Workflows verwalten

Sie können die Data Shuttle-Verbindung über das Menü Verbindungen in der Navigationsleiste der Smartsheet-Anwendung oder über die nachfolgende Schaltfläche Bei Data Shuttle anmelden herstellen.

Bei Data Shuttle anmelden

Workflow-Management durch Systemadministratoren

Als Systemadmin können Sie:

• eine Liste aller in Ihrer Organisation erstellten Workflows sehen

• Workflow-Manager*innen hinzufügen oder entfernen

• Konfigurationsdetails anzeigen

• Workflows pausieren

• Workflows archivieren

• Workflows löschen und wiederherstellen

• das Aktivitätsprotokoll von Workflows anzeigen

Verwenden Sie das Workflow-Menü im oberen Teil des Bildschirms, um zwischen Ihren Workflows, den Workflows Ihrer Organisation und archivierten Workflows umzuschalten.

Denken Sie daran:

• Sie können nur Workflows bearbeiten, deren Inhaber Sie sind.
• Sie können nur auf die in den Workflows verwendeten Quell- oder Zielsheets zugreifen, wenn diese für Sie freigegeben sind.
• Workflow-Inhaber werden je nach den Benachrichtigungseinstellungen über das Benachrichtigungs-Center oder per E-Mail benachrichtigt, wenn ein Administrator Aktionen in einem ihrer Workflows ausführt.

Workflow bearbeiten

1. Zeigen Sie mit Ihrem Mauszeiger auf den Workflow und wählen Sie das Kebab-Menü aus. 
2. Wählen Sie Workflow bearbeiten aus.

Wenn bei der letzten Ausführung des Workflows ein Fehler aufgetreten ist oder der Workflow fehlerhaft konfiguriert wurde (z. B. wenn das Quellsheet gelöscht wurde), zeigt Letzte Ausführung ein Fehlersymbol und eine entsprechende Meldung an. Bearbeiten und veröffentlichen Sie den Workflow erneut, um das Problem zu beheben.

Neue Spalten bearbeiten und einem Workflow hinzufügen

Wenn sich Ihr Prozess weiterentwickelt, müssen Sie vielleicht die Struktur Ihrer Quelldatei ändern. So behalten Sie die neue Struktur in Ihrem Zielsheet bei:

1. Bearbeiten Sie Ihre Quelldatei mit den neuen Spaltenüberschriften oder zusätzlichen Spalten. Falls Sie eine Excel- oder CSV-Datei verwenden, laden Sie die neue Quelldatei an Ihren Quellspeicherort hoch. Passen Sie anschließend das Zielsheet an die aktualisierten Spaltenüberschriften oder zusätzlichen Spalten an.
2. Rufen Sie „Quelle“ > „Quellspeicherort“ auf und wählen Sie anschließend einen anderen Quellspeicherort aus. Wenn Ihre Quelle beispielsweise Google Drive ist, wechseln Sie zu Smartsheet.

3. Ändern Sie den Quellspeicherort wieder auf Ihre ursprüngliche Auswahl zurück.

   Sie müssen möglicherweise Ihr Anlagensheet oder den Dateinamen erneut auswählen.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, bis Sie sich auf der Zuordnungsseite befinden. Ordnen Sie Ihre Eingabespalten und Ausdrücke erneut zu. Weitere Informationen zur Zuordnung von Spalten finden Sie im Artikel Erstellen eines Hochlade-Workflows in Data Shuttle. 

   Sie müssen möglicherweise alle Spalten erneut zuordnen, nicht nur die hinzugefügten und bearbeiteten Spalten.

Sie können Ihren Workflow nun aktivieren und ausführen. 

Workflow pausieren

Data Shuttle pausiert Workflows, bei denen regelmäßig Fehler auftreten und die wiederholt fehlschlagen. Unter „Letzte Ausführung“ in Ihrem Dashboard wird der Status „Pausiert“ angezeigt. Fehler, durch die Daten nur teilweise geladen werden, pausieren Ihren Workflow nicht.

Um einen pausierten Workflow wieder zu aktivieren, wählen Sie Überprüfen aus und bearbeiten Sie Ihre Konfiguration, damit Ihr Workflow das nächste Mal wieder erfolgreich ausgeführt wird. Speichern Sie den Workflow ab, damit er wieder ausgeführt werden kann und die geplanten Aktivitäten fortgesetzt werden.

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Workflow archivieren 

Die Archivierung eines Workflows verschiebt diesen in Ihr Archiv und pausiert ihn. Ein Workflow kann 90 Tage lang wiederhergestellt werden. Danach wird er endgültig gelöscht.

Wenn Sie einen Workflow wiederherstellen, bleiben die Einstellungen erhalten und er wird Ihrem Zeitplan entsprechend ausgeführt. Wenn ein Workflow archiviert wird, wird er nicht ausgeführt, aber Sie können das Aktivitätsprotokoll aufrufen.

Sie können einen Workflow vor Ablauf der 90 Tage endgültig aus Ihrem Archiv löschen. Wenn Sie einen Workflow endgültig löschen, ist das Aktivitätsprotokoll nicht mehr verfügbar.

Einen Workflow freigeben oder übertragen

Um einen Workflow freizugeben oder zu übertragen, wählen Sie und dann Freigabeeinstellungen aus. Sie können Workflows für andere Workflow-Manager*innen freigeben, aber die Freigabe ist nur innerhalb desselben Plans möglich.

Beachten Sie, dass zum Übertragen von Workflows ein*e weitere*r Workflow-Manager*in hinzugefügt und die Workflow-Freigabeberechtigungen für sich selbst aufgehoben werden müssen. Um sich selbst aus einem Workflow zu entfernen, müssen Sie zunächst eine*n andere*n Workflow-Manager*in hinzufügen.

Alle Workflow-Manager*innen können einen Workflow bearbeiten, ausführen, archivieren und freigeben, sofern sie mindestens Berechtigungen als Bearbeiter*in für die Quell- und Zieldateien haben. Admins können außerdem Workflow-Manager*innen zu jedem Workflow innerhalb ihres Plans hinzufügen oder daraus entfernen.

Funktionsweise von Benachrichtigungen

Alle Workflow-Manager*innen erhalten Benachrichtigungen für Folgendes:

• Workflow-Fehler
• Hinzufügen oder Entfernen von Benutzer*innen aus einem Data Shuttle Workflow, einschließlich sie selbst
• Bearbeiten und Löschen von Workflows

Benachrichtigungen werden in der Smartsheet-App und per E-Mail gemäß den konfigurierten Smartsheet-Benachrichtigungseinstellungen der Benutzer*innen zugestellt. Bearbeiten Sie die Optionen im Abschnitt @-Erwähnungen, Freigabeeinladungen und Proof-Anforderungen, um die Benachrichtigungseinstellungen für Data Shuttle anzupassen.

Die Massenfreigabe und die Freigabe für Gruppen werden derzeit nicht unterstützt.

Massenaktionen für Workflows ausführen

Systemadministratoren und Benutzer können von ihren Haupt-Dashboards aus Massenaktionen für Workflows ausführen: „My Workflows“, „My Organisation“ (nur Administratoren) und „Archivierte Workflows“. Je nach Zugriffsstufe haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Benutzer können:

  • mehrere oder alle Workflows gleichzeitig für bestimmte Aktionen auswählen

  • eine ausgewählte Anzahl oder alle Workflows archivieren und sie dauerhaft aus Ihrem Archiv löschen

• Systemadministratoren können dieselben Aktionen für alle Workflows in ihrer Organisation durchführen und Workflows in Massen dauerhaft löschen.

Fehlerbenachrichtigungen für fehlgeschlagene Workflows anzeigen

Wenn ein von Ihnen erstellter Workflow fehlschlägt, sendet Ihnen Data Shuttle eine Benachrichtigung mit einem Link zu dem fehlgeschlagenen Workflow entweder in der App oder per E-Mail, je nach Ihren Benachrichtigungseinstellungen. Wenn Sie diesem Link folgen, können Sie das Ausführungsprotokoll überprüfen und alle Probleme entsprechend angehen.

Beachten Sie, dass Fehlerbenachrichtigungen nur beim ersten Auftreten eines Workflowfehlers ausgelöst werden, außer der Fehler ändert sich oder der Workflow wurde seit dem letzten Auftreten des Fehlers bearbeitet.

Sie können die Benachrichtigungseinstellungen für Data Shuttle verwalten, indem Sie zu Konto > Persönliche Einstellungen … > Benachrichtigungen wechseln. Bearbeiten Sie dort die Optionen im Abschnitt @-Erwähnungen, Freigabeeinladungen und Proof-Anforderungen.

Änderungen an einem Workflow anzeigen

Um Änderungen an einem Workflow anzuzeigen, wählen Sie das Symbol Mehr und dann Aktivitätsprotokoll aus. Das Aktivitätsprotokoll listet Workflow-Aktionen auf, darunter Änderungen an der Quelle, dem Ziel oder Aktualisierungen des Zeitplans. 

Protokollmeldungen zur Workflow-Ausführung anzeigen

Auf dem Data Shuttle-Dashboard wird eine Statusanzeige für Ihren Workflow angezeigt:

• Ein grüner Haken zeigt Ihnen an, dass Ihr Workflow erfolgreich ausgeführt wurde. 

• Ein gelbes Warnsymbol weist darauf hin, dass etwas mit Ihrem Data Shuttle-Workflow nicht stimmt, aber einige Daten erfolgreich verschoben wurden. 

• Ein rotes Ausrufezeichen bedeutet, dass etwas nicht stimmt und dass Ihr Workflow fehlgeschlagen ist. 

Wenn ein Workflow fehlgeschlagen ist, zeigt die Protokollmeldung den Fehler an und gibt Hinweise zur Fehlerbehebung. Je nach Anleitung zur Fehlerbehebung müssen Sie die Workflow-Einstellungen bearbeiten, die Datei oder das Dateiformat korrigieren und/oder eine neue Quelldatei hochladen.

Wenn ein Workflow ausgeführt wird, enthält das Ausführungsprotokoll folgende Details:

• Wählen Sie für den Zugriff auf die Protokollmeldungen unter „Letzte Ausführung“ das Datum aus.