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Como parte do Smartsheet Control Center, as Atualizações Globais permitem que os usuários empresariais atualizem os modelos de projetos com facilidade e repliquem as alterações automaticamente em cascata em projetos novos ou existentes. As Atualizações Globais permitem que as equipes aprimorem continuamente os processos e mantenham intacta a consistência na execução do trabalho em todo o portfólio.
O objetivo das Atualizações Globais é fornecer aos administradores da solução um mecanismo para manter a consistência entre os projetos novos e existentes. Quatro tipos de atualizações globais estão disponíveis:
Os projetos criados fora do Control Center (ou antes da configuração do Control Center) precisarão ser migrados para os projetos do Control Center antes que você possa usar as Atualizações Globais sobre eles.
Neste artigo:
Conceitos Básicos de Atualização Global
Usar as opções de atualização global
Requisitos de acesso à atualização global
Você deverá ter acesso ao Líder de Projeto no Smartsheet Control Center para fazer atualizações globais.Para obter informações sobre como conceder acesso de Líder a alguém, confira Acesso ao Smartsheet Control Center.
Depois de clicar em Criar e testar, você testará e validará a atualização proposta em relação a projetos e planilhas ativos (esse teste é uma parte obrigatória do processo). Você deverá fazer isso com uma cópia temporária do projeto para garantir que não se comprometa com nenhuma alteração até ter certeza de que as alterações tenham o impacto desejado.
Nesta última etapa do processo de atualização, você terá uma última chance de revisar e confirmar as alterações propostas e poderá escolher onde deseja que as atualizações sejam aplicadas.
E pronto! Com apenas algumas etapas, você atualizou os projetos do seu portfólio, deixando-os agora mais modernos e úteis, em conformidade com suas próprias especificações.
Use a tabela abaixo para decidir onde deseja aplicar as atualizações.
Tipo de atualização | O que você pode controlar |
---|---|
Coluna nova ou atualizada | Atualizações do modelo de base Para garantir que a alteração seja incluída nos novos projetos, verifique se está marcada a opção Aplicar atualização aos modelos de projeto de base. Quais projetos estão incluídos Para excluir um projeto da atualização, desmarque a caixa ao lado do nome do projeto. |
Metadados | Atualizações do modelo de base Para garantir que a alteração seja incluída nos novos projetos, verifique se está marcada a opção Aplicar atualização aos modelos de projeto de base. Metadados na Planilha de Configuração do Control Center Os metadados serão adicionados como um campo de dados que pode ser aproveitado quando novos projetos são criados - você pode usá-los para solicitar informações dos usuários à medida que os projetos estão sendo provisionados. Os metadados dos links da célula da Planilha de Relatórios serão criados quando a atualização for aplicada aos projetos. Quais projetos estão incluídos Para excluir um projeto da atualização, desmarque a caixa ao lado do nome do projeto. |
À medida que o projeto avança, você pode perceber que precisa de informações adicionais para manter o projeto funcionando sem falhas. Por exemplo, você pode optar por adicionar uma coluna de símbolo Em risco, para que os usuários possam sinalizar as tarefas.
As Atualizações Globais do SCC possibilitam que você resolva esse problema para todos os projetos do seu portfólio, inclusive aqueles que você já provisionou.
Se você também incluir as novas informações de coluna nos metadados do projeto, será possível fazer cálculos com base nelas. Por exemplo, adicionando a coluna e os metadados ao projeto, você poderá calcular e reportar o número total de tarefas Em risco.
Ao usar o tipo de atualização Adicionar nova coluna, você deverá escolher uma das duas maneiras de fazer a atualização global. Com qualquer um dos métodos, todos os projetos do portfólio do seu SCC que usam o modelo poderão se beneficiar da atualização.
Aqui estão as opções:
Se você decidir começar do zero e criar a nova coluna nas Atualizações Globais, deverá especificar as seguintes propriedades da coluna:
Você também poderá especificar qualquer um dos seguintes itens:
NOTA: Se você não encontrar as opções que procura, clique em Avançado (acima do botão Dicas) para revelar mais opções.
Se você houver adicionado manualmente a nova coluna ao modelo de base do Smartsheet depois que vários projetos foram provisionados, você poderá usar o recurso Adicionar Nova Coluna para enviar essa nova coluna aos projetos já provisionados do portfólio do seu SCC que usam esse modelo. (Você também pode preferir usar esse método se quiser aplicar a formatação à coluna que não está disponível no Control Center.)
NOTAS:
Para obter informações sobre como adicionar manualmente uma coluna a um modelo de base, confira as Perguntas Frequentes sobre o Smartsheet Control Center.
Para incluir dados da coluna com a nova coluna, você deverá especifica um valor padrão fixo usando ou uma fórmula. Esses dados serão adicionados a todas as linhas que aparecerem após a seção Resumo do modelo.
Você especificará valores padrão na caixa Valor da célula da coluna padrão, conforme mostrado na imagem abaixo.
NOTA: Você está restrito a uma fórmula ou um único valor padrão - ou seja, não pode especificar vários valores padrão.
A opção de atualização Modificar coluna existente permite fazer alterações em uma coluna que já existe nas planilhas do seu projeto. Algumas situações em que você pode querer alterar esse tipo são:
Você poderá fazer alterações nas propriedades da coluna, incluindo:
Algumas colunas e tipos de coluna têm restrições:
Além de adicionar novos dados ou alterar os valores das colunas, você também poderá usar as Atualizações Globais para fazer alterações globais nos dados existentes em projetos ativos. Para modificar os dados de coluna existentes:
DICA: Para validar os resultados de uma fórmula e garantir que ela tenha o impacto desejado, clique no botão Testar uma fórmula. Ao clicar no botão, uma planilha será aberta na qual você poderá desenvolver e testar a fórmula que deseja usar. Quando estiver satisfeito com os resultados, você poderá copiar e colar a fórmula novamente na caixa Novo valor da Atualização global.
Ao especificar uma fórmula nas Atualizações Globais, você deverá usar a notação @row para referenciar as células em outras colunas da mesma linha. Se você tentar usar referências de linha relativas, elas produzirão resultados incorretos. Por exemplo, em vez de usar uma fórmula na linha 12 do formulário
=[Cost]12 + [Markup]12
use o seguinte:
=[Cost]@row + [Markup]@row
Para obter mais informações sobre como usar a convenção @row em uma fórmula, confira Criar fórmulas eficientes com @cell e @row.
Use o tipo de atualização Adicionar novos metadados para adicionar novas linhas de metadados à seção de resumo de um ou mais modelos no projeto. Alguns usos para a função Adicionar novos metadados incluem:
Você poderá especificar o valor correspondente como um valor de texto estático ou uma fórmula. Por exemplo, você poderá especificar uma fórmula que contabilize todas as células em que a coluna da caixa de seleção Em risco foi marcada:
=COUNTIF([Em risco]:[Em risco], true)
A localização/substituição mais básica é feita fornecendo um valor de localização e um valor de substituição.
Por padrão, todas as colunas serão atualizadas. Se quiser limitar quais colunas serão atualizadas, use a caixa Nestas colunas para selecionar em quais colunas limitar a atualização.
Se você adicionar várias operações de Localização/Substituição, todas elas serão aplicadas ao mesmo tempo.
Alguns tipos de coluna estão indisponíveis no recurso Localizar/Substituir do SCC, ou estão disponíveis, mas com restrições. Esses tipos de coluna estão listados na tabela a seguir.
Tipo de dados de coluna ou célula | Ignorado pelo recurso Localizar/Substituir | Disponível com restrições | Notas |
---|---|---|---|
Sistema | Sim | Não | - |
Colunas designadas nas configurações de projeto:
|
Sim | Não | - |
Lista de contatos | Não | Sim | Confira Restrições nos dados da coluna da lista de contatos |
Data | Não | Sim | Confira Restrições nos dados da coluna de data |
Duração | Não | Sim | Os dados da coluna de duração são correspondidos estritamente pela correspondência da cadeia de caracteres. O recurso Localizar/Substituir não realizará nenhuma conversão da duração. Por exemplo, se a sua cadeia de caracteres Localizar em uma coluna de Duração for 2d, ela corresponderá apenas às células que contiverem o valor 2d - não corresponderá a uma duração de 16h. |
Comentários | Sim | Não | |
Qualquer célula com um link de célula de entrada | Sim | Não | Observe que os links de células de saída podem ser modificados. |
Células com hiperlink | Sim | Não | - |
Células com imagens | Sim | Não | - |
O valor que você especificar na caixa Localizar deve ser o nome completo da pessoa que é exibida na planilha ou o endereço de e-mail associado a esse contato. Ou seja, você poderá especificar Joe Smith ou joe.smith@mbfcorp.com.
Os valores das colunas de Lista de Contatos devem apresentar correspondência direta. Ou seja, para o valor Localizar, você deverá usar um dos seguintes itens da caixa Restringir a:
é igual a
não é igual a
está vazio
não está vazio
Para a caixa Substituir por valor, a caixa Restringir a deve ser configurada como substituir a célula inteira.
Se você usar outros valores para os critérios Restringir a, as colunas da Lista de Contatos serão ignoradas (mas os demais tipos de colunas serão processados).
Prática recomendada: Para evitar problemas, use o endereço de e-mail para Localizar/Substituir, em vez da versão em texto do nome de um contato (o endereço de e-mail pode ser consultado corretamente em seus contatos do Smartsheet e o nome será exibido conforme especificado nessa lista).
As células das colunas de Data só serão correspondidas com o valor da caixa Localizar quando uma das seguintes restrições for especificada:
é igual a
não é igual a
está vazio
não está vazio
Se qualquer outra restrição for especificada, as colunas de Data serão ignoradas. Da mesma forma, a restrição Substituir deverá substituir a célula inteira, caso contrário, as colunas de Data serão ignoradas.
Exemplo: Localize as células que contêm “01/30” e substitua por “02/01” em todas as colunas.Isso NÃO corresponderá a uma célula em uma coluna de Data que contenha 01/30/2017, pois a restrição contém está sendo usada. Esta operação será realizada nas células das colunas de Texto/Número.
Observe que quando uma data for inserida na caixa Localizar ou Substituir e uma coluna de Data (ou Data/Hora) for selecionada, você receberá um aviso indicando como a data será interpretada (por exemplo, 15 de fevereiro de 2018) e você terá a opção de converter o valor em um formato de data universal (AAAA-MM-DD). A conversão para o formato de data universal é uma prática recomendada para a correspondência de colunas de Data: pode ajudar a evitar confusões causadas por diferentes formatos de exibição de data (por exemplo, mm/dd/aa ou dd/mm/aa).
No Smartsheet, as datas são exibidas de acordo com as configurações pessoais de cada usuário. Ou seja, a exibição da data é controlada por cada usuário, em suas Configurações pessoais. Para obter mais informações sobre os formatos de data, consulte Alteração do formato padrão de data e número (através das configurações de idioma).