, y no se produce una generación automática de números cuando se agregan nuevas filas.

Al cambiar la columna de texto/número a una columna de numeración automática se conservan todos los valores existentes de la columna, para que no se pierda ninguna identificación de fila que ya se haya asignado.

  1. Haga clic en la flecha desplegable que está debajo del encabezado de una columna y seleccione Editar propiedades de columna.
  2. Cambie el tipo enumerado en la parte 2 a numeración automática/sistema→ Numeración automática.
  3. Siga los pasos mencionados en la sección previa para ajustar el Formato de visualización.
  4. Haga clic en Aceptar.

Debido a que los valores existentes se conservan, no verá cambios inmediatos. Sin embargo, la próxima vez que inserte una nueva fila y Guarde la hoja, se generará un número en forma automática en la columna en función de las configuraciones de Formato de visualización que usted haya elegido.

CONSEJO: asegúrese de configurar el Número de inicio en la sección Formato de visualización a fin de que continúe la secuencia existente. Si ya ingresó filas del 1 al 355, el Número de inicio debe configurarse en 356.


Opciones avanzadas de visualización de fechas

Para generar valores de fechas en forma dinámica en los campos Prefijo o Sufijo de la sección Formato de visualización, utilice los siguientes tokens de fecha dinámica:

  • {YY} o {YYYY}: muestra 2 o 4 dígitos del año en que se creó la numeración automática.
  • {MM}: muestra el número de mes (por ejemplo, 01 para enero, 02 para febrero, etc.) en que se creó la numeración automática.
  • {DD}: muestra el número de día del mes en que se creó la numeración automática.

NOTA: se requiere el uso de corchetes. Los tokens Y, M y D se utilizan en todos los idiomas. 

Ejemplo

A continuación, le mostramos un ejemplo en función de filas a las que se le ha asignado la numeración automática el 18 de abril.

Formato de visualización:

Columna de hoja con numeración automática:

NOTA: los tokens de fechas indican el Horario Universal Coordinado (UTC) en lugar de la zona horaria local. De ser necesario, utilice la columna del sistema Creado el (fecha) para registrar el horario de creación de cada una de las filas en su propia zona horaria.

Para obtener más información sobre el resto de los tipos de columnas, incluida la columna Fecha, consulte Cómo usar una columna del sistema para agregar información a una fila en forma automática.


Restablecer la columna con numeración automática

En caso de que se modifique el esquema de numeración o que la columna no muestre los números como es de esperar, puede restablecer la columna con numeración automática:

  1. Haga clic en la flecha desplegable ubicada debajo del encabezado de una columna y seleccione Eliminar columna.
  2. Para guardar la hoja, haga clic en Guardar en la barra de herramientas izquierda.
  3. Hacer clic en el icono de acciones de la hoja , ubicado en la barra de herramientas izquierda, y seleccione Actualizar.
  4. Siga las instrucciones que se mencionan arriba para crear una nueva columna de numeración automática. Asegúrese de eliminar o modificar los valores incorrectos en los campos Formato de visualización y Número de inicio.
  5. Guarde la hoja para completar la columna con números nuevos.

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