Утверждение в Resource Management

Activate the approvals workflow

Resourcing Admins can set up approvals for time and expense entries for their organization. 

1. Укажите пользователей, утверждающих время и расходы, в параметрах профиля пользователя. 

2. Open Account Settings, then navigate to the Approvals Workflow section.

Here you can:

• Enable the approval workflow for time and expenses

• Lock entries upon approval

  You need to have this setting activated to ensure users cannot add any additional time or expenses after entries have been approved. Without this setting enabled, users cannot edit any approved time or expenses, but they can add additional time or expenses to approved entries.

• Как разрешить владельцам проектов просматривать и утверждать значения времени и расходов на своих проектах
  • Автоматически делает владельцев проектов ответственными за утверждение для пользователей, назначенных на их проекты.
  • Владельцы проектов смогут просматривать и утверждать значения времени и расходов только на своих проектах.
• Отправлять уведомления по электронной почте при утверждении времени и расходов
  • Ответственный за утверждение получает уведомления по электронной почте при отправке значений времени или расходов.

  • Пользователь , отправивший данные о времени или расходах, получает уведомление и примечания по электронной почте при их утверждении или отклонении.

    Этот параметр не связан с уведомлениями об активности.

• Разрешить утверждающему лицу разблокировать время и расходы
  • При отключении разблокировать значения времени смогут только администраторы ресурсов.

Brandfolder Image

Утверждения на основе проектов

Если активирован параметр "Владельцы проектов могут утверждать собственные проекты", это значит, что владельцы проектов могут утверждать записи времени и расходов, внесённые в рамках их проектов. 

Руководители команд, отделов и т. д. по-прежнему могут быть указанными в качестве ответственных за утверждение в профиле пользователя, чтобы работать с утверждениями вместе с владельцем проекта и утверждать время отпусков. При активации параметра "Владельцы проектов могут утверждать собственные проекты" полномочия таких утверждающих не будут отозваны.

Как утверждения влияют на потраченные часы и суммы

Активация утверждений для записей времени добавляет утверждённые часы только в раздел Параметры учётной записи > Потрачено часов и сумм. 

Если вы отслеживаете только утверждённые часы, Resource Management ограничивает расчёт потраченных проектных часов только утверждённым временем и применяет к отчётам фильтр статуса утверждения по умолчанию. По умолчанию отображаются только утверждённые часы. 

Изменение фильтра статуса утверждения позволяет отфильтровывать отчёты по неутверждённым часам.

Влияние утверждений на понесённые расходы

Активация утверждений расходов добавляет только утверждённые расходы только в раздел Параметры учётной записи > Понесённые расходы. 

При отслеживании только утверждённых расходов Resource Management ограничивает расходы по проекту только утверждёнными расходами.

Пакетное утверждение времени и расходов

1. Параметры учётной записи
   1. If you're working in Resource Management in Smartsheet, select the kebab menu in the top right corner, then select Account Settings.
   2. Откройте Resource Management. Выберите Параметры > Параметры учётной записи.
2. В разделе Параметры учётной записи прокрутите вниз до раздела "Рабочий процесс утверждения" и выберите Пакетное утверждение.
3. Выберите Сохранить и продолжить.
4. На странице пакетного утверждения выберите нужные параметры. Вы можете утвердить все записи времени, расходы или и то, и другое, вплоть до выбранной даты, включая или исключая её. You can also set to lock all approved time or expense entries which prevents users from adding any additional expenses or time entries. 
5. Выберите Утвердить все.

Тщательно проверьте выбранные параметры: отменить пакетное утверждение нельзя.

Отправлять на утверждение значения времени может любой активный лицензированный пользователь учётной записи Resource Management. Администраторы ресурсов также могут отправлять данные о времени от имени других пользователей, но только в том случае, если такой пользователь является лицензированным (нельзя отслеживать и отправлять данные о времени управляемых ресурсов).

1. On your My Work page, select the Time & Expenses tab.
2. В разделе отслеживания времени введите необходимые изменения и нажмите кнопку "Подтвердить". 
3. В нижней части табеля учёта рабочего времени щёлкните "Отправить на утверждение".

Сотрудники могут отправлять данные о времени в любой момент, однако целесообразно будет соблюдать график, принятый в вашей организации (ежедневно, еженедельно, раз в две недели и т. д.).

Чтобы утвердить информацию о затраченном времени, добавьте необходимые ресурсы в качестве участников проекта. A resource who is not a Team Member can submit time against a project, but the Project Owner cannot see it

Вкладка "Утверждения" для участников команды

Все пользователи имеют доступ к представлению "Мои расходы и время", расположенному на вкладке "Утверждения". Вы можете просмотреть все утверждённые, ожидающие утверждения и отклонённые значения времени и расходов на вкладке "Утверждения" в своём профиле.

Просмотр внесённых значений времени

• На вкладке "Утверждения" щёлкните "Мои расходы и время". 

На левой боковой панели есть фильтры, которые можно применить к записям о времени и (или) расходах: 

• Временной интервал. Вы можете использовать предварительно заданный временной интервал или настроить нужный вам диапазон дат; 
• Тип. Этот фильтр позволяет переключаться между отображением времени и расходов (если в вашей организации отслеживается и то и другое); 
• Статус утверждения. Просматривайте одобренные, отклонённые или ожидающие утверждения значения.

Повторная отправка значений времени

Повторно отправить табель учёта рабочего времени можно в любой момент, прежде чем он будет утверждён. 

• Измените нужное значение времени, а затем нажмите кнопку "Отправить на утверждение повторно".

1. На странице Моя работа выберите Время и расходы, а затем выберите Расходы.

2. Выберите Добавить расходы. 
3. Введите данные для каждого расхода и выберите Добавить.
4. Когда вы добавите все свои расходы, выберите Отправить на утверждение.

Brandfolder Image

Просмотр отправленных расходов

1. Выберите Утверждения. 
2. В левом боковом меню выберите Мое время и расходы. 
3. Используйте фильтры для поиска расходов:
   • Временной интервал: Вы можете использовать предварительно заданный временной интервал или настроить нужный вам диапазон дат. 
   • Тип: Этот фильтр позволяет переключаться между временем и расходами (если ваша организация отслеживает и то и другое). 
   • Статус утверждения: Просматривайте одобренные, отклонённые или ожидающие утверждения значения.

Повторная отправка информации о расходах

Вы можете редактировать и повторно отправлять отчет о расходах до его утверждения. После редактирования записи о времени выберите Отправить на утверждение.

Фильтры утверждения в отчётах

Используйте фильтры на основе утверждений для просмотра записей о времени, одобренных определённым пользователем или имеющим определённый статус. Например, отчёт "Время и оплата", сгруппированный по участнику команды и отфильтрованный по статусу утверждения, можно использовать, чтобы просмотреть неотправленные часы каждого сотрудника организации.

• Одобрено пользователем. В настройках этого фильтра отображаются имена администраторов ресурсов и руководителей проектов, утверждающих значения времени. Вы сможете просмотреть значения времени, которые одобрили определённые пользователи.
• Статус утверждения. Выберите, какие значения времени отобразить в отчёте: утверждённые, ожидающие утверждения неотправленные.

Вы также можете группировать данные отчётов по статусу утверждения и пользователю, выполнившему утверждение.

If your organization has a Business or Enterprise Smartsheet plan and uses Smartsheet authentication, then you can further analyze and share the data from your reports in Smartsheet by creating advanced reports. 

1. Параметры учётной записи
   1. If you are working in Resource Management in Smartsheet, select the kebab menu in the top right corner, then select Account Settings.
   2. Откройте Resource Management. Выберите Параметры > Параметры учётной записи.
2. Прокрутите страницу вниз до пункта "Рабочий процесс утверждения" и выберите пункт Ответственные за утверждение в раскрывающемся списке. 
3. Выберите Сохранить и продолжить. 
4. Выберите элементы, которые необходимо утвердить: часы, расходы или и то, и другое. 
5. Выберите дату, ранее которой значения будут заблокированы, и выполните пакетное утверждение всех часов или расходов. 
6. Тщательно проверьте внесённые записи: отменить пакетное утверждение нельзя. Если все данные верны, нажмите кнопку Пакетное утверждение. При этом все записи блокируются. Сотрудники больше не смогут вносить изменения.

Внимание: отменить пакетное утверждение нельзя.  

Разблокируйте отправленное время или расходы

Убедитесь, что вы включили одобрение для ввода времени. Если вы не включите подтверждение времени, вы не увидите вкладку «Утверждения» на странице своего профиля.

1. Откройте страницу «Моя работа».
2. Перейдите в раздел Утверждения > Просмотр утверждающего. 
3. В списке «Статус утверждения» выберите «Одобрено». 
4. Необязательный пункт: в списке временных интервалов выберите период, к которому относится отчёт о времени, который нужно разблокировать:
   • этот год;
   • этот квартал;
   • этот месяц;
   • эта неделя;
   • прошлый квартал;
   • прошлый месяц;
   • прошлая неделя;
   • последние 30 дней;
   • настраиваемый диапазон дат: выберите даты начала и окончания, чтобы посмотреть определенный график
5. В списке «Люди» выберите человека или людей. Выбрав человека, вы сможете увидеть его время в режиме «Утверждающий».
6. Перейдите к отчету о времени, который хотите разблокировать, и выберите «Разблокировать».

Теперь разблокированная запись помечена как ожидающая одобрения. Как только вы закончите редактирование записи, появится кнопка «Отправить повторно на утверждение».

Brandfolder Image

Разрешить утверждающему лицу разблокировать время и расходы

Если вы являетесь администратором и хотите, чтобы ответственный за утверждение мог разблокировать отчёты о времени и расходах, выполните указанные ниже действия.

1. Откройте «Настройки учетной записи».
   1. Если вы работаете в Smartsheet в сфере управления ресурсами, выберите меню шашлыков в правом верхнем углу, а затем выберите Настройки учетной записи.
   2. Если вы работаете в автономном режиме «Управление ресурсами», выберите «Настройки» > «Настройки учетной записи».
2. В разделе «Процесс утверждения» выберите «Разрешить утверждающему лицу высвободить время и расходы».

Activate the approvals workflow

Resourcing Admins can set up approvals for time and expense entries for their organization. In Account Settings, navigate to the Approvals Workflow section.

• If you are working in Resource Management in Smartsheet, select the kebab menu in the top right corner, then select Account Settings.
• Откройте Resource Management. Выберите Параметры > Параметры учётной записи.

Here you can:

• Enable the approval workflow for time and expenses

• Lock entries upon approval

  You need to have this setting enabled in order to ensure users cannot add any additional time or expenses after entries have been approved. Without this setting enabled, users cannot edit any approved time or expenses, but they can add additional time or expenses to approved entries.

• Как разрешить владельцам проектов просматривать и утверждать значения времени и расходов на своих проектах
• Отправлять уведомления по электронной почте при утверждении времени и расходов
• Разрешить утверждающему лицу разблокировать время и расходы

Brandfolder Image

Представление ответственного за утверждение

Указать пользователей, ответственных за утверждение информации о времени и расходах, можно в параметрах профиля пользователя.

Переход к представлению ответственного за утверждение

1. Select My Work (your profile page).
2. Откройте вкладку Утверждения.
3. На панели слева выберите Представление ответственного за утверждение.

Если вы являетесь ответственным за утверждение, вы увидите это представление по умолчанию. Редакторы проектов видят это представление по умолчанию, если владельцы проекта являются ответственными за утверждение.

Brandfolder Image

Работа с утверждениями в качестве владельца проекта

Вы можете настроить Resource Management таким образом, чтобы владельцы проектов могли просматривать и утверждать информацию о затраченном времени и расходах по принадлежащим им проектам. Если вы являетесь владельцем проекта, вы увидите табели учёта рабочего времени, связанные с вашими проектами, но не будете видеть значения времени для проектов, принадлежащих другим пользователям.

Отображаемые табели учёта рабочего времени можно отфильтровать по следующим категориям:

• Временной интервал (просмотр табелей учёта рабочего времени за этот год, этот квартал, этот месяц, эту неделю, за прошлый год и т. д.); 
• Состояние утверждения (просмотр табелей учёта рабочего времени по текущему состоянию утверждения);
  • Отклонено (табели учёта рабочего времени, которые вы не одобрили);
  • Одобрено (утверждённые табели учёта рабочего времени);
  • Ожидает утверждения (табели учёта рабочего времени, отправленные пользователями на утверждение);
  • Не отправлено (табели учёта рабочего времени, к которым пользователи получили доступ, не изменив значение или не подтвердив график);
  • [нет] (табели учёта рабочего времени пользователей, которые ещё не взаимодействовали с графиком после того, как получили назначение);
• Ответственный за утверждение (просмотр табелей учёта рабочего времени, назначенных вам или другим ответственным);
• Владелец проекта (фильтрация табелей учёта рабочего времени по владельцам проекта);
• Пользователи (просмотр табелей учёта рабочего времени определённых пользователей);
• Проект (просмотр табелей учёта рабочего времени, связанных с конкретным проектом);
• Клиент (просмотр табелей учёта рабочего времени пользователей, назначенных конкретному клиенту);
• Вид деятельности (просмотр табелей учёта рабочего времени по характеру работы пользователей, например отдел кадров, отдел ИТ и т. д.);
• Роль (фильтрация табелей учёта рабочего времени по ролям пользователей, например менеджер, копирайтер и т. д.);
• Теги пользователей (фильтрация табелей учёта рабочего времени по тегам пользователей);
• Название этапа (просмотр табелей учёта рабочего времени, связанных с конкретным этапом проекта);
• Теги проекта (фильтрация табелей учёта рабочего времени по категориям проекта);
• Тип отпуска (фильтрация табелей учёта рабочего времени по типам отпусков);
• Навыки (фильтрация табелей учёта рабочего времени по навыкам пользователей).

Значения времени в представлении ответственного за утверждение сгруппированы в еженедельные табели учёта рабочего времени. В каждом табеле указывается количество часов, затраченных по каждому проекту на человека в неделю.

По каждому проекту отображаются общие подтверждённые и запланированные часы вместе с подсчитанной разницей (положительной, если количество часов превышает запланированное, и отрицательной, если оно меньше запланированного).

Владельцу проекта не будут видны ресурсы, отправившие сведения о времени, затраченном на работу по проекту, если такой ресурс не будет добавлен в проект в качестве участника и не отправит сведения о времени. Чтобы утвердить информацию о затраченном времени, добавьте необходимые ресурсы в качестве участников проекта.

Владельцы проектов не могут просматривать информацию о времени, отправленную ресурсами, назначенными на другие проекты, если у них нет разрешений уровня "Редактора портфеля" или более высокого уровня или если владелец проекта не назначен в качестве ответственного за утверждение ресурсов, или если ресурсы не были добавлены в проект в качестве участников и не предоставили информацию о времени, затраченном на работу по проекту. Чтобы утвердить информацию о затраченном времени, добавьте необходимые ресурсы в качестве участников проекта.

Просмотр сведений о времени и расходах

Табели учёта рабочего времени, которые отображаются в представлении ответственного за утверждение, содержат дополнительные сведения. 

Brandfolder Image

Фильтрация табелей учёта рабочего времени и расходов 

Вы можете утверждать значения времени для конкретных проектов, а не табели времени или расходов целиком. Чтобы отобразить значения времени для определённого проекта или набора проектов и утвердить их, выполните указанные ниже действия.

1. На панели слева используйте фильтры проектов или тегов проекта.
   • После настройки фильтрации вы увидите только табели учёта рабочего времени для выбранных проектов или категорий проектов. 
2. В табеле выберите "Утвердить и заблокировать".

Значения, имеющие отношение к другим проектам, которые не были выбраны при фильтрации, затронуты не будут.

Утверждение времени и расходов

Используйте уведомления, чтобы оповещать пользователей о том, что их записи о времени или расходах отклоняются или утверждаются.

Выберите Утвердить и заблокировать в нижней части табеля учёта рабочего времени. 

To ensure users can not add any time or expenses to approved entries, enable the setting that automatically locks time and expense entries upon approval. This is done in the approvals Workflow Section of Account Settings. 

Отклонение табеля времени или записи о расходах

1. В левой нижней части табеля учёта рабочего времени или таблицы расходов введите примечание в текстовом поле. 
   • Если вы отклоните значение времени, не сделав примечание, вам будет предложено оставить заметку. 
2. Выберите Отклонить. 

После отклонения таблицы учёта рабочего времени или расходов ей будет присвоен параметр Не отправлено. Отправителю потребуется скорректировать данные о времени или расходах и повторно отправить запись на утверждение. 

Использование собственных представлений

Создайте сохранённое представление или несколько сохранённых представлений для различных сценариев. 

После создания сохранённого представления вы увидите его в разделе Мои представления. После этого вы сможете легко получить к нему доступ.

Как создать сохранённое представление 

1. Откройте вкладку Утверждения. 
2. На панели слева выберите Представление ответственного за утверждение. 
3. На панели слева настройте временной интервал, состояние утверждения и другие фильтры. 
4. Прокрутите страницу до раздела Мои представления. 
5. Выберите + Сохранить текущее представление.