Verwenden des besten Spaltentyps für Ihre Daten

Spaltentypen helfen Ihnen dabei, besser zu steuern, welche Daten in Spalten zulässig sind. Verwenden Sie bestimmte Typen, um eine konsistentere Dateneingabe sicherzustellen.

In Smartsheet können Sie aus den folgenden Spaltentypen auswählen:

Standardspalten:

Sie können auch eine Spaltenbeschreibung hinzufügen, um weitere Informationen zu Ihrer Spalte bereitzustellen.

Erforderliche Berechtigungen

Sie müssen der Blattbesitzer oder ein lizenzierter Mitarbeiter mit Administratorzugriff auf das Blatt sein, um eine Spalte hinzufügen oder bearbeiten zu können.

Sie sind nicht sicher, ob Sie eine Lizenz haben? Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren Ihres Plan- und Benutzertyps in Smartsheet.


Bearbeiten von Spaltentypen

Sie können einen vorhandenen Spaltentyp mit dem Formular Spalteneigenschaften ändern. Klicken Sie dazu unter einer Spaltenüberschrift auf den Dropdownpfeil unter der Spaltenüberschrift und wählen Sie Spalteneigenschaften bearbeiten aus. (Sie können den Spaltentyp auch beim Einfügen einer neuen Spalte angeben.)

Bearbeiten von Spalteneigenschaften, Einschränken auf die ausgewählten Datumswerte

HINWEISE:

  • Selbst wenn eine Spalteneigenschaft festgelegt wurde, kann Text frei in eine Zelle geschrieben werden (eine Ausnahme sind schreibgeschützte Systemspalten).
  • Wenn Sie der Blattbesitzer sind oder das Blatt für Sie mit Berechtigungen auf Administratorebene freigegeben wurde, können Sie verhindern, dass andere Benutzer Freitext hinzufügen, indem Sie beim Bearbeiten von Spalteneigenschaften oder Erstellen einer neuen Spalte das Kontrollkästchen Begrenzen auf aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Steuern der Dateneingabe und ausschließliches Zulassen bestimmter Werte in einer Spalte.
  • Der Typ der primären Spalte kann nicht geändert werden.
  • Wenn eine Spalte in den Projekteinstellungen eines Blatts aktiviert ist, wird als ihr Typ Datum/Zeit, Dauer oder Vorgänger angezeigt und der Spaltentyp ist nicht bearbeitbar.

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Einfügen einer Spaltenbeschreibung

Stellen Sie wichtige Informationen zu einer Spalte in einem benutzerdefinierten Tooltipp bereit. Andere Benutzer erhalten diese Informationen, wenn sie mit dem Mauszeiger über ein Informationssymbol unter der Spaltenüberschrift fahren. Anhand einer Spaltenbeschreibung können Sie beispielsweise festhalten, wie eine bestimmte Spalte verwendet werden und welche Daten sie enthalten soll.

Anzeigen einer Spaltenbeschreibung

HINWEISE:

  • Sie müssen der Blattinhaber sein oder das Blatt muss für Sie mit Berechtigung auf Administratorebene freigegeben sein, damit Sie eine Spaltenbeschreibung hinzufügen oder bearbeiten können.
  • Für die Spaltenbeschreibung gilt eine Begrenzung auf 250 Zeichen (kann je nach Sprache oder verwendetem Zeichentyp variieren).
  • Spaltenbeschreibungen werden nur in Blättern angezeigt, nicht in Berichten oder Dashboards.

Erstellen einer Spaltenbeschreibung:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift und wählen Sie Spaltenbeschreibung hinzufügen.

    Das Formular „Spaltenbeschreibung“ wird angezeigt.
    Hinzufügen einer Spaltenbeschreibung 
  2. Geben Sie Ihre Spaltenbeschreibung in das Formular ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Beschreibung einzurichten.

Unter der Spaltenüberschrift erscheint ein Informationssymbol.

Schon fertig! Jetzt wird die Spaltenbeschreibung allen Benutzern angezeigt, für die das Blatt freigegeben ist, wenn sie mit dem Mauszeiger über das Informationssymbol fahren.

Bearbeiten der Informationen in der Spaltenbeschreibung: 

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift und wählen Sie Spaltenbeschreibung bearbeiten.
  2. Nehmen Sie im angezeigten Formular Spaltenbeschreibung die gewünschen Änderungen vor und klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK.

Spaltentypverweis

Text/Zahl

In Spalten dieses Typs können Text, numerische Werte oder Kombinationen aus beiden enthalten sein. Text/Zahl ist ideal für Spaltenkommentare, die längere Einträge aufweisen könnne, oder für zahlenspezifische Spalten wie die erwarteten Ausgaben für ein Blatt, in dem ein Budget nachverfolgt wird.

Sie können auf die Spalte für den Text bzw. die Zahl Formatierungen anwenden, um Werte im Währungsformat oder Prozentsatzformat anzuzeigen, indem Sie auf den Spaltenkopf und anschließend in der Symbolleiste auf die Schaltflächen Währungsformat oder Prozentsatzformat klicken.

HINWEIS: Wenn das erste Zeichen einer Zahl null ist und dann eine andere Zahl oder ein Buchstabe folgt, stellt Smartsheet dem Wert einen Apostroph voran und speichert ihn als Text. Dadurch wird die Null am Anfang beibehalten und zusammen mit der Zahl angezeigt. Wenn die Zahl als Zahl gespeichert werden soll, damit Sie beispielsweise Berechnungen mit ihr ausführen können, müssen Sie auf die Zelle doppelklicken und den Apostroph und die Nullen am Anfang entfernen.

Kontaktliste

Dies ist ideal für Spalten wie "Zugewiesen zu", "Besitzer", "Genehmigt von" usw. Dieser Spaltentyp ermöglicht es Ihnen, Zeilen Mitarbeitern, für die ein Blatt freigegeben wurde, oder Kontakten aus Ihrer Smartsheet-Kontaktliste zuzuordnen. Sie können die Spalte auch zum Senden von Erinnerungen an gemeinsame Mitarbeiter und zum Generieren von Berichten verwenden, die eine Liste der Aufgaben anzeigen, die einem bestimmten Teammitglied zugewiesen sind.

Wenn Sie diesen Spaltentyp auswählen, haben Sie die Möglichkeit, bevorzugte Kontaktwerte im Feld Werte anzugeben (Sie können hier bis zu 50 Kontakte angeben). Akzeptierte Werte für diese Liste sind ein Kontaktname und eine E-Mail-Adresse sowie nur ein Name oder nur eine E-Mail-Adresse.

Kontaktlisteneigenschaften

Wenn Sie bevorzugte Kontakte in der Kontaktspalte eingerichtet haben, können Sie schnell auf diese zugreifen, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil in einer Kontaktlistenzelle oder ein entsprechendes Smartsheet-Formularfeld klicken. In der Zelle werden auch Kontakte und E-Mail-Adressen angezeigt, die anderen Zeilen im Blatt zugewiesen wurden. 

HINWEIS: Ein Smartsheet-Formularfeld, das mit einer Kontaktspalte verknüpft ist, enthält nur bevorzugte Kontakte. Wenn keine bevorzugten Kontakte festgelegt wurden, muss jeder Benutzer, der Daten über das Formular weiterleitet, den Namen oder die E-Mail-Adresse des Kontakts eingeben, anstatt diese aus einer Liste auszuwählen. 

Sie können die Liste ergänzen, indem Sie manuell einen neuen Namen oder eine E-Mail-Adresse in eine Zelle eingeben. Während der Eingabe wird die Liste so erweitert, dass sie eine relevante Liste passender Kontakte aus Ihrer Smartsheet-Kontaktliste sowie aus dem Bildschirm Benutzerverwaltung (mit Plänen für mehrere Benutzer verfügbar) zeigt.

TIPP: Wenn Sie mit der Eingabe eines Namens oder einer Adresse beginnen und in der Liste keine automatische Erkennung erfolgt, bedeutet dies, dass keine Kontakte zu Ihrer Eingabe passen. Durch das Hinzufügen eines Kontakts zu Ihrer Liste stellen Sie sicher, dass Sie Berichte ausführen und Erinnerungen an diesen Kontakt senden können. Klicken Sie auf den Dropdownpfeil in der Zelle, und wählen Sie dann Neu hinzufügen aus, um den Kontakt zu Ihrer Liste hinzuzufügen und ihn der Zeile zuzuweisen.

Wenn Sie Namen oder E-Mail-Adressen aus der Dropdownliste mit der automatischen Erkennung entfernen möchten, entfernen Sie sie aus den anderen Zellen in der Spalte und aus dem Formular "Spalteneigenschaften bearbeiten". Personen, für die das Blatt freigegeben ist, werden immer als Vorschläge angezeigt, wenn Sie etwas in eine Spalte des Typs "Kontaktliste" eingeben.

Datum

In den Zellen dieser Spalte wird ein Kalendersymbol angezeigt, auf das die Mitarbeiter klicken können, um ein bestimmtes Datum auszuwählen. Sie können Daten auch manuell eingeben oder die Zellen anhand von Tastaturbefehlen ausfüllen. Damit Abhängigkeiten aktiviert werden können oder Elemente in der Kalenderansicht angezeigt werden können, müssen im Blatt Datumsspalten vorhanden sein.

Die Daten werden in dem Format angezeigt, das in den Persönlichen Einstellungen Ihres Smartsheet-Kontos eingerichtet wurde.

Dropdownliste

In der Spalte wird eine Liste mit Werten zum Auswählen angezeigt.

Wenn Sie diesen Spaltentyp auswählen, können Sie die Werte eingeben, die in der Liste angezeigt werden sollen. Trennen Sie die einzelnen Listenelemente in separaten Zeilen voneinander, indem Sie auf der Tastatur die [Eingabetaste] oder die [Returntaste] drücken.

Wenn Sie ein Element aus der Dropdownliste entfernen möchten, wählen Sie es aus und drücken Sie dann die [Rücktaste] oder [Entf] auf der Tastatur.

Kontrollkästchen

Die Spalte stellt ein Kontrollkästchen dar, das aktiviert oder deaktiviert werden kann. In der Zelle wird nur dann ein Kontrollkästchen angezeigt, wenn in einer anderen Spalte in dieser Zeile ein Wert eingegeben wurde.

Symbole

In einer Symbolspalte wird ein visuelles Bild angezeigt. Verwenden Sie eine Symbolspalte, um den Status einer Zeile zu beschreiben.

Nach Auswahl dieses Spaltentyps können Sie im rechten Fenster aus einer Vielzahl von Symbolkategorien wählen, einschließlich der folgenden: Kennzeichnung, Priorität, Entscheidung, Status, Richtung und Maß.

Sie können der Spalte keine eigenen (benutzerdefinierten) Symbole hinzufügen.

HINWEIS: Sie können einer Zeile nur dann einen Stern oder eine Kennzeichnung hinzufügen, wenn mindestens eine andere Zelle in der Zeile Daten enthält.

Verfügbare Symbole

Kennzeichnung

  • Kennzeichnung   
  • Stern  

Priorität

  • Hoch, Niedrig   
  • Hoch, Mittel, Niedrig   

Entscheidung

  • Ja, Warten, Nein   
  • Ja, Warten, Nein   
  • Stopp, Zurückspulen, Abspielen, Schnellvorlauf, Pause   

Status

  • Rot, Gelb, Grün   
  • Rot, Gelb, Grün, Blau   
  • Rot, Gelb, Grün, Grau   
  • Sonnig, Teilweise sonnig, Bewölkt, Regen, Sturm   
  • Leer, Viertel, Hälfte, Drei Viertel, Voll   
  • Leer, Viertel, Hälfte, Drei Viertel, Voll   
  • Nach unten, Nach links und/oder rechts, Nach oben   
  • Nach unten, Schräg nach unten, Schräg nach oben, Nach oben   
  • Nach unten, Schräg nach unten, Nach links und/oder rechts, Schräg nach oben, Nach oben 

Richtung

  • Nach oben, Unverändert, Nach unten   
  • Nach unten, Rechts, Nach oben, Links  

Maß

  • Einfach, Mittel, Plus, Nur für Experten geeignet   
  • Leer, Viertel, Hälfte, Drei Viertel, Voll   
  • Leer, Eins, Zwei, Drei, Vier, Fünf   
  • Leer, Eins, Zwei, Drei, Vier, Fünf   
  • Leer, Viertel, Hälfte, Drei Viertel, Voll   
  • Leer, Eins, Zwei, Drei, Vier, Fünf   
  • Leer, Eins, Zwei, Drei, Vier, Fünf   
  • Schmerzfrei, Mild, Mäßig, Schwer, Sehr schwer, Sehr stark
    Symbole für Maße

   Lesen Sie unsere Support-Tipps im Smartsheet-Blog:RGG-Bälle automatisieren , Spaltensymbole verwenden

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Automatische Nummer

Dieser Spaltentyp generiert automatisch Werte für alle Zeilen im Blatt, die Daten enthalten. Die automatische Nummerierung kann hilfreich sein, wenn Sie Spalten-IDs, Teilenummern, Rechungsnummern oder benutzerdefinierte Nummern zuweisen möchten, ohne sie manuell eingeben zu müssen. Systemspalten können Ihnen zeigen, wer die jeweiligen Zeilen erstellt hat, wer sie zuletzt bearbeitet hat, wann die einzelnen Zeilen erstellt wurden und wann sie zuletzt geändert wurden. 

Beim Einrichten sind die Zellen einer Systemspalte zunächst einmal leer, aber sobald Sie auf Speichern klicken, um das Blatt zu speichern, werden Werte generiert.

Weitere Informationen finden Sie unter Zeilen automatisch nummerieren und Systemspalten.

Systemspaltentypen

In der folgenden Spalte sind die unterschiedlichen Systemspaltentypen und ihre Verwendungsmöglichkeiten aufgeführt.

    TypAufgabe
    Automatische NummerWeist jeder Zeile innerhalb des Blatts einen alphanumerischen Wert zu, der automatisch erhöht wird. 
    Geändert (Datum)Zeigt das Datum und den Zeitstempel der letzten Änderungen der Daten in dieser Zeile an. Änderungen an Diskussionen, Anlagen oder der Formatierung (Schriftfarbe, Hintergrundfarbe usw.) werden in dieser Spalte nicht erfasst.
    Geändert vonZeigt die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters an, der die letzte Änderungen an Daten in dieser Zeile vorgenommen hat. Änderungen an Diskussionen, Anlagen oder der Formatierung werden in dieser Spalte nicht erfasst.
    Erstellt (Datum)Zeigt das Datum und den Zeitstempel der Erstellung der Spalte an.
    Erstellt vonZeigt die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters an, der die Zeile erstellt hat.

    HINWEISE:

    • Jede Systemspalte kann immer nur einmal pro Blatt verwendet werden.
    • Die Werte in diesen Spalten können nur angezeigt und nicht manuell verändert werden; es ist jedoch möglich, die Spalten zu formatieren und so ihr Aussehen zu verändern.
    • Wenn Sie einen bereits vorhandenen Spaltentyp in Systemspalten vom Typ "Geändert (Datum)/von" oder "Erstellt (Datum)/von" ändern, werden die vorhandenen Zelldaten überschrieben. Wenn Sie einen Spaltentyp in "Automatische Nummer" ändern, bleiben die vorhandenen Zelldaten erhalten und Sie können Sie bei Bedarf für Ihr automatisches Nummerierungsmuster verwenden.

    Standardspalten

    Jedes Blatt enthält links von den anderen Spalten drei Standardspalten. In diesen drei Spalten werden Symbole angezeigt, um Sie über bestimmten zeilenspezifischen Inhalt oder bestimmte zeilenspezifische Aktivitäten zu benachrichtigen.

    Jedes Blatt enthält links von den anderen Spalten drei Standardspalten. In diesen drei Spalten werden Symbole angezeigt, um Sie über bestimmten zeilenspezifischen Inhalt oder bestimmte zeilenspezifische Aktivitäten zu benachrichtigen. Diese drei Spalten lauten (von links nach rechts):

    • Die Spalte Anlagen. Das Symbol "Anlagen" wird in jeder Zeile mit einer Anlage angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol, um die Anlagen anzuzeigen.
    • Die Spalte Kommentare. Das Symbol "Kommentare" wird in allen Zeilen angezeigt, die Kommentare enthalten. Klicken Sie auf das Symbol, um die Kommentare anzuzeigen.
    • Die Spalte Indikatoren für Zeilenaktionen. In dieser Spalte wird ein Symbol für ausstehende Erinnerungen , Aktualisierungsanforderungen , Sperren und Alarme für die Zuordnung angezeigt, die mit der Zeile in Verbindung stehen.

      HINWEIS: Wenn für die Zeile mehrere Zeilenaktionen vorhanden sind, werden in der Spalte mehrere Symbole angezeigt.

    So fügen Sie einer Zeile Anlagen, Kommentare und Zeilenaktionen hinzu:

    • Klicken Sie auf die Standardspalten.
      Oder:
    • Klicken Sie neben der Zeilennummer auf den Dropdownpfeil.

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