Mit Data Shuttle dynamische Dropdowns erstellen

Überblick

Dynamische Dropdowns aktualisieren eine Dropdown-Liste an einem Ort automatisch, wenn dieselbe Liste an einem anderen Ort bearbeitet wurde. 

Verwenden Sie Data Shuttle, um eine Liste mit Elementen hochzuladen, mit der Sie Dropdown-Optionen aus einer Liste im selben Sheet, einem anderen Sheet oder einer CSV- oder XLSX-Datei aktualisieren können.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um über die Smartsheet-App auf Data Shuttle zuzugreifen:

• Über das Menü Verbindungen in der oberen Navigationsleiste in der klassischen Tabellenansicht 
• Über die Schaltfläche Datenintegrationen in der oberen Navigationsleiste in der Tabellenansicht

Voraussetzungen

Um Data Shuttle zu verwenden, müssen Sie:

• Berechtigungen als Bearbeiter, Administrator oder Inhaber für das Zielsheet haben.
• von Ihrem bzw. Ihrer Smartsheet-Systemadmin in Admin Center Berechtigungen für die Data Shuttle Premium-Anwendung aktivieren lassen

Dynamische Dropdowns erstellen

Um dynamische Dropdowns mit Data Shuttle zu erstellen, bereiten Sie Folgendes vor:

• Ihre Quellliste kann ein Sheet in Smartsheet oder eine externe Datei mit den Dropdown-Optionen sein.
• In Ihrem Zielsheet können Sie die Dropdown-Optionen entsprechend den Änderungen in Ihrem Quellsheet aktualisieren.

Das Beispiel zeigt, wie Sie Dropdown-Werte mithilfe von zwei Workflows automatisieren:

• Auslagerungs-Workflow: Extrahiert Daten aus Ihrem Quellsheet, ordnet die relevanten Spalten zu und speichert sie als CSV-Datei.
• Upload-Workflow: Verwendet die generierte CSV-Datei, um die Dropdown-Optionen in Ihrem Zielsheet zu aktualisieren, indem der CSV-Inhalt den Dropdown-Spalten des Zielsheets zugeordnet wird.

Einen Auslagerungs-Workflow erstellen

1. Gehen Sie zu Workflow erstellen > Offload Data (Daten auslagern).

2. Wählen Sie Ihr Quellsheet aus. Wählen Sie dann Next (Weiter) aus. 

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3. Wählen Sie einen Zielort (Target Location) aus:
   • Smartsheet Attachment (Smartsheet-Anlage): Wählen Sie das Sheet für die Anlage aus.
   • OneDrive & SharePoint: Melden Sie sich bei Ihrem externen Konto an.
   • GoogleDrive: Melden Sie sich bei Ihrem externen Konto an.
   • Box: Melden Sie sich bei Ihrem externen Konto an.

In Smartsheet Gov-Plänen ist das Laufwerk für das GCC High-Angebot von Microsoft ebenfalls verfügbar. Da die meisten Laufwerke jedoch nicht standardmäßig zugänglich sind, müssen Sie den Support kontaktieren, um den Zugriff zu aktivieren.

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4. Benennen Sie Ihre exportierte Datei und wählen Sie CSV als exportierten Dateityp aus.
5. Wählen Sie aus, ob Sie der Zieldatei Überschriften hinzufügen möchten. Wählen Sie dann Next (Weiter) aus.
6. (Optional) Fügen Sie einen Filter hinzu, um nur Daten zu exportieren, die bestimmte Kriterien erfüllen.
7. Wählen Sie Next (Weiter) aus.
8. Ordnen Sie Spalten zwischen der ausgewählten Quelle und dem Ziel zu. Wählen Sie Next (Weiter) aus.
9. Aktivieren Sie Run on schedule (Zeitplanmäßig ausführen), wenn Sie einen Zeitplan festlegen möchten, und legen Sie den Zeitplan fest. Wählen Sie Next (Weiter) aus.
10. Benennen Sie Ihren Workflow und wählen Sie Save (Speichern) aus.
11. Bewegen Sie den Mauszeiger über den soeben erstellten Workflow und wählen Sie Run (Ausführen) aus.

Eine Nachricht bestätigt, dass Ihr Workflow korrekt ausgeführt wurde. 

Hochlade-Workflow erstellen

1. Rufen Sie Create a workflow > Upload Data (Workflow erstellen > Daten hochladen) auf.
2. Wählen Sie Ihren Quellspeicherort aus:
   • Smartsheet Attachment (Smartsheet-Anlage): Sie müssen das Sheet auswählen, in dem sich die Anlage befindet.
   • OneDrive & SharePoint: Melden Sie sich bei Ihrem externen Konto an.
   • GoogleDrive: Melden Sie sich bei Ihrem externen Konto an.
   • Box: Melden Sie sich bei Ihrem externen Konto an.
3. Wählen Sie das Sheet aus, in dem sich die Anlage befindet.
4. Wählen Sie aus, wie Data Shuttle die Anlage auswählt:
   • Name: Sie müssen den Namen der Anlage eingeben (einschließlich des Anlagenformats).
   • Most recent (Neueste): Die neueste Anlage wird ausgewählt.
5. Aktivieren Sie das Kästchen, wenn Ihre Anlage Spaltenüberschriften enthält.

6. Wählen Sie die erste Zeile und das Trennzeichen aus. Wählen Sie dann Next (Weiter) aus.

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7. Wählen Sie Ihr Zielsheet aus. Hier werden die Dropdown-Optionen angezeigt.

8. Wählen Sie Update the dropdown choices for the selected columns (Dropdown-Optionen für die ausgewählten Spalten aktualisieren) aus. Wählen Sie dann Next (Weiter) aus. 

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9. (Optional) Fügen Sie einen Filter hinzu, um nur Daten zu importieren, die bestimmte Kriterien erfüllen.
10. Wählen Sie Next (Weiter) aus.
11. Ordnen Sie Spalten zwischen der ausgewählten Quelle und dem Ziel zu. Wählen Sie Next (Weiter) aus.
12. Aktivieren Sie Run on schedule (Zeitplanmäßig ausführen), wenn Sie einen Zeitplan festlegen möchten, oder aktivieren Sie Run on attachment (Anlagenmäßig ausführen), wenn der Workflow beim Hochladen der Anlage ausgeführt werden soll. Wählen Sie Next (Weiter) aus.
13. (Optional) Fügen Sie Ausdrücke hinzu, um ein neues Funktionsfeld in Ihr Zielsheet aufzunehmen.
14. Wählen Sie Next (Weiter) aus.
15. Benennen Sie Ihren Workflow und wählen Sie Save (Speichern) aus.
16. Nachdem die Bestätigung angezeigt wird, wählen Sie Fertig aus.

Sie können manuell Run (Ausführen) auswählen, um Ihre Workflows zu testen. 

Wenn Sie für die Auslagerungs- und Hochlade-Workflows einen geplanten Intervall festlegen, laufen Ihre Workflows automatisch ab und die Dropdown-Optionen werden mit der Quellliste synchronisiert.