Dynamic View アプリ: ビューの作成と管理

適用対象

Smartsheet
Smartsheet Advance Package (Requires Enterprise Plan)

Dynamic View プレミアム アプリの詳細なシート共有機能により、共同作業を活性化します。 元のアイテムを共有せずに、選択したシートまたはレポートのセクションのみを共有できます。 たとえば、特定の行の情報を適切なベンターに共有し、ベンダーは自分たちに関係のあるデータのみを表示して編集できます。

この記事では、Dynamic View 管理者としてのビューの作成または編集について解説します。 ビューの作成についての情報をお探しの場合は、ビューとの相互作用についての記事をご覧ください。

こちらは有料のプレミアム アドオンです。 Smartsheet プレミアム アプリの詳細については、Smartsheet セールス担当者までお問合せください。

Dynamic View アプリの重要な機能

アプリでビューを作成する前に、プロセスを保持する元のシートやレポートを作成し、ビューの作成者の権限を設定する必要があります。 まず、Dynamic View によるプロセスの大規模な管理に関する記事を確認し、必要な要素がすべて揃っているかを確認してください。

アプリにアクセスする

起動ツールをクリックしてアプリにアクセスします。

左ナビゲーション バーの起動ツール

 

起動ツールからアプリにアクセスできない場合は、「起動ツールでプレミアム アプリおよびテンプレートにアクセス」をご覧ください。

ビューの作成権限

ビューを作成するには、Dynamic View を購入した組織/団体の Smartsheet ユーザーである必要があります。 また、元のシートやレポートからビューを作成するには、そのシートやレポートに対する管理者権限が必要です。

注: Dynamic View でビューを作成するのにライセンスは必要ありませんが、ソースとして使用する Smartsheet アイテムを所有するにはライセンスが必要です。 詳細については、「ユーザー タイプと権限」をご覧ください。

新しいビューを作成する

ビューの作成を開始するには、まず共有するシート/レポート データと共有先を設定します。

新しいビューを作成する前に、プロセスを保持する元のシートやレポートを Smartsheet で設定する必要があります。 新しいビューの作成に必要な要素については、Dynamic View によるプロセスの大規模な管理に関する記事をご覧ください。

新しいビューを作成するには

  1. Smartsheet の資格情報を使って Dynamic View (ダイナミックビュー) アプリにサインインします。
  2. 左パネルの左上にあるメニュー アイコンをクリックし、[New View (新しいビュー)] を選択します。

    ビューの作成に使用可能なシートとレポートの一覧として、Smartsheet ディレクトリが表示されます。

    注: ディレクトリにシートやレポートが表示されない場合、アイテムの所有者ではないか、または管理者レベルの共有権限を持っていない可能性があります。
     
  3. ビューの作成に利用するアイテムを選択し、[Create (作成)] ボタンをクリックします。

    注: 元のアイテムを間違って選択した場合は、別の新しいビューを作成する必要があります (前のページに戻って別の元のアイテムを選択することはできません)。

ビューの [Settings (設定)] ページが開きます ([General (全般)] セクションが開いた状態で)。 ページの上部のナビゲーション パネルを使用してセクションを切り替えながら、詳細 (ビューの名前、共有権限など) を設定します。

各セクションについての情報やベスト プラクティスは、下記の「ビューの条件と共有ロジックを設定する」をご覧ください。

既存のビューを編集する

  1. Dynamic View アプリの左上のメニュー アイコンをクリックして、使用できるビューを表示します。
  2. 編集するビューを選択すると、関連するすべてのデータが読み込まれます。
  3. ビューの読み込みが完了したら、左上のプロファイル アイコンの下にある [Settings (設定)] をクリックします。

ビューの [Settings (設定)] ページが開きます ([General (全般)] セクションが開いた状態で)。 ページの上部のナビゲーション パネルを使用してセクションを切り替えながら、詳細 (ビューの名前、共有権限など) を設定します。

各セクションについての情報やベスト プラクティスは、下記の「ビューの条件と共有ロジックを設定する」をご覧ください。

ビューの条件と共有ロジックを設定する

Dynamice View は、詳細な共有オプションを設定して条件ロジックを作成し、元のアイテムで行われた特定の変更 (定義可能) に基づいて新しいデータを表示できる点で優れています。

これらのオプションはすべて、ビューの [Settings (設定)] ページで設定します。 各セクションの詳細とベスト プラクティスについては、下のセクションをご覧ください。

Dynamic View (ダイナミックビュー) ページのナビゲーション

[General (全般)]: ビューに名前を付けて全体的な権限を設定

[General (全般)] セクションでは、ビューに名前を付け、各ユーザーに表示される内容や、ユーザーによる元のシートへの新しいアイテムの追加の可否といった全体的な権限を設定します。

  • ビューに表示されるデータをすばやく設定するには、[Restrict view by sheet filter (シート フィルターでビューを制限)] を使用します (詳細はシート フィルターに関する記事をご覧ください)。
  • 「連絡先リスト」列に該当ユーザーのメール アドレスが含まれている行のみが表示されるようにするには、[Restrict view by current user (シート フィルターでビューを制限)] を使用します。 (「連絡先リスト」列では、複数の連絡先の入力を許可することができますが、その件数はセルあたり 20 件に限定されています。 詳細については、「ユーザーのタスクへの割り当て」をご覧ください)。
  • ユーザーが元のシートに新しいアイテムを送信できるようにするには、[New Item Submission (新しいアイテムの送信)] で [Allow (許可)] をオンにします。
  • ソースとしてレポートを選択し、[New Item Submission (新しいアイテムの送信)] で [Allow (許可)] をオンにした場合は、新しいアイテムの送信先となる元のシート (レポートの参照先) を 1 つ選択する必要があります。
  • ビューの作成者や目的など、ビューに関する簡単な説明を提供するには、[View description (ビューの説明)] に入力します。 ビューの説明は、ビューの名前の隣にある情報ボタンをポイントすると表示されます。

[View Display (ビューの表示)]: 表示するフィールドの選択

[View Display (ビューの表示)]セクションでは、ビューに表示する元データのフィールドを指定します。 希望フィールドの名前を、[Available fileds (使用可能なフィールド)] リストでオンにすると、[Visible fields (表示されるフィールド)] リストへ追加されます。 

ここで選択したフィールドは常に表示されるようになります。 特定の条件に一致した場合にのみフィールドが表示されるようにするには、[Visible fields (表示されるフィールド)] リストに含めないでください。 条件に付きで表示するフィールドは、[Details Panel (詳細パネル)] セクションで設定できます。


Displayed fields (表示フィールド)

  • ビューの [Filter (フィルター)] ウィンドウでは、「ドロップダウン」列、「記号」列、または「チェックボックス」列に基づいて使用可能なビュー フィルターを作成して共有できます。
  • ユーザーが添付ファイル/リンクやコメントを表示または追加できるようにするには、[Attachment (添付ファイル/リンク)][Comments (コメント)] セクションの下で該当チェックボックスをオンにします。

これらのフィールドは、行/列としてビューに表示されます。

注: 「ドロップダウン リスト」列または「記号」列、または「チェックボックス」列に基づいて適用可能なフィルターを作成するには、該当フィールドを [Visible field (表示されるフィールド)] に追加する必要があります。

ビューの列

[Detials Panel (詳細パネル)]: 条件が一致した場合にデータを自動的に共有

[Details Panel (詳細パネル)] セクションでは以下を実行できます。

  • フィールド サイズを微調整 ([Singe Line (1 行)、[Multiple Line (複数行)] を選択)
  • フィールドのカスタムラベルを作成 (カスタム ラベル右側の青い矢印アイコンをクリック)
  • 各フィールドのアクセス レベルや重要性を設定 ([Required (必須)]、[Read-Only (読み取り専用)]、[Hide (非表示)] をオン)

    すべてのオプションをオフにした場合、フィールドは編集可能でも、必須ではありません。

    フィールドのステータス
     
  • (Dynamic View (ダイナミックビュー) アプリまたは Smartsheet から直接) 元のアイテムにその他の変更が行われた場合にフィールドを条件付きで表示するフィールド ロジックを定義

特定の条件に一致した場合にフィールドを表示/非表示にするルールを作成するには、右パネルの「Field Logic (フィールド ロジック)」アイコンをクリックします。

[Field Logic (フィールド ロジック)] ウィンドウでは、「ドロップダウン リスト」列または「記号」列 (元のシートにこのタイプの列が 1 つ必要) に基づくルールを作成し、名前を付けて保存できます。(列タイプの詳細は、列に関する記事をご覧ください)。

注: ソースが複数のシートを含むレポートである場合は、特定の列のドロップダウンの値がレポートの範囲内のすべてのシートで一貫していることを確認する必要があります。 ドロップダウンの列プロパティに値がないシートがあると、フィールド ロジックでその値を使用できない場合があります。

右パネルのフィールド ロジック アイコン

条件付きでフィールドを表示するフィールド ロジック ルールの定義例は次のとおりです。

フィールド ロジック ウィンドウ

上記の例では、 [Status (ステータス)] の値は [Not Started (未開始)] に設定されている場合に、[Status (ステータス)] フィールドが、[requied (必須)] フィールドとしてビューに表示されます。

アクションが競合するルールを作成することは可能です。 Dynamic View では常に、低い権限を与えるルールが優先されるため、高い権限を与えるルールは無視されます。たとえば、あるフィールドを表示するルールと、同じフィールドを非表示にするルールを作成すると (どちらのルールもトリガー条件は同じ)、フィールドを非表示にするルールのみがトリガーされます。

ここで定義した表示権限は、ビューで特定行をクリックすると右側に表示される [Details (詳細)] パネルに反映されます。

ビューの右パネル

[Sharing (共有)]: アクセスできるユーザーの定義

[Sharing (共有)] セクションでは、以下を実行できます。

  • ビューから元データを表示して編集でき、さらにビューの設定も編集できる管理者の指定 (元のアイテムが管理者権限レベルで共有されている必要があります。詳しくはシートとレポートの共有についての記事をご覧ください)。
  • ユーザーに対するビューの共有。 ユーザーが表示および編集できる対象は、上記で説明されている [General (全般)]、[View Display (ビューの表示)]、および [Details Panel (詳細パネル)] セクションで指定した設定によって異なります (元のコンテンツがユーザーに共有されている必要はありません)。
  • ドメイン全体に対するアクセスの有効化。 ユーザーが表示および編集できる対象は、上記で説明されている [General (全般)]、[View Display (ビューの表示)]、および [Details Panel (詳細パネル)] セクションで指定した設定によって異なります (元のコンテンツがユーザーに共有されている必要はありません)。

ビューの管理者には、そのビューに対する最高レベルのアクセス権限が与えられます。 ユーザーの表示内容やアクセス権限を含め、ビューに関するすべての設定を編集できます。 ビューの管理者には、プロセス変更の責任者であるユーザーを指定することをお勧めします。

共有されたビューは、ユーザーがログインしたときに Dynamic View のサイド パネルで使用できます。 また、アドレス バーからビューのURLを指定して、ユーザーを特定のビューに直接誘導することもできます。 詳細については、「Dynamic View (ダイナミックビュー) アプリ: ビューの操作」を参照してください。

注: プライベート フィルターが設定されたビューにアクセスすると、空白のビューに 「Sheet filter was deleted (シート フィルターが削除されました)」というエラー メッセージが表示されることがあります。 この問題を回避する方法については、「プライベート フィルターが設定されたビューの所有権の移行」をご覧ください。

ビューの所有権の移行

ビューの所有者は、このビューの所有権を別のライセンス ユーザーに移行することをリクエストできます。ただし、このライセンス ユーザーは該当ビューのソース シートに対して管理者レベルの共有権限を持っている必要があります。 以下にその方法をご紹介します。

  1. ビューで、ウィンドウ右上の をクリックします。
  2. [Sharing (共有)] を選択します。
  3. [Transfer Ownership (所有権の移行)] をクリックします。
    所有権の移行
  4. リストから所有権の移行先となるユーザーを選択します。
    注: このドロップダウンが空白の場合、ビューが共有されているユーザーの中で所有者になる条件を満たすユーザーがいないことを意味します。

選択したユーザーは、Dynamic View (ダイナミックビュー) で所有権移行リクエストを受け取ります。 このリクエストが承諾されると、そのユーザーがビュー所有者になります。 選択したユーザーに送信されるのはこの通知だけです。電子メールでは通知は送信されません。

選択したユーザーに所有権移行リクエストを確実に承認してもらうためには、電子メール (またはその他のメッセージング サービス) でそのユーザーに連絡を取り、Dynamic View (ダイナミックビュー) にログインして移行リクエストを承認するように伝えることをお勧めします。

保留中の移行リクエストのレビュー

画面右上の「移行」アイコンを選択すると、[Ownership Transfer Requests (所有権の移行リクエスト)] ウィンドウが開きます。

保留中の所有権の移行リクエスト

[Received (受信済み)] タブを選択して、受け取った移行リクエストをレビュー、承認、または却下します。また、[Sent (送信済み)] タブを選択して、ほかのユーザーに送信した移行リクエストをレビューまたはキャンセルします。

プライベート フィルターが設定されたビューの所有権の移行

プライベート フィルターに基づいたビューの所有権を移行しようとすると、以下のようなメッセージを受信する場合があります。

This view is based on a private filter and will be invalid for others. (このビューはプライベート フィルターに基づいているため、その他のユーザーには無効です。) If you choose to continue the new owner will need to update the view configuration. (操作を続行する場合は、新しい所有者がビューの構成を更新する必要があります。)

フィルターされたシートまたはレポートに基づくビューは、そのフィルターが削除されたり、プライベート/パブリックの切り替えが実施されたりした場合、適切に表示されないことがあります。

所有者は以下の操作でビューをリセットできます。

  1. [Settings (設定)] ページに移動します。

    Seet Filter was Deleted (シート フィルターが削除されました)
  2. リストから有効なフィルターに対する「Restrict view by sheet filter (シート フィルターでビューを制限)」オプションを更新するか、「No filter - all rows visible to everyone shared (フィルターなし - 共有されているユーザー全員にすべての行を表示)」を選択します。
  3. [Save (保存)] を選択して、新しい設定でビューを更新します。

    シート フィルターでビューを制限

以上です。 これでビューのフィルターが更新されました。

Smartsheet ダッシュボードにビューを埋め込む

Web コンテンツ ウィジェットを使用して Smartsheet ダッシュボードにビューを埋め込むと、高度にパーソナライズしたエクスペリエンスを実現できます。
(ダッシュボードにビューを埋め込む方法についての詳細はこちらをご覧ください)

フィールドが読み取り専用である理由

データ タイプまたはセル内の情報により、一部のフィールドは編集できない場合があります。 ビューのフィールドは、次の場合読み取り専用となります。

  • システム列のフィールド
  • ガント チャート設定で「終了日の列」のフィールド
  • プロジェクト設定の日付範囲表示の「終了日の列」のフィールド
  • ガント チャート設定で「先行タスクの列」のフィールド
  • 元のシートのセルに数式が含まれている
  • 元のシートのセルにインバウンド セルリンクが含まれている
  • 元のシートのセルにハイパーリンクが含まれている