Smartsheet のシートやレポートはどれもエクスポートできます。
Smartsheet は以下のファイル形式のエクスポートをサポートしています。
エクスポートされたシートやレポートは、ブラウザーの設定に応じたコンピューター内の特定の場所に保存されます。
ヒント: エクスポートしたファイルをすばやく探すには、キーボード ショートカット (Windows の場合は Ctrl + J、Mac の場合は Command + Option + L) を使い、ブラウザーのダウンロード フォルダーを開きます。
添付ファイル/リンクはエクスポートに含まれません
添付ファイル/リンクを含めるには、シートのバックアップを作成します。シートのバックアップの詳細は、「Smartsheet データのバックアップ コピーの作成」をご覧ください。
Microsoft Excel にエクスポート
Microsoft Excel で使用するために Smartsheet のシートやレポートをエクスポートするには、[ファイル] > [エクスポート] > [Excel にエクスポート] をクリックします。
エクスポートしたデータは、Excel 上では Smartsheet とまったく同じ表示にはならない場合があります。その主な違いの例を以下に示します。
- ガント チャートが除外される Excel はガント チャート形式をサポートしていません。ガント チャートを Excel にエクスポートすると、ベースとなるタスク リストのみがエクスポートされます。
- 数式が保存されない Excel と Smartsheet では数式の構文が異なるため、エクスポートしても数式は保存されません。
数式の前にある等号 (=) を削除してテキストとして数式を保存し、シートを保存すると、この問題を回避できます。そして Excel ファイルを開き、再度等号 (=) を追記し、数式が Excel で作動するように構文を修正します。 - コメントが別のタブに表示される ディスカッション コメントはエクスポートされたワークブックの 2 番目のタブに表示されます。
- レポートは最大 20,000 行 20,000 行を超えるレポートをエクスポートする場合は、レポートを複数に分割して行数を減らし、各レポートをそれぞれ Excel にエクスポートします。 レポートを使った作業の詳細は、「レポートの作成」をご覧ください。
注: レポートに並べ替えが適用されている場合、20,000 行未満でエクスポートされる可能性があります。 - Excel では一部の列タイプのみをサポート Excel では、ドロップダウン、連絡先、チェックボックス、記号 (白黒の丸、フラグなど) の列タイプをサポートしていません。 これらの列タイプを使用したシートをエクスポートすると、文字列の値のみエクスポートされます。列タイプがブール型の場合の値 (チェックボックスなど) は、セルのアイテムの状態により true または false としてエクスポートされます。
PDF にエクスポート
Smartsheet のシートやレポートはどれも PDF 形式にエクスポートできます。
注: シート グリッドに画像が含まれる場合、最初の 100 枚の画像のみ PDF にエクスポートされます。それ以降の画像は、画像そのものではなく画像のファイル名がグリッドに保存されます。
- エクスポートしたいシートを開きます。
- [ファイル] > [エクスポート] > [PDF にエクスポート] をクリックします。
[PDF セットアップ] ウィンドウが開きます。PDF の印刷設定に関する詳細は、「シートの印刷」をご覧ください。 - [シート全体] または [選択した行] のうちどちらかを選択できます ([選択した行] のオプションが使用できない場合、[PDF セットアップ] ウィンドウを閉じ、印刷する行を選択してから再度ウィンドウを開きます)。
- ガント チャートまたはカレンダーを印刷する場合、PDF にすべての日付を含めることも、日付範囲を指定して印刷することも可能です。
- 倍率を設定して印刷するか、幅に合わせるかを選択します。
[倍率] フィールドで % の値を変更して、PDF のデータのサイズを拡大または縮小できます。[幅に合わせる] を選択すると、1 ページの幅に合わせてデータ サイズが縮小されます。
- 追加オプションを選択し、[OK] をクリックします。
シートは PDF ファイルとしてブラウザーにダウンロードされます。
ヒント:
- シートのカレンダー ビューをエクスポートするには、上部のツールバーのプリンター アイコンをクリックします。
- シートにガント チャートが含まれており、それを PDF から除外する場合は、左のツールバーのアイコンを使ってガント ビューに切り替えます。
- カスタム日付範囲を使用する場合、期間はプライマリ タイムライン表示の選択に従います。たとえば、プライマリ タイムライン表示が年に設定されていて、開始日を 3 月 1 日、終了日を 6 月 30 日にした場合、PDF はプライマリ タイムラインに従い 1 年分を表示します。プライマリ タイムラインを四半期または週に変更すると、印刷するタイムラインを狭めることができます。詳しくは、「依存関係とガント チャート設定の変更」をご覧ください。
画像 (PNG 形式) にエクスポート
ガント チャートを含むシートはどれも 画像 (PNG 形式) にエクスポートできます。
- エクスポートするシートを開き、シートがガント ビューであることを確認します (上部のツールバーの左の [ガント ビュー] をクリックします)。
- [ファイル] > [エクスポート] > [ガントチャートを画像 (PNG) にエクスポート] をクリックし、[ガント チャートを画像 (PNG) にエクスポート] ウィンドウを開きます。
- [シート全体] または [選択した行] のうちどちらかを選択できます ([選択した行] のオプションが使用できない場合、[ガント チャートを画像 (PNG) にエクスポート] ウィンドウを閉じ、印刷する行を選択してから再度ウィンドウを開きます)。
- すべての日付を含めるよう選択するか、エクスポート画像に表示するカスタム日付範囲を選択します。
- [オプション] セクションで画像に含める列を選択します。
既定では、プライマリ列のみが含まれていますが、プライマリ列の名前 (または [編集] ボタン) をクリックしてほかの列を追加することも可能です。
ヒント: カスタム日付範囲を使用する場合、期間はプライマリ タイムライン表示の選択に従います。たとえば、プライマリ タイムライン表示が年に設定されていて、開始日を 3 月 1 日、終了日を 6 月 30 日にした場合、PDF はプライマリ タイムラインに従い 1 年分を表示します。プライマリ タイムラインを四半期または週に変更すると、印刷するタイムラインを狭めることができます。詳しくは、「依存関係とガント チャート設定の変更」をご覧ください。
Google スプレッドシートにエクスポート
Google スプレッドシートで使用するために Smartsheet のシートやレポートをエクスポートするには、[ファイル] > [エクスポート] > [Google スプレッドシートにエクスポート] をクリックします。
注:
- Google スプレッドシートは、ガント チャート形式をサポートしていないため、Google にガント チャートをエクスポートすると、タスク リストのみがエクスポートとされます。
- Google スプレッドシートでは、ドロップダウン、連絡先、チェックボックス、記号 (白黒の丸、フラグなど) の列タイプをサポートしていません。 これらの列タイプを使用したシートをエクスポートすると、文字列の値のみエクスポートされます。列タイプがブール型の場合の値 (チェックボックスなど) は、セルのアイテムの状態により true または false としてエクスポートされます。
- Google スプレッドシートと Smartsheet では数式の構文が異なるため、エクスポートしても数式は保存されません。数式の前にある等号 (=) を削除してテキストとして数式を保存し、シートを保存すると、この問題を回避できます。Google スプレッドシートを開き、再度等号 (=) を追記して数式が Google スプレッドシートで作動するように構文を修正します。
Microsoft Project にエクスポート
ガント チャートを含むシートはどれも Microsoft Project 形式でエクスポートできます。
- エクスポートするシートを開き、シートがガント ビューであることを確認します (上部のツールバーの左の [ガント ビュー] をクリックします)。
- [ファイル] > [エクスポート] > [MS Project にエクスポート] をクリックし、XML 形式のシートをダウンロードします。
- Microsoft Project を開き XML ファイルをインポートします。
注: Smartsheet と Microsoft Project の機能は異なるため、エクスポートされたシートの表示はそれぞれのアプリケーションで異なる場合があります。このような場合、キーボード ショートカット (Windows の場合は Ctrl + C および Ctrl + V、Mac の場合は Command + C および Command + V ) を使ってデータを一方からコピーし、もう一方に貼り付けることができます。
コピー/貼り付けの詳細は、「コピー/貼り付けの使用」をご覧ください。