Блоки действий: настройка выполняемых автоматически действий

Применить к

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

С помощью блока действий можно выбрать операции, которые должны автоматически выполняться, когда активируется рабочий процесс. Возможные типы действий представлены в таблице ниже.

Тип оповещения или действия Ситуация
Оповещать пользователя

Оповещение пользователей о важных изменениях в определённых полях
Оповещение пользователя о назначении ему новой задачи
Оповещение о том, что поле приняло определённое значение (например, поле с раскрывающимся списком «Статус» приняло значение «Заблокировано»)

Примечание. В рабочих процессах на основе времени не отправляются вложения и комментарии. Они отправляются, только если их добавили или обновили одновременно с триггером рабочего процесса.

Установить напоминание Оповещение пользователей (указанных в поле со списком контактов или введённых вручную) о наступлении, приближении или прошествии важных дат (указанных с помощью поля даты или вручную)
Назначить пользователей Назначение одного или нескольких пользователей для выполнения определённой задачи (рабочего элемента) при наступлении некоторой даты либо при добавлении или изменении строки
Изменить значение ячейки Ввод данных в столбцы с текстом или числом, раскрывающимся списком с одиночным или множественным выбором, а также с флажками
Записать дату Вставка текущей даты в выбранное поле при запуске рабочего процесса
Запросить изменение Получение информации от владельца просроченного рабочего элемента (дата выполнения которого прошла, но статус не имеет значения «Завершено»)
Автоматический запрос актуальной информации от исполнителя, назначенного рабочему элементу, как только меняется значение в определённом поле (например, когда статус строки меняется на «Выполняется», назначенный исполнитель получает запрос на обновление даты начала)
Настроить рабочий процесс утверждения Получение согласия от ключевого заинтересованного лица по конкретной задаче
Одобрение или отклонение элемента (например, утверждение или отклонение предложения по проекту со стороны директора и соответствующее изменение статуса)
Одобрение элемента, который соответствует определённым критериям (например, одобрение финансового отдела, если стоимость элемента превышает определённую сумму)
Переместить или копировать строки в другую таблицу Перемещение или копирование в другую таблицу строки, помеченной как завершённая.
Автоматическое распределение поступающих рабочих элементов по разным таблицам на основе определённых признаков (например, перемещение задачи в таблицу отдела, назначенного ответственным за неё).
Заблокировать строки Запрет на дальнейшие изменения после того, как элемент был одобрен или завершён
Запрет на дальнейшие изменения после определённого момента
Разблокировать строки Обеспечение согласованности процесса (предоставление возможности редактировать строки только после того, как будут выполнены предварительные этапы)

Нужный тип действия выбирается при добавлении блока действий. Чтобы изменить выбранное действие, щёлкните значок меню в правом верхнем углу блока.

Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не будут запускать рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения). При необходимости используйте автоматизированные рабочие процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.

Выбор получателей

Настройте блок действий таким образом, чтобы оповещения и запросы приходили пользователям, имеющим отношение к конкретному рабочему элементу. Оповещения и запросы можно отправлять:

  • пользователям из поля контактов для определённой строки (например, «Исполнитель»);
  • каждому пользователю, имеющему доступ к таблице;
  • пользователям, указанным вручную;
  • участникам канала в стороннем приложении, таком как Slack или Microsoft Teams.

Если вы настроили оповещение и указали себя как получателя, но не получили его после внесения изменений в таблицу, вам потребуется включить уведомления о вносимых вами изменениях. Дополнительные сведения об изменении параметров уведомлений и других параметров учётной записи см. в статье Настройка личных параметров.

Настройка видимости полей и создание пользовательского сообщения

Для сообщений с оповещениями и запросами можно настраивать отображение определённых полей и задавать собственные темы и текст, чтобы предоставлять получателям актуальную информацию и контекст для принятия соответствующих мер. Дополнительные сведения о пользовательских сообщениях и содержимом оповещений см. в статье Настройка содержимого оповещений и запросов.

Сведения о том, как сделать пользовательские сообщения ещё эффективнее путем добавления в них данных из строк, см. в статье Динамическое добавление данных из ячеек ячейки в тему и текст сообщений с оповещениями и запросами.