Filas con numeración automática

Una columna del sistema de numeración automática resulta útil cuando desea incluir automáticamente una ID de fila, un número de pieza, un número de factura o un número de cliente sin la necesidad de escribir el número.

Crear una columna con numeración automática

1. Para comenzar, haga clic en la flecha desplegable ubicada debajo del encabezado de cualquier columna y seleccione Insertar columna a la derecha o Insertar columna a la izquierda.
2. En el formulario, haga clic en Numeración automática/Sistema > Numeración automática para mostrar la sección Formato de visualización.

3. Para asignarle formato al número, realice alguna de las siguientes acciones:
   Para configurar un patrón de numeración específico, complete los campos en la sección Formato de visualización del formulario:

   • Prefijo: Aparece antes del número generado automáticamente.
     Puede utilizar números, texto, símbolos (*, -, _) y tokens de fecha dinámica.
   • Relleno: Inserta ceros para representar la cantidad total de dígitos esperada entre el prefijo y el sufijo. Los ceros se insertarán adelante de cada número de la hoja, de modo que cada uno contenga la cantidad de dígitos esperada.
   • Sufijo: Aparece después del número generado automáticamente.
     Puede utilizar números, texto, símbolos (*, -, _) y tokens de fecha dinámica.
   • Número de inicio: Determina dónde arranca el contador. En forma predeterminada, comienza en 1.
      

   O
   
   Deje los campos en blanco para asignarles ID de fila comenzando en 1, y el número se incrementará en 1 por fila.
   
    

   El campo Vista previa de la numeración automática del formulario tendrá el formato del número de inicio.

La próxima vez que guarde la hoja, la columna del sistema de numeración automática incluirá un valor (según sus especificaciones en el formulario) para cada fila que contenga datos.

• Solo puede tener una columna con numeración automática por hoja. Si la opción de numeración automática no está disponible, su hoja ya tiene una columna de este tipo. 
• Si luego aplica cambios en el Formato de visualización (p. ej., cambiar el prefijo), la nueva configuración de visualización solo se aplicará a las nuevas filas que se guarden en la hoja. Para aplicar la nueva configuración a filas existentes, elimine la columna de numeración automática y cree una nueva con el nuevo formato de visualización. Asegúrese de configurar el número de inicio de forma adecuada para volver a empezar la secuencia.
• Los valores de la columna son solo de visualización; sin embargo, puede aplicar formato a la columna para cambiar la apariencia del valor que contiene. Obtenga más información sobre las opciones de formato.

Convertir una columna existente en una columna con numeración automática

También puede cambiar un tipo de columna existente a numeración automática. Tal vez desee hacerlo si ya tiene ID de filas, números de pieza, etc. indicados en la hoja. Por ejemplo, cuando un archivo de Excel que contiene una columna con ID de fila se importa a Smartsheet, esta se reconoce como una columna de texto/número regular, y no se produce una generación automática de números cuando se agregan nuevas filas.

Al cambiar la columna de texto/número a una columna de numeración automática, se conservan todos los valores existentes de la columna, para que no se pierda ninguna ID de fila que ya se haya asignado.

1. Haga clic en la flecha desplegable debajo del encabezado de una columna y seleccione Editar propiedades de la columna.
2. Cambie el tipo indicado en la parte 2 a Numeración automática/Sistema → Numeración automática.
3. Siga los pasos mencionados en la sección previa para ajustar el Formato de visualización.
4. Haga clic en Aceptar.

Debido a que los valores existentes se conservan, no verá cambios inmediatos. Sin embargo, la próxima vez que inserte una nueva fila y guarde la hoja, se generará un número en forma automática en la columna según la configuración del Formato de visualización que haya elegido.

Asegúrese de configurar el Número de inicio en la sección Formato de visualización para que continúe la secuencia actual. Si ya ingresó filas del 1 al 355, el Número de inicio debe configurarse en 356.

Opciones avanzadas de visualización de fechas

Para generar valores de fecha de forma dinámica en los campos Prefijo o Sufijo de la sección Formato de visualización, use los siguientes tokens de fecha dinámica:

• {YY} o {YYYY} Representa 2 o 4 dígitos del año en que se creó la numeración automática.
• {MM} Representa el mes (por ejemplo, 01 para enero, 02 para febrero, etc.) en que se creó la numeración automática.
• {DD} Representa el día del mes en que se creó la numeración automática.

Las llaves son obligatorias. Los tokens Y, M y D se utilizan en todos los idiomas. Los tokens de fecha reflejan la hora universal coordinada (UTC) en lugar de la zona horaria local. Si es necesario, utilice la columna del sistema Fecha de creación para registrar la marca de tiempo de la creación de cada fila en su propia zona horaria.

Obtenga más información sobre usar una columna del sistema para agregar información de manera automática a una fila.

Restablecer la columna de numeración automática

Si se modifica el esquema de numeración o si los números no se muestran según lo esperado, puede restablecer la columna de numeración automática:

1. Haga clic en la flecha desplegable ubicada debajo del encabezado de la columna y seleccione Eliminar columna.
2. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas superior.
3. Seleccione Archivo > Actualizar.

4. Cree una nueva columna de numeración automática con los valores correctos.
   
    

   Cuando defina los valores en la nueva columna de numeración automática, es importante definir el valor de inicio en 1 para garantizar que aumente de uno en uno (en lugar de un valor de la columna de numeración automática anterior).

   
    

5. Guarde la hoja para completar la columna con números nuevos.