С помощью блока действий выберите операции, которые должны автоматически выполняться, когда активируется рабочий процесс.
Существует четыре типа рабочих процессов, и для каждого предусмотрены свои типы действий. Возможные типы действий для рабочих процессов представлены в таблицах ниже.
Типы действия "Уведомление"
Тип оповещения или действия | Ситуация | Примеры |
---|---|---|
Тип оповещения или действия Оповещать пользователя | Ситуация
| Примеры Вы создали рабочий процесс для получения оповещений, когда для поля "Статус" устанавливается значение "Заблокирован". |
Тип оповещения или действия Оповестить канал Microsoft Teams | Ситуация
| Примеры Вы создали рабочий процесс для отправки оповещений на канал Microsoft Teams вашей команды, когда в таблицу добавляется новая запись в форме. |
Тип оповещения или действия Оповестить канал Slack | Ситуация
| Примеры Вы создали рабочий процесс для отправки оповещений на канал Slack вашей команды, когда задача помечается как срочная. |
Типы действия "Запросы изменения и утверждения"
Тип оповещения или действия | Ситуация | Примеры |
---|---|---|
Тип оповещения или действия Запрос изменения | Ситуация
| Примеры Ваш менеджер создал рабочий процесс с запросом к исполнителям задач обновлять столбец "Дата начала", когда статус строки меняется на "Выполняется". |
Тип оповещения или действия Запрос утверждения | Ситуация
| Примеры Вы создали рабочий процесс с запросом к рецензенту утвердить или отклонить черновик, помеченный как "Завершённый". Отдел маркетинга создал рабочий процесс с обращением к финансовому отделу проверить и утвердить или отклонить запрос, если стоимость рабочего элемента превышает запланированную сумму. |
Типы действия "Изменить таблицу"
Тип оповещения или действия | Ситуация | Примеры |
---|---|---|
Тип оповещения или действия Назначение пользователей | Ситуация Назначение одного или нескольких пользователей для работы с элементом по достижении определённой даты или при добавлении или изменении строки. | Примеры Вы создали рабочий процесс для назначения задач сотрудникам технической поддержки, когда рабочий элемент помечается как срочный. |
Тип оповещения или действия Изменить значение ячейки | Ситуация Изменение данных в указанных столбцах при выполнении определённых условий.
| Примеры Настройка таблицы предусматривает выбор столбца с флажком "Завершено", когда пользователь устанавливает в столбце "Статус утверждения" значение "Утверждено". |
Тип оповещения или действия Записать дату | Ситуация Запись текущей даты в выбранном поле при запуске рабочего процесса. | Примеры Настройка таблицы предусматривает запись текущей даты, когда задача помечается как завершённая. |
Тип оповещения или действия Очистить содержимое ячейки | Ситуация Удаление содержимого поля при выполнении определённых условий. | Примеры Вы создали рабочий процесс, который поможет вам удалить содержимое. |
Тип оповещения или действия Заблокировать строки | Ситуация Запрет на дальнейшие изменения после того, как элемент был одобрен или завершён, или в определённый момент. | Примеры Настройка таблицы предусматривает блокировку строки, когда в столбце "Статус проверки" установлено значение "Выполняется". |
Тип оповещения или действия Разблокировать строки | Ситуация Предоставление пользователям возможности редактировать строки только при выполнении предварительных действий. | Примеры Настройка таблицы предусматривает разблокировку строки, когда в столбце "Статус проверки" установлено значение "Завершено". |
Типы действия для межтабличных рабочих процессов
Тип оповещения или действия | Ситуация | Примеры |
---|---|---|
Тип оповещения или действия Переместить строки | Ситуация
| Примеры Команда курсов электронного обучения создала рабочий процесс для удаления запросов, которые не должны быть в её таблице вводных данных. Если команда получает запросы для отдела маркетинга, рабочий процесс переносит задачу в таблицу вводных данных этого отдела. |
Тип оповещения или действия Копировать строки | Ситуация
| Примеры У вас есть таблица, в которой записаны все завершённые задачи. Чтобы сократить объём ручной работы, вы создали рабочий процесс для копирования строк в эту таблицу, когда строки в родительском файле помечаются как завершённые. |
Вы можете изменить выбранное действие. Нажмите значок Меню в правом верхнем углу блока.
Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не запускают рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения, запись даты, назначение пользователей, изменение и очистка ячейки, создание документа). При необходимости используйте автоматизированные процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.
Выбор получателей
Настройте блок действий таким образом, чтобы оповещения и запросы приходили пользователям, имеющим отношение к конкретному рабочему элементу. Оповещения и запросы можно отправлять:
- пользователям из поля контактов для определённой строки (например, исполнителю);
- каждому пользователю, имеющему доступ к таблице;
- пользователям, указанным вручную;
- участникам канала в стороннем приложении, таком как Slack или Microsoft Teams.
Настройка оповещений
Вы можете настроить оповещения, чтобы адресаты получали только необходимую им информацию. В разделе Настройка оповещений вы можете выбрать, какие поля будут отображаться, а также редактировать тему и содержимое сообщения.
Мне не приходили оповещения, настроенные мной для себя
Уведомления в вашей таблице могут быть отключены. В таком случае следует включить уведомления об изменениях таблицы. Не знаете, как это сделать? Ознакомьтесь со статьёй Запуск автоматизированных рабочих процессов при внесении изменений.