適用対象
- Pro
- Business
- Enterprise
機能
この機能を使用できるユーザー
- システム管理者
アセット所有権の概要
シート、ダッシュボード、レポート、フォーム、およびワークスペースは、Smartsheet を使用して作成できるアセットです。プランは、これらのアセットを所有して、偶発的な削除、アセットの孤立、またはアクセス リクエストの喪失に関連する潜在的な障害を軽減します。
ご利用可能なユーザー
プラン:
- Pro
- Business
- Enterprise
アセットを作成すると、そのアセットの所有者権限が自動的に付与されます。管理者、編集者、所有者、閲覧者、またはコメント者の権限を割り当てて、そのアセットをほかの共同作業者と共有したり、アクセス権を付与したりすることができます。
ただし、作成したアセットは主にプランが所有するものであることに注意することが重要です。この所有権モデルにより、アクセス リクエストの管理が容易になり、個人が会社の Smartsheet プランを離れる際に貴重なアセットを失うリスクを回避できます。
アクセス リクエストの通知はどのように機能するか？
Smartsheet の所有権モデルにより、アクセス リクエストが失われたり放置されたりすることがなくなります。たとえば、アセットの所有者権限または管理者権限を持つ共同作業者が休暇や不在の場合でも、アセットに対する適切な権限を持つ別のユーザーが通知を受け取り、アクセス リクエストをレビューできるため、中断なくサービスを提供できます。
ロジックは次のとおりです。
アセットに対してアクティブな所有者または管理者が存在しますか？
- 「はい」の場合、通知はすべてのユーザーに送信されます。
- 「いいえ」の場合、プラン アセット管理者は存在しますか？
- 「はい」の場合、プラン アセット管理者に通知が届きます。
- 「いいえ」の場合、システム管理者に通知が届きます。
プラン アセット管理者
プラン アセット管理者は、アセットに所有者や管理者が割り当てられていない場合に、アクセス リクエストがシステム管理者以外のユーザーに確実に送信されるようにするバックストップとして機能します。
システム管理者は、プラン アセット管理者の役割を任意のユーザーに割り当てることができます。アセットに所有者または管理者が定義されていない場合、プラン アセット管理者はアクセス リクエストの通知を受信します。
留意点
プラン アセット管理者は、自分や他の人に対し、アセットへのアクセス権を任意で付与することはできません。アクセスするにはアセットへのリンクが必要であり、そのアセットの所有者または管理者にアクセスをリクエストする必要があります。所有者が非アクティブになっていて、そのアセットの管理者権限を持つユーザーがほかにいない場合、アクセス リクエストはプラン アセット管理者にリダイレクトされます。プラン アセット管理者が自身へのアクセス権を付与できるのは、このシナリオのみです。
プラン アセット管理者は何ができるか？
プラン アセット管理者は、他のユーザーが所有者権限または管理者権限を持たないアイテムへのアクセス リクエストを管理します。なお、そのアセットの管理者権限も付与されていない限り、列の並べ替え、行のロック/ロック解除、フォームの作成、依存関係の追加など、アセット管理者レベルまたは所有者レベルの権限はありません。
既定では、プラン アセット管理者はアセットのコンテンツを表示するアクセス権を持っていません。共有権限レベルと役割の機能についての詳細をご覧ください。
プラン アセット管理者の役割を割り当てるには
- [管理センター] で、旧共同作業者モデルを使用している場合は [ユーザー管理] /ユーザー サブスクリプション モデルの場合は [ユーザーの役割とレポート] に移動します。
- ユーザーにカーソルを合わせて選択します。右パネルが表示されます。
[プラン アセット管理者] チェックボックスをオンにします。
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システム管理者
プラン アセット管理者と同様に、システム管理者は自分や他の人に対し、アセットへのアクセス権を任意で付与することはできません。アクセスするにはアセットへのリンクが必要であり、そのアセットの所有者または管理者にアクセスをリクエストする必要があります。所有者が非アクティブになっていて、そのアセットの管理者権限またはプラン アセット管理者権限を持つユーザーがほかにいない場合、アクセス リクエストはシステム管理者に転送されます。システム管理者が自身へのアクセス権を付与できるのは、このシナリオのみです。
- 既定では、システム管理者がアセットを開いて表示することはできません。
- アセットに対して付与された権限はすべて記録され、この機能がアクティブになっているプランのイベント レポート作成を通じて監査可能です。組織によるデータの使用方法のモニタリングについて、詳細をご覧ください。
- 既存のシステム管理者が特定のアセットにアクセスできないようにするには、別のプランが必要になり、他のユーザーにはアクセス権を付与しないようにする必要があります。
その他の注意事項
- システム管理者は、管理センターでシート アクセス レポートを作成して、プラン内のすべてのアセットのリストを取得できます。
誰かがアセットを削除した場合は、ごみ箱に 30 日間保存されます。アセットは、その期間中にごみ箱から取得できます。
削除されたアセットは、そのアセットを削除した管理者のみが復元できます。
- システム管理者およびプラン アセット管理者は、アセットに対して閲覧者以上の権限を持っていない場合、アセットのコンテンツを表示できません。
プラン アセット管理者が必要なのはなぜですか？
プラン アセット管理者は、アセットに所有者や管理者が割り当てられていない場合に、アクセス リクエストがシステム管理者以外のユーザーに確実に送信されるようにするバックストップとして機能します。
複数のシートやワークスペースの管理者を務めているのですが、アクセス リクエストが多すぎます。どうすればよいですか？
アセットの編集者権限を下げることをお勧めします。特定の機能を使用するために管理者権限が必要な場合は、一時的に管理者へのアップグレードをリクエストし、タスクを実行してから、編集者に権限をダウングレードしてください。
システム管理者が何にでも権限を割り当てられるのが心配です。システム管理者がアクセスすべきでない機密データはどうすればよいですか？
- アセットは会社によって管理されており、既定では、システム管理者がアセットを開いて表示することはできません。システム管理者がアセットに対する権限を自身に割り当てると、イベントはログに記録され、監査可能になります。
- 既存のシステム管理者が特定のアセットにアクセスできないようにするために、特別な機密性を必要とするチームは、独自に管理する別のプランの使用を検討し、他のユーザーにはアクセスを許可しないようにすることができます。
Why are sheets owned by unlicensed users or non-Members on my plan still active? I thought Smartsheet deactivated items not owned by licensed users or Members
Previously, when a user's license or Member status was removed, all items they held Owner permissions on were deactivated. Now, Smartsheet transfers Owner permissions of these items to the plan itself rather than deactivating them. This ensures your processes remain functional, regardless of changes to a user's permissions, license, or Member status.
If I remove a user from my plan, does the sheet become inaccessible to them?
Previously, when a user was removed, any sheets they held Owner permissions on would become inactive, making those sheets read-only for all users, including the removed user.
Now, when a user is removed, they can still access and edit the sheets, as these sheets remain active. To prevent the removed user from accessing the sheets, the System Admin must transfer Owner permissions and Remove Sharing from that user, which will revoke their access to all items in your plan.
Alternatively, if the System Admin deactivates the user instead of removing them, this issue would be avoided since deactivated users can no longer sign into their Smartsheet account.
プラン内のすべてのアセットのリストを取得するには、どうすればよいですか？
システム管理者は、管理センターでシート アクセス レポートを作成して、プラン内のすべてのアセットのリストを取得できます。