Ablade-Workflow

Die Grundlagen von Auslagerungs-Workflows in Data Shuttle

Wenn Sie einen Auslagerungs-Workflow verwenden, werden Daten aus einem Smartsheet-Sheet extrahiert, in eine Excel- oder CSV-Datei konvertiert und dann als Anlage an folgende Elemente/Speicherorte gesendet:

• Ein Smartsheet-Sheet 
• OneDrive 
• SharePoint 
• Google Drive 
• Box

In Smartsheet Gov-Plänen ist das Laufwerk für das GCC High-Angebot von Microsoft ebenfalls verfügbar. Da die meisten Laufwerke jedoch nicht standardmäßig zugänglich sind, müssen Sie den Support kontaktieren, um den Zugriff zu aktivieren.

Voraussetzungen

• Um Data Shuttle zu verwenden, müssen Sie:
  • Inhaber-, Administrator-, Bearbeiter- oder Betrachterberechtigungen für das Quellsheet haben
  • von Ihrem/Ihrer Smartsheet-Systemadmin in Admin Center Berechtigungen für die Data Shuttle Premium-Anwendung aktivieren lassen
• Damit Sie Daten aus Smartsheet auslagern können, müssen Sie mindestens Betrachter*in eines Sheets sein.

Schritt 1: Neuen Auslagerungs-Workflow erstellen

1. Rufen Sie datashuttle.smartsheet.com auf und melden Sie sich mit Ihren Smartsheet-Anmeldedaten an.
2. Wählen Sie in Data Shuttle in der linken Leiste + aus.
3. Wählen Sie Offload Data (Daten auslagern) aus.

Profitipp: Vorhandenen Workflow kopieren

Anstatt einen neuen Workflow zu erstellen, können Sie einen bestehenden Workflow kopieren und bearbeiten, um Zeit zu sparen.

1. Rufen Sie den bestehenden Auslagerungs-Workflow auf. 
2. Wählen Sie rechts  Brandfolder Image  aus. 
3. Wählen Sie Create a copy (Kopie erstellen) aus.

Nachdem eine Kopie des Workflows erstellt wurde, können Sie diese bearbeiten. Weitere Informationen dazu.

Schritt 2: Quellsheet auswählen

1. Wählen Sie im Tab Source (Quelle) Ihr Quellsheet aus. Denken Sie daran, dass es sich bei Ihrem Quellsheet nicht um einen Bericht handeln darf.
2. Wählen Sie Next (Weiter) aus.

Schritt 3: Ziel auswählen 

Ihr Ziel ist der Ort, an den Ihre Daten gesendet werden. Wenn Sie Smartsheet-Anlagen als Ziel verwenden, können Sie dasselbe oder ein anderes Sheet als Quellsheet verwenden. Wenn Sie Daten auf einen externen Datenspeicher auslagern, werden Sie ggf. aufgefordert, sich anzumelden.

So wählen Sie ein Ziel aus

1. Wählen Sie im Tab Ziel den Zielort aus:
   • Smartsheet-Anlage: Wählen Sie das Smartsheet-Element aus, dem die Datei angehängt werden soll.
   • Drittanbieter-Speicherlaufwerk: Wenn Sie eine dieser Optionen auswählen, müssen Sie sich ggf. anmelden und den Ordner auswählen, in den die Daten verschoben werden sollen.
     • OneDrive und SharePoint
     • Google Drive
     • Box
2. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Exported file name (Name der exportierten Datei): Geben Sie Ihrer auszulagernden Datei einen Namen.
   • Exported file type (Typ der exportierten Datei): Wählen Sie CSV oder EXCEL aus.
3. Wählen Sie Next (Weiter) aus.

Schritt 4: Filter festlegen

Verwenden Sie Filter, um zu definieren, welche Felder von Smartsheet auf den externen Datenspeicher verschoben werden sollen. Beispielsweise können Sie einen Filter erstellen, um Zeilen mit dem Wert In Bearbeitung in der Statusspalte auszulagern. Sie können Filter auch verwenden, wenn Sie mit großen Datensätzen arbeiten, von denen Sie nur eine Teilmenge der Daten freigeben müssen.

Bei Filtern wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt. Stellen Sie sicher, dass sie exakt mit den Informationen in Ihrer Datei übereinstimmen.

So wenden Sie Filter an

1. Wählen Sie im Tab Filter die Option Weiteren Filter hinzufügen aus.
2. Wählen Sie im Menü für die Filtererstellung eine Eingabespalte, einen Vergleichsoperator (z. B. equals (ist gleich) oder contains (enthält)) und den Wert aus.

3. Wählen Sie Next (Weiter) aus.

   Mindestens eine Zeile im Quellsheet muss die Filterkriterien erfüllen. Andernfalls generiert Data Shuttle keine CSV-Datei.

Komplexere Filterlogik definieren

Sie können mit Klammern und den Operatoren AND oder OR eine komplexere Filterlogik definieren. 

Beispiel:

„(1 AND 2) OR 3“ kombiniert die Logik so, dass alle Daten enthalten sind, bei denen (Abteilung = „Services“ AND Widgetgröße = „Groß“) OR die Abteilung = „Marketing“ ist.

In diesem Beispiel würden beim Auslagern nur große Widgets für die Services-Abteilung enthalten sein, aber es würden alle Marketing-Widgets ausgelagert werden.

Schritt 5: Spalten zwischen den beiden Systemen zuordnen 

Smartsheet-Spalten werden vorab ausgefüllt. Sie wählen die Spalten der auszulagernden Datei so aus, dass sie mit Ihren Feldern zwischen Quelle und Ziel übereinstimmen.

So ordnen Sie eine Spalte manuell zu

1. Wählen Sie im Bereich Sheetspalte die Sheetspalten aus, die an die Spalten der auszulagernden Datei angepasst werden sollen. 
2. (Optional) Um die Spalten anzuordnen, verwenden Sie die Pfeiltasten. Wenn Sie nicht alle Felder zuordnen möchten, wählen Sie  Brandfolder Image zum Löschen aus.
3. Wenn Sie die Felder zugeordnet haben, wählen Sie Next (Weiter) aus.

In diesem Schritt können Sie Spalten hinzufügen oder entfernen. Änderungen können sich jedoch auf abhängige Automatisierungen auswirken.

Wenn am ursprünglichen Sheet Änderungen vorgenommen wurden, aktualisieren Sie die Zuordnung über Refresh (Aktualisieren). Dadurch werden jedoch Ihre manuellen Änderungen überschrieben. Überprüfen Sie deshalb, ob Ihre Spalten korrekt zugeordnet sind.

Schritt 6: Workflow planen

Planen Sie die automatische Ausführung Ihres Workflows oder führen Sie ihn manuell aus.

Data Shuttle verwendet UTC. Ihre Zeitzoneneinstellungen aus der Smartsheet-App werden nicht berücksichtigt.

So führen Sie den Workflow nach einem Zeitplan aus

1. Aktivieren Sie im Tab Run options (Ausführungsoptionen) die Umschaltfläche für Run on schedule (Zeitplanmäßig ausführen). 
2. Um den Zeitplan einzurichten, füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Wochentage: Die Tage, an denen der Workflow ausgeführt werden soll 
   • Startzeit: Die Uhrzeit, zu der die Workflow-Ausführung gestartet werden soll
   • Ausführungshäufigkeit: Die Frequenz des Workflow-Zeitplans (z. B. alle 15 Minuten)
   • Endzeit: Die Uhrzeit, zu der die Workflow-Ausführung beendet werden soll
3. Sobald Sie den Zeitplan eingerichtet haben, wählen Sie Next (Weiter) aus. 

Manuell ausführen

Wenn Sie keinen Zeitplan für den Workflow einrichten, können Sie ihn jederzeit ausführen.

So führen Sie den Workflow manuell aus: 

• Navigieren Sie zum Workflow und wählen Sie Run (Ausführen) aus.

Schritt 7: Neuen Workflow speichern

Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein und wählen Sie dann Save (Speichern) aus. Nun können Sie über das Dashboard auf Ihren Workflow zugreifen, wann immer Sie ihn ausführen, bearbeiten oder entfernen möchten.