Ablade-Workflow

Die Grundlagen von Auslagerungs-Workflows in Data Shuttle

Wenn Sie einen Auslagerungs-Workflow verwenden, werden Daten aus einem Smartsheet-Sheet extrahiert, in eine Excel- oder CSV-Datei konvertiert und dann als Anlage an folgende Elemente/Speicherorte gesendet:

• Ein Smartsheet-Sheet 

• OneDrive 

• SharePoint 

• Google Drive 

• Box

Um Dateien aus Smartsheet oder Excel nach Google Drive zu übertragen, benötigt der oder die Smartsheet-Benutzer*in im Plan Bearbeitungszugriff auf die Datei. 

Die klassische Erweiterung von Excel-Dateien (XLS) wird von Data Shuttle nicht unterstützt. Informationen zur Browserkompatibilität finden Sie unter Systemanforderungen und Richtlinien für die Verwendung von Smartsheet.

Voraussetzungen

Um Data Shuttle zu verwenden, müssen Sie:

• Berechtigungen als Inhaber*in, Admin oder Bearbeiter*in für das Zielsheet haben.
• von Ihrem bzw. Ihrer Smartsheet-Systemadmin unter Benutzerverwaltung Berechtigungen für Data Shuttle Premium aktivieren lassen.

Schritt 1: Neuen Auslagerungs-Workflow erstellen

1. Rufen Sie datashuttle.smartsheet.com auf und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort ein, um sich anzumelden. Wenn Sie noch kein Data Shuttle-Konto haben, müssen Sie auf der Anmeldeseite eines erstellen.
2. Wählen Sie in der oberen Menüleiste Connections (Verbindungen) aus.
3. Wählen Sie Create workflow (Workflow erstellen) oder Manage workflow (Workflow verwalten) aus.
4. Wählen Sie in Data Shuttle in der linken Navigationsleiste die Option Offload Data (Daten auslagern) aus.
5. Wählen Sie Next (Weiter) aus.

Vorhandenen Workflow kopieren

Sie können Zeit sparen, indem Sie einen bestehenden Workflow kopieren und bearbeiten, um einen neuen zu erstellen.

1. Wechseln Sie zum Tab, in dem sich der Workflow befindet.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Workflow. 
3. Wählen Sie Brandfolder Image aus. 
4. Wählen Sie Create a copy (Kopie erstellen) aus.

Nachdem eine Kopie des Workflows erstellt wurde, können Sie diese bearbeiten.

Workflow bearbeiten

1. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zeile mit dem Workflow.
2. Wählen Sie Brandfolder Image aus. 
3. Wählen Sie Edit workflow (Workflow bearbeiten) aus.

Schritt 2: Quellsheet auswählen

• Wählen Sie im Tab Source (Quelle) Ihr Quellsheet aus. Gehen Sie dann auf Next (Weiter).

Schritt 3: Ziel auswählen 

Ihr Ziel ist der Ort, an den Ihre Daten gesendet werden. Berücksichtigen Sie Folgendes:

• Wenn Sie Smartsheet-Anlagen als Ziel verwenden, können Sie dasselbe oder ein anderes Sheet als Quellsheet verwenden. Wenn Sie Daten in eine externe App auslagern, sollten Sie zuerst angemeldet sind.
• Die Dateierweiterung wird von Data Shuttle während der Auslagerung entfernt. Benennen Sie die Datei um oder öffnen Sie sie in einer externen App. Speichern Sie sie anschließend, um die Erweiterung wieder hinzuzufügen.

• Die Zieldatei und die hochgeladene Quelldatei dürfen nicht denselben Namen haben. 

   

So wählen Sie ein Ziel aus:

1. Wählen Sie im Tab Ziel den Zielort aus:
   • Smartsheet-Anlage: Wählen Sie das Smartsheet-Element aus, dem die Datei angehängt werden soll.
   • Drittanbieter-App: Wenn Sie eine dieser Optionen auswählen, müssen Sie sich anmelden und den Ordner auswählen, in den die Abladedatei verschoben werden soll.
     • OneDrive 
     • Google Drive
     • Box
2. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Name der exportierten Datei: Geben Sie Ihrer Abladedatei einen Namen.
   • Exported file type (Typ der exportierten Datei): Wählen Sie CSV oder Excel aus.
3. Wählen Sie Next (Weiter) aus.

Schritt 4: Filter festlegen

Verwenden Sie Filter, um zu definieren, welche Daten das System von Smartsheet auf Ihre externe Ablage abladen soll. Beispielsweise können Sie einen Filter erstellen, um Zeilen mit dem Wert In Bearbeitung in der Statusspalte auszulagern. Sie können Filter auch verwenden, wenn Sie mit großen Datensätzen arbeiten, von denen Sie nur eine Teilmenge der Daten freigeben müssen.

Bei Filtern wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt. Stellen Sie sicher, dass sie exakt mit den Informationen in Ihrer Datei übereinstimmen.

So wenden Sie Filter an:

1. Wählen Sie im Tab Filter die Option Weiteren Filter hinzufügen aus.
2. Wählen Sie im Menü für die Filtererstellung eine Eingabespalte, einen Vergleichsoperator (z. B. equals (ist gleich) oder contains (enthält)) und den Wert aus.
3. Verbinden Sie dann im Feld Filter logic (Filterlogik) die Filter mit den Operatoren AND oder OR. 
   • Verwenden Sie die Filter-IDs (die Zahlen neben den Filtern), um Beziehungen zwischen den Filtern zu definieren.
4. Wählen Sie Weiter aus.

Mindestens eine Zeile im Quellsheet muss die Filterkriterien erfüllen. Anderenfalls generiert Data Shuttle keine CSV-Datei.

Komplexere Filterlogik definieren

Sie können mit Klammern und den Operatoren AND oder OR eine komplexere Filterlogik definieren. 

• Beispiel: (1 AND 2) OR 3 kombiniert die Logik so, dass alle Daten enthalten sind, bei denen (Abteilung = „Services“ AND Widget-Größe = „Groß“) OR die Abteilung = „Marketing“ ist.

  In diesem Beispiel würden beim Abladen nur große Widgets für die Services-Abteilung enthalten sein, aber es würden alle Marketing-Widgets abgeladen werden.

Schritt 5: Spalten zwischen den beiden Systemen zuordnen 

Smartsheet-Spalten werden vorab ausgefüllt. Sie wählen die Spalten der Auslagerungsdatei aus.

So ordnen Sie eine Spalte manuell zu:

1. Wählen Sie im Bereich Sheet Column (Sheetspalte) die Sheetspalten aus, die an die Spalten der Auslagerungsdatei angepasst werden sollen. 
2. (Optional) Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Sheet-/Auslagerungsdateispalte, um sie anzuordnen. Wählen Sie dann das Pfeilsymbol aus. Wenn Sie nicht alle Felder zuordnen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Sheet-/Auslagerungsdateispalte. Wählen Sie dann Brandfolder Image aus.
3. Wenn Sie die Felder zugeordnet haben, gehen Sie auf Next (Weiter).

In diesem Schritt können Sie Spalten hinzufügen, umbenennen oder entfernen. Änderungen können sich jedoch auf abhängige Automatisierungen auswirken. Wenn aufgrund der Spaltenumbenennung ein Fehler auftritt, stellen Sie entweder den ursprünglichen Namen wieder her oder aktualisieren Sie die Automatisierung, um auf den neuen Namen zu verweisen. Sie können nur Spalten entfernen, die Sie während dieser Aktion im Zuordnungs-Workflow hinzugefügt haben.

Wenn am ursprünglichen Sheet Änderungen vorgenommen wurden, aktualisieren Sie die Zuordnung über die Schaltfläche Refresh (Aktualisieren). Dadurch werden jedoch Ihre manuellen Änderungen überschrieben. Überprüfen Sie deshalb, ob Ihre Spalten korrekt zugeordnet sind.

Schritt 6: Workflow planen

Planen Sie die automatische Ausführung Ihres Workflows oder führen Sie ihn manuell aus.

Data Shuttle verwendet GMT. Ihre Zeitzoneneinstellungen aus der Smartsheet-App werden nicht berücksichtigt.

So führen Sie den Workflow automatisch aus:

1. Aktivieren Sie im Tab Ausführungsoptionen die Umschaltfläche für Zeitplanmäßig ausführen. 
2. Um den Zeitplan einzurichten, füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Days of the week (Wochentage): Die Tage, an denen der Workflow ausgeführt werden soll 
   • Start time (Startzeit): Die Uhrzeit, zu der die Workflow-Ausführung gestartet werden soll
   • Execute every (Ausführungshäufigkeit): Die Frequenz des Workflow-Zeitplans (z. B. alle 15 Minuten)
   • End time (Endzeit): Die Uhrzeit, zu der die Workflow-Ausführung beendet werden soll
3. Wenn Sie den Zeitplan eingerichtet haben, gehen Sie auf Next (Weiter). 

Am besten sollten mindestens 6 Stunden zwischen geplanten Ausführungen liegen. Häufigere Ausführungen können:

• eine sehr große Anzahl an Schreibvorgängen in deren Cloud-Quelle erzeugen.
• mehrere Versionen erstellen, die schwer voneinander zu unterscheiden sind.
• Fehler auslösen, wenn der Workflow versucht, auf verwendete Dateien zuzugreifen.

Manuell ausführen

Wenn Sie keinen Zeitplan für den Workflow einrichten, können Sie ihn jederzeit manuell ausführen.

So führen Sie den Workflow manuell aus: 

• Navigieren Sie zum Workflow und wählen Sie Ausführen aus.

Schritt 7: Ihren neuen Workflow veröffentlichen

Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein und wählen Sie dann Veröffentlichen aus. Nun können Sie auf Ihren Workflow zugreifen, wann immer Sie ihn ausführen, bearbeiten oder löschen möchten.