Perguntas Frequentes sobre o Smartsheet Control Center

Este artigo é para pessoas que recentemente começaram a trabalhar com um programa no Smartsheet Control Center (SCC) - seu objetivo é ajudar aqueles que são designados como Líderes Principais e Líderes, que gerenciam ou atualizam os programas existentes do Control Center.

O Líder Principal é o Líder e o proprietário dos ativos do Smartsheet que compõem o programa. Para ser um Líder, você deve ser um usuário licenciado de uma conta ativa do Smartsheet.


Login e Acesso ao Control Center

Como faço para permitir que uma parte interessada da minha organização acesse um projeto criado no Smartsheet Control Center?

Modificar projetos existentes do Control Center

Como faço para atualizar um modelo que está sendo usado nos projetos provisionados a partir do Control Center?

Como faço para adicionar um novo modelo para que ele possa ser aproveitado em projetos provisionados a partir do Control Center?

Como faço para adicionar ou alterar as informações de projeto (os metadados de projeto) em um projeto?

Como faço para excluir um projeto?

Fazer Atualizações Globais

O que é o recurso de Atualizações Globais?

Como faço para acessar o recurso de Atualizações Globais?

Que tipos de atualizações globais eu posso fazer?

Eu preciso atualizar todos os meus projetos?

Se uma atualização é “Parcialmente aplicada”, quando ela será considerada “Aplicada”?

Eu posso fazer alterações em projetos que não foram criados usando o Control Center?

Todas as alterações que faço nos meus modelos de projeto de base serão automaticamente replicadas em todos os projetos existentes?

Usar Localizar e Substituir

O que é o recurso Localizar/Substituir?

Eu posso usar o Control Center para executar um comando Localizar/Substituir parcial?

Eu posso controlar se o recurso Localizar diferencia letras maiúsculas e minúsculas?

Eu posso atualizar as fórmulas usando o recurso Localizar/Substituir?

Quais são as limitações com relação ao local onde as fórmulas podem ser usadas?

Como faço para atualizar todas as fórmulas quando os números de linha das fórmulas são diferentes?

Que tipos de condições avançadas eu posso usar com o recurso Localizar/Substituir?

Para que é usada a condição [de Linha]?

Como faço para usar o recurso Localizar/Substituir com metadados?


Login e Acesso ao Control Center

Como faço para permitir que uma parte interessada da minha organização acesse um projeto provisionado a partir do Smartsheet Control Center?

Depois que um projeto for provisionado a partir do Smartsheet Control Center, você usará os processos padrão de compartilhamento do Smartsheet para garantir que as partes interessadas tenham acesso. Dependendo do nível de acesso que você deseja que indivíduos ou grupos tenham, é possível compartilhar uma área de trabalho inteira do projeto ou um item individual do Smartsheet - isto é, um relatório de resumo ou uma planilha acumulada, por exemplo.

Eis alguns recursos com orientações e práticas recomendadas sobre compartilhamento no Smartsheet:


Modificar projetos existentes do Control Center

Como faço para atualizar um modelo que está sendo usado nos projetos provisionados a partir do Control Center?

Se quiser fazer uma alteração que se aplique a projetos recém-provisionados, é possível fazer isso diretamente a partir do Smartsheet.

  1. Localize o item que deseja alterar (planilha, relatório ou painel). O item será armazenado na pasta que contém os itens usados para o tipo de projeto na área de trabalho do Admin - é a mesma área de trabalho que hospeda o arquivo de configuração do SCC.
  2. Clique no item para abri-lo.Faça a alteração e salve o item.

A alteração será aplicada a projetos futuros provisionados fora do Control Center.

Como faço para adicionar um novo modelo para que ele possa ser aproveitado em projetos provisionados a partir do Control Center?

Você deverá usar o Editor de Configurações no Control Center para incluir ou excluir modelos a partir de um tipo de projeto. Portanto, você deve ser um Líder de Escritório de projetos (PMO) para adicionar ou remover modelos a partir de um projeto.

Você deverá gerenciar esta tarefa em dois lugares: Você deverá começar no Smartsheet, onde criará o modelo e o adicionará à pasta do projeto no Control Center. Isso o tornará acessível ao Editor de Configurações do Control Center. Em seguida, no Control Center, você deverá abrir o Editor de Configurações, adicionar o modelo ao tipo de projeto e gerenciar a forma como ele aparece no Editor de Configurações.

Parte 1: A partir do Smartsheet
  1. Localize a área de trabalho do Admin para a sua configuração do Control Center - você saberá que está no lugar certo quando vir a pasta do arquivo de Configuração do SCC na área de trabalho.
    Pasta do Admin
  2. Abra a pasta para o tipo de projeto ao qual deseja adicionar um novo modelo (por exemplo, na imagem acima, para adicionar um novo modelo ao tipo de projeto de Auditoria e conformidade, inicie a partir da pasta Auditoria e Conformidade)
  3. Crie o item (planilha, relatório ou painel) que deseja incluir no projeto e salve-o.
Parte 2: A partir do Editor de Configurações do Control Center
  1. Faça login no Control Center e clique no menu.

    Menu do SCC
     
  2. Selecione o nome do programa à esquerda e clique em Gerenciar Programa (próximo à caixa Pesquisar projetos).
    Gerenciar Programa
  3. Clique no Blueprint que deseja atualizar.
     
  4. Clique em Avançar, na parte inferior do Gerador de Projetos, até avançar para a página de Configurações do Modelo.

    Se você adicionou ou atualizou modelos (conforme especificado na Parte 1, acima), receberá uma mensagem informando que o Editor de Configurações detectou o novo modelo. Será solicitado que confirme se deseja adicioná-lo às configurações do Centro Control Center.
     
  5. Clique em Sim para disponibilizar o modelo para o tipo de projeto.
  6. Use as opções em Configurações do Modelo para ajustar a aparência do modelo no projeto. (Por exemplo, nesta página, você poderá configurar o modelo para tornar opcional sua inclusão em um projeto que está sendo provisionado).
  7. Clique em Avançar para chegar ao final do Editor de Configurações e, em seguida, clique em Atualizar.

Depois de receber a confirmação, você saberá que o modelo (ou a atualização do modelo) foi incluído no tipo de projeto. Da próxima vez que provisionar um projeto desse tipo, o novo modelo será incluído conforme você especificou.

Prática recomendada: Como um dos benefícios do Control Center é que as planilhas criadas nele são automaticamente vinculadas umas às outras, você deve evitar fazer alterações diretas nos seguintes itens: células que estejam vinculadas - ou que façam referencia - a outras fontesdados de resumo.

Não modifique os dados de resumo diretamente. em vez disso, encontre as células que contêm os dados que estão sendo resumidos. Por exemplo, se as informações de resumo forem coletadas por meio do uso de uma fórmula - como =SUM (CHILDREN()) - para fazer a alteração, você deverá modificar o valor do resumo alterando os dados que estão sendo somados nas linhas filhas.

Para obter mais informações, confira esses artigos na Central de Ajuda: Vinculação de célula e Criar e editar fórmulas no Smartsheet.

Como faço para adicionar ou alterar as informações de projeto (os metadados de projeto) em um projeto?

Os metadados no Smartsheet Control Center são as informações de perfil do projeto. No Smartsheet, você verá os metadados representados na seção de resumo de cada plano de projeto. Os metadados facilitam os fluxos de trabalho de entrada dos projetos e permitem acompanhar e resumir os dados dos relatórios e projetos provisionados.

Metadados do Programa

Se o seu objetivo é adicionar ou atualizar metadados deste ponto em diante - por exemplo, se deseja ser capaz de incluir um campo de Região para poder gerar relatórios de projetos por região no acumulado, ou se pretende atualizar um campo de Região existente com um valor adicional - isso poderá ser feito a partir do Editor de Configurações.

Veja como atualizar ou adicionar metadados de projeto a partir do Editor de Configurações:

  1. Faça login no Control Center e clique no menu Menu do SCC
  2. Selecione o nome do programa cujos metadados deseja editar e clique em Gerenciar Programa.
  3. Clique no Blueprint que você deseja atualizar.
  4. Selecione o bloco para o tipo de projeto ao qual você deseja adicionar ou atualizar os metadados e clique em Avançar.
  5. Clique em Avançar para percorrer o Editor de Configurações até chegar à página de Metadados do Projeto.
  6. Na página de Metadados do Projeto, altere os atributos dos metadados existentes ou role para a parte inferior da janela e clique em Adicionar Campo para adicionar novos metadados.
    Adicionar link de metadados
  7. Clique em Avançar até ver o botão Atualizar.
  8. Clique em Atualizar para aceitar as alterações de metadados.

Depois de adicionar novos metadados, eles estarão disponíveis para associação com os modelos no seu projeto e poderão ser incluídos como parte dos processos de entrada e provisionamento do projeto.

Como faço para excluir um projeto?

Ao começar a usar o Control Center, você poderá provisionar um projeto e decidir fazer algumas alterações que exigem a reconfiguração do projeto. Se você cometer um erro, descobrir somente depois de provisionar um projeto e quiser recomeçar, eis o que você poderá fazer para excluir o projeto provisionado:

  1. A partir do Smartsheet: Exclua a pasta do projeto provisionado da área de trabalho do Projeto. Se estiver usando uma planilha de entrada, também desejará limpar o valor da coluna indicando que o projeto foi provisionado.
  2. A partir do Control Center:O Proprietário do Escritório de projetos (PMO) responsável pelo projeto poderá remover o Control Center do projeto clicando no ícone reticências > Excluir Plano, à direita do título do projeto.
  3. Se o projeto estiver incluído em uma planilha acumulada de resumo, remova dali a linha do projeto.

Fazer Atualizações Globais

O que é o recurso de Atualizações Globais?

O recurso de Atualizações Globais no Smartsheet Control Center (SCC) permite que você atualize modelos ou metadados de projeto e replique essas alterações automaticamente em cascata nos projetos existentes - permite que o Líder de PMO ou o Escritório de projetos (PMO) configure as alterações necessárias, teste e verifique as atualizações, depois aplique as atualizações nos projetos existentes. Essas alterações podem ser feitas para projetos específicos ou em todo um portfólio de projetos.

Como faço para acessar o recurso de Atualizações Globais?

Você deve estar listado como Líder de PMO ou Escritório de projetos (PMO) na configuração do SCC para fazer Atualizações Globais. Um Líder de PMO existente pode examinar e atualizar essa lista de usuários por meio do Editor do SCC. Para obter mais informações, consulte a pergunta sobre Concessão de acesso ao Escritório de projetos (PMO).

Que tipos de atualizações globais eu posso fazer?

O objetivo das Atualizações Globais é fornecer aos administradores da solução um mecanismo para manter a consistência entre os projetos novos e existentes. Para a versão inicial, três tipos de Atualizações Globais estarão disponíveis:

  • Adicionar nova coluna
  • Modificar coluna existente
  • Adicionar novo metadado
  • Localizar/Substituir

Para obter mais informações sobre essas opções, confira Smartsheet Control Center: Fazer atualizações globais em seus projetos.

Eu preciso atualizar todos os meus projetos?

Não. Durante o estágio Aplicar Atualização, você poderá escolher em quais projetos deseja aplicar a atualização. Depois de concluída, a atualização mostrará o status “Parcialmente aplicada” para indicar que não foi aplicada a todos os projetos.

Se uma atualização é “Parcialmente aplicada”, quando ela será considerada “Aplicada”?

A Atualização Global será considerada como totalmente aplicada quando todos os projetos da lista Aplicar Atualização forem atualizados com sucesso. A lista Aplicar Atualização consistirá nos projetos existentes no momento em que a Atualização Global for testada e validada.

Eu posso fazer alterações em projetos que não foram criados usando o Control Center?

Não.O recurso de Atualizações Globais oferece suporte apenas para projetos criados usando o Control Center.

Todas as alterações que faço nos meus modelos de projeto de base serão automaticamente replicadas em todos os projetos existentes?

Não, as alterações feitas diretamente no projeto de base afetarão apenas os novos projetos criados. Para atualizar projetos existentes, você deverá usar o recurso de Atualização Global.

Usar Localizar e Substituir

O que é o recurso Localizar/Substituir?

O recurso Localizar/Substituir permite atualizar valores e fórmulas nas células em todos os seus projetos existentes. Você poderá usar opções avançadas para controlar quais células serão atualizadas.

Eu posso usar o Control Center para executar um comando Localizar/Substituir parcial?

Sim. Clique em Opções Avançadas para exibir uma opção Restringir a nas caixas Localizar e Substituir.

Você poderá indicar regras mais avançadas sobre como o valor Localizar será correspondido às células:

  • Correspondência com a célula inteira: “é igual a” (padrão), “não é igual a”
  • Correspondência com uma parte da célula: “contém”, “não contém”, “começa com”, “termina com”
  • Comparando a célula inteira: “é maior que”, “é menor que”
  • Outros aspectos da célula: “está em branco”, “não está em branco”, “é número”

Você poderá especificar como o valor Substituir atualizará a célula:

  • Substituir a célula inteira (padrão)
  • Substituir apenas o texto correspondente

Eu posso controlar se o recurso Localizar diferencia letras maiúsculas e minúsculas?

Sim. Por padrão, ao buscar correspondências com o valor da caixa Localizar não há diferenciação de maiúsculas e minúsculas. Para garantir que a correspondência diferencie maiúsculas de minúsculas, selecione a opção Diferenciar maiúsculas de minúsculas na caixa Restringir a.

Eu posso atualizar as fórmulas usando o recurso Localizar/Substituir?

Sim. Se o valor da caixa Localizar começar com um sinal de igual (=), ele corresponderá à fórmula de uma célula em vez do resultado exibido. Da mesma forma, se o valor da caixa Substituir começar com um sinal de igual (=), ele atualizará a célula inteira com essa fórmula. Você só pode Localizar/Substituir fórmulas inteiras.

Um valor poderá ser atualizado para uma fórmula, uma fórmula pode ser atualizada para um valor ou uma fórmula pode ser atualizada para uma fórmula revisada.

Quais são as limitações com relação ao local onde as fórmulas podem ser usadas?

Você verá um erro se tentar colocar uma fórmula em qualquer um dos seguintes tipos de coluna:

  • Lista de contatos
  • A coluna designada como “Duração” nas Configurações de projeto
  • A coluna designada como “% de conclusão” nas Configurações de projeto
  • A coluna designada como “Data de início” nas Configurações de projeto

Você poderá colocar uma fórmula nos tipos de coluna a seguir. No entanto, isso poderá produzir resultados inesperados:

  • Caixa de seleção/Sinalizador/Estrela - O resultado da fórmula deve ser verdadeiro/falso
  • Colunas de data - O resultado da fórmula deve ser uma data

Como faço para atualizar todas as fórmulas quando os números de linha das fórmulas são diferentes?

Para obter informações sobre como trabalhar com fórmulas no Control Center, confira Requisitos de Fórmula no artigo de ajuda sobre Atualizações Globais no Control Center.

Que tipos de condições avançadas eu posso usar com o recurso Localizar/Substituir?

Você poderá definir condições sobre outras colunas em uma linha que devem ser satisfeitas, além do valor da caixa Localizar, antes que a substituição ocorra.

Por exemplo, se a duração de uma tarefa específica (”Identificar os principais riscos”) precisar ser atualizada de 4d para 6d, mas você desejar garantir que as demais tarefas com a mesma duração não sejam atualizadas. Use a seguinte especificação:

Encontre a cadeia de caracteres = “4d”, Substitua a cadeia de caracteres = “6d” e especifique uma condição avançada de que o Nome da Tarefa seja igual a “Identificar os principais riscos”

Várias condições avançadas da coluna poderão ser especificadas e você poderá escolher se todas as condições devem ser atendidas ou se alguma delas deve ser atendida.

Para que é usada a condição [de Linha]?

A condição [de Linha] permite especificar propriedades da linha que não são valores. Somente uma condição [de Linha] poderá ser especificada por vez.

Condição [de Linha] das Atualizações globais

A tabela a seguir lista alguns usos recomendados para [Linha].

 

Quando você quer fazer isso Use este valor para [Linha]
Atualizar valores ou fórmulas diferentes com base em seu nível de hierarquia tem filhos
não tem filhos
tem pai
é nível 1
é nível 2
é nível 3
é nível 4
Atualizar apenas linhas bloqueadas ou desbloqueadas está bloqueada
não está bloqueada
Indica que o recurso Localizar/Substituir está aplicada apenas aos metadados (confira a pergunta relacionada abaixo) é metadado

Como faço para usar o recurso Localizar/Substituir com metadados?

Por padrão, o recurso Localizar/Substituir não fará alterações nas linhas da seção Resumo de uma planilha (onde todos os metadados estão armazenados).

Para fazer alterações nos valores ou fórmulas de metadados na seção Resumo (por exemplo, para alterar a fórmula dos metadados da Integridade Geral do Projeto), use a seção Opções Avançadas para adicionar a condição [Linha] é Metadado. Quando você fizer isso, o recurso Localizar/Substituir será aplicado apenas à seção de Resumo - o restante da planilha será ignorado.

Observe que alterar o nome de uma parte dos metadados não atualizará automaticamente a configuração. As alterações nos nomes de metadados precisarão ser atualizadas usando o Editor do SCC.