Smartsheet からのシートまたはレポートのエクスポートについて理解しましょう。
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Smartsheet アプリでは、シートやレポートを次の形式でエクスポートできます。
- Microsoft Excel
- 画像 (PNG) (ガント チャートのみ)
- Google スプレッドシート
- Microsoft Project (XML として、ガント チャートのみ)
データ エクスポートの自動化を強化するために、シート内に以下の 2 つのエントリ ポイントを導入しました。
- 上部のナビゲーション バーから、[ファイル] > [エクスポート] を選択します。データをエクスポートするための 5 つのオプションと、データ エクスポートを自動化するための 4 つのオプションが表示されます。
また、上部のナビゲーション バーで、[接続] メニューを選択し、[ワークフローの作成] または [ワークフローの管理] を選択して、Data Shuttle からエクスポートの自動化を直接管理できます。
あるいは、上部のツールバーのビュー切り替えボタンからテーブル ビューに切り替え、[データ統合] > [ワークフローの作成] (または [ワークフローの管理]) の順に選択します。右側の [データ統合] パネルを使用すると、サポートされているストレージ システムおよび Smartsheet からの、データのインポートとエクスポートをスケジュールできます。
シートまたはレポートをエクスポートすると、ブラウザーによってコンピューターに保存されます。エクスポートしたファイルは、ブラウザーで設定されたフォルダーに格納されます。
エクスポートには、すべてが含まれているわけではありません。グループ化とサマリー行は除外され、添付ファイル/リンクは含まれません。添付ファイル/リンクを含めるには、代わりにシートのバックアップを作成してください。
エクスポートしたファイルをすばやく見つけるには、ブラウザーのダウンロード フォルダーを開きます。Windows の場合はキーボード ショートカットの Ctrl + J、macOS の場合は Command + Option + L を使用してください。
[添付ファイルとして送信] による定期的なエクスポートの生成
定期的なスケジュールで自分自身もしくは他者に PDF または Excel 形式のシートやレポートを電子メールで送信するには、以下のヘルプ記事を参照してください。
Microsoft Excel にエクスポートする
Smartsheet から Microsoft Excel にシートまたはレポートをエクスポートするには、[ファイル] > [エクスポート] > [Microsoft Excel にエクスポート] の順に選択します。
エクスポートしたデータは、Excel 上では Smartsheet とまったく同じ表示にはならない場合があります。主な違いを以下に示します。
- ガント チャート: Excel はガント チャート形式をサポートしていません。ガント チャートを Excel にエクスポートすると、その元になっているタスク リストのみがエクスポートされます。
数式: Excel と Smartsheet の数式構文は異なるため、数式は保存されません。
これを回避するには、数式の先頭にある等号を削除し、数式をテキストとして保存してから、シートを保存します。Excel ファイルを開いて、再度等号を追加し、数式が Excel で機能するように構文を修正します。
- コメントとシート サマリー: これらはエクスポートされたワークブックの個別のタブに表示されます。
レポート: レポートは 2 万行に制限されています。 レポートが 2 万行を超える場合は、複数のレポートに分割して行数を減らし、各レポートを個別の Excel ファイルとしてエクスポートします。詳細は、「レポート内で元のシートを使用」の記事をご覧ください。
レポートに並べ替えが適用されている場合、20,000 行未満でエクスポートされる可能性があります。
- 列タイプ: Excel では、ドロップダウン列、連絡先リスト列、チェックボックス列、記号 (白黒の丸など) 列がサポートされていません。これらの列タイプを使用したシートをエクスポートすると、文字列の値のみがエクスポートされます。ブール型の列タイプ (チェックボックスなど) の値は、セル内のアイテムの状態に応じて、「True (真)」または「False (偽)」としてエクスポートされます。
画像 (PNG 形式) にエクスポートする
ガント チャートを含むシートまたはレポートを PNG 形式にエクスポートするには、以下の手順に従います。
- エクスポートしたいシートを開きます。
- ツールバーで、シートまたはレポートをガント ビューに切り替えます。
- [ファイル] > [エクスポート] > [ガント チャートを画像 (PNG) にエクスポート] を選択します。
- [ガント チャートを画像 (PNG) にエクスポート] ウィンドウの [選択] セクションで、シート全体をエクスポートするか選択した行をエクスポートするかを選択します。
- [選択した行] オプションが使用できない場合は、[ガント チャートを画像 (PNG) にエクスポート] ウィンドウを閉じ、印刷する行を選択してから再度ウィンドウを開きます。
- [オプション] セクションで、画像に含める列を選択します。
- 既定では、プライマリ列のみが含まれていますが、プライマリ列の名前または [編集] ボタンを選択して他の列を追加することも可能です。
画像のエクスポートに印刷されるタイムラインをカスタマイズする
カスタム日付範囲を使用する場合、期間はタイムライン表示の選択に従います。たとえば、[プロジェクト設定] ウィンドウで、タイムライン表示のメイン ヘッダーを [年] に設定します。また、開始日を 3 月 1 日、終了日を 6 月 30 日とします。このタイムラインの選択により、PDF には 1 年分が表示されます。
印刷するタイムラインを狭めるには、[プロジェクト設定] ウィンドウの [ガント タイムライン設定] タブで、[メイン ヘッダー] オプションを [四半期単位] または [週単位] に変更します。詳細は、「ガント ビュー: プロジェクト設定を変更する」をご覧ください。
Google スプレッドシートにエクスポートする
Smartsheet のシートまたはレポートを Google スプレッドシートにエクスポートするには、[ファイル] > [エクスポート] > [Google スプレッドシートにエクスポート] の順に選択します。
Excel にエクスポートされたファイルと同様に、Google スプレッドシートにエクスポートされたファイルは、Smartsheet とまったく同じようには表示されません。主な違いを以下に示します。
- ガント チャート: Google スプレッドシートはガント チャート形式をサポートしていません。ガント チャートを Google にエクスポートすると、タスク リストのみがエクスポートされます。
- 列タイプ: Excel と同様に、Google スプレッドシートでは、ドロップダウン列、連絡先リスト列、チェックボックス列、記号 (白黒の丸など) 列がサポートされていません。これらの列タイプを使用したシートをエクスポートすると、文字列の値のみがエクスポートされます。ブール型の列 (チェックボックスなど) の値は、セル内のアイテムの状態に応じて、「True (真)」または「False (偽)」としてエクスポートされます。
- シート サマリー: これらはエクスポートされたワークブックの個別のタブに表示されます
数式: Smartsheet の数式構文は、Google スプレッドシートのものと異なります。したがって、数式は保持されません。
これを回避するには、数式の先頭にある等号を削除し、数式をテキストとして保存してから、シートを保存します。Google スプレッドシートを開いて、再度等号を追加し、数式が Google スプレッドシートで機能するように構文を修正します。
- Smartsheet へのアクセス権限を棄却するか、エクスポート先の Google アカウントを変更するには、サイトまたはアプリへのアクセス権限の解除に関する Google の指示を参照してください。
ダウンロードが見つからない場合は、自分用の Google ドライブを確認してください。そこが Smartsheet のエクスポート先になります。
Microsoft Project にエクスポート
ガント チャートを含むシートはどれも Microsoft Project 形式でエクスポートできます。ただし、レポートについてはこのオプションを使用できません。
- エクスポートしたいシートを開きます。
- ツールバーで、シートをガント ビューに切り替えます。
- [ファイル] > [エクスポート] > [Microsoft Project (XML) にエクスポート] の順に選択して、XML 形式でシートをダウンロードします。
Microsoft Project を開いて XML ファイルをインポートします。
Smartsheet と Microsoft Project の機能は異なるため、エクスポートされたシートの表示はそれぞれのアプリケーションで異なる場合があります。このような場合は、キーボード ショートカット (Windows の場合は Ctrl + C と Ctrl + V、macOS の場合は Command + C と Command + V) を使用してデータを一方からコピーし、もう一方に貼り付けることができます。
PDF にエクスポートする
シートまたはレポートを PDF 形式にエクスポートするには、[ファイル] > [エクスポート] > [PDF にエクスポート] の順に選択します。
シートまたはレポートを PDF 形式でエクスポートする場合は、そのレイアウトを設定し、含める列を選択することができます。
シートまたはレポートがガント ビューにない場合、[PDF セットアップ] ウィンドウの [オプション] セクションでは、PDF ファイルに含める列を選択できません。Smartsheet からのシートまたはレポートの印刷に関する詳細をご確認ください。