Utilice una columna del sistema de numeración automática para generar un contador que se incremente automáticamente para cada fila que contenga datos.
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Una columna del sistema de numeración automática resulta útil cuando desea incluir automáticamente una ID de fila, un número de pieza, un número de factura o un número de cliente sin la necesidad de escribir el número.
Crear una columna con numeración automática
- Seleccione el Menú de la columna
- Seleccione Numeración automática como tipo de columna para mostrar la sección Formato de visualización.
- Para dar formato al número, realice una de las siguientes acciones:
Para configurar un patrón de numeración específico, complete los campos en la sección Formato de visualización:
- Prefijo: Aparece antes del número generado automáticamente.
Utilice números, texto, símbolos (*, -, _) y tokens de fecha. - Sufijo: Aparece después del número generado automáticamente.
Utilice números, texto, símbolos (*, -, _) y tokens de fecha. - Lugares numéricos: Inserte la cantidad de 0 para representar la cantidad total de dígitos deseados entre el prefijo y el sufijo. Se insertarán ceros al frente de cada número de la hoja para que cada uno contenga la cantidad deseada de dígitos.
- Número de inicio: Determine dónde arranca el contador. De forma predeterminada, comienza en uno.
–o bien–
Deje los campos en blanco para asignar ID de fila a partir de uno y con incrementos de uno en cada fila.
- El campo Vista previa de la numeración automática del formulario tendrá el formato del número de inicio.
- Seleccione Aceptar.
La próxima vez que guarde la hoja, la columna Sistema de numeración automática incluirá un valor para cada fila de datos.
Convertir una columna existente en una columna con numeración automática
También puede cambiar un tipo de columna existente a numeración automática. Puede hacerlo si tiene ID de fila, números de empleado o números de pieza en la hoja.
Por ejemplo, cuando un archivo de Excel que contiene una columna de ID de fila se importa a Smartsheet, esa columna se reconoce como una columna de Texto/Número normal, y no se genera automáticamente ningún número cuando se agregan nuevas filas. Si cambia la columna de Texto/Número a una columna de numeración automática, se conservan todos los valores existentes de la columna para que no se pierda ninguna ID de fila que ya se haya asignado.
Para cambiar una columna existente a Numeración automática:
- Seleccionar el Menú de la columna
- Cambie el tipo de columna a Numeración automática.
- Siga los pasos mencionados en la sección previa para ajustar el Formato de visualización.
- Seleccione Aceptar.
No verá cambios inmediatos, ya que se conservan los valores existentes. Sin embargo, la próxima vez que inserte una nueva fila y guarde la hoja, se generará automáticamente un número en la columna en función de la configuración de Formato de visualización seleccionada.
Establezca el número inicial en la sección Formato de visualización que continúa la secuencia existente. Por ejemplo, si ya numeró las filas del 1 al 355, establezca el número inicial en 356.
Opciones avanzadas de visualización de fechas
Para generar valores de fecha de forma dinámica en los campos Prefijo o Sufijo de la sección Formato de visualización, use los siguientes tokens de fecha dinámica:
- {YY} o {YYYY} Muestra el año de dos o cuatro dígitos en el que se creó la numeración automática.
- {MM} Muestra el mes numérico en el que se creó la numeración automática. Por ejemplo, 01 para enero, 02 para febrero
- {DD} Muestra el día numérico del mes en que se creó la numeración automática.
Las llaves son obligatorias. Los tokens Y, M y D se utilizan en todos los idiomas. Los tokens de fecha reflejan la hora universal coordinada (UTC) en lugar de la zona horaria local. Utilice la columna del sistema Creada (Fecha) para registrar la marca de tiempo de la creación de cada fila en su zona horaria si es necesario.
Restablecer la columna de numeración automática
Si su esquema de numeración cambia o si la columna no muestra los números como se esperaba, puede restablecer la columna de numeración automática:
- Seleccione el Menú de la columna
- Seleccione Guardar en la barra de herramientas superior.
- Seleccione Archivo >Actualizar.
- Cree una nueva columna de numeración automática con los valores correctos.
Cuando establece los valores en la nueva columna de numeración automática, es esencial establecer el valor inicial en uno para garantizar que la columna se incremente a partir de uno. De lo contrario, el valor se incrementa a partir del último número de la columna de numeración automática anterior.
- Guarde la hoja para completar la columna con números nuevos.
Tenga en cuenta lo siguiente
- Solo puede tener una columna con numeración automática por hoja. Si la opción de numeración automática no está disponible, su hoja ya tiene una columna de este tipo.
- Si más adelante realiza cambios en el Formato de visualización, la nueva configuración de visualización solo se aplicará a las nuevas filas guardadas en la hoja. Para aplicar la nueva configuración a filas existentes, elimine la columna de numeración automática y cree una nueva con el nuevo Formato de visualización. Asegúrese de establecer el número inicial correctamente para reiniciar la secuencia.
- Los valores de la columna son de solo visualización; sin embargo, puede aplicar formato a la columna para cambiar la apariencia del valor. Consulte Aplicar formato a los datos.