Atribuir tarefas a uma pessoa

Aplica-se a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Recursos

Quem pode usar esse recurso?

Para adicionar ou modificar uma coluna, você precisa ser o Proprietário da planilha ou ela precisa ter sido compartilhada contigo com permissões de Admin. Você também precisa ter uma licença do Smartsheet. Para obter mais informações sobre o compartilhamento, confira Níveis de permissão de compartilhamento.Não tem certeza se possui uma licença? Consulte Identificar seu plano e tipo de usuário do Smartsheet.

No Smartsheet, você pode usar colunas do tipo Lista de contatos para atribuir tarefas aos membros de uma equipe. Quando tarefas são atribuídas aos membros de uma equipe, você pode rastreá-los como recursos nas Exibições de recursos e enviar notificações e lembretes para eles com Alertas e Ações. Você também pode usar esta coluna para gerar relatórios de tarefas atribuídas a membros específicos da equipe.


Configure uma coluna de lista de contatos para atribuição

Para atribuir tarefas às pessoas da sua planilha, é preciso que exista uma coluna do tipo Lista de Contatos na planilha. Se não houver uma coluna do tipo Lista de contatos, você poderá inserir uma usando as seguintes etapas:

  1. Clique na seta suspensa , abaixo do cabeçalho de uma coluna, e selecione Inserir 1 coluna à direita ou Inserir 1 coluna à esquerda, dependendo do local em que deseja posicionar a nova coluna de lista de contatos.

    A janela Inserir coluna será exibida.

    Inserir coluna de contato
  2. Insira o nome da coluna na caixa Nome (insira, por exemplo, "Atribuído a").
  3. Selecione o tipo de coluna Lista de contatos.

    Se você tiver tarefas que precisam ser atribuídas a várias pessoas, marque a caixa Permitir vários contatos por célula

    NOTA: No aplicativo móvel, você poderá adicionar um ou mais contatos a uma coluna Lista de contatos, dependendo de qual opção foi definida no aplicativo desktop; no entanto, você não poderá definir essa opção no aplicativo móvel.

    Para tornar mais fácil adicionar certas pessoas às células de contato da planilha, você pode digitar uma lista de contatos preferenciais em Valores - as pessoas que você especificar aqui serão exibidas quando você clicar na seta suspensa de uma célula. Você poderá inserir contatos (nome e endereço de e-mail), nomes ou endereços de e-mail como os valores preferenciais de uma coluna.

  4. Clique em OK.

Pronto! A coluna de Lista de contatos será inserida na sua planilha. Agora você pode atribuir tarefas às pessoas.

DICAS:

  • Você pode criar filtros ou construir relatórios para ver todas as tarefas atribuídas a membros específicos da equipe. Consulte o artigo Vendo suas tarefas atribuídas para saber como fazer isso.
  • Insira várias colunas do tipo Lista de contatos quando as pessoas tiverem funções diferentes relacionadas a cada tarefa. Por exemplo, um engenheiro da área de Garantia da Qualidade pode aprovar ou recusar uma Solicitação de Aprovação da revisão feita pelo desenvolvedor quando ele tiver confirmado que pode reproduzir um bug enviado por um testador da área de Garantia da Qualidade, listado em outra coluna.
  • Contanto que um campo de Lista de contatos não esteja sendo usado para gerenciamento de recursos, você poderá criar uma fórmula que atribua automaticamente tarefas às pessoas com base nas condições. Por exemplo, atribua um chefe de departamento a uma tarefa que precisa da aprovação dele com uma fórmula VLOOKUP. Mais informações sobre a construção de fórmulas estão disponíveis em Criar e editar fórmulas no Smartsheet.

Atribua tarefas a várias pessoas

Se quiser que várias pessoas trabalhem em uma tarefa, configure a coluna de Lista de contatos para Permitir vários contatos por célula.  

Depois que a coluna for configurada, digite o nome de um contato existente em uma célula para exibir uma lista de contatos correspondentes e selecione o contato desejado para adicioná-lo à lista de contatos associados à tarefa.

Lembre-se do seguinte ao trabalhar com vários contatos em uma célula:

  • Quando são permitidos vários contatos, cada contato deve estar associado a um endereço de e-mail. Se você inserir o nome de um novo contato em uma célula, será solicitado que insira o endereço de e-mail dele também.
  • Você pode adicionar até 20 contatos por célula.
  • Se você permitir vários contatos na coluna Recurso atribuído e configurar a coluna % de alocação nas Configurações de projeto, todos os recursos da célula serão alocados segundo o percentual que você especificar. Se quiser que as pessoas trabalhem na mesma tarefa com diferentes percentuais de alocação para Gerenciamento de recursos, você poderá listar a mesma tarefa em várias linhas da sua planilha e atribuir cada tarefa duplicada a uma pessoa diferente. Consulte Gerenciamento e alocação de recursos.
  • Se você não especificar uma alocação usando a coluna % de alocação, todos na coluna de contato terão automaticamente 100% de alocação.
  • O relatório trata as colunas de Lista de Contatos de atribuição única e múltipla como tipos de coluna diferentes. Isso pode causar resultados inesperados ao extrair dados de uma combinação de colunas de atribuição única e múltipla. Consulte Relatório sobre dados de várias planilhas para obter mais informações sobre isso.

DICAS:

  • Você pode criar alertas para enviar notificações e solicitações automaticamente às pessoas associadas a uma tarefa específica. Confira Automatizar seu trabalho com alertas e ações para obter mais informações.
  • Quando várias pessoas estão trabalhando em diferentes seções da mesma tarefa, crie subtarefas recuando as linhas abaixo da tarefa pai e, em seguida, atribua essas subtarefas a cada indivíduo correspondente. Confira Hierarquia: Aumentar ou diminuir o recuo das linhas para obter mais detalhes.

Restringir a atribuição a um único contato

Quando uma tarefa deve ser atribuída a apenas uma pessoa, restrinja a coluna de Contato a um único contato, deixando desmarcada a opção Permitir vários contatos por célula. Por exemplo, no caso de uma solicitação de aprovação, geralmente deseja-se que apenas uma pessoa (como o gerente) aprove cada etapa do processo para garantir que vários contatos não acabem substituindo as aprovações uns dos outros.

DICAS:

  • Com uma única coluna de contato, você pode usar sua lista de contatos preferenciais para agrupar as tarefas por usuário associado, se alternar para a Exibição de cartões. Essa opção não está disponível quando são permitidos vários contatos. Para obter mais informações sobre a Exibição de Cartões, confira Use a Exibição de Cartões para visualizar seu projeto.
  • Você pode adicionar várias colunas de contato quando as pessoas trabalham em diferentes partes de cada tarefa. Por exemplo, em um projeto de Garantia da Qualidade de Software, você pode adicionar Colunas de contato separadas para os “Engenheiros de teste de software” e o “Gerente de aprovação”.

Gerenciar quais contatos aparecem quando você digita em uma célula

Quando você digita um nome ou endereço de e-mail em uma coluna da Lista de Contatos, os nomes exibidos incluem o seguinte:

  • Todos os valores de contato preferenciais configurados por meio da caixa Valores das janelas Inserir Coluna ou Editar Coluna.
  • Todos os colaboradores com quem a planilha foi compartilhada.
  • Todos os demais contatos ou endereços de e-mail atribuídos a outras linhas da planilha.
  • Pessoas em sua lista de contatos pessoal do Smartsheet. (Encontre mais informações sobre isso aqui.)
  • Se você faz parte de uma conta Executivo ou Empresa, outras pessoas que estão na conta. (Encontre mais informações sobre o Gerenciamento de Usuários aqui.)

Adicionar contatos ao seletor de sugestão automática

Se você começar a digitar um nome ou endereço de e-mail e não aparecer uma sugestão automática, isso significa que não existe um contato correspondente ao que você digitou na sua lista de contatos. Para adicioná-lo à sua coluna de Lista de contatos, clique na seta suspensa da célula e selecione Adicionar novo para adicionar o nome do contato e o endereço de e-mail à sua lista e atribuí-los à linha. Você também pode editar as propriedades da coluna a fim de adicionar o contato aos valores de contato preferenciais.

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Remover contatos duplicados da lista de contatos

Ocasionalmente, você verá contatos duplicados ao digitar um nome ou endereço de e-mail em uma célula. Para remover os nomes ou endereços de e-mail da lista de contatos, remova-os dos valores de contato preferenciais e de outras células da coluna.

Se você ainda encontrar valores de contato duplicados, é possível que o nome que você atribuiu ao contato na sua lista pessoal do Smartsheet não corresponda ao nome que eles associaram ao perfil pessoal deles. Confira Gerenciar contatos na lista Meus contatos do Smartsheett e Gerenciar seu perfil pessoal para garantir que o nome nos seus contatos corresponda ao nome no perfil deles.

Você não poderá remover da lista de contato os colaboradores com quem um item foi compartilhado.