データのビューの作成と管理

Dynamic View を使用すると、他のユーザーが表示および編集できる特定のデータを表示できます。  

Dynamic View でビューを作成する前に

1. 必要な Dynamic View の機能がそろっていることを確認します。
2. プロセスを保持するためのソース シートおよびレポートを作成し、ビュー作成者用の権限を設定します。

新しいビューを開始する

Dynamic View の作成方法は 2 種類あります。

起動ツールから

1. [Dynamic View] を選択します。

Brandfolder Image

2. 画面の右上部分で [ビューの作成] を選択します。

ソース アイテムの選択を間違えた場合は、別の新しいビューを作成する必要があります。前のページに戻って別のソース アイテムを選択することはできません。

ソース アイテムから

1. シートまたはレポートのトップ メニューから [Dynamic View] を選択します。
2. [Dynamic View の作成] を選択します。

Brandfolder Image

ビューを設定する

ビューの名前を入力し、ユーザーが表示できる内容と、そのユーザーがソース シートに新しいアイテムを追加できるかどうかを設定します。

この手順での設定に関する特記事項を以下に示します。

• [Review view by current user (現在のユーザーでビューをレビュー)]: 連絡先リスト列を使用し、ユーザーに割り当てられたタスクに基づいて、ユーザーのビューをフィルタリングできます。 
• [シート フィルターでビューを制限]: シート フィルターにより、ビューに表示するデータを調整することができます。共有されたシート フィルターを選択して、ビューをその特定のフィルターに制限します。 
• [新しいアイテムの送信]: 新しいエントリの作成をユーザーに許可することができます。ソースがレポートの場合は、レポートだけでなく、基本となるシートを指定してください。 

広範囲のユーザーから情報を収集する場合、代わりにフォームを作成することが有益な場合もあります。フォームによりデータの整合性が確保されるため、全員がビューを正しく使用できるようになります。

グリッド ビューに表示するフィールドを選択する

1. [使用可能なフィールド] セクションで、ビューに表示したいフィールドを選択します。
2. 特定のフィールドでデータをフィルタリングするには、ソース データのドロップダウン フィールドまたは記号フィールドを追加します。 
3. オプション: [添付ファイル/リンク] または [コメント] に以下の設定を追加します。
   • [添付ファイル/リンク]
     • [添付ファイル/リンクを表示]
     • [ユーザーが添付ファイル/リンクを追加可能]
   • [コメント]
     • [コメントを表示]
     • [ユーザーがコメントを追加可能]

この手順で選択するフィールドは、Dynamic View では列および行として表示されます。特定の条件に適合した場合のみフィールドを表示したい場合は、そのフィールドを [表示されるフィールド] セクションに追加するのではなく、[詳細パネル] タブで条件またはロジックを設定してください。

詳細ペインを設定する

詳細ペインを使用すると、ユーザーが Dynamic View で行を選択した後に表示される内容をカスタマイズできます。詳細ペインを使用して、情報を収集し、詳細を提示することができます。 

1. [使用可能なフィールド] から、フィールドを [詳細パネルのレイアウト] セクションにドラッグします。
2. (オプション) 詳細パネルの説明を切り替えて、ユーザーへの指示を入力します。ユーザーが Dynamic View から詳細ビューを開くと、メッセージが表示されます。 
3. ユーザーが Dynamic View を開いた際に表示されるタブを選択します (データ、添付ファイル/リンク、コメントなど)。
4. 設定するフィールドを選択します。 
5. フィールド プロパティまたはフィールド ロジックを編集します。フィールド プロパティがフィールドを定義するものであるのに対し、フィールド ロジックはフィールドに条件ロジックを適用するためのものです。 
   • 右側のバーで、フィールド プロパティ アイコンを選択します。
     [詳細パネルのレイアウト] セクションでフィールドを選択すると、[フィールド プロパティ] ペインが表示されます。
   • フィールド ロジックを編集するには、右側のバーで、フィールド ロジック アイコンを選択します。

フィールド プロパティ

読み取り専用フィールド

データ タイプまたはセル内の情報により、一部のフィールドは編集できない場合があります。Dynamic View のフィールドは、次の場合に読み取り専用となります。

• システム列のフィールドである
• ガント チャート設定で「終了日の列」のフィールドである
• プロジェクト設定の日付範囲表示の「終了日の列」のフィールドである
• ガント チャート設定で「先行タスクの列」のフィールドである
• ソース シートのセルに数式が含まれている
• ソース シートのセルにインバウンド セルリンクが含まれている
• ソース シートのセルにハイパーリンクが含まれている

フィールド ロジック

フィールド ロジックを追加すると、ビューではフィールドの表示と非表示が切り替わります。このロジックは、Smartsheet アイテムや Dynamic View での条件や変更に基づきます。

フィールド ロジックの設定には、ドロップダウン リストと記号列を使用します。フィールド ロジック ルールに名前を付けて保存するには、ソース シートにドロップダウンまたは記号列が必要です。

ソースが複数のシートからなるレポートである場合、特定の列に設定されたドロップダウンの値が、すべてのシートで一貫していなければなりません。列プロパティに値のないシートがあると、フィールド ロジックでその値を使用できない場合があります。

1. [フィールド ロジック] ペインで、[+Logic (ロジック)] を選択します。 
2. フィールド ロジックに名前を割り当てます。 
3. [When (タイミング)] セクションで、列とロジック実行用の値を指定します。 
4. [Action (アクション)] セクションで、ビューでトリガーが検出されたときの動作を選択します。次のことができます。
   • 選択したフィールドを非表示にする。
   • 選択したフィールドを読み取り専用として表示する。
   • 選択したフィールドを編集可能として表示する。
   • 選択したフィールドを必須として表示する。
5. ビューに表示するフィールド、表示しないフィールドを選択し、[保存] を選択します。

ここで定義した表示権限が [詳細] ペインに表示されます。[詳細] ペインを開くには、ビューの列を選択します。

アクションが競合するルールを作成することは可能です。Dynamic View では、権限レベルが最も低いルールが優先されます。