Hochlade-Workflow

Voraussetzungen

• Inhaber-, Administrator- oder Bearbeiterberechtigungen für das Zielsheet
• Berechtigungen für die Premium-Anwendung Data Shuttle von Ihrem/Ihrer Smartsheet-Systemadmin in Admin Center aktiviert

Wenn Sie Zugriff auf Smartsheet University haben, finden Sie diese Informationen mit interaktiven Anleitungen im Kurs Data Shuttle-Hochlade-Workflows.

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Dieser Artikel bietet einen Überblick über das Importieren von Daten in ein Sheet.

Schlüsselbegriffe

• Quelle: Die Herkunft der zu importierenden Daten. Die Quelle kann beispielsweise eine XLSX-Datei aus einem anderen System sein, die Sie in Smartsheet importieren möchten. 
• Ziel: Der Speicherort, an den Sie die Daten importieren. Data Shuttle kann Daten in ein Sheet oder eine DataTable importieren.
• Eindeutiger Bezeichner: Eindeutige Bezeichner sind eindeutige IDs (Schlüsselspaltenwerte), die in einer bestimmten Spalte eines Sheets nicht doppelt vorkommen dürfen. Wenn Sie beispielsweise ein Sheet verwenden, um Ihre Kontakte zu erfassen, können Sie die E-Mail-Adresse als eindeutigen Bezeichner festlegen, um doppelte Einträge zu vermeiden. Andere Beispiele für eindeutige Bezeichner sind Teilenummern, Ausweisnummern oder Mitarbeitercodes.

Die Grundlagen von Hochlade-Workflows in Data Shuttle

Mit Data Shuttle können Sie CSV-Dateien, XLSX-Dateien und Google-Tabellen aus den folgenden Quellen in Smartsheet hochladen: 

• Google Drive

• Google Tabellen (nur für Uploads von Google-Tabellen)

• Box

• OneDrive oder SharePoint

Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Anforderungen basierend auf Ihrer Datei und Umgebung erfüllen:

• CSV- und XLSX-Dateien müssen Sheet- oder Zeilenanlagen in Smartsheet sein oder sich in einem Google Drive-, OneDrive- oder Box-Konto befinden, auf das Sie Zugriff haben.
• Google-Tabellen müssen sich in einem Google Drive befinden, auf das Sie Zugriff haben.
• Wenn sich Ihre Dateien in einem Google Drive befinden, muss ein*e Data Shuttle-Workflow-Manager*in mindestens Betrachterberechtigungen dafür haben.

Einschränkungen

• Es werden Sheet-Upload-Workflows unterstützt. Sie können Workflows erstellen, die Daten direkt in Sheets hochladen. (Berichte, WorkApps, Dashboards und Anlagen sind nicht enthalten.)
• Zusammenführen-Workflows unterstützen bis zu 20.000 Zeilen pro Ausführung.
• Ersetzen-Workflows unterstützen bis zu 5.000 Zeilen pro Ausführung.
• Workflows können bis zu 400 Spalten pro Sheet verarbeiten.
• Zusammenführen-Workflows müssen eine Spalte mit einem eindeutigen Bezeichner haben und bieten keine Unterstützung für Folgendes:
  • Systemgenerierte Spalten
  • Dropdown-Spalten mit Mehrfachauswahl
  • Spaltenformeln
  • Leere Zellen
  • Duplikate innerhalb der Spalte

Schritt 1: Workflow erstellen

1. Melden Sie sich bei Data Shuttle an oder rufen Sie in der linken Navigationsleiste Launcher > Data Shuttle auf.
2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste die Option   aus, um einen Workflow zu erstellen.

3. Wählen Sie Upload Data (Daten hochladen) aus.

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Profitipp: vorhandenen Workflow kopieren 

Sie können auch eine Kopie eines vorhandenen Workflows erstellen und bearbeiten, um einen neuen zu erstellen: 

1. Bewegen Sie die Maus auf den zu kopierenden Workflow. Wählen Sie dann in der entsprechenden Zeile auf der rechten Seite des Bildschirms  aus.
2. Wählen Sie Create a copy (Eine Kopie erstellen) aus und geben Sie dem neuen Workflow einen Namen.

3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zeile, die für den neuen Workflow erstellt wurde, und wählen Sie   erneut aus, um den Workflow mit Ihren gewünschten Änderungen zu bearbeiten.

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Schritt 2: Quelldatei auswählen

Hinweise zu Quellen

• Sie benötigen mindestens Bearbeiterberechtigungen für freigegebene Laufwerke, die als Quelle verwendet werden. Für OneDrive unterstützt Smartsheet nur die Verbindung mit persönlichen Laufwerken (Konten).
• Open XML-basierte XLSX-Dateien werden von Data Shuttle nicht unterstützt. Wenn Sie Ihre Datendatei mit einer API generieren, sollten Sie eine CSV-Datei anstatt einer XLSX-Datei erstellen.
• Ihre Quelldatei sollte nicht größer als 1 GB sein.

Quelle festlegen

1. Wählen Sie Ihren Quellspeicherort (Source Location) aus. Ihre Quelldatei kann sich an einem der folgenden Orte befinden:

   • Smartsheet-Anlage: Da Sie angemeldet sind, können Sie eine Datei suchen oder auswählen, um die Sheet- oder Zeilenanlage zu finden, an die die Datei angehängt ist. Sie müssen mindestens über Betrachterberechtigungen für das Sheet verfügen. Wählen Sie aus, ob Sie immer die neueste Anlage oder eine Anlage mit einem bestimmten Namen importieren möchten.

     Wenn beim Anhängen von Dateien an Ihre Sheets Probleme auftreten, wenden Sie sich an Ihre*n Smartsheet-Systemadmin.

   • OneDrive oder SharePoint: Folgen Sie den Anweisungen, um smartsheetapps.com die Anzeige von Dateien in Ihrem OneDrive- oder SharePoint-Konto zu erlauben. Nach erfolgreicher Authentifizierung können Sie Ihr synchronisiertes OneDrive/SharePoint-Konto nach Ihrer Datei durchsuchen.

     Wenn Sie OneDrive als Quell-/Zielort auswählen, werden Ihre SharePoint-Sites im linken Bereich unter Ihren OneDrive-Dateien angezeigt.

   • Google Drive: Folgen Sie den Anweisungen, um smartsheetapps.com die Anzeige von Dateien in Ihrem Google Drive-Konto zu erlauben. Nach erfolgreicher Authentifizierung können Sie Ihr synchronisiertes Google Drive-Konto nach der Datei (XLSX, CSV oder Google-Tabelle) durchsuchen.
   • Box: Folgen Sie den Anweisungen, um smartsheetapps.com die Anzeige von Dateien in Ihrem Box-Konto zu erlauben. Nach erfolgreicher Authentifizierung können Sie Ihr synchronisiertes Box-Konto nach Ihrer Datei (XLSX oder CSV) durchsuchen. Sie können Box-Dateien, die Ihnen gehören oder die für Sie freigegeben wurden, hochladen.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen This file has column headers (Diese Datei enthält Spaltenüberschriften), wenn Ihre Datei Spaltenüberschriften enthält.
3. Wenn Ihre Daten nicht in Zeile 1 beginnen oder sich nicht auf Tab 1 Ihrer Arbeitsmappe befinden, geben Sie die erste Zeile der Daten und die Tabnummer an.

4. Wählen Sie Next (Weiter) aus.

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Schritt 3: Ziel und Workflow-Aktionen auswählen

Konfigurieren Sie, wie Ergebnisse in Smartsheet hochgeladen werden sollen.

1. Wählen Sie das Ziel aus, an das Ihre Daten gesendet werden sollen. In diesem Beispiel besprechen wir, wie Sie Daten in ein Sheet hochladen.

   • Informationen zum Hochladen von Daten in eine DataTable erfahren Sie unter DataTable erstellen und ausfüllen.
   • Wenn Sie Smartsheet-Anlagen als Quelle verwenden, kann das Zielsheet mit dem Quellsheet identisch sein.
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2. Wählen Sie aus, wie die Daten in Smartsheet importiert werden sollen. Sie können nur eine der folgenden Optionen auswählen:

   • Alle Zeilen im Zielsheet durch die Daten aus der Eingangsdatei ersetzen. Mit dieser Option wird das Quellsheet nach der ersten Änderung durchsucht. Wenn eine Änderung erkannt wird, ersetzt Data Shuttle alle Daten im Zielsheet ab dieser Zeile.
   • Daten basierend auf einem wichtigen Spaltenwert im Ziel zusammenführen. Sie benötigen eine Spalte für den eindeutigen Bezeichner, um diese Funktion verwenden zu können. Wenn Sie die Daten zusammenführen, müssen Sie auch Zeilenoptionen auswählen. Sie können eine beliebige Kombination aus diesen Optionen auswählen:

     • Zeilen dem Sheet hinzufügen, wenn diese der Quelldatei hinzugefügt werden. Diese Option fügt neue Zeilen für eindeutige IDs hinzu, die noch nicht im Ziel enthalten sind.

       Beispiel

       Wenn Sie eine Liste von Kontakten haben und E-Mail-Adressen als eindeutigen Bezeichner verwenden und Data Shuttle eine neue E-Mail-Adresse in Ihrer Quelle findet (z. B. Hiro Senjima, hiro.senjima@mbfcorp.com), die noch nicht in Ihrem Sheet vorhanden ist, wird eine neue Zeile für Hiro hinzugefügt und seine Details werden ausgefüllt. Wenn Hiro zwei verschiedene E-Mail-Adressen hat, kann dies dazu führen, dass er in Ihrem Zielsheet zweimal aufgeführt wird.

     • Zeilen aktualisieren, wenn diese in der Quelldatei geändert werden. Dies ist Teil einer echten Zusammenführungsfunktion. Wenn in Ihrem Sheet eine Zeile mit Daten für einen eindeutigen Bezeichner vorhanden ist und dieser Datensatz in der Quelle geändert wird, wird diese Zeile im Ziel aktualisiert.

       Beispiel

       Wenn Ihre Spalte mit dem eindeutigen Bezeichner E-Mail-Adressen enthält und Sally Smith (sally.smith@smartsheet.com) ihre Telefonnummer in (111) 222-3333 ändert, sucht Data Shuttle nach der Zeile mit der E-Mail-Adresse sally.smith@smartsheet.com und aktualisiert die Telefonnummer für diese Zeile.

     • Zeilen löschen, die den Filterkriterien nicht mehr entsprechen. Mit dieser Option werden Zeilen gelöscht, die nicht mehr mit den Filtern übereinstimmen, die Sie im nächsten Schritt einrichten werden.

       Beispiel

       Wenn Sie einen Filter festlegen, demzufolge nur Datensätze aus Ihrer Quelle importiert werden, bei denen die Spalte Standort den Wert Vereinigte Staaten enthält, und Hiro Senjima nach Kanada umzieht, wird die Zeile mit Hiros Daten aus dem Zielsheet gelöscht.

   • Dropdown-Optionen für die ausgewählten Spalten aktualisieren. Diese Option ersetzt die Optionen für die Dropdown-Spalte in Ihrem Zielsheet durch Werte aus Ihrer Excel- oder CSV-Datei. Verwenden Sie diese Funktion, um mit Data Shuttle dynamische Dropdowns zu erstellen.
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Schritt 4: Filter erstellen

• Wenn Sie keinen Filter erstellen möchten, wählen Sie Next (Weiter) aus und fahren Sie mit Schritt 5 fort.

Das Erstellen von Filtern ist optional. Sie können damit die Daten bestimmen, die Sie in Smartsheet importieren möchten. Beispielsweise können Sie einen Filter erstellen, um Zeilen mit dem Wert In Bearbeitung in der Statusspalte zu importieren.

Filter sind hilfreich, wenn Sie mit großen Datensätzen arbeiten, die die Sheetbeschränkung von 20.000 Zeilen überschreiten. Für Datensätze, die die Sheetbeschränkungen überschreiten, empfehlen wir die Verwendung von DataTable. 

Bei Filtern wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt. Stellen Sie sicher, dass sie exakt mit den Werten in Ihrer Datei übereinstimmen.

1. Wählen Sie im Tab Filter die Option Add another filter (Weiteren Filter hinzufügen) aus.

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2. Wählen Sie im Menü für die Filtererstellung eine Eingabespalte, einen Vergleichsoperator (z. B. „ist gleich“ oder „enthält“) und den Wert aus.
3. Verbinden Sie im Feld Filterlogik die von Ihnen erstellten Filter mit den Operatoren „AND“ oder „OR“. 

   • Verwenden Sie die Filter-IDs (die Zahlen neben den Filtern), um Beziehungen zwischen den Filtern zu definieren.

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4. Wählen Sie Weiter aus.

Komplexere Logik definieren

Sie können mit Klammern und den Operatoren AND und OR eine komplexere Filterlogik festlegen.

Beispiel

„(1 AND 2) OR 3“ kombiniert die Logik so, dass alle Daten enthalten sind, bei denen (Abteilung = „Services“ UND Widgetgröße = „Groß“) ODER die Abteilung = „Marketing“ ist.

In diesem Beispiel werden nur große Widgets für die Services-Abteilung importiert. Außerdem werden alle Marketing-Widgets importiert.

Schritt 5: Spalten zwischen Quelle und Ziel zuordnen

Legen Sie fest, welche Spalten aus der Quelldatei den Zielspalten zugeordnet werden sollen. Folgendes gilt zu beachten:

• Die Namen Ihrer Quell- und Zielspalten müssen nicht übereinstimmen.

• Wenn Spaltennamen aus der Quelle mit den Spaltennamen im Zielsheet übereinstimmen, werden diese automatisch zugeordnet. Sie können jede dieser Zuordnungen hinzufügen oder bearbeiten. 

• Sie müssen nicht alle Spalten der Quelle oder des Ziels zuordnen. 

• Sie müssen die Spalte mit dem eindeutigen Bezeichner auswählen, wenn Sie Daten basierend auf einem Schlüsselspaltenwert im Ziel zusammengeführt haben. Weitere Informationen finden Sie in den Schlüsselbegriffen.

• Wenn nach dem Import Probleme mit der Formatierung Ihrer Felder auftreten, können Sie den Formatierer Spaltentyp auswählen, um das Spaltenformat zu ändern. Bei dieser Option handelt es sich um ein ausgeblendetes Spaltenmenü zwischen dem Feld Quelle und der Sheetspalte.

• Wenn Sie das zugrunde liegende Sheet ändern, wählen Sie die Schaltfläche Refresh (Aktualisieren) aus, um die Quell- und Zielspalten zu aktualisieren. Durch die Aktualisierung werden alle manuellen Änderungen überschrieben, die Sie vornehmen. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Spalten korrekt zugeordnet werden.

Bei der Zuordnung werden Ihnen die Spalten Ihrer Quelldatei und die Sheetspalten angezeigt.

1. Wählen Sie das Dropdown-Menü in der Spalte Quellfeld aus und wählen Sie die richtige Zuordnung für die auf der rechten Seite angezeigte Smartsheet-Spalte aus.

2. Wählen Sie Weiter aus, wenn Sie alle Zuordnungen abgeschlossen haben.

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Schritt 6: Workflow planen

Es gibt zwei Möglichkeiten, die automatische Ausführung Ihres Workflows zu planen:

• Anlagenmäßig ausführen
• Zeitplanmäßig ausführen

Sie können eine, beide oder keine der beiden Einstellungen auswählen. Wenn Sie keine Einstellung auswählen, müssen Sie Ihren Workflow manuell ausführen.

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Nach Anlage ausführen

Verwenden Sie diese Option, wenn Ihre Quelle eine Smartsheet-Anlage ist. Sie können sie nicht verwenden, wenn das Ziel eine DataTable ist.

Wenn „Nach Anlage ausführen“ aktiv ist, wird der Workflow jedes Mal ausgeführt, wenn jemand auf Sheet- oder Zeilenebene eine neue Anlage zum Quellsheet hinzufügt, die die Kriterien erfüllt. Die Kriterien für den Abgleich hängen davon ab, ob der Name mit der Eingabe übereinstimmt, die Sie auf der Quellseite gemacht haben. Wenn Sie Most Recent (Neueste) auswählen, werden konsistent neue Daten importiert, wenn die Spalten in Ihrer Anlage mit den Spaltennamen im Zuordnungsschritt übereinstimmen.

Zeitplanmäßig ausführen

Wenn Sie Run on attachment (Nach Anlage ausführen) auswählen, können Sie auch Run on schedule (Nach Zeitplan ausführen) auswählen. Sie können diese Funktionen auch separat aktivieren.

Wenn Sie Run on schedule (Nach Zeitplan ausführen) aktivieren, überprüft Data Shuttle regelmäßig den Quellspeicherort und aktualisiert das Zielsheet automatisch mit allen gefundenen Änderungen. Quellspeicherorte umfassen freigegebene Ablagen wie Google Drive, OneDrive/SharePoint und Box.

1. Aktivieren Sie die Umschaltfläche Run on schedule (Zeitplanmäßig ausführen). 
2. Um den Zeitplan einzurichten, füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Days of the week (Wochentage): Tage, an denen der Workflow ausgeführt werden soll 
   • Start time (Startzeit): Uhrzeit, zu der der Workflow ausgeführt werden soll
   • Execute every (Ausführungshäufigkeit): Frequenz der Workflow-Ausführung Beispielsweise alle 15 Minuten.
   • End time (UTC) (Endzeit (UTC)): Uhrzeit, zu der die Workflow-Ausführung beendet werden soll

3. Wählen Sie Weiter aus.

   Data Shuttle verwendet UTC.

Manuell ausführen

Diese Option ist nicht auswählbar. Sie können jedoch jeden Data Shuttle-Workflow manuell ausführen, auch wenn Run on attachment (Nach Anlage ausführen) oder Run on schedule (Nach Zeitplan ausführen) festgelegt wurde.

Sobald Sie einen Workflow veröffentlichen, können Sie ihn über das Dashboard manuell ausführen, indem Sie den Mauszeiger auf den gewünschten Workflow bewegen und Run (Ausführen) auswählen.

Der Ausführungsstatus des Workflows wird in der Dashboard-Spalte Last Run (UTC) (Letzte Ausführung (UTC)) angegeben.

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Schritt 7: Eingabeausdrücke verwenden (optional)

Als optionalen Schritt können Sie Eingabeausdrücke verwenden, um eine Smartsheet-Formel auf Daten anzuwenden, die über Data Shuttle in Ihr Sheet importiert wurden. Auf diesen Schritt kann oft verzichtet werden, indem Sie stattdessen Spaltenformeln erstellen, nachdem Sie die Daten in Ihr Zielsheet hochgeladen haben.

Beispiel

Nehmen wir an, dass ein Sheet in Smartsheet Daten aus mehreren Quelldateien bezieht. Sie möchten nun differenzieren, von welcher Datenquelle eine bestimmte Zeile mit Daten stammt. Wenn eine Datei von Netsuite und eine andere von Oracle stammt, können Sie einen Eingabeausdruck verwenden, um die Quelle während des Data Shuttle-Uploads zu identifizieren.

Daten mit Quellortinformationen kennzeichnen

1. Ihr Zielsheet muss bereits die Spalte enthalten, die Sie für den Eingabeausdruck verwenden. In diesem Beispiel ist die Spalte Source (Quelle).

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2. Überspringen Sie die Spalte „Source“ (Quelle) im Zuordnungsschritt bei der Erstellung Ihres Data Shuttle-Workflows.

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3. Wählen Sie im Tab Expressions (Ausdrücke) die Option Add another expression (Weiteren Ausdruck hinzufügen) aus.
4. Geben Sie unter Unique Field Name (Eindeutiger Feldname) den Namen der neuen Spalte ein. In diesem Beispiel wird Source (Quelle) verwendet.

5. Geben Sie im Feld Function Syntax (Funktionssyntax) eine Formel ein. In diesem Beispiel: ="Netsuite".

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6. Kehren Sie zum Tab Mapping (Zuordnung) zurück und ordnen Sie das Ausdrucksfeld der entsprechenden Spalte zu. In diesem Beispiel wird Source zu Source zugeordnet.

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Nachdem Sie die Erstellung und Veröffentlichung des Workflows abgeschlossen haben und Data Shuttle ausgeführt wird, wird die Formel in die hochgeladenen Zeilen eingefügt. In diesem Beispiel wird die Formel =„Netsuite“ angezeigt, wenn Sie eine Zelle in der Spalte Source auswählen.

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Sie können andere Smartsheet-Funktionen als Ausdrücke verwenden, einschließlich derer, die auf Werte in anderen Spalten verweisen.

Beispielsweise könnten Sie Folgendes verwenden:

• =TODAY(). Diese Formel wird in die Funktion „TODAY()“ eingefügt und automatisch aktualisiert, wenn das Sheet geöffnet wird.
• =RIGHT(Standort@row,3). Diese Formel ruft die drei rechten Zeichen der Zeichenfolge in der Spalte Standort und der entsprechenden Zeile ab.

Schritt 8: Workflow freigeben

Sie können Ihre Workflows für andere Benutzer*innen in Ihrem Smartsheet-Plan freigeben. Wenn Sie einen Workflow freigeben, werden diese Benutzer*innen zu Workflow-Manager*innen. Workflow-Manager*innen können den Workflow bearbeiten, ausführen, archivieren und freigeben, sofern sie mindestens Berechtigungen als Bearbeiter*in für die Quell- und Zieldateien haben. Administrator*innen können außerdem Workflow-Manager*innen für jeden Workflow in ihrem Plan hinzufügen oder daraus entfernen.

1. Geben Sie im Tab Sharing settings (Freigabeeinstellungen) in das Textfeld den Namen der Benutzer*innen ein, für die Sie den Workflow freigeben möchten.
2. Wählen Sie Weiter aus.

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Schritt 9: Neuen Workflow veröffentlichen

1. Beenden Sie Ihre Arbeit auf der Seite Input Expressions (Eingabeausdrücke) und wählen Sie Next (Weiter) aus.

2. Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein und wählen Sie Publish (Veröffentlichen) aus. Sie können jetzt jederzeit über das Data Shuttle-Dashboard auf Ihren Workflow zugreifen, um ihn auszuführen, zu bearbeiten oder zu löschen.

   • Wenn Sie für den Data Shuttle-Workflow Run on schedule (Nach Zeitplan ausführen) festlegen, wird er zum festgelegten Zeitpunkt ausgeführt.
   • Wenn Sie Run on attachment (Anlagenmäßig ausführen) oder keine der beiden Optionen ausgewählt haben, müssen Sie den Workflow manuell ausführen, indem Sie im Data Shuttle-Dashboard den Mauszeiger auf Ihren Workflow bewegen und Run (Ausführen) auswählen.
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