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Smartsheet Control Center: Domande frequenti sull’Archiviazione dei progetti
L’archiviazione dei progetti rende Smartsheet Control Center uno strumento completo per la gestione del ciclo di vita dei progetto: Consente ai responsabili dei programmi di automatizzare e gestire l’archiviazione, stadio finale del ciclo di vita del progetto.
Control Center è un’offerta premium disponibile per l’acquisto per i clienti Smartsheet che utilizzano un piano Business o superiore. Per ulteriori informazioni su come acquistare Control Center, contatta il reparto Vendite Smartsheet.
Quali sono i requisiti per l’Archiviazione dei progetti e chi può utilizzare questa funzione?
L’archiviazione dei progetti è disponibile a tutti i clienti che utilizzano Smartsheet Control Center. Devi essere un Responsabile di programma in Smartsheet Control Center per accedere all’Archiviazione dei progetti: Solo i Responsabili di programma possono creare ed eseguire flussi di lavoro di archiviazione.
Quali sono le funzioni che compongono Archiviazione dei progetti?
Con il flusso di lavoro di archiviazione, puoi:
- Impostare le condizioni di filtro in modo da consentire ai Responsabili del programma di selezionare rapidamente i progetti per l’archiviazione.
- Fornisci al tuo team di progetto una directory più pulita di workspace spostando i progetti per archiviare i workspace.
- Modifica la proprietà, aggiorna la condivisione e limita l’accesso sui progetti per preservare i dati cronologici per l’audit e l’analisi.
- Disabilita avvisi e azioni in modo che un progetto finito non generi più notifiche.
- Annulla collettivamente la pubblicazione di tutti i fogli archiviati, i pannelli di controllo o i report.
- Mantieni i dati di riepilogo sui progetti archiviati in modo che possano rientrare nel reporting del portafoglio per l’esercizio fiscale.Magari desideri archiviare i dati di riepilogo al rollover dell’esercizio fiscale.
- Fornisci un elenco dei progetti archiviati in Control Center nel caos in cui il tuo team abbia bisogno di accedervi per riferimenti successivi.
Potrò archiviare elementi Smartsheet non creati tramite Control Center?
No. È possibile archiviare solo gli elementi creati tramite Control Center.
Quali sono gli scenari comuni supportati da Archiviazione dei progetti?
Ecco alcuni scenari comuni:
- Archiviazione completa, blocca contemporaneamente gli elementi Smartsheet correlati a un progetto finito. Rimuovi i progetti finiti dai pannelli di controllo a livello di portfolio e i report in massa, senza dover modificare manualmente i pannelli di controllo e i report esistenti.
- Archivia con visibilità limitata, blocca i progetti completati e rimuove il relativo accesso, tuttavia li tiene nei pannelli di controllo e i report di livello portfolio fino al termine dell’esercizio fiscale. All’inizio dell’esercizio fiscale successivo, puoi rimuovere i progetti archiviati dai pannelli di controllo e dai report.
Posso ripristinare un progetto archiviato?
L'archiviazione di un progetto è un’operazione permanente. In questo momento non è possibile ripristinare un progetto archiviato.
È possibile archiviare automaticamente i progetti?
No. Un Responsabile del programma deve archiviare manualmente i progetti dall’app Control Center. Control center esegue quindi le automaticamente azioni che definisci per il flusso di lavoro di archiviazione dei progetti su tutti i progetti selezionati.
Chi può visualizzare e accedere ai progetti acquisiti?
Gli utenti possono visualizzare un elenco dei progetti archiviati in Control Center. Solo gli utenti con autorizzazione (configurata nell’ambito dell’archivio) saranno in grado di accedere agli elementi di progetto in Smartsheet.
I progetti archiviati saranno rimossi dai risultati della ricerca?
I progetti sono visualizzati solo nei risultati della ricerca per gli utenti con accesso al progetto. Una delle opzioni nel flusso di lavoro di archiviazione consiste nello spostare la cartella del progetto in un workspace di archiviazione. Dopo lo spostamento di una cartella, solo gli utenti con autorizzazione ad accedere al workspace di archiviazione vedi i progetti nei risultati della ricerca.
Posso archiviare parzialmente un progetto per lasciarlo aperto per una revisione o un audit finale?
Sì. L’archiviazione dei progetti supporta l’archiviazione multifase. Quando un progetto è completato può essere spostato in un workspace In attesa di archiviazione in cui solo alcuni utenti vi avranno accesso. Dopo il completamento di eventuali revisioni e audit, puoi eseguire l’archiviazione completa per rimuovere tutto l’accesso e bloccare il progetto.
Frequently Asked Questions
What are the requirements for Project Archiving and who can use the feature?
Project Archiving is available to all customers using Smartsheet Control Center. You must be a Program Lead in Smartsheet Control Center to access Project Archiving: only Program Leads can create and run archiving workflows.
What features are part of Project Archiving?
With an archive workflow, you can:
- Set filtering conditions so Program Leads can quickly select projects for archiving.
- Provide your project team with a cleaner directory of workspaces by moving projects to archive workspaces.
- Change ownership, update sharing, and limit access on projects to preserve historical data for audit and analysis.
- Disable Alerts & Actions so that a finished project no longer generates notifications.
- Collectively unpublish all archived sheets, dashboards, or reports.
- Retain summary data on archived projects so they can be part the portfolio reporting for the fiscal year. (You may still want to archive the summary data at fiscal year rollover.)
- Provide a list of archived projects in Control Center in case your team needs to access them for reference at a later time.
Will I be able to archive Smartsheet items that were not created using Control Center?
No. Only items created using Control Center can be archived.
What are common scenarios that Project Archiving supports?
Some common scenarios are:
- Complete archival—lock Smartsheet items related to a finished project all at once. Remove finished projects from portfolio level dashboards and reports in bulk, without having to manually edit your existing dashboards and reports.
- Archive with limited visibility—lock completed projects and remove access to them, but keep them in portfolio level dashboards and reports until the end of the fiscal year. At the beginning of the next fiscal year, you can remove the archived projects from the dashboards and reports.
Can I restore an archived a project?
Archiving a project is a permanent action. At this time you cannot restore an archived project.
Can projects be archived automatically?
No. A Program Lead must manually archive projects from within the Control Center app. Control Center will then automatically perform the actions that you define for the project archive workflow on all of the selected projects.
Who can view and access archived projects?
Users can see a list of archived projects in Control Center. Only users who have permission (configured as part of the archive) will able to access the project items in Smartsheet.
Will archived projects be removed from search results?
Projects only appear in the search results for people who have access to the project. One of the options in the archiving workflow is to move the project folder to an archive workspace. After the folder is moved, only users with permissions to access the archive workspace will see the projects in search results.
Can I partially archive a project to leave it open for final review or audits?
Yes. Project Archiving supports multi-stage archiving. When a project is completed it can be moved into a Pending Archive workspace where only certain people will have access to it. After any reviews and audits are complete, you can perform the full archive to remove all access and lock the project.