Archiviare un progetto
I leader di progetto possono archiviare i progetti completati come parte cruciale della gestione del programma Control Center. Garantisce la conservazione dei dati, limita l’accessibilità e riduce il disordine nei progetti attivi disattivando avvisi e azioni.
L’archiviazione dei progetti promuove anche la scalabilità del sistema riducendo i collegamenti alle celle in entrata e in uscita dai fogli di intake e di riepilogo.
Scopri di più nell’articolo Domande frequenti sull’archiviazione dei progetti.
Non è possibile annullare l’archiviazione delle righe. Una volta archiviate, non saranno più incluse nei parametri o nei report di portafoglio.
Quando archiviare i progetti
Archivia i progetti quando devi:
- Bloccare i progetti completati e rimuoverne l’accesso.
- Escludere i progetti archiviati da dashboard e report a livello di portafoglio.
- Spostare i dati del progetto in un foglio di archiviazione per il reporting cronologico senza ingombrare i fogli attivi.
Archiviare un progetto
Prima di impostare un flusso di lavoro di archiviazione, crea i seguenti elementi Smartsheet:
Aggiungi una colonna nel foglio di riepilogo per aiutare il Control Center a identificare i progetti pronti per l’archiviazione.
Archiviare un workspace
- Crea un workspace di archiviazione per archiviare le cartelle dei progetti completati. Ciò aiuta a limitare visibilità e accesso.
- Assegna il Leader primario come proprietario del workspace e assicurati che tutti i Leader di programma responsabili dell’archiviazione dispongano delle autorizzazioni di Amministratore.
- Decidi se utilizzare un unico workspace di archiviazione per tutti i flussi di lavoro o più workspace per blueprint o flussi di lavoro di archiviazione diversi.
Archiviare un foglio di intake
- Crea una versione di archivio del tuo foglio di intake per archiviare le righe dei progetti completati, rimuovendole dal foglio attivo.
- Inizia con un foglio vuoto nel workspace di archiviazione. Elimina tutte le colonne tranne la Colonna principale e consenti la creazione automatica delle colonne quando viene archiviata la prima riga di intake.
Archiviare un foglio di riepilogo
- Se utilizzi i fogli di riepilogo, crea versioni di archivio per ogni foglio di riepilogo attivo. In questo modo, la riga di riepilogo può essere archiviata senza occupare spazio sul foglio di riepilogo attivo.
- Inizia con un foglio vuoto nel workspace di archiviazione. Elimina tutte le colonne tranne la Colonna principale e consenti la creazione automatica delle colonne quando viene archiviata la prima riga di intake.
- Utilizza fogli di riepilogo di archivio separati per diversi tipi di dati, se necessario.
Quando le righe vengono archiviate, tutti i collegamenti alle celle e le formule vengono rimossi, lasciando solo valori statici.
Best practice
- Effettua l’archiviazione di frequente e con costanza per garantire un’organizzazione corretta.
- Non creare regole di archiviazione con comportamenti incoerenti. Ad esempio, una regola che sposta una riga sul foglio di intake mentre un’altra la elimina.
- Utilizza le regole di archiviazione invece di eliminare manualmente le righe dai fogli di intake e di riepilogo.
- A seconda del volume, non spostare tutte le cartelle di progetto archiviate in un’unica posizione di archiviazione, in quanto potresti raggiungere i limiti del workspace.
- Non cercare di archiviare un progetto più di una volta.