Using time and expense approvals is a way to add an extra layer of monitoring between data that is entered and data that is included in your final reporting. Approvals are disabled by default and must be turned on by a Resourcing Administrator.
Before turning on approvals, you’ll need to ask yourself and your team some key questions. The answers will help you configure your account, as well as set up procedures for your team’s workflow.
Questions for approvers:
- Who will be responsible for approving time?
- What will they be responsible for approving? Time for certain people? Departments? Projects? Clients?
Questions for the team:
- When are they expected to submit their time and expenses for approval?
- Do they need to submit all their time for the week or just for certain projects?
Настройка утверждений
Чтобы активировать утверждения, перейдите в раздел Параметры учётной записи > Рабочий процесс утверждения.
Укажите пользователей, утверждающих время и расходы, в параметрах профиля пользователя.
Параметры утверждения
- Для внесённых значений времени
- Активирует утверждение значений времени
- Для расходов
- Активирует утверждение расходов
- Владельцы проектов могут утверждать собственные проекты
- Автоматически делает владельцев проектов ответственными за утверждение для пользователей, назначенных на их проекты.
- Владельцы проектов смогут просматривать и утверждать значения времени и расходов только на своих проектах.
- Отправлять уведомления по электронной почте при утверждении времени и расходов
- Ответственный за утверждение получает уведомления по электронной почте при отправке значений времени или расходов.
- Пользователь , отправивший данные о времени или расходах, получает уведомление и примечания по электронной почте при их утверждении или отклонении.
Этот параметр не связан с уведомлениями об активности.
- Разрешить утверждающим лицам разблокировать время и расходы
- При отключении разблокировать значения времени смогут только администраторы ресурсов.
Утверждения на основе проектов
Если активирован параметр "Владельцы проектов могут утверждать собственные проекты", это значит, что владельцы проектов могут утверждать записи времени и расходов, внесённые в рамках их проектов. Владельцы проектов могут просматривать и утверждать значения времени и расходов только на своих проектах.
Руководители команд, отделов и т. д. по-прежнему могут быть указанными в качестве ответственных за утверждение в профиле пользователя, чтобы работать с утверждениями вместе с владельцем проекта и утверждать время отпусков. При активации параметра "Владельцы проектов могут утверждать собственные проекты" полномочия таких утверждающих не будут отозваны.
Как утверждения влияют на потраченные часы и суммы
Активация утверждений для записей времени добавляет утверждённые часы только в раздел Параметры учётной записи > Потрачено часов и сумм.
Если вы отслеживаете только утверждённые часы, Resource Management ограничивает расчёт потраченных проектных часов только утверждённым временем и применяет к отчётам фильтр статуса утверждения по умолчанию. По умолчанию отображаются только утверждённые часы.
Изменение фильтра статуса утверждения позволяет отфильтровывать отчёты по неутверждённым часам.
Влияние утверждений на понесённые расходы
Активация утверждений расходов добавляет только утверждённые расходы только в раздел Параметры учётной записи > Понесённые расходы.
При отслеживании только утверждённых расходов Resource Management ограничивает расходы по проекту только утверждёнными расходами.
Пакетное утверждение времени и расходов
- В разделе Параметры учётной записи прокрутите вниз до раздела "Рабочий процесс утверждения" и выберите Пакетное утверждение.
- Выберите Сохранить и продолжить.
- На странице пакетного утверждения выберите нужные параметры. Вы можете утвердить все записи времени, расходы или и то, и другое, вплоть до выбранной даты, включая или исключая её.
- Выберите Утвердить все.
Тщательно проверьте выбранные параметры: отменить пакетное утверждение нельзя.
Отправка информации о времени на утверждение
- На своей личной странице перейдите в раздел Время и расходы.
- В разделе отслеживания времени введите необходимые изменения и нажмите кнопку "Подтвердить".
- В нижней части табеля учёта рабочего времени щёлкните "Отправить на утверждение".
Сотрудники могут отправлять данные о времени в любой момент, однако целесообразно будет соблюдать график, принятый в вашей организации (ежедневно, еженедельно, раз в две недели и т. д.).
Владельцу проекта не будут видны ресурсы, отправившие сведения о времени, затраченном на работу по проекту, если такой ресурс не будет добавлен в проект в качестве участника и не отправит сведения о времени. Чтобы утвердить информацию о затраченном времени, добавьте необходимые ресурсы в качестве участников проекта.
Вкладка "Утверждения" для участников команды
Все пользователи имеют доступ к представлению "Мои расходы и время", расположенному на вкладке "Утверждения". Вы можете просмотреть все утверждённые, ожидающие утверждения и отклонённые значения времени и расходов на вкладке "Утверждения" в своём профиле.
Вы можете просмотреть утверждённые, ожидающие утверждения и отклонённые значения времени (и/или расходов) на вкладке "Утверждения" в своём профиле.
Просмотр внесённых значений времени
- На вкладке "Утверждения" щёлкните "Мои расходы и время".
На левой боковой панели есть фильтры, которые можно применить к записям о времени и (или) расходах:
- Временной интервал. Вы можете использовать предварительно заданный временной интервал или настроить нужный вам диапазон дат;
- Тип. Этот фильтр позволяет переключаться между отображением времени и расходов (если в вашей организации отслеживается и то и другое);
- Статус утверждения. Просматривайте одобренные, отклонённые или ожидающие утверждения значения.
Повторная отправка значений времени
Повторно отправить табель учёта рабочего времени можно в любой момент, прежде чем он будет утверждён.
- Измените нужное значение времени, а затем нажмите кнопку "Отправить на утверждение повторно".
Отправка информации о расходах на утверждение
-
На личной странице выберите пункт Время и расходы, а затем — Расходы.
- Щёлкните Добавить расходы и заполните форму. Добавив все расходы, нажмите кнопку Отправить на утверждение.
Использование вкладки "Утверждения"
Вы можете просмотреть утверждённые, ожидающие утверждения и отклонённые значения времени (и/или расходов) на вкладке "Утверждения" в своём профиле.
Просмотр отправленной информации о расходах
- На вкладке Утверждения щёлкните Мои расходы и время.
Используйте фильтры на левой боковой панели:
- Временной интервал. Вы можете использовать предварительно заданный временной интервал или настроить нужный вам диапазон дат;
- Тип. Этот фильтр позволяет переключаться между отображением времени и расходов (если в вашей организации отслеживается и то и другое);
- Состояние утверждения. Просматривайте одобренные, отклонённые или ожидающие утверждения значения;
- Утверждающий. Позволяет отфильтровать элементы по пользователям, ответственным за утверждение.
Повторная отправка информации о расходах
Вы можете в любой момент изменить и повторно отправить запись о расходах, прежде чем она будет утверждена
- Измените нужное значение времени, а затем нажмите кнопку Отправить на утверждение повторно.
Фильтрация отчётов по статусу утверждения или ответственному за утверждение
Фильтры утверждения в отчётах
Используйте фильтры на основе утверждений для просмотра записей о времени, одобренных определённым пользователем или имеющим определённый статус. Например, отчёт "Время и оплата", сгруппированный по участнику команды и отфильтрованный по статусу утверждения, можно использовать, чтобы просмотреть неотправленные часы каждого сотрудника организации.
- Одобрено пользователем. В настройках этого фильтра отображаются имена администраторов ресурсов и руководителей проектов, утверждающих значения времени. Вы сможете просмотреть значения времени, которые одобрили определённые пользователи.
- Статус утверждения. Выберите, какие значения времени отобразить в отчёте: утверждённые, ожидающие утверждения неотправленные.
Вы также можете группировать данные отчётов по статусу утверждения и пользователю, выполнившему утверждение.
Пакетное утверждение оплачиваемых часов
- В параметрах учётной записи прокрутите страницу вниз до раздела Рабочий процесс утверждения и выберите пункт Пакетное утверждение.
- Выберите Сохранить и продолжить.
- Выберите элементы, которые необходимо утвердить: часы, расходы или и то, и другое.
- Выберите дату, ранее которой значения будут заблокированы, и выполните пакетное утверждение всех часов или расходов.
- Тщательно проверьте внесённые записи: отменить пакетное утверждение нельзя. Если все данные верны, нажмите кнопку Пакетное утверждение. При этом все записи блокируются. Сотрудники больше не смогут вносить изменения.
Внимание: отменить пакетное утверждение нельзя.
Разблокировка отчёта о времени или расходах
Разблокировка отчёта о времени или расходах
Убедитесь в том, что активировано утверждение значений времени. Если утверждения значений времени не будут активированы, на странице профиля не появится вкладка "Утверждения".
- Чтобы перейти на страницу профиля, выберите своё имя в строке меню.
- Перейдите к разделу Утверждения > Представление ответственного за утверждение.
- В списке Статус утверждения выберите Одобрено.
- Необязательный пункт: в списке временных интервалов выберите период, к которому относится отчёт о времени, который нужно разблокировать:
- этот год;
- этот квартал;
- этот месяц;
- эта неделя;
- прошлый квартал;
- прошлый месяц;
- прошлая неделя;
- последние 30 дней;
- настраиваемый диапазон дат (выберите даты начала и окончания, чтобы просмотреть конкретный временной период).
- В списке Пользователи выберите одного или нескольких пользователей. После выбора пользователя в представлении ответственного за утверждение отобразятся его значения времени.
- Перейдите в отчёт о времени, который нужно разблокировать, и нажмите кнопку Разблокировать.
Как разрешить ответственному за утверждение разблокировать отчёты о времени и расходах
Если вы являетесь администратором и хотите, чтобы ответственный за утверждение мог разблокировать отчёты о времени и расходах, выполните указанные ниже действия.
- В меню выберите Параметры > Параметры учётной записи.
- В главе Рабочий процесс утверждения раздела "Параметры учётной записи" выберите Разрешить утверждающему лицу разблокировать время и расходы.
Часто задаваемые вопросы
Что происходит после разблокировки отчёта о времени или расходах?
Приложение помечает разблокированную запись статусом Ожидает утверждения. После редактирования записи отобразится кнопка Отправить на утверждение повторно.
Утверждение времени и расходов
Администраторы ресурсов и ответственные за утверждение имеют доступ к следующим представлениям:
- Время и расходы;
- Представление ответственного за утверждение.
Переход на вкладку "Время и расходы"
- Перейдите на свою страницу профиля.
- Откройте вкладку Время и расходы.
Переход к представлению ответственного за утверждение
- Перейдите на свою страницу профиля.
- Откройте вкладку Утверждения.
- На панели слева выберите Представление ответственного за утверждение.
Если вы являетесь ответственным за утверждение, вы увидите это представление по умолчанию. Редакторы проектов видят это представление по умолчанию, если владельцы проекта являются ответственными за утверждение.
Что будет отображаться в представлении ответственного за утверждение
Указать пользователей, ответственных за утверждение информации о времени и расходах, можно в параметрах профиля пользователя.
Работа с утверждениями в качестве владельца проекта
Вы можете настроить Resource Management таким образом, чтобы владельцы проектов могли просматривать и утверждать информацию о затраченном времени и расходах по принадлежащим им проектам. Если вы являетесь владельцем проекта, вы увидите табели учёта рабочего времени, связанные с вашими проектами, но не будете видеть значения времени для проектов, принадлежащих другим пользователям.
В представлении ответственного за утверждение отображаются табели учёта рабочего времени всех пользователей, информацию о потраченном времени или расходах которых вы можете одобрить. Отображаемые табели учёта рабочего времени можно отфильтровать по следующим категориям:
- Временной интервал (просмотр табелей учёта рабочего времени за этот год, этот квартал, этот месяц, эту неделю, за прошлый год и т. д.);
- Состояние утверждения (просмотр табелей учёта рабочего времени по текущему состоянию утверждения);
- Отклонено (табели учёта рабочего времени, которые вы не одобрили);
- Одобрено (утверждённые табели учёта рабочего времени);
- Ожидает утверждения (табели учёта рабочего времени, отправленные пользователями на утверждение);
- Не отправлено (табели учёта рабочего времени, к которым пользователи получили доступ, не изменив значение или не подтвердив график);
- [нет] (табели учёта рабочего времени пользователей, которые ещё не взаимодействовали с графиком после того, как получили назначение);
- Ответственный за утверждение (просмотр табелей учёта рабочего времени, назначенных вам или другим ответственным);
- Владелец проекта (фильтрация табелей учёта рабочего времени по владельцам проекта);
- Пользователи (просмотр табелей учёта рабочего времени определённых пользователей);
- Проект (просмотр табелей учёта рабочего времени, связанных с конкретным проектом);
- Клиент (просмотр табелей учёта рабочего времени пользователей, назначенных конкретному клиенту);
- Вид деятельности (просмотр табелей учёта рабочего времени по характеру работы пользователей, например отдел кадров, отдел ИТ и т. д.);
- Роль (фильтрация табелей учёта рабочего времени по ролям пользователей, например менеджер, копирайтер и т. д.);
- Теги пользователей (фильтрация табелей учёта рабочего времени по тегам пользователей);
- Название этапа (просмотр табелей учёта рабочего времени, связанных с конкретным этапом проекта);
- Теги проекта (фильтрация табелей учёта рабочего времени по категориям проекта);
- Тип отпуска (фильтрация табелей учёта рабочего времени по типам отпусков);
- Навыки (фильтрация табелей учёта рабочего времени по навыкам пользователей).
Значения времени в представлении ответственного за утверждение сгруппированы в еженедельные табели учёта рабочего времени. В каждом табеле указывается количество часов, затраченных по каждому проекту на человека в неделю.
По каждому проекту отображаются общие подтверждённые и запланированные часы вместе с подсчитанной разницей (положительной, если количество часов превышает запланированное, и отрицательной, если оно меньше запланированного).
Владельцу проекта не будут видны ресурсы, отправивших сведения о времени, затраченном на работу по проекту, если такой ресурс не будет добавлен в проект в качестве участника и не отправит сведения о времени. Чтобы утвердить информацию о затраченном времени, добавьте необходимые ресурсы в качестве участников проекта.
Владельцы проектов не могут просматривать информацию о времени, отправленную ресурсами, назначенными на другие проекты, если у них нет разрешений уровня "Редактора портфеля" или более высокого уровня или если владелец проекта не назначен в качестве ответственного за утверждение ресурсов, или если ресурсы не были добавлены в проект в качестве участников и не предоставили информацию о времени, затраченном на работу по проекту. Чтобы утвердить информацию о затраченном времени, добавьте необходимые ресурсы в качестве участников проекта.
Просмотр сведений о времени и расходах
Табели учёта рабочего времени, которые отображаются в представлении ответственного за утверждение, содержат дополнительные сведения.
| Действие | Инструкции |
|---|---|
| Просмотр разбивки затраченного времени по дням, включая категории и примечания. | В табеле выберите строку проекта. |
| Просмотр подробной разбивки расходов, включая категории и примечания. | |
| Переход на страницу профиля пользователя и просмотр значений времени. | Выберите имя пользователя. |
Фильтрация табелей учёта рабочего времени и расходов
Вы можете утверждать значения времени для конкретных проектов, а не табели времени или расходов целиком. Чтобы отобразить значения времени для определённого проекта или набора проектов и утвердить их, выполните указанные ниже действия.
- На панели слева используйте фильтры проектов или тегов проекта.
- После настройки фильтрации вы увидите только табели учёта рабочего времени для выбранных проектов или категорий проектов.
- В табеле выберите "Утвердить и заблокировать".
Значения, имеющие отношение к другим проектам, которые не были выбраны при фильтрации, затронуты не будут.
Утверждение времени и расходов
Используйте уведомления, чтобы оповещать пользователей о том, что их записи о времени или расходах отклоняются или утверждаются.
- Выберите Утвердить и заблокировать в нижней части табеля учёта рабочего времени.
После этого запись о времени или расходах будет утверждена.
Отклонение табеля времени или записи о расходах
- В левой нижней части табеля учёта рабочего времени или таблицы расходов введите примечание в текстовом поле.
- Если вы отклоните значение времени, не сделав примечание, вам будет предложено оставить заметку.
- Выберите Отклонить.
После отклонения таблицы учёта рабочего времени или расходов ей будет присвоен параметр Не отправлено. Отправителю потребуется скорректировать данные о времени или расходах и повторно отправить запись на утверждение.
Использование собственных представлений
Создайте сохранённое представление или несколько сохранённых представлений для различных сценариев.
После создания сохранённого представления вы увидите его в разделе Мои представления. После этого вы сможете легко получить к нему доступ.
Как создать сохранённое представление
- Откройте вкладку Утверждения.
- На панели слева выберите Представление ответственного за утверждение.
- На панели слева настройте временной интервал, состояние утверждения и другие фильтры.
- Прокрутите страницу до раздела Мои представления.
- Выберите + Сохранить текущее представление.