Data Shuttle や Dynamic View などのアドバンス機能を活用してビジネス プロセスを成長させ、拡大する方法をご紹介します。
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前提条件
アドバンス機能の評価を開始するには:
Smartsheet プランに参加している
- 現在のプランで Data Shuttle または Dynamic View を購入していない
- セールス部門が開始した Data Shuttle のトライアルにプランが参加していない
Data Shuttle
Data Shuttle はシートの [接続] メニューから起動できます。
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または、[ファイル] > [インポート] の順に移動して Data Shuttle を見つけることもできます。
Data Shuttle の使用を開始する
まだ Data Shuttle ワークフローがない場合は、[接続] メニューの [利用開始] を選択するか、[インポート] メニューでデータ ソースを選択すると、Data Shuttle を紹介するモーダルが開きます。
Data Shuttle では、アップロード ワークフローを作成してデータをインポートしたり、オフロード ワークフローを作成して Smartsheet のデータをエクスポートしたりすることができます。さらに、Data Shuttle ワークフローを管理して、データ操作の調整、既存のプロセスの変更、ワークフローの全体的な価値とパフォーマンスの追跡を行うことができます。
システム管理者の場合
システム管理者には、プランの評価を可視化する手段が 4 つあります。
- 評価通知: 最初のユーザーがワークフローを保存すると、Data Shuttle がプランの評価モードでアクティブになります。
- 週次ダイジェスト: 最初の電子メールに加えて、30 日間の更新情報を含む週次ダイジェストが届き、進行中の評価とそのメリットのサマリーを確認できます。
- ワークフロー管理: 作成したワークフローはいつでもアーカイブできます。システム管理者は、評価期間の終了時に残っているワークフローをアーカイブすることをお勧めします。
- プラン インサイト: ワークフロー、処理された行、実行、アクティブ ユーザー、エラーなどの総数を含む使用状況のデータを確認できます。ここでは、評価の開始日と終了までの残り日数も確認できます。
ワークフローを作成していない他のプラン ユーザーは、評価について通知されませんが、上記のエントリ ポイントにアクセスすることは可能です。進行中の評価期間中にワークフローを作成すると、そのワークフローはプランの評価の一部となり、システム管理者の週次電子メールに記載されます。
Dynamic View
Dynamic View は、シートまたは WorkApp という 2 つの異なるパスから起動できます。
シートから Dynamic View を起動する
グリッド ビュー、ガント ビュー、カード ビュー、またはカレンダー ビューで、シートの上部にある [Dynamic View] メニューにアクセスします。シート ビューの詳細については、こちらをご覧ください。
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または、テーブル ビューから [その他のツール] > [Dynamic View] の順に移動して [Dynamic View] メニューにアクセスすることもできます。
WorkApp から Dynamic View を起動する
WorkApp で、[+ ページの追加] > [Dynamic View] の順に移動します。
[今すぐスタート] を選択すると、Dynamic View を紹介するモーダルが表示されます。
プラン ユーザーがモーダルで [Dynamic View に進む] を選択すると、標準のワークフローに従って Dynamic View 作成プロセスが開始されます。
Dynamic View を共有する
Dynamic View を別のユーザーと共有すると、評価期間が始まったことを通知するバナーが表示されます。これは、Dynamic View が現在プランに追加されていないものの、購入可能であることを示します。
評価を開始する
この Dynamic View を共有することでプランの評価が始まり、システム管理者に通知されます。
週次電子メールを受信する
評価が始まると、Dynamic View が提供する価値の詳細が記載された週次電子メールが届きます。これらの電子メールの送信は、評価が終了し、残りの Dynamic View がすべて非アクティブ化されるまで続きます。
評価期間を通じて、データのビューを作成および管理できます。評価中に作成できる Dynamic View の数に制限はありません。
システム管理者は最初に電子メールを受信し、その後 30 日間、進行中の評価とそのメリットのサマリーが記載された電子メールを毎週受信します。 この電子メールには、Dynamic View 管理者のページを介してワークフローを管理するオプションも記載されています。
さらに、プラン インサイトで、作成されたビュー、更新された行、共有している共同作業者、共有されたビュー、アクティブ ユーザー、アクティブ ビューなどの総数を含む、使用状況データの詳細を確認できます。ここでは、評価の開始日と終了までの残り日数も確認できます。
他のユーザーの場合
プランの他のユーザーは、ワークフローを作成したユーザーでなくても、プランの評価が始まると上記のエントリ ポイントにアクセスできるようになります。これらのユーザーが評価の進行中に Dynamic View を作成した場合は、作成された Dynamic View がそのプランの評価に加わりますが、期間は延長されません。
Dynamic View を削除する
評価期間中または評価の終了時に、システム管理者は Dynamic View 管理者ページにアクセスして、プランの Dynamic View を一括削除できます。[ビューの削除] を選択すると、すべての Dynamic View が削除されます。
評価後
Data Shuttle または Dynamic View のいずれかの評価が終了したら、新しい機能を引き続き使用できるように Smartsheet のセールス プロセスを通じてサービスをアップグレードすることを検討してください。作成したアイテムを将来の使用のために保持するには、必ず自分で非アクティブ化します。ただし、非アクティブ化する必要がある場合、後で購入またはアップグレードすると復元することができません。