Data Shuttle-Workflows verwalten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um über die Smartsheet-App auf Data Shuttle zuzugreifen:

• Über das Menü Verbindungen in der oberen Navigationsleiste in der klassischen Tabellenansicht 
• Über die Schaltfläche Datenintegrationen in der oberen Navigationsleiste in der Tabellenansicht.

Sie können sich auch über die Schaltfläche unten anmelden.

Bei Data Shuttle anmelden

Workflow-Management durch Systemadmins

Als Systemadmin können Sie:

• eine Liste aller in Ihrer Organisation erstellten Workflows sehen

• Workflow-Manager*innen hinzufügen oder entfernen

• Konfigurationsdetails anzeigen

• Workflows pausieren

• Workflows archivieren

• Workflows löschen und wiederherstellen

• das Aktivitätsprotokoll von Workflows anzeigen

Verwenden Sie das Workflow-Menü im oberen Teil des Bildschirms, um zwischen Ihren Workflows, den Workflows Ihrer Organisation und archivierten Workflows umzuschalten.

Bitte beachten Sie Folgendes

• Sie können nur Workflows bearbeiten, deren Inhaber*in Sie sind.
• Sie können nur auf die in den Workflows verwendeten Quell- oder Zielsheets zugreifen, wenn diese für Sie freigegeben sind.
• Sie können die Berechtigungen für externe Dateispeicherorte nicht über das Smartsheet Admin Center steuern.
• Workflow-Inhaber*innen werden je nach den Benachrichtigungseinstellungen über das Benachrichtigungs-Center oder per E-Mail benachrichtigt, wenn ein*e Admin Aktionen in einem ihrer Workflows ausführt.

Workflow bearbeiten

1. Zeigen Sie mit Ihrem Mauszeiger auf den Workflow und wählen Sie das Kebab-Menü Brandfolder Image  aus. 

2. Wählen Sie Workflow bearbeiten aus.

   Wenn bei der letzten Ausführung des Workflows ein Fehler aufgetreten ist oder der Workflow fehlerhaft konfiguriert wurde (z. B. wenn das Quellsheet gelöscht wurde), zeigt Letzte Ausführung ein Fehlersymbol und eine entsprechende Meldung an. Bearbeiten und veröffentlichen Sie den Workflow erneut, um das Problem zu beheben.

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Neue Spalten bearbeiten und einem Workflow hinzufügen

Wenn sich Ihr Prozess weiterentwickelt, müssen Sie vielleicht die Struktur Ihrer Quelldatei ändern. So behalten Sie die neue Struktur in Ihrem Zielsheet bei:

1. Bearbeiten Sie Ihre Quelldatei mit den neuen Spaltenüberschriften oder zusätzlichen Spalten. Falls Sie eine Excel- oder CSV-Datei verwenden, laden Sie die neueste Quelldatei an Ihren Quellspeicherort hoch, und passen Sie anschließend das Zielsheet an die aktualisierten Spaltenüberschriften oder zusätzlichen Spalten an.
2. Rufen Sie  Quelle > Quellspeicherort auf und wählen Sie einen anderen Quellspeicherort aus. Wenn Ihre Quelle beispielsweise Google Drive ist, wechseln Sie zu Smartsheet.

3. Ändern Sie den Quellspeicherort wieder auf Ihre ursprüngliche Auswahl zurück.

   Sie müssen möglicherweise Ihr Anlagensheet oder den Dateinamen erneut auswählen.

4. Wählen Sie  Weiter , bis Sie sich auf der Seite Zuordnung befinden. Ordnen Sie Ihre Eingabespalten und Ausdrücke erneut zu. Weitere Informationen zur Zuordnung von Spalten finden Sie im Artikel Erstellen eines Hochlade-Workflows in Data Shuttle. 

   Sie müssen möglicherweise alle Spalten erneut zuordnen, nicht nur die hinzugefügten und bearbeiteten Spalten.

5. Sie können Ihren Workflow nun aktivieren und ausführen. 

Workflow pausieren

Data Shuttle pausiert Workflows, bei denen regelmäßig Fehler auftreten und die wiederholt fehlschlagen. Unter „Letzte Ausführung“ in Ihrem Dashboard wird der Status „Pausiert“ angezeigt. Fehler, durch die Daten nur teilweise geladen werden, pausieren Ihren Workflow nicht.

Um einen pausierten Workflow wieder zu aktivieren, wählen Sie Überprüfen aus und bearbeiten Sie Ihre Konfiguration, damit Ihr Workflow das nächste Mal wieder erfolgreich ausgeführt wird. Speichern Sie den Workflow ab, damit er wieder ausgeführt werden kann und die geplanten Aktivitäten fortgesetzt werden.

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Workflow archivieren 

Die Archivierung eines Workflows verschiebt diesen in Ihr Archiv und pausiert ihn. Ein Workflow kann 90 Tage lang wiederhergestellt werden. Danach wird er endgültig gelöscht.

Wenn Sie einen Workflow wiederherstellen, bleiben die Einstellungen erhalten und er wird Ihrem Zeitplan entsprechend ausgeführt. Wenn ein Workflow archiviert wird, wird er nicht ausgeführt, aber Sie können das Aktivitätsprotokoll aufrufen.

Sie können einen Workflow vor Ablauf der 90 Tage endgültig aus Ihrem Archiv löschen. Wenn Sie einen Workflow dauerhaft löschen, löschen Sie auch sein Aktivitätsprotokoll.

1. Zeigen Sie mit Ihrem Mauszeiger auf den Workflow und wählen Sie das kebab menu Brandfolder Image   aus.

2. Wählen Sie Archive workflow > Archive (Workflow archivieren > Archivieren) aus.

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Einen Workflow freigeben oder übertragen

Um einen Workflow freizugeben oder zu übertragen, wählen Sie  Brandfolder Image  und dann Sharing settings (Freigabeeinstellungen) aus. Sie können Workflows für andere Workflow-Manager*innen freigeben, aber die Freigabe ist nur innerhalb desselben Plans möglich.

Um Workflows zu übertragen, müssen Sie eine*n weitere*n Workflow-Manager*in hinzufügen und sich selbst aus den Workflow-Freigabeberechtigungen entfernen. Damit Sie sich selbst aus einem Workflow entfernen können, müssen Sie zunächst eine*n andere*n Workflow-Manager*in hinzufügen.

Alle Workflow-Manager*innen können einen Workflow bearbeiten, ausführen, archivieren und freigeben, sofern sie mindestens Bearbeiterberechtigungen für die Quell- und Zieldateien haben. Admins können außerdem jedem Workflow innerhalb ihres Plans Workflow-Manager*innen hinzufügen oder daraus entfernen.

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Funktionsweise von Benachrichtigungen

Alle Workflow-Manager*innen erhalten Benachrichtigungen für Folgendes:

• Workflow-Fehler
• Hinzufügen oder Entfernen von Benutzer*innen aus einem Data Shuttle Workflow, einschließlich sie selbst
• Bearbeiten und Löschen von Workflows

Benachrichtigungen werden in der Smartsheet-App und per E-Mail gemäß den Smartsheet-Benachrichtigungseinstellungen der Benutzer*innen zugestellt. Um die Einstellungen für Data Shuttle-Benachrichtigungen anzupassen, bearbeiten Sie die Optionen im Abschnitt „@Mentions, Sharing Invitations, and Proof Requests“ (@-Erwähnungen, Freigabeeinladungen und Proof-Anforderungen).

Die Massenfreigabe und die Freigabe für Gruppen werden derzeit nicht unterstützt.

Massenaktionen für Workflows ausführen

Systemadministratoren und Benutzer*innen können in ihren Haupt-Dashboards Massenaktionen für Workflows ausführen: My Workflows (Meine Workflows), Meine Organisation (nur Administratoren) und Archivierte Workflows. Je nach Zugriffsstufe haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Benutzer*innen können:

  • mehrere oder alle Workflows gleichzeitig für bestimmte Aktionen auswählen

  • eine Auswahl oder alle Workflows archivieren und dauerhaft löschen.

• Systemadministratoren können dieselben Aktionen für alle Workflows in ihrer Organisation durchführen und Workflows in Massen dauerhaft löschen.

Fehlerbenachrichtigungen für fehlgeschlagene Workflows anzeigen

Wenn ein von Ihnen erstellter Workflow fehlschlägt, sendet Ihnen Data Shuttle eine Benachrichtigung mit einem Link zu dem fehlgeschlagenen Workflow entweder in der App oder per E-Mail, je nach Ihren Benachrichtigungseinstellungen. Über diesen Link können Sie das Ausführungsprotokoll einsehen und Probleme entsprechend beheben.

Beachten Sie, dass Fehlerbenachrichtigungen nur beim ersten Auftreten eines Workflow-Fehlers ausgelöst werden, außer der Fehler ändert sich oder der Workflow wurde seit dem letzten Auftreten des Fehlers bearbeitet.

Sie können die Benachrichtigungseinstellungen für Data Shuttle verwalten, indem Sie zu Konto > Persönliche Einstellungen... > Benachrichtigungen gehen. Bearbeiten Sie dort die Optionen im Abschnitt @Erwähnungen, Freigabeeinladungen und Proof-Anforderungen.

Änderungen an einem Workflow anzeigen

Um Änderungen an einem Workflow anzuzeigen, wählen Sie das Kebab-Menü  Brandfolder Image  und dann Aktivitätsprotokoll aus. Das Aktivitätsprotokoll listet Workflow-Aktionen auf, darunter Änderungen an der Quelle, dem Ziel oder Aktualisierungen des Zeitplans.

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Protokollmeldungen zur Workflow-Ausführung anzeigen

Im Data Shuttle-Dashboard sehen Sie eine Statusanzeige für Ihren Workflow:

• Ein grüner Haken zeigt Ihnen an, dass Ihr Workflow erfolgreich ausgeführt wurde. 

• Ein gelbes Warnsymbol weist darauf hin, dass etwas mit Ihrem Data Shuttle-Workflow nicht stimmt, aber einige Daten erfolgreich verschoben wurden. 

• Ein rotes Ausrufezeichen bedeutet, dass etwas nicht stimmt und dass Ihr Workflow fehlgeschlagen ist. 

Wenn ein Workflow fehlgeschlagen ist, zeigt die Protokollmeldung den Fehler an und gibt Hinweise zur Fehlerbehebung. Je nach Anleitung zur Fehlerbehebung müssen Sie die Workflow-Einstellungen bearbeiten, die Datei oder das Dateiformat korrigieren und/oder eine neue Quelldatei hochladen. 

• Wählen Sie für den Zugriff auf die Protokollmeldungen unter Letzte Ausführung das Datum aus. 

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Wenn ein Workflow ausgeführt wird, enthält das Ausführungsprotokoll folgende Details: