データのビューの作成と管理

Dynamic View を使用すると、他のユーザーが表示および編集できる特定のデータを表示できます。  

はじめる前に

Dynamic View のソースとして使用するシートまたはレポートを作成します。

Dynamic View を開始する前に、シートまたはレポートが存在している必要があります。

新しいビューを作成する

Dynamic View の作成方法は 2 種類あります。

Dynamic View ホームから

1. 起動ツール アイコンを選択し、[Dynamic View] を選択します。

Brandfolder Image

2. 画面の右上部分で [ビューの作成] を選択するか、左側のナビゲーション バーでプラス アイコン Brandfolder Image を選択して、ビューの作成プロセスを開始します。[ビューの作成] ウィンドウが表示されます。
3. [ビューの作成] ウィンドウで、ビューのソース シートまたはレポートを選択し、[作成] を選択します。

新しいビューの [設定] ウィンドウが表示されます。

ソース アイテムの選択を間違えた場合は、別の新しいビューを作成する必要があります。前のページに戻って別のソース アイテムを選択することはできません。

ソース アイテムから

ソース シートでは、テーブル ビューとグリッド ビューの両方から Dynamic View にアクセスできます。

テーブル ビュー

1. シートのメイン ツールバーに移動します。
2. [その他のツール] > [Dynamic View] > [Dynamic View の作成] の順に選択します。

Brandfolder Image

グリッド ビュー

1. シートまたはレポートのトップ メニューから [Dynamic View] を選択します。
2. [Dynamic View の作成] を選択します。

Brandfolder Image

新しいビューの [設定] ウィンドウが表示されます。

ビューを設定する

ビューの [設定] > [全般] タブでは、ビューの名前や表示できるユーザーを設定したり、新しいアイテムの追加を許可したりすることができます。

以下に主要な設定の一部をご紹介します。

• 現在のユーザーでビューをレビュー: 連絡先リスト列を使用し、割り当てられたタスクに基づいて、ユーザーのビューをフィルタリングできます。 
• シート フィルターでビューを制限: シート フィルターによって、シートに表示されるデータを決めることができます。複数のユーザーが同じフィルターを使用できるようにするには、シート フィルターを共有します。 
• 新しいアイテムの送信: 新しいエントリの作成をユーザーに許可することができます。ソースがレポートの場合は、レポートだけでなく、基本となるシートを指定してください。 

広範囲のユーザーから情報を収集する場合は、[新しいアイテムの送信] 機能を使用する代わりにデータ収集フォームを作成することが有益な場合もあります。フォームによりデータの整合性が確保されるため、全員がビューを正しく使用できるようになります。

表示するフィールドを選択する

[設定] > [ビュー表示] タブで、ビューに表示する特定のフィールドを選択できます。

1. [ビュー表示] タブを選択します。
2. [使用可能なフィールド] セクションで、ビューに表示したいフィールドを選択します。
3. 特定のフィールドでデータをフィルタリングするには、ソース データのドロップダウン フィールドまたは記号フィールドを追加します。 
4. オプション: [添付ファイル/リンク] または [コメント] に以下の設定を追加します。 
   • [添付ファイル/リンク]
     • [添付ファイル/リンクを表示]
     • [ユーザーが添付ファイル/リンクを追加可能]
   • [コメント]
     • [コメントを表示]
     • [ユーザーがコメントを追加可能]

この手順で選択するフィールドは、Dynamic View の行に列として表示されます。特定の条件に適合した場合のみフィールドを表示したい場合は、そのフィールドを [表示されるフィールド] セクションに追加するのではなく、[詳細パネル] タブで条件またはロジックを設定してください。

詳細パネルを設定する 

[設定] > [詳細パネル] タブでは、ユーザーが Dynamic View で行を選択したときに表示される [詳細] パネルのコンテンツをカスタマイズできます。詳細パネルを使用して、情報を収集し、詳細を提示することができます。 

1. 左側の [フィールドの追加] セクションから、フィールドを [詳細パネルのレイアウト] セクションにドラッグします。
2. (オプション) [詳細パネルの説明] をオンに切り替えて、ユーザーへの指示を入力します。ビュー内の行の [詳細] パネルを開くと、指示が表示されます。 
3. [詳細] パネルが表示されたときにフォーカスするタブを選択します。タブは次のとおりです。
   1. データ
   2. 添付ファイル/リンク (有効になっている場合)
   3. コメント (有効になっている場合)
4. 各フィールドのプロパティまたはロジックを編集します。フィールド プロパティがフィールドを定義するものであるのに対し、フィールド ロジックはフィールドに条件ロジックを適用するためのものです。 
   • 右側のバーで、フィールド プロパティ アイコンを選択します。
     [詳細パネルのレイアウト] セクションでフィールドを選択すると、[フィールド プロパティ] パネルが表示されます。
   • フィールド ロジックを編集するには、右側のバーで、フィールド ロジック アイコンを選択します。

フィールド プロパティ

読み取り専用フィールド

データ タイプまたはセル内の情報により、一部のフィールドは編集できない場合があります。Dynamic View のフィールドは、次の場合に読み取り専用となります。

• システム列のフィールドである
• ガント チャート設定で「終了日の列」のフィールドである
• プロジェクト設定の日付範囲表示の「終了日の列」のフィールドである
• ガント チャート設定で「先行タスクの列」のフィールドである
• ソース シートのセルに数式が含まれている
• ソース シートのセルにインバウンド セルリンクが含まれている
• ソース シートのセルにハイパーリンクが含まれている

フィールド ロジック

フィールド ロジックを追加すると、ビューではフィールドの表示と非表示が切り替わります。このロジックは、Smartsheet アイテムや Dynamic View での条件や変更に基づきます。

フィールド ロジックの設定には、ドロップダウン リストと記号列を使用します。フィールド ロジック ルールに名前を付けて保存するには、ソース シートにドロップダウンまたは記号列が必要です。

ソースが複数のシートからなるレポートである場合、特定の列に設定されたドロップダウンの値が、すべてのシートで一貫していなければなりません。列プロパティに値のないシートがあると、フィールド ロジックでその値を使用することはできません。

1. [フィールド ロジック] パネルで、[+ロジック] を選択します。 
2. フィールド ロジックに名前を割り当てます。 
3. [タイミング] セクションで、列とロジック実行用の値を指定します。 
4. [アクション] セクションで、ビューでトリガーが検出されたときの動作を選択します。ここでは以下のことが可能です。 
   • 選択したフィールドを非表示にする。
   • 選択したフィールドを読み取り専用として表示する。
   • 選択したフィールドを編集可能として表示する。
   • 選択したフィールドを必須として表示する。
5. ビューに表示するフィールド、表示しないフィールドを選択し、[保存] を選択します。

ここで定義した表示権限が [詳細] パネルに表示されます。[詳細] パネルにアクセスするには、ビューの行を選択します。

アクションが競合するルールを作成することは可能です。 Dynamic View では、権限レベルが最も低いルールが優先されます。

Dynamic View を共有する

ビューを表示および編集できるユーザーを設定するには、[設定] > [共有] タブを使用します。 

詳しくは、「Dynamic View を共有する」を参照してください。