Crea un flusso di lavoro di scaricamento in Data Shuttle

Nozioni di base sui flussi di lavoro di scaricamento Data Shuttle

Quando usi un flusso di lavoro di scaricamento, questo estrae i dati da un foglio Smartsheet, li converte in un file Excel o CSV e li inserisce come allegato a:

• Un foglio Smartsheet 

• OneDrive 

• SharePoint 

• Google Drive 

• Box

Per trasferire i file da Smartsheet o Excel a Google Drive, un utente Smartsheet deve avere accesso come Editor al file. 

Data Shuttle non supporta i file con estensione Excel classica (XLS). Per informazioni sulla compatibilità del browser, consulta l’articolo Requisiti di sistema e linee guida per l’utilizzo di Smartsheet.

Prerequisiti

Per usare Data Shuttle devi:

• Disporre di autorizzazioni Proprietario, Amministratore o Editor sul foglio di destinazione.
• Disporre di autorizzazioni per Applicazione Premium Data Shuttle abilitate in Gestione degli utenti dall’Amministratore di sistema Smartsheet.

Fase 1 - Crea un nuovo flusso di lavoro di scaricamento

1. Vai all’indirizzo datashuttle.smartsheet.com e inserisci la tua e-mail e password per accedere. Se non disponi di un account Data Shuttle, creane uno dalla pagina di accesso.
2. Nella barra dei menu in alto, seleziona Connessioni.
3. Seleziona Crea flusso di lavoro o Gestisci flusso di lavoro. 
4. In Data Shuttle, seleziona Offload Data (Scarica dati) sulla barra di navigazione sinistra.
5. Seleziona Avanti.

Copiare un flusso di lavoro esistente

Puoi risparmiare tempo copiando e modificando un flusso di lavoro esistente per crearne uno nuovo.

1. Vai alla scheda in cui si trova il flusso di lavoro.
2. Posiziona il puntatore del mouse sopra il flusso di lavoro. 
3. Seleziona  Brandfolder Image . 
4. Seleziona Crea una copia.

Puoi modificare il flusso di lavoro dopo averne creato una copia.

Modificare un flusso di lavoro

1. Passa il mouse sopra la riga del flusso di lavoro.
2. Seleziona  Brandfolder Image . 
3. Seleziona Modifica flusso di lavoro.

Fase 2 - Seleziona un foglio di origine

• Nella scheda Origine, seleziona il tuo foglio di origine. Quindi, seleziona Avanti.

Fase 3 - Seleziona una destinazione 

Il tuo obiettivo è dove stanno andando i tuoi dati. Prendi in considerazione quanto segue:

• Se stai usando gli allegati di Smartsheet come destinazione, puoi usare lo stesso foglio o un foglio diverso dal foglio di origine. Se scarichi su un’app esterna, assicurati prima di aver effettuato l’accesso.
• Data Shuttle rimuove l’estensione del file durante il processo di scaricamento. Rinomina il file o aprilo in un’app esterna. Quindi, salvalo per riassociare l’estensione.

• Non impostare mai il file di destinazione scaricato e il file di origine caricato come uguali. 

   

Per selezionare una destinazione

1. Nella scheda Target, seleziona la posizione della destinazione:
   • Allegato Smartsheet: seleziona l’elemento Smartsheet in cui desideri allegare il file.
   • App di terzi: se scegli una di queste opzioni, dovrai accedere e selezionare la cartella in cui desideri posizionare il file scaricato.
     • OneDrive 
     • Google Drive
     • Box
2. Compila i seguenti campi:
   • Exported file name (Nome file esportato): assegna un nome al tuo file scaricato.
   • Exported file type (Tipo file esportato): scegli CSV o Excel.
3. Seleziona Avanti.

Fase 4 - Imposta i filtri 

Usa i filtri per definire quali dati il sistema deve scaricare da Smartsheet sull’unità esterna. Ad esempio, puoi creare un filtro per scaricare righe con valore In corso nella colonna Stato. Puoi usare i filtri anche quando lavori con set di dati di grandi dimensioni di cui potresti avere bisogno di condividere solo un sottoinsieme di dati.

I filtri distinguono tra maiuscole e minuscole. Verifica che corrispondano esattamente alle informazioni contenute nel file.

Per impostare i filtri

1. Nella scheda Filtro, seleziona Add another filter.
2. Nella configurazione del filtro, seleziona una colonna di immissione, un operatore di confronto (ad esempio è uguale a o contiene) e il valore.
3. Quindi, nella casella Filter logic (Logica filtro) connetti ciascun filtro con l‘operatore AND o OR. 
   • Per definire le relazioni tra ciascun filtro, usa gli ID dei filtri (il numero a fianco a ciascun filtro).
4. Seleziona Avanti.

Almeno una riga nel foglio di origine deve rispettare i criteri del filtro. In caso contrario, Data Shuttle non genera un file CSV.

Definire logiche di filtro più complesse

È possibile definire una logica di filtro più complessa utilizzando le parentesi con l'operatore AND o OR. 

• Ad esempio, (1 AND 2) OR 3 combina la logica per includere tutti i dati in cui (Reparto = “Servizi” AND Dimensioni Widget = “Grande”) OR Reparto = “Marketing”.

  In questo esempio, nello scaricamento sarebbero inclusi solo i widget grandi per il reparto servizi, ma verrebbero scaricati tutti i widget di marketing.

Fase 5 - Mappatura delle colonne tra due sistemi 

Le colonne Smartsheet sono prepopolate. Seleziona le colonne del file scaricato.

Per mappare manualmente una colonna

1. Nella sezione Colonna del foglio, scegli le colonne del foglio che desideri associare alle colonne del file scaricato. 
2. (Facoltativo) Per disporre le colonne, passa il mouse sopra la colonna del foglio/file scaricato. Quindi seleziona l’icona a freccia. Se non desideri mappare tutti i campi, passa il mouse sopra la colonna del foglio/file scaricato. Quindi, seleziona  Brandfolder Image  .
3. Dopo aver terminato la mappatura dei campi, seleziona Avanti.

In questa fase puoi aggiungere, rinominare o rimuovere colonne. Tuttavia le modifiche potrebbero influire sulle automazioni dipendenti. Se viene attivato un errore a causa della ridenominazione della colonna, ripristina il nome originale o aggiorna l’automazione per fare riferimento al nuovo nome. Puoi rimuovere solo le colonne che hai aggiunto durante questa azione del flusso di lavoro di mappatura.

Se sono state apportate modifiche al foglio originale, utilizza il pulsante Aggiorna per aggiornare la mappatura. Tuttavia, questo sostituisce le modifiche manuali, pertanto verifica che le colonne siano mappate correttamente.

Fase 6 - Programma il flusso di lavoro

Pianifica il tuo flusso di lavoro in modo da eseguirlo automaticamente o eseguilo manualmente.

Data Shuttle usa il fuso orario GMT. Non segue le tue preferenze di fuso orario dall’app Smartsheet.

Per eseguire il flusso di lavoro automaticamente

1. Nella scheda Run options, attiva il comando alternato Run on schedule. 
2. Per configurare la programmazione, compila i campi seguenti:
   • Giorni della settimana: i giorni in cui desideri eseguire il flusso di lavoro 
   • Ora di inizio: l’orario in cui desideri avviare l’esecuzione del flusso di lavoro.
   • Execute every (Intervallo di ripetizione): la frequenza di programmazione del flusso di lavoro (ogni 15 minuti, ad esempio).
   • Ora di fine: l’orario in cui desideri terminare l’esecuzione del flusso di lavoro.
3. Dopo aver terminato la programmazione, seleziona Avanti. 

La scelta migliore è concedere più di sei ore tra le esecuzioni programmate. Esecuzioni più frequenti possono:

• Creare un numero molto elevato di scritture sulla rispettiva origine cloud.
• Creare versioni multiple difficili da differenziare.
• Causare errori quando il flusso di lavoro tenta di accedere ai file in uso.

Esecuzione manuale

Se non configuri una programmazione per il flusso di lavoro, puoi eseguire il flusso di lavoro in qualsiasi momento.

Per eseguire il flusso di lavoro manualmente: 

• Vai nella posizione in cui si trova il flusso di lavoro e seleziona Esegui.

Fase 7 - Pubblica il tuo nuovo flusso di lavoro

Inserisci un nome per il tuo flusso di lavoro e seleziona Pubblica. Ora puoi accedere al tuo flusso di lavoro ogni volta che desideri eseguirlo, modificarlo o eliminarlo.