С помощью блока действий можно выбрать операции, которые должны автоматически выполняться, когда активируется рабочий процесс. Возможные типы действий представлены в таблице ниже.
| Тип оповещения или действия | Ситуация |
|---|---|
| Оповещать пользователя |
Оповещение пользователей о важных изменениях в определённых полях Примечание. В рабочих процессах на основе времени не отправляются вложения и комментарии. Они отправляются, только если их добавили или обновили одновременно с триггером рабочего процесса. |
| Установить напоминание | Оповещение пользователей (указанных в поле со списком контактов или введённых вручную) о наступлении, приближении или прошествии важных дат (указанных с помощью поля даты или вручную) |
| Назначить пользователей | Назначение одного или нескольких пользователей для выполнения определённой задачи (рабочего элемента) при наступлении некоторой даты либо при добавлении или изменении строки |
| Изменить значение ячейки | Ввод данных в столбцы с текстом или числом, раскрывающимся списком с одиночным или множественным выбором, а также с флажками |
| Записать дату | Вставка текущей даты в выбранное поле при запуске рабочего процесса |
| Запросить изменение | Получение информации от владельца просроченного рабочего элемента (дата выполнения которого прошла, но статус не имеет значения "Завершено") Автоматический запрос актуальной информации от исполнителя, назначенного рабочему элементу, как только меняется значение в определённом поле (например, когда статус строки меняется на "Выполняется", назначенный исполнитель получает запрос на обновление даты начала) |
| Настроить рабочий процесс утверждения | Получение согласия от ключевого заинтересованного лица по конкретной задаче Одобрение или отклонение элемента (например, утверждение или отклонение предложения по проекту со стороны директора и соответствующее изменение статуса) Одобрение элемента, который соответствует определённым критериям (например, одобрение финансового отдела, если стоимость элемента превышает определённую сумму) |
| Переместить или копировать строки в другую таблицу | Перемещение или копирование в другую таблицу строки, помеченной как завершённая. Автоматическое распределение поступающих рабочих элементов по разным таблицам на основе определённых признаков (например, перемещение задачи в таблицу отдела, назначенного ответственным за неё) |
| Заблокировать строки | Запрет на дальнейшие изменения после того, как элемент был одобрен или завершён Запрет на дальнейшие изменения после определённого момента |
| Разблокировать строки | Обеспечение согласованности процесса (предоставление возможности редактировать строки только после того, как будут выполнены предварительные этапы) |
Нужный тип действия выбирается при добавлении блока действий. Чтобы изменить выбранное действие, щёлкните значок меню в правом верхнем углу блока.
Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не будут запускать рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения). При необходимости используйте автоматизированные рабочие процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.
Выбор получателей
Настройте блок действий таким образом, чтобы оповещения и запросы приходили пользователям, имеющим отношение к конкретному рабочему элементу. Оповещения и запросы можно отправлять:
- пользователям из поля контактов для определённой строки (например, «Исполнитель»);
- каждому пользователю, имеющему доступ к таблице;
- пользователям, указанным вручную;
- участникам канала в стороннем приложении, таком как Slack или Microsoft Teams.
Если вы настроили оповещение и указали себя как получателя, но не получили его после внесения изменений в таблицу, вам потребуется включить уведомления о вносимых вами изменениях. Дополнительные сведения об изменении параметров уведомлений и других параметров учётной записи см. в статье Настройка личных параметров.
Настройка видимости полей и создание пользовательского сообщения
Для сообщений с оповещениями и запросами можно настраивать отображение определённых полей и задавать собственные темы и текст, чтобы предоставлять получателям актуальную информацию и контекст для принятия соответствующих мер. Дополнительные сведения о пользовательских сообщениях и содержимом оповещений см. в статье Настройка содержимого оповещений и запросов.
Сведения о том, как сделать пользовательские сообщения ещё эффективнее путем добавления в них данных из строк, см. в статье Динамическое добавление данных из ячеек ячейки в тему и текст сообщений с оповещениями и запросами.