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Systemadmins können Data Shuttle-Workflows in ihrer Organisation verwalten.
Data Shuttle-Workflows verwalten
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Es gibt mehrere Möglichkeiten, um über die Smartsheet-App auf Data Shuttle zuzugreifen:
- Über das Menü Verbindungen in der oberen Navigationsleiste in der Tabellenansicht (klassisch)
- Über die Schaltfläche Datenintegrationen in der oberen Navigationsleiste in der Tabellenansicht.
Sie können sich auch über die Schaltfläche unten anmelden.
Workflow-Management durch Systemadmins
Als Systemadmin können Sie:
- eine Liste aller in Ihrer Organisation erstellten Workflows sehen
- Workflow-Manager*innen hinzufügen oder entfernen
- Konfigurationsdetails anzeigen
- Workflows pausieren
- Workflows archivieren
- Workflows wiederherstellen
Workflows löschen
Das Löschen eines Workflows kann nicht wieder rückgängig gemacht werden.
- das Aktivitätsprotokoll von Workflows anzeigen
Verwenden Sie das Workflow-Menü im oberen Teil des Bildschirms, um zwischen Ihren Workflows, den Workflows Ihrer Organisation und archivierten Workflows umzuschalten.
Bitte beachten Sie Folgendes
- Sie können nur Workflows bearbeiten, deren Inhaber*in Sie sind.
- Sie können nur auf die in den Workflows verwendeten Quell- oder Zielsheets zugreifen, wenn diese für Sie freigegeben sind.
- Sie können die Berechtigungen für externe Dateispeicherorte nicht über das Smartsheet Admin Center steuern.
- Workflow-Inhaber*innen werden je nach den Benachrichtigungseinstellungen über das Benachrichtigungs-Center oder per E-Mail benachrichtigt, wenn ein*e Admin Aktionen in einem ihrer Workflows ausführt.
Workflow bearbeiten
- Zeigen Sie mit Ihrem Mauszeiger auf den Workflow und wählen Sie das Kebab-Menü
Wählen Sie Workflow bearbeiten aus.
Wenn bei der letzten Ausführung des Workflows ein Fehler aufgetreten ist oder der Workflow fehlerhaft konfiguriert wurde (z. B. wenn das Quellsheet gelöscht wurde), zeigt Letzte Ausführung ein Fehlersymbol und eine entsprechende Meldung an. Bearbeiten und veröffentlichen Sie den Workflow erneut, um das Problem zu beheben.
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Neue Spalten bearbeiten und einem Workflow hinzufügen
Wenn sich Ihr Prozess weiterentwickelt, müssen Sie vielleicht die Struktur Ihrer Quelldatei ändern. So behalten Sie die neue Struktur in Ihrem Zielsheet bei:
- Bearbeiten Sie Ihre Quelldatei mit den neuen Spaltenüberschriften oder zusätzlichen Spalten. Falls Sie eine Excel- oder CSV-Datei verwenden, laden Sie die neueste Quelldatei an Ihren Quellspeicherort hoch, und passen Sie anschließend das Zielsheet an die aktualisierten Spaltenüberschriften oder zusätzlichen Spalten an.
- Rufen Sie Quelle > Quellspeicherort auf und wählen Sie einen anderen Quellspeicherort aus. Wenn Ihre Quelle beispielsweise Google Drive ist, wechseln Sie zu Smartsheet.
Ändern Sie den Quellspeicherort wieder auf Ihre ursprüngliche Auswahl zurück.
Sie müssen möglicherweise Ihr Anlagensheet oder den Dateinamen erneut auswählen.
Wählen Sie Weiter , bis Sie sich auf der Seite Zuordnung befinden. Ordnen Sie Ihre Eingabespalten und Ausdrücke erneut zu. Weitere Informationen zur Zuordnung von Spalten finden Sie im Artikel Hochlade-Workflow in Data Shuttle erstellen.
Sie müssen möglicherweise alle Spalten erneut zuordnen, nicht nur die hinzugefügten und bearbeiteten Spalten.
- Sie können Ihren Workflow nun aktivieren und ausführen.
Workflow pausieren
Data Shuttle pausiert Workflows, bei denen regelmäßig Fehler auftreten und die wiederholt fehlschlagen. Unter „Letzte Ausführung“ in Ihrem Dashboard wird der Status „Pausiert“ angezeigt. Fehler, durch die Daten nur teilweise geladen werden, pausieren Ihren Workflow nicht.
Um einen pausierten Workflow wieder zu aktivieren, wählen Sie Überprüfen aus und bearbeiten Sie Ihre Konfiguration, damit Ihr Workflow das nächste Mal wieder erfolgreich ausgeführt wird. Speichern Sie den Workflow ab, damit er wieder ausgeführt werden kann und die geplanten Aktivitäten fortgesetzt werden.
Workflow archivieren
Die Archivierung eines Workflows verschiebt diesen in Ihr Archiv und pausiert ihn. Ein Workflow kann 90 Tage lang wiederhergestellt werden. Danach wird er endgültig gelöscht.
Wenn Sie einen Workflow wiederherstellen, bleiben die Einstellungen unverändert und der Workflow wird weiterhin gemäß Ihrem Zeitplan ausgeführt. Wenn ein Workflow archiviert wird, wird er nicht ausgeführt, aber Sie können das Aktivitätsprotokoll aufrufen.
Sie können einen Workflow vor Ablauf der 90 Tage endgültig aus Ihrem Archiv löschen. Wenn Sie einen Workflow dauerhaft löschen, löschen Sie auch sein Aktivitätsprotokoll.
- Zeigen Sie mit Ihrem Mauszeiger auf den Workflow und wählen Sie das kebab menu
Wählen Sie Archive workflow > Archive (Workflow archivieren > Archivieren) aus.
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Einen Workflow freigeben oder übertragen
Um einen Workflow freizugeben oder zu übertragen, wählen Sie
Um Workflows zu übertragen, müssen Sie eine*n weitere*n Workflow-Manager*in hinzufügen und Ihre eigenen Workflow-Freigabeberechtigungen entfernen. Damit Sie sich selbst aus einem Workflow entfernen können, müssen Sie zunächst eine*n andere*n Workflow-Manager*in hinzufügen.
Alle Workflow-Manager*innen können einen Workflow bearbeiten, ausführen, archivieren und freigeben, sofern sie mindestens Bearbeiterberechtigungen für die Quell- und Zieldateien haben. Admins können außerdem jedem Workflow innerhalb ihres Plans Workflow-Manager*innen hinzufügen oder diese daraus entfernen.
Funktionsweise von Benachrichtigungen
Alle Workflow-Manager*innen erhalten Benachrichtigungen für Folgendes:
- Workflow-Fehler
- Hinzufügen oder Entfernen von Benutzer*innen aus einem Data Shuttle Workflow, einschließlich sie selbst
- Bearbeiten und Löschen von Workflows
Benachrichtigungen werden in der Smartsheet-App und per E-Mail gemäß den Smartsheet-Benachrichtigungseinstellungen der Benutzer*innen zugestellt. Um die Einstellungen für Data Shuttle-Benachrichtigungen anzupassen, bearbeiten Sie die Optionen im Abschnitt „@Mentions, Sharing Invitations, and Proof Requests“ (@-Erwähnungen, Freigabeeinladungen und Proof-Anforderungen).
Die Massenfreigabe und die Freigabe für Gruppen werden derzeit nicht unterstützt.
Massenaktionen für Workflows ausführen
Systemadmins und Benutzer*innen können in ihren Haupt-Dashboards Massenaktionen für Workflows ausführen: „My Workflows“ (Meine Workflows), „My Organization“ (Meine Organisation; nur Admins) und „Archivierte Workflows“. Je nach Zugriffsstufe haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Benutzer*innen können:
- mehrere oder alle Workflows gleichzeitig für bestimmte Aktionen auswählen
- eine Auswahl oder alle Workflows archivieren und dauerhaft löschen.
Systemadmins können dieselben Aktionen für alle Workflows in ihrer Organisation durchführen und Workflows in Massen dauerhaft löschen.
Workflow-Bericht abrufen
Dieser Bericht ist nur für Smartsheet-Benutzer*innen in den USA, Australien und der EU verfügbar.
Admins können eine CSV-Datei herunterladen, die wichtige Details zu allen Workflows in der Organisation enthält, darunter:
- Name
- ID
- Typ
- Status
- Aktion
- Datum/Uhrzeit der Erstellung (UTC)
- Datum/Uhrzeit der letzten Bearbeitung (UTC)
- Datum/Uhrzeit der letzten Ausführung (UTC)
- Status der letzten Ausführung
- Workflow auf Zeitplan festgelegt (Ja/Nein)
- Erstellt von
- Letzter Bearbeiter
Führen Sie zum Herunterladen diese Schritte aus:
- Rufen Sie in Ihrem Dashboard My Organization (Meine Organisation) auf.
- Wählen Sie oben rechts den Workflow-Bericht aus.
Der Download beginnt automatisch und die CSV-Datei wird in Ihrem Standardordner für Downloads gespeichert. Öffnen Sie die Datei, sobald der Download abgeschlossen ist.
Lassen Sie das Fenster geöffnet, bis der Download abgeschlossen ist. Dies dauert einige Sekunden.
Fehlerbenachrichtigungen für fehlgeschlagene Workflows anzeigen
Wenn ein von Ihnen erstellter Workflow fehlschlägt, sendet Ihnen Data Shuttle eine Benachrichtigung mit einem Link zu dem fehlgeschlagenen Workflow entweder in der App oder per E-Mail, je nach Ihren Benachrichtigungseinstellungen. Über diesen Link können Sie das Ausführungsprotokoll einsehen und Probleme entsprechend beheben.
Beachten Sie, dass Fehlerbenachrichtigungen nur beim ersten Auftreten eines Workflow-Fehlers ausgelöst werden, außer der Fehler ändert sich oder der Workflow wurde seit dem letzten Auftreten des Fehlers bearbeitet.
Sie können die Benachrichtigungseinstellungen für Data Shuttle verwalten, indem Sie zu Konto > Persönliche Einstellungen... > Benachrichtigungen gehen. Bearbeiten Sie dort die Optionen im Abschnitt @Erwähnungen, Freigabeeinladungen und Proof-Anforderungen.
Änderungen an einem Workflow anzeigen
Um Änderungen an einem Workflow anzuzeigen, wählen Sie das Kebab-Menü
Protokollmeldungen zur Workflow-Ausführung anzeigen
Im Data Shuttle-Dashboard sehen Sie eine Statusanzeige für Ihren Workflow:
- Ein grüner Haken zeigt Ihnen an, dass Ihr Workflow erfolgreich ausgeführt wurde.
- Ein gelbes Warnsymbol weist darauf hin, dass etwas mit Ihrem Data Shuttle-Workflow nicht stimmt, aber einige Daten erfolgreich verschoben wurden.
- Ein rotes Ausrufezeichen weist darauf hin, dass etwas nicht stimmt und dass Ihr Workflow fehlgeschlagen ist.
Die Protokollmeldung zeigt den zugehörigen Fehler an und gibt Hinweise zur Fehlerbehebung. Je nach Anleitung zur Fehlerbehebung müssen Sie die Workflow-Einstellungen bearbeiten, die Datei oder das Dateiformat korrigieren und/oder eine neue Quelldatei hochladen.
Wählen Sie für den Zugriff auf die Protokollmeldungen unter Letzte Ausführung das Datum aus.
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Wenn ein Workflow ausgeführt wird, enthält das Ausführungsprotokoll folgende Details:
| Berichtstypen im Ausführungsprotokoll | Beschreibung |
|---|---|
| Aktualisierte Zeilen | Anzahl der aktualisierten Zeilen in der Zieldatei. |
| Hinzugefügte Zeilen | Anzahl der Zeilen, die zur Zieldatei hinzugefügt wurden. |
| Gelöschte Zeilen | Anzahl der Zeilen, die aus der Zieldatei gelöscht wurden. |
| Gefilterte Zeilen | Anzahl der Zeilen, die in der Zieldatei gefilterte Daten enthalten. |
| Nicht betroffene Zeilen (Sheets) | Anzahl der Zeilen, in denen bereits Daten vorhanden sind und die mit der Quelle übereinstimmen. Diese Zeilen bleiben unverändert. |
| Nicht betroffene Zeilen (DataTable) | Je nach ausgewählten Zeilenoptionen für Ihre Zieldatei wird im Ausführungsprotokoll Folgendes angezeigt:
|
| Aktualisierte Spaltenauswahl | Anzahl der Zeilen, in denen die Spaltenauswahl aktualisiert wurde. |
| Aktualisierte und hinzugefügte Zeilen (DataTable) | Anzahl der Zeilen, die hinzugefügt und aktualisiert wurden. |