Data Shuttle について

Data Shuttle には、CRM、ERP、データベースなどのシステムから .csv または .xlsx 形式でダウンロードされたデータが必要です。 

Data Shuttle を使用して、データを添付ファイル/リンクとして Smartsheet のシートや外部クラウド ソース (OneDrive/SharePoint、Google ドライブ、Box) にオフロードできます。

Data Shuttle 接続は、Smartsheet アプリケーションの上部のナビゲーション バーにある [接続] メニューから、次の [Data Shuttle にログイン] ボタンを選択することにより、確立できます。

Data Shuttle にログイン

Data Shuttle によるアップロード

Data Shuttle でアップロード ワークフローを作成すると、以下を実行できます。

• 外部のタイムトラッキング ツールから実際の労働時間をインポートする
• 外部の会計システムから実際の経費をインポートする
• SFDC 以外の CRM ツールからデリバリー セールス パイプラインを更新する
• 外部システムのデータをデータ収集シートに結合し、SCC のプロビジョニングを推進する
• 複数のシステムのデータを 1 つの Smartsheet ソリューションに継続的に結合して、エグゼクティブ概要を一元化する
• ERP データと作業実行コンテキストを簡単に相互参照する
• カスタム フォーム作成ツールから Smartsheet にデータをインポートする
• ビジネス インテリジェンス分析をインポートしてアクションを実行する

Data Shuttle によるオフロード

Data Shuttle でオフロード ワークフローを作成すると、以下を実行できます。

• Smartsheet の重要な情報を、Smartsheet を使用していないユーザーに表示する
• 処理されたデータを Smartsheet から取り出し、ほかのデータ分析ツール、CRM、または社内のほかの記録システムにインポートする
• 複雑なデータをシンプルな構造でエクスポートし、データベースにインポートする
• 毎週のシート サマリーをクラウド ストレージ システムで利用できるようにし、電子メールの添付ファイルとして送信する
• 複雑なソリューション構築のために、変更およびフィルタリングされたシート データを別のシートに添付ファイル/リンクとして送信する  
• PPM トラッキングの主要なユースケースを、外部システムの予算に対する修正とタイム イン ポイントのスケジュールに従ってエクスポートする
• 異なるシートのエクスポートされたバージョンを長期間保持して、データをエクスポート、アーカイブ、監査する

データのアップロード

Data Shuttle では、以下の場所からデータをアップロードできます。

• Google スプレッドシート、.xlsx、.csv テキスト ファイルへのエクスポートが可能なシステム 
• Google ドライブ、Microsoft (OneDrive/SharePoint)、Box のファイル
• Google、Box、SharePoint の共有ドライブ

OneDrive をソース/ターゲットの場所として選択すると、SharePoint サイトが OneDrive ファイルの下の左パネルに表示されます。 

ワークフローを作成する場合は、以下を確認してください。

• .csv または .xlsx ファイルが Smartsheet のシートに添付されている。
• あるいは、.csv、.xlsx、Google スプレッドシート ファイルが、アクセスできるアカウントの Google ドライブに保存されている。
• Google ドライブのファイルを Data Shuttle にインポートする場合、Google 共有ドライブ内のドキュメントに対する少なくとも閲覧者のアクセス権が Smartsheet のライセンス ユーザーに必要である。

Smartsheet からのデータのオフロード

Smartsheet または Excel から Google ドライブの共有ドライブにファイルをオフロードするには、Google の共有ドライブにあるファイルに対する少なくとも編集者のアクセス権が Smartsheet のライセンス ユーザーに必要です。

Data Shuttle では、Smartsheet から以下の場所にデータをオフロードできます。

• OneDrive/SharePoint、Box、Google ドライブ、または Smartsheet シートへの添付ファイル/リンク (Excel の .xlsx または .csv 形式)。
• Google、SharePoint、Box の共有ドライブ。共有ドライブに対して少なくとも編集者の権限が必要です。

Data Shuttle は、古い Excel ファイル拡張子 (.xls) をサポートしていません。

ブラウザーの互換性については、「Smartsheet を使用するためのシステム要件とガイドライン」を参照してください。

データの互換性

Smartsheet Commercial アカウントを使用している場合、すべてのドライブが既定でオンになります。

Smartsheet Gov アカウントを使用している場合、それらはオフになります。Smartsheet Gov アカウントで、Data Shuttle によるアクセスを許可するドライブを選択できますが、この機能をリクエストするには、サポートに連絡する必要があります。

Data Shuttle のワークフロー

データをアップロードまたはオフロードするには、ワークフローを作成する必要があります。  各ワークフローは、以下の作業に役立ちます。

• データの送信元と送信先を定義する 
• そのデータにフィルターを適用する 
• データをその宛先にマッピングする 
• ワークフローが自動的に実行されるようにオプションのスケジュールを作成する 
  • ワークフローのスケジュールを設定すると、対象となるデータが定期的に更新されるため、設定したら気にかけなくてもよくなります。また、ワークフローはいつでも手動で実行できます。

ワークフローを構築するときは、明確なエンドポイントがあることを確認してください。循環するワークフローは避けてください。そのようなワークフローは無限ループに陥り、データに問題を引き起こします。

基本的なワークフローのステップ

1. データの互換性と権限を確認します。 
2. datashuttle.smartsheet.com で Data Shuttle にサインインします。
3. 左側のナビゲーション バーで [+] を選択して、新しいワークフローを作成します。 
4. 作成、アップロード、オフロードするワークフローのタイプを選択します。
5. ワークフロー画面の指示に従って以下を行います。
   • ソースを特定する 
   • ターゲットを設定する
   • フィルターを適用する 
   • 列をマッピングする 
6. オプション: ワークフローが自動的に実行されるようにスケジュールを設定します。
7. ワークフローを公開して保存します。ワークフローを確認、編集、アーカイブするには、ダッシュボードに戻ります。

ヒントとベスト プラクティス

• Data Shuttle にも、Smartsheet の制限は適用されます。
• ソースからアップロードして 5,000 行を超える置き換えを実行する必要がある場合、または 2 万行にデータを結合する必要がある場合は、フィルターを適用するか、選択した列だけをマッピングすることができます。共通のデータ カテゴリを使用して複数のワークフローを作成し、データを複数のシートに振り分けることもできます。最大 2 万行をオフロードできます。 
• シート制限の 2 万行を超える大きなデータセットを日常的に使用している場合は、DataTable にアップロードすることを検討してください。
• Data Shuttle のフィルターでは大文字と小文字が区別されます。結果が適切でないように思える場合は、大文字と小文字を確認してください。
• 効率的なワークフローを設定してください。ワークフローを作成し、新しい添付ファイル/リンクが追加されるたびにそのワークフローが実行されるように設定すると、添付ファイル/リンクを追加するユーザーによってワークフローが実行されることになります。