Atribuir pessoas a uma tarefa

No Smartsheet, você pode usar o tipo de coluna de lista de contatos para atribuir tarefas aos membros da equipe. Quando os membros da equipe são designados a tarefas, você pode monitorá-los como recursos na Exibição de Recursos e enviar Notificações e Lembretes a eles com Alertas e Ações. Você também pode utilizar a coluna para gerar relatórios sobre tarefas atribuídas a membros da equipe específicos.

NOTA: para adicionar ou modificar uma coluna, você precisa ser o proprietário da planilha ou ter direitos de compartilhamento com permissões em nível de admin. Você também deve ter uma licença Smartsheet. Para mais informações sobre compartilhamento, consulte o artigo Níveis de permissão de compartilhamento. Não tem certeza se tem uma licença? Consulte Identificar seu plano e tipo de usuário no Smartsheet.


Configurar uma coluna de lista de contatos para atribuição

Para atribuir pessoas a tarefas em sua planilha, a planilha deverá conter uma coluna de lista de contatos. Se não aparecer a coluna de lista de contatos, você poderá inserir por meio das seguintes etapas:

  1. Clique na seta de menu suspenso abaixo do cabeçalho de uma coluna e selecione Inserir 1 coluna à direita ou Inserir 1 coluna à esquerda, dependendo de onde você deseja colocar a coluna adicional de lista de contatos.

    A janela Inserir Coluna aparecerá.

    Inserir coluna de contatos
  2. Digite o nome da coluna na caixa de Nome (por exemplo, digite "Atribuído a").
  3. Selecione o tipo de coluna Lista de contatos.

    Se você tem tarefas que precisam ser atribuídas a várias pessoas, marque a caixa Permitir vários contatos por célula

    NOTA: no aplicativo móvel, você poderá adicionar um ou mais contatos a uma coluna de Lista de Contatos dependendo de qual opção foi configurada na aplicação do desktop; porém, você não poderá configurar esta opção pelo aplicativo móvel.

    Para facilitar a inserção de certas pessoas às células de contato na planilha, você pode digitar uma lista de contatos favoritos em Valores—as pessoas que você especificar aqui aparecerão quando você clicar na seta do menu suspenso de uma célula. Você pode inserir contatos (nome e endereço de e-mail), nomes ou endereços de e-mail como seus valores favoritos para a coluna.

  4. Clique em OK.

Pronto! A colunaLista de Contatosserá inserida em sua planilha. Agora, você poderá designar pessoas para as tarefas.

DICAS:

  • Você pode criar filtros ou relatórios para ver todas as tarefas atribuídas a membros de equipe específicos. Consulte Visualizando suas tarefas atribuídas para saber como fazer isso.
  • Insira várias colunas de Lista de Contatos quando as pessoas tiverem variadas funções relacionadas a cada tarefa. Por exemplo, um engenheiro de Garantia de Qualidade pode aprovar ou rejeitar uma Solicitação de Aprovação para revisão de desenvolvedor quando confirmar que é possível replicar um erro enviado pelo testador do Garantia de Qualidade listado em outra coluna.

Atribuir tarefas para várias pessoas

Se você deseja que várias pessoas trabalhem em uma tarefa, configure sua coluna de Lista de Contatos para Permitir vários contatos por célula.  

Quando a coluna tiver sido configurada, digite o nome de um contato existente em uma célula para exibir uma lista de contatos correspondentes e, depois, selecione o contato desejado para adicioná-lo à lista de contatos designados à tarefa.

Tenha a seguinte informação em mente quando for trabalhar com vários contatos em uma célula:

  • Quando vários contatos forem permitidos, cada contato deverá estar relacionado a um endereço de e-mail. Se você inserir o nome de um novo contato em uma célula, será solicitado a inserir seu endereço de e-mail.
  • Você pode adicionar até 20 contatos por célula.
  • Quando você tiver habilitado vários contatos na coluna Recurso Atribuído e configurar a coluna % de alocação nas Configurações de Projeto, todos os recursos da célula serão alocados ao percentual especificado. Se você deseja que pessoas trabalhem na mesma tarefa com diferentes percentuais de alocação para a Gerenciamento de Recursos, poderá listar a mesma tarefa em várias linhas em sua planilha e atribuir cada tarefa duplicada a uma pessoa diferente. Consulte Gerenciamento e alocação de recursos.
  • Se você não especificar uma alocação usando a coluna % de alocação, todas as pessoas da coluna contatos terão automaticamente 100% de alocação.

DICAS:

  • Você pode criar alertas para enviar automaticamente notificações e solicitações a pessoas que estão designadas a tarefas. Consulte Automatizar seu trabalho com alertas e ações para obter mais informações.
  • Quando várias pessoas estiverem trabalhando em diferentes seções da mesma tarefa, crie subtarefas por meio do recuo de linhas embaixo da tarefa pai e, depois, atribua pessoas a cada subtarefa. Consulte Hierarquia: recuar ou avançar linhas para obter mais informações.

Restringir atribuição a um único contato

Quando uma tarefa precisar ser apenas atribuída a uma pessoa, restrinja a coluna de contatos a um único contato, deixando desmarcada a opção Permitir vários contatos por célula . Por exemplo, com uma Solicitação de Aprovação, você deverá se certificar que apenas uma pessoa (por exemplo, o gerente) aprovará cada etapa do processo para garantir que vários contatos não sobrescrevam as aprovações dos outros.

DICAS: 

  • Com a coluna Único Contato, você poderá usar sua lista de contatos favorita para agrupar tarefas por usuário atribuído se você mudar para a Exibição em Cartão. Isto não está disponível quando se permitem vários contatos. Para obter mais informações sobre a Exibição em Cartão, consulte Use a exibição em cartão para visualizar seu projeto.
  • Você pode adicionar várias colunas de contato quando as pessoas trabalham em diferentes partes de cada tarefa. Por exemplo, em um projeto de Garantia de Qualidade de software, você deverá adicionar colunas de contato separadas para os "engenheiros de teste de software" e o "gerente de aprovação".

Gerencie quais contatos aparecem quando você digita em uma célula

Quando você digita um nome ou endereço de e-mail em uma coluna de lista de contatos, os nomes exibidos incluirão:

  • Qualquer valor de contato favorito que você configurou usando a caixa Valores na janela Inserir Coluna ou Editar Propriedades da Coluna.
  • Todos os colaboradores inclusos no compartilhamento da planilha.
  • Qualquer outro contato ou endereço de e-mail que foi atribuído a outras linhas na planilha.
  • Pessoas em sua lista de contatos pessoal do Smartsheet. (Obtenha mais informações sobre o assunto aqui.)
  • Se você faz parte de uma conta multiusuário, outras pessoas que estão na conta. (Obtenha mais informações sobre Gerenciamento de Recursos aqui.)

Adicione os contatos ao seletor de autossugestão

Se você começar a digitar um nome ou endereço de e-mail e não puder ver a lista de contatos de preenchimento automático, isto indica que sua lista de contatos não inclui algo que corresponda ao contato digitado. Para adicionar pessoas à coluna de lista de contatos, clique na seta do menu suspenso na célula e, depois, selecione Adicionar novo para adicionar o nome e o endereço de e-mail do contato à sua lista e atribuí-lo à linha em questão. Você também poderá editar as propriedades da coluna para adicionar pessoas aos valores de contato favoritos.

adicionar novo sally smart

Remover contatos duplicados da lista de contatos

Você verá, ocasionalmente, contatos duplicados quando digitar um nome ou endereço de e-mail em uma célula. Para remover os nomes ou endereços de e-mail da lista de contatos, remova-os dos valores de contatos favoritos e das outras células da coluna. 

Se você ainda puder ver valores de contatos duplicados, é provável que o nome configurado para o contato em seus contatos pessoais do Smartsheet não corresponde ao nome associado ao perfil pessoal da pessoa em questão. Consulte Gerenciar contatos na lista de contatos do Smartsheet e Gerenciar seu perfil pessoal para garantir que o nome em seus contatos correspondem ao nome de seu perfil.

NOTA: você não poderá remover da lista de contatos os colaboradores com os quais o item foi compartilhado.

Este artigo foi útil?
SimNão

Tem dúvidas? Deixe-nos ajudar.

Bate-papo ao vivo