Con i flussi di lavoro di scaricamento Data Shuttle puoi scaricare facilmente i fogli da Smartsheet ad altri allegati Smartsheet o unità di archiviazione esterne.
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Puoi creare flussi di lavoro che scaricano i dati dai fogli (report, WorkApp, dashboard e allegati non sono inclusi).
Prerequisiti
- Per usare Data Shuttle devi:
- Disporre delle autorizzazioni di Proprietario, Amministratore, Editor o Visualizzatore sul foglio di origine
- Farti abilitare le autorizzazioni per Applicazione Premium Data Shuttle nel Centro dell’Amministratore dall’Amministratore di sistema Smartsheet
- Per scaricare i dati da Smartsheet, devi essere almeno un Visualizzatore su un foglio.
Per contattare il rappresentante delle vendite e saperne di più, visita il Marketplace Data Shuttle.
Se hai accesso a Smartsheet University, puoi trovare queste informazioni con istruzioni interattive nel corso Data Shuttle Upload Workflows.
Nozioni di base sui flussi di lavoro di scaricamento Data Shuttle
Quando usi un flusso di lavoro di scaricamento, questo estrae i dati da un foglio Smartsheet, li converte in un file Excel o CSV e li inserisce a:
- Un foglio Smartsheet
- OneDrive
- SharePoint
- Google Drive
- Box
Nei piani Smartsheet Gov è disponibile anche l’offerta GCC High di Microsoft. Tuttavia, poiché la maggior parte delle unità non è accessibile per impostazione predefinita, contatta il team di assistenza per attivare l’accesso.
Passaggio 1 - Crea un nuovo flusso di lavoro di scaricamento
- Vai a datashuttle.smartsheet.com e accedi con le tue credenziali Smartsheet.
- In Data Shuttle, seleziona + nella barra a sinistra.
Seleziona Offload Data (Scarica dati).
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Suggerimento: copia da un flusso di lavoro esistente
Invece di crearne uno nuovo da zero, puoi risparmiare tempo copiando e modificando un flusso di lavoro esistente.
- Passa al flusso di lavoro di scaricamento esistente.
- Seleziona
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sul lato destro. - Seleziona Crea una copia.
Puoi modificare il flusso di lavoro dopo averne creato una copia. Scopri come.
Passaggio 2 - Seleziona un foglio di origine
- Nella scheda Origine, seleziona il tuo foglio di origine. Tieni presente che il tuo foglio di origine non può essere un report.
Seleziona Avanti.
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Passaggio 3 - Seleziona una destinazione
Il tuo obiettivo è dove stanno andando i tuoi dati. Se stai usando gli allegati di Smartsheet come destinazione, puoi usare lo stesso foglio o un foglio diverso dal foglio di origine. Se scarichi su un'unità di archiviazione esterna devi accedere, se non l'hai già fatto.
Nella scheda Target, seleziona la posizione della destinazione:
- Allegato Smartsheet: seleziona l’elemento Smartsheet in cui desideri allegare il file.
- Unità di archiviazione di terze parti: se scegli una di queste opzioni, potresti dover accedere e selezionare la cartella in cui desideri posizionare i dati scaricati.
- OneDrive e SharePoint
- Google Drive
- Box
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Compila i seguenti campi:
- Exported file name (Nome file esportato): assegna un nome al tuo file scaricato.
Exported file type (Tipo file esportato): scegli CSV o EXCEL.
I file CSV ed Excel non mantengono il formato interno di Smartsheet.
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- Seleziona Avanti.
Passaggio 4 - Imposta i filtri
Usa i filtri per definire quali campi vuoi scaricare da Smartsheet sull’unità esterna. Ad esempio, puoi creare un filtro per scaricare righe con valore In corso nella colonna Stato. Puoi usare i filtri anche quando lavori con set di dati di grandi dimensioni di cui potresti avere bisogno di condividere solo un sottoinsieme di dati.
I filtri distinguono tra maiuscole e minuscole. Assicurati che corrispondano alle informazioni nel tuo file.
Nella scheda Filtro, seleziona Add another filter (Aggiungi un altro filtro).
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Nella configurazione del filtro, seleziona una colonna di input, un operatore di confronto (ad esempio equals (è uguale a) o contains (contiene)) e il valore.
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Seleziona Next (Avanti).
Almeno una riga nel foglio di origine deve rispettare i criteri del filtro. In caso contrario, Data Shuttle non genera un file CSV.
Definire logiche di filtro più complesse
Puoi definire una logica di filtro più complessa utilizzando le parentesi e l’operatore AND oppure OR.
Ad esempio:
(1 AND 2) OR 3 combina la logica per includere tutti i dati in cui (Reparto = “Servizi” AND Dimensioni Widget = “Grande”) OR Reparto = “Marketing”.
In questo esempio, nello scaricamento sarebbero inclusi solo i widget di grandi dimensioni per il reparto servizi, ma verrebbero scaricati tutti i widget per il marketing.
Passaggio 5 - Mappa le colonne tra i due sistemi
Le colonne Smartsheet sono prepopolate. Seleziona le colonne del file di scaricamento in modo che corrispondano ai campi tra origine e destinazione.
- Nella sezione Source field (Campo di origine), scegli le colonne del foglio che desideri abbinare alle colonne del file di scaricamento.
- (Facoltativo) Per disporre le colonne, usa i pulsanti freccia. Se non desideri mappare tutti i campi, seleziona
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. Dopo aver terminato la mappatura dei campi, seleziona Next (Avanti). In questa fase puoi aggiungere o rimuovere colonne. Tuttavia le modifiche potrebbero influire sull’automazione dipendente.
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Se sono state apportate modifiche al foglio originale, utilizza il pulsante Refresh (Aggiorna) per aggiornare la mappatura. Tuttavia, questo sostituisce le modifiche manuali, pertanto verifica che le colonne siano mappate correttamente.
Passaggio 6 - Programma il flusso di lavoro
Programma il tuo flusso di lavoro in modo da eseguirlo automaticamente o eseguilo manualmente.
Data Shuttle utilizza UTC. Non segue le tue preferenze di fuso orario nell’app Smartsheet.
Eseguire il flusso di lavoro in base a una programmazione
- Nella scheda Run options (Esegui opzioni), attiva il comando alternato Run on schedule (Esegui secondo programmazione).
- Per configurare la programmazione, compila i campi seguenti:
- Days of the week (Giorni della settimana): i giorni in cui desideri eseguire il flusso di lavoro
- Start time (Ora di inizio): l’orario in cui desideri avviare l’esecuzione del flusso di lavoro
- Execute every (Intervallo di ripetizione): la frequenza di programmazione del flusso di lavoro (ogni 15 minuti, ad esempio)
- End time (UTC) (Ora di fine, UTC): l’orario in cui desideri terminare l’esecuzione del flusso di lavoro
Dopo aver terminato la programmazione, seleziona Next (Avanti).
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Esecuzione manuale
Se non configuri una programmazione per il flusso di lavoro, puoi eseguire il flusso di lavoro in qualsiasi momento.
Per eseguire il flusso di lavoro manualmente:
- Vai a nella posizione in cui si trova il flusso di lavoro e seleziona Run (Esegui).
Passaggio 7 - Condividi il flusso di lavoro
Puoi condividere i tuoi flussi di lavoro con altri utenti nel tuo piano Smartsheet. Quando condividi un flusso di lavoro, questi utenti diventano responsabili del flusso di lavoro. I responsabili dei flussi di lavoro hanno la possibilità di modificare, eseguire, archiviare e condividere un flusso di lavoro purché dispongano almeno delle autorizzazioni di Editor sui file di origine e di destinazione. Gli Amministratori possono anche aggiungere o rimuovere responsabili del flusso di lavoro da qualsiasi flusso di lavoro all’interno del loro piano.
- Nella scheda di impostazione Condivisione, digita il nome dell’utente con cui desideri condividere il flusso di lavoro nel campo di testo fornito.
Seleziona Avanti.
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Passaggio 8 - Salva il tuo nuovo flusso di lavoro
Inserisci un nome per il tuo flusso di lavoro e seleziona Salva. Ora puoi accedere al tuo flusso di lavoro ogni volta che desideri eseguirlo, modificarlo o eliminarlo tramite la dashboard.