Archiving

APPLIES TO

  • Smartsheet Advance Package (Requires Enterprise Plan)

Freeze, store, and report on historical projects for trend analysis and compliance within a Control Center portfolio.

Smartsheet Control Center: プロジェクト アーカイブに関するよくある質問

APPLIES TO

  • Smartsheet Advance Package (Requires Enterprise Plan)

プロジェクト アーカイブにより、Smartsheet Control Center が完全なプロジェクト ライフサイクル管理ツールになるため、 プログラム リードは、プロジェクト ライフサイクルの最終段階であるアーカイブ作業を自動化および管理できるようになります。

Control Center は、ビジネス プラン以上を使用している Smartsheet のお客様が購入できるプレミアム サービスです。 Control Center の購入方法の詳細については、Smartsheet セールス担当者にお問い合わせください。

プロジェクト アーカイブに必要な要件とは? またこれを利用できるユーザーとは?

プロジェクト アーカイブは、Smartsheet Control Center を利用しているユーザーなら誰でもご利用いただけます。 しかし、プロジェクト アーカイブにアクセスし、アーカイブ ワークフローを作成したり、実行したりするには、 Smartsheet Control Center のプログラム リードである必要があります。

プロジェクト アーカイブの機能とは?

アーカイブ ワークフローでは以下のことが可能です。

  • アーカイブするプロジェクトをプログラム リードが迅速に選択できるよう、フィルター条件を設定する。
  • プロジェクトをアーカイブ ワークスペースに移動させることで、ワークスペースのディレクトリをシンプルにして、プロジェクト チームが使いやすいようにする。
  • 所有権を変更し、共有権限を更新し、プロジェクトへのアクセス権を制限して、監査および分析に対応できるように過去のデータを保存する。
  • [アラートとアクション] を無効化し、完了したプロジェクトから通知が生成されないようにする。
  • アーカイブしたシート、ダッシュボード、またはレポートをまとめて非公開化する。
  • アーカイブしたプロジェクトのサマリー データを残し、年次報告の一部として使用できるようにする。(新しい年度になった時点でサマリー データをアーカイブする必要があることもあります)
  • Control Center でアーカイブしたプロジェクトをチーム メンバーが将来的に参照する必要がある場合に備えて、アーカイブしたプロジェクトのリストを作成する。

Control Center を使用せずに作成された Smartsheet アイテムをアーカイブすることはできますか?

いいえ、できません。 アーカイブできるのは、Control Center を使用して作成されたアイテムだけです。

プロジェクト アーカイブでサポートしている一般的なシナリオとは?

一般的なシナリオを以下に紹介します。

  • 完全なアーカイブ — 完了したプロジェクトに関連する Smartsheet アイテムを一斉にロックします。 既存のダッシュボードおよびレポートを手動で編集する必要なく、完了したプロジェクトをポートフォリオ レベルのダッシュボードおよびレポートをからまとめて削除します。
  • 限定的に可視性を確保したアーカイブ — 完了したプロジェクトをロックし、アクセスできないようにしますが、ポートフォリオ レベルのダッシュボードおよびレポートは、会計年度末まで残します。 次の会計年度初めに、ダッシュボードおよびレポートからそのアーカイブしたプロジェクトを削除できます。

アーカイブしたプロジェクトを復元できますか?

プロジェクトのアーカイブは永久的な操作です。 そのため現時点では、アーカイブしたプロジェクトを復元できません。

プロジェクトを自動的にアーカイブできますか?

いいえ、できません。 Control Center で、プログラム リードが手動でプロジェクトをアーカイブする必要があります。 その後、Control Center で、選択したすべてのプロジェクトに対して、プロジェクトのアーカイブ ワークフローとして設定しておいたアクションが自動的に実行されます。

アーカイブしたプロジェクトの閲覧およびアクセスが可能なのは誰ですか?

ユーザーは Control Center でアーカイブしたプロジェクトのリストを見ることができます。 一方、Smartsheet のプロジェクト アイテムにアクセスできるのは、 (アーカイブの一環として設定された) 権限のあるユーザーのみです。

アーカイブされたプロジェクトは検索結果から除外されますか?

検索結果には、検索したユーザーがアクセスできるプロジェクトのみが表示されます。 アーカイブ ワークフローには、プロジェクト フォルダーをアーカイブ ワークスペースへ移動させるというオプションがあります。 フォルダーが移動されると、アーカイブ ワークスペースへのアクセス権を持つユーザーの検索結果にしか、そのプロジェクトは表示されません。

最終レビューや監査に備えて、プロジェクトを部分的にアーカイブすることは可能ですか?

はい、可能です。 プロジェクト アーカイブは、複数段階のアーカイブに対応しています。 そのため完了したプロジェクトを、特定のユーザーのみがアクセスできる [Pending Archive (保留中アーカイブ)] ワークスペースへ移動させることができます。 レビューや監査が完了したら、完全なアーカイブを実行して、プロジェクトへのすべてのアクセス権を削除し、プロジェクトをロックします。