シートまたはレポートのエクスポート

Smartsheet アプリでは、シートやレポートを次の形式でエクスポートできます。

• Microsoft Excel
• PDF
• 画像 (PNG) (ガント チャートのみ)
• Google スプレッドシート
• Microsoft Project (XML として、ガント チャートのみ)

データ エクスポートの自動化を強化するために、シート内に以下の 2 つのエントリ ポイントを導入しました。

• 上部のナビゲーション バーから、[ファイル] > [エクスポート] を選択します。データをエクスポートするための 5 つのオプションと、データ エクスポートを自動化するための 4 つのオプションが表示されます。
• また、上部のナビゲーション バーで、[接続] メニューを選択し、[ワークフローの作成] または [ワークフローの管理] を選択して、Data Shuttle からエクスポートの自動化を直接管理できます。

シートまたはレポートをエクスポートすると、それはブラウザーによってコンピューターに保存されます。エクスポートしたファイルは、ブラウザーで設定されたフォルダーに格納されます。 

エクスポートには、すべてが含まれているわけではありません。グループ化とサマリー行は除外され、添付ファイル/リンクは含まれません。添付ファイル/リンクを含めるには、代わりにシートのバックアップを作成してください。

エクスポートしたファイルをすばやく見つけるには、ブラウザーのダウンロード フォルダーを開きます。Windows の場合はキーボード ショートカットの Ctrl + J、macOS の場合は Command + Option + L を使用してください。

[添付ファイルとして送信] による定期的なエクスポートの生成

定期的なスケジュールで自分自身もしくは他者に PDF または Excel 形式のシートやレポートを電子メールで送信するには、以下のヘルプ記事を参照してください。

• シート全体またはレポートを PDF か Excel (.xls) にして電子メールに添付して送信する

• レポートを電子メールの添付ファイルとして共有する

Microsoft Excel にエクスポート

Microsoft Excel で使用するために Smartsheet のシートまたはレポートをエクスポートするには、[ファイル] > [エクスポート] > [Microsoft Excel にエクスポート] を選択します。

エクスポートしたデータは、Excel 上では Smartsheet とまったく同じ表示にはならない場合があります。主な違いを以下に示します。

• ガント チャート: Excel はガント チャート形式をサポートしていません。ガント チャートを Excel にエクスポートすると、その元になっているタスク リストのみがエクスポートされます。
• 数式: Excel と Smartsheet の数式構文は異なるため、数式は保存されません。
  これを回避するには、数式の先頭にある等号を削除して数式をテキストとして保存し、シートを保存します。Excel ファイルを開いて、再度等号を追加し、数式が Excel で機能するように構文を修正します。
• コメントとシート サマリー: これらはエクスポートされたワークブックの個別のタブに表示されます。
• レポート: レポートは 2 万行に制限されています。レポートが 2 万行を超える場合は、複数のレポートに分割して行数を減らし、各レポートを個別の Excel ファイルとしてエクスポートします。詳細は、「レポートの作成」をご覧ください。
  レポートに並べ替えが適用されている場合、2 万行未満でエクスポートされる可能性があります。
• 列タイプ: Excelは、ドロップダウン、連絡先リスト、チェックボックス、記号 (白黒の丸など) 列をサポートしていません。これらの列タイプを使用したシートをエクスポートすると、文字列の値のみがエクスポートされます。ブール型列タイプの値 (チェックボックスなど) は、セル内のアイテムの状態に応じて、「真」 または 「偽」 としてエクスポートされます。

画像 (PNG 形式) にエクスポート

ガント チャートを含むシートまたはレポートを PNG 形式にエクスポートするには、以下の手順に従います。

1. エクスポートしたいシートを開きます。 
2. ツールバーで、シートまたはレポートをガント ビューに切り替えます。 
3. [ファイル] > [エクスポート] > [ガント チャートを画像 (PNG) にエクスポート] を選択します。
4. [ガント チャートを画像 (PNG) にエクスポート] ウィンドウの [選択] セクションで、シート全体をエクスポートするか選択した行をエクスポートするかを選択します。
   • [選択した行] オプションが使用できない場合は、[ガント チャートを画像 (PNG) にエクスポート] ウィンドウを閉じ、印刷する行を選択してから再度ウィンドウを開きます。
5. [オプション] セクションで、画像に含める列を選択します。 
   • 既定では、プライマリ列のみが含まれていますが、プライマリ列の名前または [編集] ボタンを選択して他の列を追加することも可能です。

画像のエクスポートで印刷されたタイムラインをカスタマイズ

カスタム日付範囲を使用する場合、期間はタイムライン表示の選択に従います。たとえば、[プロジェクト設定] ウィンドウで、タイムライン表示のメイン ヘッダーを [年] に設定します。また、開始日を 3 月 1 日、終了日を 6 月 30 日とします。このタイムラインの選択により、PDF には 1 年分が表示されます。

印刷するタイムラインを狭めるには、[プロジェクト設定] ウィンドウの [タイムライン表示] タブで、[メイン ヘッダー] オプションを [四半期] または [週] に変更します。詳細については、依存関係とガント チャート設定の変更に関する記事を参照してください。

Google スプレッドシートにエクスポート

Smartsheet のシートまたはレポートを Google スプレッドシートにエクスポートするには、[ファイル] > [エクスポート] > [Google スプレッドシートにエクスポート] を選択します。

Excel にエクスポートされたファイルと同様に、Google スプレッドシートにエクスポートされたファイルは、Smartsheet とまったく同じようには表示されません。主な違いを以下に示します。

• ガント チャート: Google スプレッドシートはガント チャート形式をサポートしていません。ガント チャートを Google にエクスポートすると、タスク リストのみがエクスポートされます。
• 列タイプ: Excel と同様に、Google スプレッドシートは、ドロップダウン、連絡先リスト、チェックボックス、記号 (白黒の丸など) 列をサポートしていません。これらの列タイプを使用したシートをエクスポートすると、文字列の値のみがエクスポートされます。ブール型列の値 (チェックボックスなど) は、セル内のアイテムの状態に応じて、「真」 または 「偽」 としてエクスポートされます。
• シート サマリー: これらはエクスポートされたワークブックの個別のタブに表示されます
• 数式: Smartsheet の数式構文は、Google スプレッドシートのものと異なります。したがって、数式は保存されません。
  これを回避するには、数式の先頭にある等号を削除して数式をテキストとして保存し、シートを保存します。Google スプレッドシートを開いて、再度等号を追加し、数式が Google スプレッドシートで機能するように構文を修正します。
• Smartsheet へのアクセス権限を棄却するか、エクスポート先の Google アカウントを変更するには、サイトまたはアプリへのアクセス権限の解除に関する Google の指示を参照してください。

ダウンロードが見つからない場合は、自分用の Google ドライブを確認してください。そこが Smartsheet のエクスポート先になります。

Microsoft Project にエクスポート

ガント チャートを含むシートはどれも Microsoft Project 形式でエクスポートできます。ただし、レポートに対してこのオプションを使用することはできません。

1. エクスポートしたいシートを開きます。
2. ツールバーで、シートをガント ビューに切り替えます。 
3. [ファイル] > [エクスポート] > [MS Project にエクスポート] を選択して、XML 形式でシートをダウンロードします。
4. Microsoft Project を開いて XML ファイルをインポートします。

Smartsheet と Microsoft Project の機能は異なるため、エクスポートされたシートの表示はそれぞれのアプリケーションで異なる場合があります。このような場合は、キーボード ショートカット (Windows の場合は Ctrl + C と Ctrl + V、macOS の場合は Command + C と Command + V) を使用してデータを一方からコピーし、もう一方に貼り付けることができます。

PDF にエクスポート

シートまたはレポートを PDF 形式にエクスポートするには、[ファイル] > [エクスポート] > [PDF にエクスポート] を選択します。 

シートまたはレポートを PDF 形式でエクスポートする場合は、そのレイアウトを設定し、含める列を選択することができます。

シートまたはレポートがガント ビューにない場合、[PDF セットアップ] ウィンドウの [オプション] セクションでは、PDF ファイルに含める列を選択できません。詳細については、「Smartsheet からのシートまたはレポートの印刷に関する記事」を参照してください。