Hochlade-Workflow

Wenn Sie Zugriff auf die Smartsheet University haben, finden Sie dieselben Informationen mit interaktiven Anweisungen im Kurs Data Shuttle-Hochlade-Workflows.

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Schlüsselbegriffe

• Quelle: Die Quelle ist der Ort, aus dem Sie die Daten importieren. Die Quelle kann z. B. ein XLSX-Export aus einem anderen System sein, den Sie zu Smartsheet übertragen möchten. 
• Ziel: Das Ziel ist der Ort, an den Sie die Daten importieren. Data Shuttle kann Daten in ein Sheet oder eine DataTable importieren. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Daten in ein Sheet importieren. Um zu erfahren, wie Sie in eine DataTable hochladen, führen Sie die Schritte unter DataTable erstellen und ausfüllen aus.
• Eindeutige ID: Eindeutige IDs sind eindeutige Bezeichner (wichtige Spaltenwerte), die innerhalb einer bestimmten Spalte eines Sheets nicht doppelt vorkommen dürfen.

Beispiel

Wenn Sie ein Sheet zur Nachverfolgung Ihrer Kontakte verwenden, können Sie die E-Mail-Adresse als eindeutige ID angeben, um zu vermeiden, dass dieselbe E-Mail-Adresse zweimal in der Spalte E-Mail-Adresse aufgeführt wird. Andere Beispiele für eindeutige IDs sind Teilenummern, Studentennummern oder Mitarbeitercodes.

Die Grundlagen von Data Shuttle-Hochlade-Workflows

Data Shuttle kann Daten aus folgenden Quellen hochladen:

• Systeme, die das Exportieren als Google Tabellen-, XLSX- oder CSV-Textdatei ermöglichen 
• Dateien in Google Drive, Microsoft (OneDrive/SharePoint) oder Box
• Freigegebene Google-, Box- oder SharePoint-Ablagen

Wenn Sie OneDrive als Quell-/Zielort auswählen, werden Ihre SharePoint-Sites im linken Bereich unter Ihren OneDrive-Dateien angezeigt.

Stellen Sie bei der Erstellung eines Workflows sicher, dass:

• die CSV- oder XLSX-Datei an ein Sheet in Smartsheet angehängt ist; oder,
• die CSV-, XLSX- oder Google Tabellen-Datei im Google Drive eines Kontos gespeichert ist, auf das Sie Zugriff haben.
• Wenn ein lizenzierter Smartsheet-Benutzer Dateien aus Google Drive in Data Shuttle importieren möchte, muss dieser mindestens Betrachterzugriff auf die Dokumente in Google Drive haben.

Schritt 1: Workflow erstellen

1. Melden Sie sich bei Data Shuttle an.

   Sie können auch auf die Funktion zugreifen, indem Sie die Navigationsleiste aufrufen und dann Launcher > Data Shuttle auswählen.

2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste die Option aus, um einen Workflow zu erstellen.
3. Wählen Sie Daten hochladen aus.

Vorhandenen Workflow kopieren

Sie können auch eine Kopie eines vorhandenen Workflows erstellen und bearbeiten, um einen neuen zu erstellen. 

1. Fahren Sie mit der Maus über den zu kopierenden Workflow. Wählen Sie dann in der entsprechende Zeile auf der rechten Seite des Bildschirms aus.
2. Wählen Sie Kopie erstellen aus und geben Sie dem neuen Workflow einen Namen.
3. Halten Sie den Mauszeiger über diese Zeile und wählen Sie erneut aus, um den Workflow nach Ihrem Wunsch zu bearbeiten.

Schritt 2: Quelldatei auswählen

Hinweise zu Quellen

• Sie benötigen für die freigegebenen Ablagen, die als Quelle verwendet werden, mindestens Bearbeiterberechtigungen. Bei OneDrive unterstützt Smartsheet nur eine Verbindung mit persönlichen Ablagen. 
• Open XML-basierte XLSX-Dateien werden von Data Shuttle nicht unterstützt. Wenn Sie Ihre Dateidaten mithilfe einer API generieren, empfiehlt es sich, eine CSV-Datei statt einer XLSX-Datei zu generieren.
• Die Quelldatei sollte nicht größer als 1 GB sein.
   

So wählen Sie eine Dateiquelle aus

1. Wählen Sie Ihren Quellspeicherort aus. Ihre Quelldatei kann sich an einem der folgenden Orte befinden:

   • Smartsheet-Anlage: Da Sie angemeldet sind, können Sie eine Datei suchen oder auswählen, um das Sheet zu finden, an das die Datei angehängt ist. Sie müssen mindestens über Betrachterberechtigungen für das Sheet verfügen. Wählen Sie aus, ob Sie stets die neueste Anlage importieren möchten oder ob eine Anlage mit einem bestimmten Namen importiert werden soll.

     Wenn beim Anhängen von Dateien an Ihre Sheets Probleme auftreten, wenden Sie sich an Ihren Smartsheet-Systemadministrator.
      

   • OneDrive oder SharePoint: Folgen Sie den Anweisungen, um smartsheetapps.com die Anzeige von Dateien in Ihrem OneDrive- oder SharePoint-Konto zu erlauben. Nach erfolgreicher Authentifizierung können Sie Ihr synchronisiertes OneDrive/SharePoint-Konto nach Ihrer Datei durchsuchen.

     Wenn Sie OneDrive als Quell-/Zielort auswählen, werden Ihre SharePoint-Sites im linken Bereich unter Ihren OneDrive-Dateien angezeigt.

   • Google Drive: Folgen Sie den Anweisungen, um smartsheetapps.com die Anzeige von Dateien in Ihrem Google Drive-Konto zu erlauben. Nach erfolgreicher Authentifizierung können Sie Ihr synchronisiertes Google Drive-Konto nach der Datei (XLSX, CSV oder Google-Tabelle) durchsuchen.
      
   • Box: Folgen Sie den Anweisungen, um smartsheetapps.com die Anzeige von Dateien in Ihrem Box-Konto zu erlauben. Nach erfolgreicher Authentifizierung können Sie Ihr synchronisiertes Box-Konto nach Ihrer Datei (XLSX oder CSV) durchsuchen. Sie können Box-Dateien hochladen, die Ihnen gehören oder die für Sie freigegeben wurden.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen This file has column headers (Diese Datei enthält Spaltenüberschriften), wenn Ihre Datei Spaltenüberschriften enthält.
3. Wenn Ihre Daten nicht in Zeile 1 beginnen oder sich nicht auf Tab 1 Ihrer Arbeitsmappe befinden, geben Sie die erste Zeile der Daten und die Tabnummer an.
4. Wählen Sie Weiter aus.

Schritt 3: Ziel und Workflow-Aktionen auswählen

Konfigurieren Sie, wie Ergebnisse in Smartsheet hochgeladen werden sollen.

1. Wählen Sie das Ziel aus, an das Ihre Daten gesendet werden sollen. In diesem Beispiel besprechen wir, wie Sie Daten in ein Sheet hochladen.
   • Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Daten in eine DataTable hochladen, führen Sie die Schritte unter DataTable erstellen und ausfüllen aus.
   • Wenn Sie Smartsheet-Anlagen als Quelle verwenden, kann das Zielsheet mit dem Quellsheet übereinstimmen.
2. Wählen Sie aus, wie die Daten in Smartsheet importiert werden sollen. Sie können nur eine der folgenden Optionen auswählen:
   • Alle Zeilen im Zielsheet durch die Daten aus der Eingangsdatei ersetzen. Mit dieser Option werden alle Daten in Ihrem Sheet überschrieben und vollständig durch die Quelldaten ersetzt.
   • Daten basierend auf einem wichtigen Spaltenwert im Ziel zusammenführen. Beachten Sie, dass Sie eine Spalte mit eindeutiger ID benötigen, um diese Funktion verwenden zu können. Wenn Sie die Daten zusammenführen, müssen Sie auch Zeilenoptionen auswählen. Sie können eine beliebige Kombination aus diesen Optionen auswählen:
     • Zeilen dem Sheet hinzufügen, wenn diese der Quelldatei hinzugefügt werden. Diese Option fügt neue Zeilen für alle eindeutigen IDs hinzu, die noch nicht im Ziel enthalten sind.
        

• Beispiel

  Wenn Sie eine Liste von Kontakten haben und E-Mail-Adressen als eindeutige ID verwenden und Data Shuttle eine neue E-Mail-Adresse in Ihrer Quelle findet (z. B. Hiro Senjima, hiro.senjima@mbfcorp.com), die noch nicht in Ihrem Sheet vorhanden ist, wird eine neue Zeile für Hiro hinzugefügt und seine Details ausgefüllt. Wenn Hiro zwei verschiedene E-Mail-Adressen hat, kann dies dazu führen, dass er auf Ihrem Zielsheet doppelt aufgeführt ist.

• Zeilen aktualisieren, wenn sie in der Quelldatei geändert werden. Diese Option ist Teil einer echten „Zusammenführungs“-Funktionalität. Wenn in Ihrem Sheet eine Datenzeile mit einer eindeutigen ID vorhanden ist und diese in der Quelle geändert wird, wird diese Zeile im Ziel aktualisiert.

  Beispiel

  Wenn es sich bei Ihrer Spalte mit den eindeutigen IDs um E-Mail-Adressen handelt und Sally Smith (sally.smith@mbfcorp.com) ihre Telefonnummer in (111) 222-3333 ändert, sucht Data Shuttle nach der Zeile mit der E-Mail-Adresse „sally.smith@mbfcorp.com“ und aktualisiert die Telefonnummer in dieser Zeile.

• Zeilen löschen, die den Filterkriterien nicht mehr entsprechen. Mit dieser Option werden Zeilen entfernt, die nicht mehr mit den Filtern übereinstimmen, die Sie im nächsten Schritt einrichten werden.

  Beispiel

  Wenn Sie einen Filter festlegen, bei dem nur Datensätze aus Ihrer Quelle importiert werden, bei denen die Spalte Speicherort den Wert Vereinigte Staaten aufweist und Hiro Senjima nach Kanada umzieht, wird die Zeile mit Hiros Daten aus Ihrem Zielsheet gelöscht.

3. Dropdown-Optionen für die ausgewählten Spalten aktualisieren. Diese Option ersetzt die Optionen für die Dropdown-Spalte in Ihrem Zielsheet durch Werte aus Ihrer Excel- oder CSV-Datei. Verwenden Sie diese Funktion, um mit Data Shuttle dynamische Dropdowns zu erstellen.

Schritt 4: Filter erstellen (optional)

• Wenn Sie keinen Filter erstellen möchten, wählen Sie Weiter aus und fahren Sie mit Schritt 5 fort.

Das Erstellen von Filtern ist optional, aber Sie können sie verwenden, um die Daten zu bestimmen, die Sie in Smartsheet importieren möchten. Beispielsweise können Sie einen Filter erstellen, um Zeilen mit dem Wert In Bearbeitung in der Statusspalte zu importieren.

Filter sind nützlich, wenn Sie mit großen Datensätzen arbeiten, die die Sheetbeschränkung von 20.000 Zeilen überschreiten. Für Datensätze, die Sheetbeschränkungen überschreiten, empfiehlt sich die Verwendung von DataTable. Weitere Informationen zu Maximalgrößen für Sheets und importierte Dateien finden Sie unter Smartsheet-Systemanforderungen und -Richtlinien.

Bei Filtern wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt. Stellen Sie sicher, dass sie exakt mit den Werten in Ihrer Datei übereinstimmen.

So erstellen Sie Filter:

1. Wählen Sie im Tab Filter die Option Add another filter aus.
2. Wählen Sie im Menü für die Filtererstellung eine Eingabespalte, einen Vergleichsoperator (z. B. „ist gleich“ oder „enthält“) und den Wert aus.
3. Verbinden Sie im Feld Filterlogik die von Ihnen erstellten Filter mit den Operatoren „AND“ oder „OR“. 

   • Verwenden Sie die Filter-IDs, um Beziehungen zwischen den Filtern zu definieren. Die Filter-ID ist die Zahl neben jedem Filter.

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4. Wählen Sie Weiter aus.

Komplexere Logik definieren

Mit Klammern und den Operatoren AND oder OR können Sie eine komplexere Filterlogik definieren.

Beispiel

„(1 AND 2) OR 3“ kombiniert die Logik so, dass alle Daten enthalten sind, bei denen (Abteilung = „Services“ AND Widgetgröße = „Groß“) OR die Abteilung = „Marketing“ ist.

In diesem Beispiel würden nur große Widgets für die Services-Abteilung importiert werden, es würden jedoch auch alle Marketing-Widgets importiert werden.

Schritt 5: Spalten zwischen Quelle und Ziel zuordnen

Legen Sie fest, welche Spalten aus der Quelldatei den Zielspalten zugeordnet werden sollen. Folgendes gilt zu beachten:

• Die Namen Ihrer Quell- und Zielspalten müssen nicht übereinstimmen.

• Wenn Spaltennamen aus der Quelle mit den Spaltennamen im Zielsheet übereinstimmen, werden diese automatisch zugeordnet. Sie können jede dieser Zuordnungen hinzufügen oder bearbeiten. 

• Sie müssen nicht alle Spalten der Quelle oder des Ziels zuordnen. 

• Wenn Sie Daten basierend auf einem Schlüsselspaltenwert im Ziel zusammengeführt haben, müssen Sie die Spalte mit den eindeutigen IDs auswählen. Weitere Informationen finden Sie in den Schlüsselbegriffen. 

• Wenn nach dem Import Probleme mit der Formatierung Ihrer Felder auftreten, können Sie den Formatierer Spaltentyp auswählen, um das Spaltenformat zu ändern. Bei dieser Option handelt es sich um ein ausgeblendetes Spaltenmenü zwischen dem Feld Quelle und der Sheetspalte.

• Wenn Sie das zugrunde liegende Sheet ändern, wählen Sie Aktualisieren aus, um die Quell- und Zielspalten zu aktualisieren. Durch die Aktualisierung werden alle manuellen Änderungen überschrieben, die Sie vornehmen. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Spalten korrekt zugeordnet werden.

Bei der Zuordnung werden Ihnen die Spalten Ihrer Quelldatei und die Sheet-Spalten angezeigt.

1. Um eine Spalte zuzuordnen, wählen Sie das Dropdown-Menü in der Spalte Quelldatei aus. Wählen Sie dann auf der rechten Seite die richtige Zuordnung für die Smartsheet-Spalte aus.

2. Wählen Sie dann Weiter aus, wenn Sie alle Zuordnungen abgeschlossen haben. 

Schritt 6: Workflow planen

Es gibt zwei Möglichkeiten, die automatische Ausführung Ihres Workflows zu planen:

• Anlagenmäßig ausführen oder
• Zeitplanmäßig ausführen

Sie können eine, beide oder keine der beiden Einstellungen auswählen. Wenn Sie keine Einstellung auswählen, müssen Sie Ihren Workflow manuell ausführen. 

Anlagenmäßig ausführen

Verwenden Sie diese Option, wenn Ihre Quelle eine Smartsheet-Anlage ist. Beachten Sie, dass Sie sie nicht verwenden können, wenn das Ziel eine DataTable ist.

Wenn diese Option aktiv ist, wird der Workflow jedes Mal ausgeführt, wenn jemand eine neue Anlage zum Quellsheet hinzufügt, die die Kriterien erfüllt. Die Kriterien für die Übereinstimmung hängen davon ab, ob sie mit dem Namen übereinstimmen, den Sie auf der Quellseite angegeben haben. Wenn Sie Neueste auswählen, werden konsistent neue Daten importiert, wenn die Spalten in Ihrer Anlage mit den Spaltennamen im Zuordnungsschritt übereinstimmen.

Zeitplanmäßig ausführen

Wenn Sie Anlagenmäßig ausführen auswählen, können Sie auch Zeitplanmäßig ausführen auswählen. Beachten Sie, dass Sie sie auch separat aktivieren können.

Wenn Sie Zeitplanmäßig ausführen aktivieren, überprüft Data Shuttle den Quellspeicherort regelmäßig und aktualisiert das Zielsheet automatisch mit allen gefundenen Änderungen. Quellspeicherorte umfassen freigegebene Ablagen wie Google Drive, OneDrive/SharePoint und Box.

1. Aktivieren Sie die Umschaltfläche Zeitplanmäßig ausführen. 
2. Um den Zeitplan einzurichten, füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Wochentage: Die Tage, an denen der Workflow ausgeführt werden soll 
   • Startzeit: Die Uhrzeit, zu der der Workflow ausgeführt werden soll
   • Ausführungshäufigkeit: Die Frequenz des Workflow-Zeitplans Beispielsweise alle 15 Minuten.
   • Endzeit: Die Uhrzeit, zu der die Workflow-Ausführung beendet werden soll

3. Wählen Sie Weiter aus.

   Data Shuttle verwendet GMT.

Manuell ausführen

Diese Option ist keine auswählbare Einstellung, aber sobald er erstellt wurde, können Sie jeden Data Shuttle-Workflow manuell ausführen. Dies gilt auch, wenn Anlagenmäßig ausführen oder Zeitplanmäßig ausführen festgelegt ist.

Sobald Sie einen Workflow veröffentlichen, können Sie ihn über das Dashboard manuell ausführen, indem Sie den Mauszeiger über den gewünschten Workflow halten und Ausführen auswählen.

Der Ausführungsstatus des Workflows wird in der Spalte Last Run (UTC) des Dashboards angezeigt.

Schritt 7: Eingabeausdrücke verwenden (optional)

Als optionalen Schritt können Sie Eingabeausdrücke verwenden, um eine Smartsheet-Formel auf Daten anzuwenden, die über Data Shuttle in Ihr Sheet importiert wurden. Auf diesen Schritt kann oft verzichtet werden, indem Sie stattdessen Spaltenformeln erstellen, nachdem Sie die Daten in Ihr Zielsheet hochgeladen haben.

Beispiel

Nehmen wir an, dass ein Sheet in Smartsheet Daten aus mehreren Quelldateien bezieht. Sie möchten nun differenzieren, von welcher Datenquelle eine bestimmte Zeile mit Daten stammt. Wenn eine Datei von Netsuite und eine andere von Oracle stammt, können Sie einen Eingabeausdruck verwenden, um die Quelle während des Data Shuttle-Uploads zu identifizieren.

So kennzeichnen Sie Daten mit ihren Quellortinformationen

1. Ihr Zielsheet muss bereits die Spalte enthalten, die Sie für den Eingabeausdruck verwenden. In diesem Beispiel ist die Spalte Quelle.

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2. Überspringen Sie bei der Erstellung Ihres Data Shuttle-Workflows die Spalte Quelle im Zuordnungsschritt.

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3. Wählen Sie im Tab Expressions die Option Add another expression aus.
4. Geben Sie unter Eindeutiger Feldname den Namen der neuen Spalte ein. In diesem Beispiel Quelle.

5. Geben Sie im Feld Function Syntax eine Formel ein. In diesem Beispiel ="Netsuite".

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6. Kehren Sie zum Tab Zuordnung zurück und ordnen Sie das Ausdrucksfeld der entsprechenden Spalte zu. In diesem Beispiel wird Quelle zu Quelle zugeordnet.

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Nachdem Sie den Workflow fertiggestellt und veröffentlicht haben, wird die Formel bei Ausführung von Data Shuttle in die hochgeladenen Zeilen gesetzt. In diesem Beispiel wird die Formel ="Netsuite" angezeigt, wenn Sie eine Zelle in der Spalte Quelle auswählen.

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Sie können beliebige andere Smartsheet-Funktionen als Ausdrücke verwenden, einschließlich derer, die auf Werte in anderen Spalten verweisen.

Beispielsweise könnten Sie Folgendes verwenden:

• =TODAY(). Diese Formel wird in die Funktion „TODAY()“ eingefügt, die jedes Mal aktualisiert wird, wenn das Sheet geöffnet wird.
• =RIGHT(Location@row,3). Diese Formel ruft die drei korrekten Zeichen der Zeichenfolge in der Spalte Location und der entsprechenden Zeile ab.

Schritt 8: Neuen Workflow veröffentlichen

1. Beenden Sie Ihre Arbeit auf der Seite Eingabeausdrücke und wählen Sie Weiter aus.
2. Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein und wählen Sie Veröffentlichen aus. Nun können Sie über das Data Shuttle-Dashboard auf Ihren Workflow zugreifen, wann immer Sie ihn ausführen, bearbeiten oder löschen möchten.
   • Wenn Sie festlegen, dass der Data Shuttle-Workflow zeitplanmäßig ausgeführt werden soll, wird er zu dem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt ausgeführt.
   • Wenn Sie Anlagenmäßig ausführen oder keine der beiden Optionen ausgewählt haben, müssen Sie den Workflow manuell ausführen, indem Sie im Data Shuttle-Dashboard den Mauszeiger über Ihren Workflow halten und Ausführen auswählen.