Freeze, store, and report on historical projects for trend analysis and compliance within a Control Center portfolio.
Smartsheet Control Center: プロジェクト アーカイブに関するよくある質問
プロジェクト アーカイブにより、Smartsheet Control Center が完全なプロジェクト ライフサイクル管理ツールになるため、 プログラム リードは、プロジェクト ライフサイクルの最終段階であるアーカイブ作業を自動化および管理できるようになります。
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プロジェクト アーカイブに必要な要件とは？ またこれを利用できるユーザーとは？
プロジェクト アーカイブは、Smartsheet Control Center を利用しているユーザーなら誰でもご利用いただけます。 しかし、プロジェクト アーカイブにアクセスし、アーカイブ ワークフローを作成したり、実行したりするには、 Smartsheet Control Center のプログラム リードである必要があります。
プロジェクト アーカイブの機能とは？
アーカイブ ワークフローでは以下のことが可能です。
- アーカイブするプロジェクトをプログラム リードが迅速に選択できるよう、フィルター条件を設定する。
- プロジェクトをアーカイブ ワークスペースに移動させることで、ワークスペースのディレクトリをシンプルにして、プロジェクト チームが使いやすいようにする。
- 所有権を変更し、共有権限を更新し、プロジェクトへのアクセス権を制限して、監査および分析に対応できるように過去のデータを保存する。
- [アラートとアクション] を無効化し、完了したプロジェクトから通知が生成されないようにする。
- アーカイブしたシート、ダッシュボード、またはレポートをまとめて非公開化する。
- アーカイブしたプロジェクトのサマリー データを残し、年次報告の一部として使用できるようにする。(新しい年度になった時点でサマリー データをアーカイブする必要があることもあります)
- Control Center でアーカイブしたプロジェクトをチーム メンバーが将来的に参照する必要がある場合に備えて、アーカイブしたプロジェクトのリストを作成する。
Control Center を使用せずに作成された Smartsheet アイテムをアーカイブすることはできますか？
いいえ、できません。 アーカイブできるのは、Control Center を使用して作成されたアイテムだけです。
プロジェクト アーカイブでサポートしている一般的なシナリオとは？
一般的なシナリオを以下に紹介します。
- 完全なアーカイブ — 完了したプロジェクトに関連する Smartsheet アイテムを一斉にロックします。 既存のダッシュボードおよびレポートを手動で編集する必要なく、完了したプロジェクトをポートフォリオ レベルのダッシュボードおよびレポートをからまとめて削除します。
- 限定的に可視性を確保したアーカイブ — 完了したプロジェクトをロックし、アクセスできないようにしますが、ポートフォリオ レベルのダッシュボードおよびレポートは、会計年度末まで残します。 次の会計年度初めに、ダッシュボードおよびレポートからそのアーカイブしたプロジェクトを削除できます。
アーカイブしたプロジェクトを復元できますか？
プロジェクトのアーカイブは永久的な操作です。 そのため現時点では、アーカイブしたプロジェクトを復元できません。
プロジェクトを自動的にアーカイブできますか？
いいえ、できません。 Control Center で、プログラム リードが手動でプロジェクトをアーカイブする必要があります。 その後、Control Center で、選択したすべてのプロジェクトに対して、プロジェクトのアーカイブ ワークフローとして設定しておいたアクションが自動的に実行されます。
アーカイブしたプロジェクトの閲覧およびアクセスが可能なのは誰ですか？
ユーザーは Control Center でアーカイブしたプロジェクトのリストを見ることができます。 一方、Smartsheet のプロジェクト アイテムにアクセスできるのは、 (アーカイブの一環として設定された) 権限のあるユーザーのみです。
アーカイブされたプロジェクトは検索結果から除外されますか？
検索結果には、検索したユーザーがアクセスできるプロジェクトのみが表示されます。 アーカイブ ワークフローには、プロジェクト フォルダーをアーカイブ ワークスペースへ移動させるというオプションがあります。 フォルダーが移動されると、アーカイブ ワークスペースへのアクセス権を持つユーザーの検索結果にしか、そのプロジェクトは表示されません。
最終レビューや監査に備えて、プロジェクトを部分的にアーカイブすることは可能ですか？
はい、可能です。 プロジェクト アーカイブは、複数段階のアーカイブに対応しています。 そのため完了したプロジェクトを、特定のユーザーのみがアクセスできる [Pending Archive (保留中アーカイブ)] ワークスペースへ移動させることができます。 レビューや監査が完了したら、完全なアーカイブを実行して、プロジェクトへのすべてのアクセス権を削除し、プロジェクトをロックします。
よくある質問
プロジェクト アーカイブの要件と、この機能を使用できるユーザーを教えてください。
プロジェクト アーカイブは、Smartsheet Control Center を使用しているすべてのお客様が利用できます。プロジェクト アーカイブにアクセスするには、Smartsheet Control Center のポートフォリオ リードである必要があります。アーカイブ ワークフローを作成して実行できるのは、ポートフォリオ リードのみです。
プロジェクト アーカイブには、どのような機能がありますか？
アーカイブ ワークフローを使用すると、次のことができます。
- ポートフォリオ リードがアーカイブするプロジェクトをすばやく選択できるよう、フィルター条件を設定することができます。
- プロジェクトをアーカイブ ワークスペースに移動することで、プロジェクト チームに整理されたワークスペースのディレクトリを提供できます。
- 所有権の変更、共有の更新、プロジェクトのアクセス制限を行うことで、監査や分析のための履歴データを保存できます。
- アラートとアクションを無効にすると、完了したプロジェクトでは通知が生成されなくなります。
- アーカイブされたすべてのシート、ダッシュボード、またはレポートをまとめて非公開にできます。
- アーカイブされたプロジェクトのサマリー データを保持し、会計年度のポートフォリオ レポートの一部として使用できます。(会計年度が切り替わる際に、サマリー データをアーカイブしておくとよいでしょう。)
- チームが後で参照する必要がある場合に備えて、Control Center にアーカイブされたプロジェクトのリストを提供できます。
Control Center を使用して作成していない Smartsheet アイテムをアーカイブできますか？
いいえ。Control Center を使用して作成されたアイテムのみをアーカイブできます。
プロジェクト アーカイブがサポートしている一般的なシナリオは何ですか？
一般的なシナリオは次のとおりです。
- 完全なアーカイブ。完了済みのプロジェクトに関連する Smartsheet アイテムを一度にロックします。既存のダッシュボードやレポートを手動で編集することなく、ポートフォリオレベルのダッシュボードとレポートから完了済みのプロジェクトを一括で削除できます。
- 可視性が制限されたアーカイブ。完了済みのプロジェクトをロックし、アクセスを削除しますが、それらのプロジェクトは会計年度末までポートフォリオレベルのダッシュボードとレポートに保持されます。次の会計年度の開始時に、アーカイブされたプロジェクトをダッシュボードとレポートから削除できます。
アーカイブされたプロジェクトは復元できますか？
プロジェクトのアーカイブは、永続的なアクションです。アーカイブされたプロジェクトを復元することはできません。
プロジェクトを自動的にアーカイブできますか？
いいえ。プログラム リードは Control Center アプリ内からプロジェクトを手動でアーカイブする必要があります。その後、Control Center が選択されたすべてのプロジェクトに対して、プロジェクト アーカイブ ワークフローに定義したアクションを自動的に実行します。
アーカイブされたプロジェクトのリストはどこで確認できますか？
ポートフォリオ リードは、アーカイブを作成する際に、アーカイブされたプロジェクトのワークスペースや特定の場所を選択できます。ワークスペースにアクセスするには、プロジェクトをアーカイブしたポートフォリオ リード、アーカイブ プロセス中に設定されたアクセス権限を持つユーザー、またはワークスペースの共有をリクエストしたユーザーである必要があります。
アーカイブされたプロジェクトを表示・アクセスできるのは誰ですか？
ポートフォリオ リードは、Control Center にプロジェクトをアーカイブする際、対応するプロジェクト WorkApps もアーカイブします。アーカイブされたプロジェクトは他のポートフォリオ ユーザーに表示されなくなり、Smartsheet やモバイル アプリのプロジェクト WorkApps UI では使用できなくなります。ただし、権限 (アーカイブの一部として設定されている) を持つユーザーのみが Control Center のアーカイブされたプロジェクトのリストを表示できます。
アーカイブされたプロジェクトを検索結果から削除できますか？
プロジェクトは、プロジェクトへのアクセス権を持つユーザーの検索結果にのみ表示されます。アーカイブ ワークフローのオプションの 1 つは、プロジェクト フォルダーをアーカイブ ワークスペースに移動することです。フォルダーを移動した後は、アーカイブ ワークスペースへのアクセス権限を持つユーザーの検索結果にのみプロジェクトが表示されます。
プロジェクトを部分的にアーカイブして、最終レビューや監査のためにアクセスできるようにしておくことはできますか？
はい。プロジェクト アーカイブは、マルチステージ アーカイブをサポートしています。プロジェクトが完了したら、そのプロジェクトを保留中のアーカイブ ワークスペースに移動すれば、特定のユーザーだけがアクセスすることができます。レビューと監査が完了したら、完全なアーカイブを実行して、すべてのアクセスを削除し、プロジェクトをロックできます。
