Smartsheet Control Center: Fazer atualizações globais em seus projetos

Como parte do Smartsheet Control Center, as Atualizações Globais permitem que os usuários empresariais atualizem os modelos de projetos com facilidade e repliquem as alterações automaticamente em cascata em projetos novos ou existentes. As Atualizações Globais permitem que as equipes aprimorem continuamente os processos e mantenham intacta a consistência na execução do trabalho em todo o portfólio.

O objetivo das Atualizações Globais é fornecer aos administradores da solução um mecanismo para manter a consistência entre os projetos novos e existentes. Quatro tipos de atualizações globais estão disponíveis:

• Adicionar nova coluna
• Modificar coluna existente
• Adicionar novo metadado
• Localizar/Substituir

Os projetos criados fora do Control Center (ou antes da configuração do Control Center) precisarão ser migrados para os projetos do Control Center antes que você possa usar as Atualizações Globais sobre eles.

Neste artigo:

Conceitos Básicos de Atualização Global

• Começar e especificar sua atualização
• Testar e validar suas alterações
• Confirmar os resultados e aplicar a atualização

Usar as opções de atualização global

• Adicionar uma nova coluna: Escolher a fonte
• Incluir dados de coluna
• Modificar uma coluna existente
  • Modificar dados de coluna
• Requisitos de fórmula
• Adicionar novo metadado
• Usar Localizar/Substituir

Requisitos de acesso à atualização global

Você deverá ter acesso ao Líder de Projeto no Smartsheet Control Center para fazer atualizações globais.Para obter informações sobre como conceder acesso de Líder a alguém, confira Acesso ao Smartsheet Control Center.

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Conceitos Básicos de Atualização Global

Começar e especificar sua atualização

1. Faça login no Smartsheet Control Center visitando https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Clique no menu e, em seguida, no nome do programa que deseja atualizar.
   
3. Clique em Gerenciar programa (fica ao lado da caixa Pesquisar programas).
4. Selecione Atualizações Globais e clique em Nova Atualização.
5. Na página Atualizações Globais, clique em Criar Nova Atualização.
6. Nas opções de atualização disponíveis, selecione o tipo de atualização que deseja fazer (quando você seleciona um bloco, o sinal de mais da opção muda para uma marca de seleção).
   
   
7. Clique em Avançar para começar a especificar os detalhes da sua atualização. Suas especificações vão depender do tipo de atualização que deseja fazer.
   
   Para obter ajuda sobre como configurar cada um dos tipos de atualização, confira Adicionar nova coluna, Modificar coluna existente ou Adicionar novos metadados, abaixo. Continue especificando suas alterações e clique em Avançar para prosseguir no assistente.
    
8. Quando você fornecer as informações necessárias, chegará a uma página que inclui o botão Criar e testar, na parte inferior da página. Clique em Criar e testar para continuar.

Testar e validar suas alterações

Depois de clicar em Criar e testar, você testará e validará a atualização proposta em relação a projetos e planilhas ativos (esse teste é uma parte obrigatória do processo). Você deverá fazer isso com uma cópia temporária do projeto para garantir que não se comprometa com nenhuma alteração até ter certeza de que as alterações tenham o impacto desejado.

1. Na página Testar Atualização, selecione um projeto e clique em Aplicar Teste, na parte inferior da página.
   
   
   
   Quando o teste estiver pronto, a coluna Status da página Testar Atualização mudará de Novo para Sucesso. Cópias temporárias das planilhas que serão impactadas pelas atualizações são criadas e a atualização será aplicada a essas planilhas para você poder revisar.
   
   DICA: Você poderá passar o mouse sobre a mensagem de Sucesso para ver um resumo da atualização.
   
   
2. Clique em Abrir planilhas de teste para examinar a cópia das planilhas que mostram o impacto das atualizações. Verifique se as atualizações funcionaram conforme o esperado. (Se você precisar fazer alterações, clique em Fechar para fechar a planilha de teste. Em seguida, exclua a atualização global que precisa da alteração e comece novamente.)
   
   DICA: Se você deseja testar a atualização em projetos adicionais antes de confirmar, clique em Fechar para retornar à página Resumo da Atualização. A partir daí, clique em Testar Atualização e selecione outro projeto para testar. Você poderá fazer isso quantas vezes quiser, até ter certeza das alterações.
    
3. Depois de confirmar que as atualizações funcionaram conforme o esperado, feche a planilha de teste e retorne à página Testar Atualização.
4. Clique em Confirmar para confirmar e passar para a página Resumo da Atualização.

Confirmar os resultados e aplicar a atualização

Nesta última etapa do processo de atualização, você terá uma última chance de revisar e confirmar as alterações propostas e poderá escolher onde deseja que as atualizações sejam aplicadas.

1. Revise a página Resumo da Atualização para verificar se as atualizações são aquelas que você esperava.
   
   O conteúdo desta página varia de acordo com a natureza das atualizações realizadas.
    
2. Na página Atualizações Globais > Resumo da Atualização, clique em Aplicar Atualização.
3. Na página Aplicar Atualização, marque ou desmarque as opções disponíveis para controlar o escopo das alterações - por exemplo, desmarque determinados projetos para excluí-los da atualização.
   
   As opções disponíveis aqui variam de acordo com o tipo de atualização que está sendo realizada. A tabela no final desta seção descreve as opções.
    
4. Clique em Aplicar. Quando você receber um aviso de que as alterações são permanentes, clique em Sim para concluir a atualização.

E pronto! Com apenas algumas etapas, você atualizou os projetos do seu portfólio, deixando-os agora mais modernos e úteis, em conformidade com suas próprias especificações.

Onde você pode aplicar as atualizações

Use a tabela abaixo para decidir onde deseja aplicar as atualizações.

Tipo de atualização	O que você pode controlar
Coluna nova ou atualizada	Atualizações do modelo de base Para garantir que a alteração seja incluída nos novos projetos, verifique se está marcada a opção Aplicar atualização aos modelos de projeto de base. Quais projetos estão incluídos Para excluir um projeto da atualização, desmarque a caixa ao lado do nome do projeto.
Metadados	Atualizações do modelo de base Para garantir que a alteração seja incluída nos novos projetos, verifique se está marcada a opção Aplicar atualização aos modelos de projeto de base. Metadados na Planilha de Configuração do Control Center Os metadados serão adicionados como um campo de dados que pode ser aproveitado quando novos projetos são criados - você pode usá-los para solicitar informações dos usuários à medida que os projetos estão sendo provisionados. Os metadados dos links da célula da Planilha de Relatórios serão criados quando a atualização for aplicada aos projetos. Quais projetos estão incluídos Para excluir um projeto da atualização, desmarque a caixa ao lado do nome do projeto.

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Usar as opções de atualização global

À medida que o projeto avança, você pode perceber que precisa de informações adicionais para manter o projeto funcionando sem falhas. Por exemplo, você pode optar por adicionar uma coluna de símbolo Em risco, para que os usuários possam sinalizar as tarefas.

As Atualizações Globais do SCC possibilitam que você resolva esse problema para todos os projetos do seu portfólio, inclusive aqueles que você já provisionou.

Se você também incluir as novas informações de coluna nos metadados do projeto, será possível fazer cálculos com base nelas. Por exemplo, adicionando a coluna e os metadados ao projeto, você poderá calcular e reportar o número total de tarefas Em risco.

Adicionar uma nova coluna: Escolher a fonte

Ao usar o tipo de atualização Adicionar nova coluna, você deverá escolher uma das duas maneiras de fazer a atualização global. Com qualquer um dos métodos, todos os projetos do portfólio do seu SCC que usam o modelo poderão se beneficiar da atualização.

Aqui estão as opções:

• Criar uma nova coluna Esta opção permite criar uma coluna completamente nova diretamente a partir das Atualizações Globais.
   
• Usar uma coluna existente a partir do modelo Use esta opção se já houver adicionado uma nova coluna ao modelo de base. Dessa forma, você poderá aproveitar a coluna recém-adicionada e usar as Atualizações Globais para enviá-la aos projetos já implantados; ou use esse método para usar uma propriedade de coluna, como moeda ou casas decimais, que não esteja disponível nas opções Criar nova coluna nas Atualizações Globais.
  
  
   

Opção 1: Criar a nova coluna nas Atualizações Globais

Se você decidir começar do zero e criar a nova coluna nas Atualizações Globais, deverá especificar as seguintes propriedades da coluna:

• Título da coluna
• Tipo de coluna

Você também poderá especificar qualquer um dos seguintes itens:

• Opções como símbolos ou valores de listas suspensas
• Posição da coluna (observe que você não pode adicionar uma coluna entre a coluna principal e a coluna imediatamente à direita dela. Essa restrição de posicionamento é aplicada porque é onde os pares nome e valor dos metadados são armazenados.)
• Estado da coluna: você poderá optar por criar uma coluna bloqueada ou oculta
• Estilos de coluna: fonte, tamanho, cor de fundo, e assim por diante

NOTA: Se você não encontrar as opções que procura, clique em Avançado (acima do botão Dicas) para revelar mais opções.

Opção 2: Alavancar uma coluna a partir de um modelo de base

Se você houver adicionado manualmente a nova coluna ao modelo de base do Smartsheet depois que vários projetos foram provisionados, você poderá usar o recurso Adicionar Nova Coluna para enviar essa nova coluna aos projetos já provisionados do portfólio do seu SCC que usam esse modelo. (Você também pode preferir usar esse método se quiser aplicar a formatação à coluna que não está disponível no Control Center.)

NOTAS:

• Embora a formatação aplicada explicitamente à coluna seja enviada por push aos projetos existentes, a formatação que ocorre a partir das regras de Formatação Condicional não será copiada para os projetos.
• Se quiser que a coluna fique bloqueada ou oculta, você deverá especificar o Estado da coluna na atualização global.

Para obter informações sobre como adicionar manualmente uma coluna a um modelo de base, confira as Perguntas Frequentes sobre o Smartsheet Control Center.

Incluir dados de coluna

Para incluir dados da coluna com a nova coluna, você deverá especifica um valor padrão fixo usando ou uma fórmula. Esses dados serão adicionados a todas as linhas que aparecerem após a seção Resumo do modelo.

Você especificará valores padrão na caixa Valor da célula da coluna padrão, conforme mostrado na imagem abaixo.

 

NOTA: Você está restrito a uma fórmula ou um único valor padrão - ou seja, não pode especificar vários valores padrão.

Modificar uma coluna existente

A opção de atualização Modificar coluna existente permite fazer alterações em uma coluna que já existe nas planilhas do seu projeto. Algumas situações em que você pode querer alterar esse tipo são:

• Facilitar o uso de uma planilha, atualizando sua cor ou alterando sua posição
• Adicionar novas opções a uma coluna suspensa ou renomear uma opção existente
• Modificar uma fórmula em uma coluna para incorporar uma coluna recém-adicionada
• Alterando um valor suspenso antigo para um novo (por exemplo, em caso de mudança do nome de um departamento)

Você poderá fazer alterações nas propriedades da coluna, incluindo:

• Nome e tipo da coluna
• Opções como símbolos ou valores de listas suspensas
• Posição da coluna
  
  Observe que você não pode adicionar uma coluna entre a coluna principal e a coluna imediatamente à direita dela. Essa restrição de posicionamento é aplicada porque é onde os pares de nome e valor de metadados são armazenados.
   
• Estado da coluna: Escolha criar uma coluna bloqueada ou oculta
• Estilos de coluna: Fonte, tamanho, cor de fundo, e assim por diante

Algumas colunas e tipos de coluna têm restrições:

• Colunas de sistema: Você não poderá especificar dados de coluna para colunas de sistema (ou seja, as colunas de sistema não poderão incluir valores ou fórmulas)
• Colunas da lista de contatos: Não pode haver fórmulas em colunas do tipo Lista de Contatos.

Modificar dados de coluna

Além de adicionar novos dados ou alterar os valores das colunas, você também poderá usar as Atualizações Globais para fazer alterações globais nos dados existentes em projetos ativos. Para modificar os dados de coluna existentes:

1. Verifique se a opção Alterar dados da célula da coluna está marcada.
    
2. Selecione um valor existente na coluna e forneça um novo valor. Você poderá mapear valores antigos para novos valores fixos ou valores controlados por fórmula.
   
   

DICA: Para validar os resultados de uma fórmula e garantir que ela tenha o impacto desejado, clique no botão Testar uma fórmula. Ao clicar no botão, uma planilha será aberta na qual você poderá desenvolver e testar a fórmula que deseja usar. Quando estiver satisfeito com os resultados, você poderá copiar e colar a fórmula novamente na caixa Novo valor da Atualização global.

Requisitos de fórmula

Ao especificar uma fórmula nas Atualizações Globais, você deverá usar a notação @row para referenciar as células em outras colunas da mesma linha. Se você tentar usar referências de linha relativas, elas produzirão resultados incorretos. Por exemplo, em vez de usar uma fórmula na linha 12 do formulário

=[Cost]12 + [Markup]12

use o seguinte:

=[Cost]@row + [Markup]@row

Para obter mais informações sobre como usar a convenção @row em uma fórmula, confira Criar fórmulas eficientes com @cell e @row.

Adicionar novo metadado

Use o tipo de atualização Adicionar novos metadados para adicionar novas linhas de metadados à seção de resumo de um ou mais modelos no projeto. Alguns usos para a função Adicionar novos metadados incluem:

• Se você precisar calcular uma nova métrica de projeto que não fazia parte da implantação original e adicioná-la ao relatório de resumo. Por exemplo, se após a implantação, você adicionou uma coluna para rastrear tarefas que estão em risco, você também poderá adicionar metadados para poder acompanhá-los ao longo do portfólio
• Captura de informações adicionais de projeto durante a criação do projeto

Você poderá especificar o valor correspondente como um valor de texto estático ou uma fórmula. Por exemplo, você poderá especificar uma fórmula que contabilize todas as células em que a coluna da caixa de seleção Em risco foi marcada:

=COUNTIF([Em risco]:[Em risco], true)

Usar Localizar/Substituir

A localização/substituição mais básica é feita fornecendo um valor de localização e um valor de substituição.

Por padrão, todas as colunas serão atualizadas. Se quiser limitar quais colunas serão atualizadas, use a caixa Nestas colunas para selecionar em quais colunas limitar a atualização.

Se você adicionar várias operações de Localização/Substituição, todas elas serão aplicadas ao mesmo tempo.

Restrições com o recurso Localizar/Substituir

Alguns tipos de coluna estão indisponíveis no recurso Localizar/Substituir do SCC, ou estão disponíveis, mas com restrições. Esses tipos de coluna estão listados na tabela a seguir.

Tipo de dados de coluna ou célula	Ignorado pelo recurso Localizar/Substituir	Disponível com restrições	Notas
Sistema	Sim	Não	-
Colunas designadas nas configurações de projeto: A coluna da Data de início A coluna da Data de término A coluna antecessora	Sim	Não	-
Lista de contatos	Não	Sim	Confira Restrições nos dados da coluna da lista de contatos
Data	Não	Sim	Confira Restrições nos dados da coluna de data
Duração	Não	Sim	Os dados da coluna de duração são correspondidos estritamente pela correspondência da cadeia de caracteres. O recurso Localizar/Substituir não realizará nenhuma conversão da duração. Por exemplo, se a sua cadeia de caracteres Localizar em uma coluna de Duração for 2d, ela corresponderá apenas às células que contiverem o valor 2d - não corresponderá a uma duração de 16h.
Comentários	Sim	Não
Qualquer célula com um link de célula de entrada	Sim	Não	Observe que os links de células de saída podem ser modificados.
Células com hiperlink	Sim	Não	-
Células com imagens	Sim	Não	-

Restrições nos dados da coluna de lista de contatos

O valor que você especificar na caixa Localizar deve ser o nome completo da pessoa que é exibida na planilha ou o endereço de e-mail associado a esse contato. Ou seja, você poderá especificar Joe Smith ou joe.smith@mbfcorp.com.

Os valores das colunas de Lista de Contatos devem apresentar correspondência direta. Ou seja, para o valor Localizar, você deverá usar um dos seguintes itens da caixa Restringir a:

é igual a
não é igual a
está vazio
não está vazio

Para a caixa Substituir por valor, a caixa Restringir a deve ser configurada como substituir a célula inteira.

Se você usar outros valores para os critérios Restringir a, as colunas da Lista de Contatos serão ignoradas (mas os demais tipos de colunas serão processados).

Prática recomendada: Para evitar problemas, use o endereço de e-mail para Localizar/Substituir, em vez da versão em texto do nome de um contato (o endereço de e-mail pode ser consultado corretamente em seus contatos do Smartsheet e o nome será exibido conforme especificado nessa lista).

Restrições nos dados da coluna de data

As células das colunas de Data só serão correspondidas com o valor da caixa Localizar quando uma das seguintes restrições for especificada:

é igual a
não é igual a
está vazio
não está vazio

Se qualquer outra restrição for especificada, as colunas de Data serão ignoradas. Da mesma forma, a restrição Substituir deverá substituir a célula inteira, caso contrário, as colunas de Data serão ignoradas.

Exemplo: Localize as células que contêm “01/30” e substitua por “02/01” em todas as colunas.Isso NÃO corresponderá a uma célula em uma coluna de Data que contenha 01/30/2017, pois a restrição contém está sendo usada. Esta operação será realizada nas células das colunas de Texto/Número.

Observe que quando uma data for inserida na caixa Localizar ou Substituir e uma coluna de Data (ou Data/Hora) for selecionada, você receberá um aviso indicando como a data será interpretada (por exemplo, 15 de fevereiro de 2018) e você terá a opção de converter o valor em um formato de data universal (AAAA-MM-DD). A conversão para o formato de data universal é uma prática recomendada para a correspondência de colunas de Data: pode ajudar a evitar confusões causadas por diferentes formatos de exibição de data (por exemplo, mm/dd/aa ou dd/mm/aa).

No Smartsheet, as datas são exibidas de acordo com as configurações pessoais de cada usuário. Ou seja, a exibição da data é controlada por cada usuário, em suas Configurações pessoais. Para obter mais informações sobre os formatos de data, consulte Alteração do formato padrão de data e número (através das configurações de idioma).