Применить к

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Для создания рабочих процессов необходимо быть лицензированным пользователем с правами владельца, администратора или редактора таблицы.

Пользователи с правами редактора могут создавать, изменять или удалять только те оповещения и напоминания, получателями которых они являются.

Подробнее о разрешениях для рабочих процессов.

Блоки действий: настройка выполняемых автоматически действий

С помощью блока действий выберите операции, которые должны автоматически выполняться, когда активируется рабочий процесс.

PLANS

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Права доступа

Для создания рабочих процессов необходимо быть лицензированным пользователем с правами владельца, администратора или редактора таблицы.

Пользователи с правами редактора могут создавать, изменять или удалять только те оповещения и напоминания, получателями которых они являются.

Подробнее о разрешениях для рабочих процессов.

Существует четыре типа рабочих процессов, и для каждого предусмотрены свои типы действий. Возможные типы действий для рабочих процессов представлены в таблицах ниже. 

Типы действия "Уведомление"

Тип оповещения или действияСитуацияПримеры
Оповещать пользователя
  • Оповещение пользователей о ключевых изменениях в определенных полях или о назначении нового задания
  • Получение сведений об установлении определённого значения для полей 
Вы создали рабочий процесс для получения оповещений, когда для поля "Статус" устанавливается значение "Заблокирован".
Оповестить канал Microsoft Teams
  • Отправка сведений об обновлении полей или строк таблицы в канал Microsoft Teams
Вы создали рабочий процесс для отправки оповещений на канал Microsoft Teams вашей команды, когда в таблицу добавляется новая запись в форме. 
Оповестить канал Slack
  • Отправка сведений об обновлении полей или строк таблицы на канал Slack 
Вы создали рабочий процесс для отправки оповещений на канал Slack вашей команды, когда задача помечается как срочная.

Типы действия "Запросы изменения и утверждения"

Тип оповещения или действияСитуацияПримеры
Запрос изменения
  • Запрос информации о рабочем элементе у владельца задачи, когда этот элемент уже просрочен и ещё не отмечен как завершённый
  • Получение самой новой информации от закреплённого за рабочим элементом пользователя при изменении значения в определённом поле 
Ваш менеджер создал рабочий процесс с запросом к исполнителям задач обновлять столбец "Дата начала", когда статус строки меняется на "Выполняется".
Запрос утверждения
  • Запрос к рецензенту или менеджеру проверить и утвердить рабочий элемент, если поле соответствует определённым критериям

Вы создали рабочий процесс с запросом к рецензенту утвердить или отклонить черновик, помеченный как "Завершённый". 

Отдел маркетинга создал рабочий процесс с обращением к финансовому отделу проверить и утвердить или отклонить запрос, если стоимость рабочего элемента превышает запланированную сумму. 
 

Типы действия "Изменить таблицу"

Тип оповещения или действияСитуацияПримеры
Назначение пользователейНазначение одного или нескольких пользователей для работы с элементом по достижении определённой даты или при добавлении или изменении строки.Вы создали рабочий процесс для назначения задач сотрудникам технической поддержки, когда рабочий элемент помечается как срочный.
Изменить значение ячейки

Изменение данных в указанных столбцах при выполнении определённых условий.

  • Текст/число 
  • Раскрывающийся список (с одиночным выбором)
  • Раскрывающийся список (со множественным выбором) 
  • Флажок
Настройка таблицы предусматривает выбор столбца с флажком "Завершено", когда пользователь устанавливает в столбце "Статус утверждения" значение "Утверждено".  
Записать датуЗапись текущей даты в выбранном поле при запуске рабочего процесса.Настройка таблицы предусматривает запись текущей даты, когда задача помечается как завершённая.
Очистить содержимое ячейкиУдаление содержимого поля при выполнении определённых условий.Вы создали рабочий процесс, который поможет вам удалить содержимое.
Заблокировать строкиЗапрет на дальнейшие изменения после того, как элемент был одобрен или завершён, или в определённый момент.Настройка таблицы предусматривает блокировку строки, когда в столбце "Статус проверки" установлено значение "Выполняется".
Разблокировать строкиПредоставление пользователям возможности редактировать строки только при выполнении предварительных действий.Настройка таблицы предусматривает разблокировку строки, когда в столбце "Статус проверки" установлено значение "Завершено".

Типы действия для межтабличных рабочих процессов

Тип оповещения или действияСитуацияПримеры
Переместить строки
  • Перемещение в другую таблицу строки, помеченной как завершённая
  • Автоматическое направление входящих рабочих элементов в различные таблицы в зависимости от характеристик 
Команда курсов электронного обучения создала рабочий процесс для удаления запросов, которые не должны быть в её таблице вводных данных. Если команда получает запросы для отдела маркетинга, рабочий процесс переносит задачу в таблицу вводных данных этого отдела.
Копировать строки
  • Создание копии строки в другой таблице, если поле соответствует определённым критериям. 
У вас есть таблица, в которой записаны все завершённые задачи. Чтобы сократить объём ручной работы, вы создали рабочий процесс для копирования строк в эту таблицу, когда строки в родительском файле помечаются как завершённые.

Вы можете изменить выбранное действие. Нажмите значок Меню в правом верхнем углу блока.

Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не запускают рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения, запись даты, назначение пользователей, изменение и очистка ячейки, создание документа). При необходимости используйте автоматизированные процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.


Выбор получателей

Настройте блок действий таким образом, чтобы оповещения и запросы приходили пользователям, имеющим отношение к конкретному рабочему элементу. Оповещения и запросы можно отправлять:

  • пользователям из поля контактов для определённой строки (например, исполнителю);
  • каждому пользователю, имеющему доступ к таблице;
  • пользователям, указанным вручную;
  • участникам канала в стороннем приложении, таком как Slack или Microsoft Teams.

Настройка оповещений

Вы можете настроить оповещения, чтобы адресаты получали только необходимую им информацию. В разделе Настройка оповещений вы можете выбрать, какие поля будут отображаться, а также редактировать тему и содержимое сообщения. 

Мне не приходили оповещения, настроенные мной для себя

Уведомления в вашей таблице могут быть отключены. В таком случае следует включить уведомления об изменениях таблицы. Не знаете, как это сделать? Ознакомьтесь со статьёй Запуск автоматизированных рабочих процессов при внесении изменений.

Вам помогла эта статья?
ДаНет