Smartsheet のシートやレポートはどれもエクスポートできます。
Smartsheet は以下のファイル形式のエクスポートをサポートしています。
エクスポートされたシートまたはレポートは、ブラウザーの設定に応じたコンピューター内の特定の場所に保存されます。
ヒント: エクスポートしたファイルをすばやく見つけるには、キーボード ショートカット (Windows の場合は Ctrl + J、Mac の場合は Command + Option + L) を使い、ブラウザーのダウンロード フォルダーを開きます。
添付ファイル/リンクはエクスポートに含まれません
添付ファイル/リンクを含めるには、シートのバックアップを作成します。 シートのバックアップの詳細については、「Smartsheet データのバックアップ コピーを作成する」を参照してください。
「添付ファイルとして送信」を使用して、定期的なエクスポートを生成する
自分自身または他のユーザーにシートやレポートの PDF または Excel 版を定期的に電子メールで送信するには、次のヘルプ記事を参照してください。
Microsoft Excel にエクスポート
Microsoft Excel で使用するために Smartsheet のシートまたはレポートをエクスポートするには、[ファイル] > [エクスポート] > [Excel にエクスポート] をクリックします。
エクスポートしたデータは、Excel 上では Smartsheet とまったく同じ表示にはならない場合があります。 その主な違いの例を以下に示します。
- ガント チャートが除外される Excel はガント チャート形式をサポートしていません。 ガント チャートを Excel にエクスポートすると、その元になっているタスク リストのみがエクスポートされます。
- 数式が保存されない Excel と Smartsheet の数式構文は異なるため、数式はエクスポートされません。
これを回避するには、数式の前にある等号を削除して数式をテキストとして保存し、シートを保存します。 Excel ファイルを開いて、再度等号を追加し、数式が Excel で機能するように構文を修正します。 - コメントは別のタブに表示される: コメントは、エクスポートされたワークブックの 2 番目のタブに表示されます。
- レポートは最大 20,000 行: レポートが 20,000 行を超える場合は、複数のレポートに分割して行数を減らし、各レポートを個別の Excel ファイルとしてエクスポートします。レポートを使った作業に関する詳細は、レポートの作成に関する記事をご覧ください。
注: レポートに並べ替えが適用されている場合、20,000 行未満でエクスポートされる可能性があります。 - Excel では一部の列タイプのみをサポート: Excelは、ドロップダウン、連絡先、チェックボックス、または記号 (白黒の丸、フラグなど) の列タイプをサポートしていません。 これらの列タイプを使用したシートをエクスポートすると、文字列の値のみがエクスポートされます。 ブール型列タイプの値 (チェックボックスなど) は、セル内のアイテムの状態に応じて、true または false としてエクスポートされます。
PDF にエクスポート
Smartsheet アカウントのシートまたはレポートはどれも PDF 形式でエクスポートできます。
注: シート グリッドに画像がある場合、最初の 100 個の画像が PDF にエクスポートされます。 それ以降の画像は、画像そのものではなく画像の名前がグリッドに保存されます。
- エクスポートしたいシートを開きます。
- [ファイル] > [エクスポート] > [PDFにエクスポート] をクリックします。
[PDF セットアップ] ウィンドウが表示されます。 PDF の印刷設定に関する詳細は「Smartsheet からの印刷」をご覧ください。 - [シート全体] または [選択した行] のいずれかを選択してエクスポートできます。 ([選択した行] オプションが使用できない場合、[PDF セットアップ] ウィンドウを閉じ、印刷する行を選択してから再度ウィンドウを開きます)
- ガント チャートまたはカレンダーを印刷する場合、PDF にすべての日付を含めることも、日付範囲を指定して印刷することも可能です。
- 倍率を設定して印刷するか、幅に合わせて印刷するかを選択します。
[倍率] フィールドで % の値を変更すると、PDF のデータのサイズを拡大または縮小できます。 [幅に合わせる] を選択すると、1 ページの幅に合わせてデータ サイズが縮小されます。
- 追加オプションを選択し、[OK] をクリックします。
シートは PDF ファイルとしてブラウザーにダウンロードされます。
ヒント:
- シートのカレンダー ビューをエクスポートするには、そのビューを開き、上部のツールバーのプリンター アイコンをクリックします。
- PDF から除外したいガント チャートがシートに含まれている場合は、左側のツールバーのアイコンを使用してグリッド ビューに切り替えます。
- カスタム日付範囲を使用する場合、表示される期間はプライマリ タイムライン表示の選択に従います。たとえば、プライマリ タイムライン表示が年に設定されていて、開始日を 3 月 1 日、終了日を 6 月 30 日にした場合、PDF はプライマリ タイムラインに従って 1 年分を表示します。 プライマリ タイムラインを四半期または週に変更すると、印刷するタイムラインを狭めることができます。 詳細については、「依存関係とガント チャート設定の変更」に関する記事をご覧ください。
画像 (PNG 形式) にエクスポート
ガント チャートを含むシートまたはレポートはどれも、画像 (PNG 形式) にエクスポートできます。
- エクスポートするシートを開き、シートがガント ビューになっていることを確認します (上部のツールバーの左側にある [ガント ビュー] をクリックします)。
- [ファイル] > [エクスポート] > [ガント チャートを画像 (PNG) にエクスポート] をクリックして、[ガント チャートを画像 (PNG) にエクスポート] ウィンドウを開きます。
- [シート全体] または [選択した行] のいずれかを選択してエクスポートします。 ([選択した行] オプションが使用できない場合、[ガント チャートを画像 (PNG) にエクスポート] ウィンドウを閉じ、印刷する行を選択してから再度ウィンドウを開きます)
- すべての日付を含めるよう選択するか、エクスポート画像に表示するカスタム日付範囲を選択します。
- [オプション] セクションで画像に含める列を選択します。
既定では、プライマリ列のみが含まれていますが、プライマリ列の名前または [編集] ボタンをクリックしてほかの列を追加することも可能です。
ヒント: カスタム日付範囲を使用する場合、表示される期間はプライマリ タイムライン表示の選択に従います。たとえば、プライマリ タイムライン表示が年に設定されていて、開始日を 3 月 1 日、終了日を 6 月 30 日にした場合、PDF はプライマリ タイムラインに従って 1 年分を表示します。 プライマリ タイムラインを四半期または週に変更すると、印刷するタイムラインを狭めることができます。 詳細については、依存関係とガント チャート設定の変更に関する記事をご覧ください。
Google スプレッドシートにエクスポート
Google スプレッドシート で使用するために Smartsheet のシートまたはレポートをエクスポートするには、[ファイル] > [エクスポート] > [Google スプレッドシートにエクスポート] をクリックします。
注:
- Google スプレッドシートはガント チャート形式をサポートしていないため、ガント チャートを Google にエクスポートするとタスク リストのみがエクスポートされます。
- Google スプレッドシートでは、 ドロップダウン、連絡先、チェックボックス、記号 (白黒の丸、フラグなど) の列タイプをサポートしていません。これらの列タイプを使用したシートをエクスポートすると、文字列の値のみがエクスポートされます。 ブール型列タイプの値 (チェックボックスなど) は、セル内のアイテムの状態に応じて、true または false としてエクスポートされます。
- Google スプレッドシート と Smartsheet の数式構文は異なるため、数式もエクスポートされません。 これを回避するには、数式の前にある等号を削除して数式をテキストとして保存し、シートを保存します。 Google スプレッドシートを開いて、再度等号を追加し、数式が Google スプレッドシートで機能するように構文を修正します。
Microsoft Project にエクスポート
ガント チャートを含むシートはどれも Microsoft Project 形式でエクスポートできます。 ただし、レポートに対してこのオプションを使用することはできません。
- エクスポートするシートを開き、シートがガント ビューになっていることを確認します (上部のツールバーの左側にある [ガント ビュー] をクリックします)。
- [ファイル] > [エクスポート] > [MS Project にエクスポート] の順にクリックして、XML 形式でシートをダウンロードします。
- Microsoft Project を開いて XML ファイルをインポートします。
注: Smartsheet と Microsoft Project の機能は異なるため、エクスポートされたシートの表示はそれぞれのアプリケーションで異なる場合があります。 このような場合、キーボード ショートカット (Windows の場合は Ctrl + C および Ctrl + V、Mac の場合は Command + C および Command + V ) を使ってデータを一方からコピーし、もう一方に貼り付けることができます。
コピーと貼り付けの詳細については、ヘルプ記事「コピー/貼り付けの使用に関するヒント」を参照してください。