Nel prossimo futuro, i report del programma diventeranno l'opzione principale per le tue esigenze di reporting. Gli ambiti dei report dinamici passeranno automaticamente e diventeranno report del programma senza alcun impatto su di te o sul tuo lavoro.
Mantieni l'ID del report, l'URL, la condivisione, i filtri, il raggruppamento, la selezione delle colonne, le visualizzazioni dinamiche, l'inclusione in raccolte o dashboard e tutto il resto connesso al report. La modifica principale è che le impostazioni dell'ambito del report dei report esistenti passeranno dai fogli ai programmi.
Se il tuo blueprint non includeva un Dynamic Report Scope, l’opzione per tali report appare in grigio nella pagina dei Componenti del blueprint del generatore di blueprint.
Scopri di più su come funzionano i report del programma.
Gli Ambiti report dinamici (DRS) offrono un modo più efficiente e scalabile per mantenere i report a livello di portafoglio durante la configurazione del blueprint. Consentono alla soluzione di aggiornare automaticamente l'ambito di un report autonomo (un report che vive al di fuori del blueprint toolkit e non viene replicato) con solo i fogli di origine del blueprint toolkit necessari.
Tieni presente quanto segue:
I DRS fanno parte degli elementi del portafoglio.
- Solo i lead primari di Control Center possono creare DRS. Assicurati che dispongano delle autorizzazioni di Amministratore per tutti i report DRS necessari nel blueprint.
- L'aggiunta di un nuovo DRS richiede di navigare attentamente in tutte le impostazioni del blueprint per evitare modifiche indesiderate.
- I DRS sono report autonomi e non fanno parte dei modelli, quindi gli Aggiornamenti globali non si applicano.
- Utilizza i report del workspace per le strutture multilivello che richiedono report di livello intermedio.
- Configura le regole per rimuovere i fogli dai DRS durante l'archiviazione per mantenere la pertinenza e le prestazioni.
- I DRS in genere utilizzano fogli in più progetti Control Center attivi. Utilizza il raggruppamento dei report per formattare e visualizzare i dati in modo efficace.
- Includi colonne nascoste nei fogli di origine del blueprint per archiviare i dati chiave del profilo del progetto per il raggruppamento, ad esempio:
- Nome/ID del progetto
- Project Manager (o altri contatti importanti)
- Dati organizzativi (programma, reparto)
- Assicurati che i report rimangano entro i limiti di report standard di Smartsheet.
I DRS possono essere applicati retroattivamente ai progetti in-flight:
- Creando il report a livello di portafoglio.
- Aggiungendoli come DRS nella configurazione di Control Center.
- Garantendo che i nuovi progetti includano automaticamente i fogli pertinenti nel DRS.
I fogli di origine devono esistere nei toolkit di progetto attivi al momento della creazione.
- Non rinominare un foglio modello blueprint utilizzato da un DSR. La ridenominazione impedisce che i fogli di progetto appena creati vengano aggiunti al report.
- Se i modelli devono essere rinominati, utilizza un report del workspace con filtri comeSheet Name (Nome foglio) per selezionare i fogli corretti (non fattibile se viene creato un nuovo workspace per ogni progetto).
I membri a pagamento o gli Amministratori possono creare report del workspace utilizzando i filtriNome foglio per simulare la funzionalità DRS. Tuttavia, questo approccio potrebbe non essere scalabile in modo efficace per le soluzioni che creano un nuovo workspace per progetto.
Quando utilizzare Dynamic Report Scope (DRS)
Il DRS è ideale per:
- Soluzioni che sfruttano i singoli workspace.
- Gestire automaticamente i report a livello di portafoglio riducendo al minimo l'ambito (numero di fogli) incluso nel report.
- I report DRS possono includere:
- Rischi ad alto impatto per progetto (Ambito: Log RAID progetto)
- Le mie attività per progetto (Ambito: Programmazione del progetto)
- Attività per reparto o regione
- Attività o risorse placeholder non assegnate per la pianificazione
- Approvazioni in sospeso
- Apri RAID
- Ottimizza le prestazioni limitando l'ambito dei report rispetto ai report del workspace, che potrebbero peggiorare le prestazioni a causa di ambiti più ampi.
Best practice
Da fare
- Crea il report in Smartsheet prima di aggiungerlo come DRS nel blueprint di Control Center, includendo colonne, filtri, raggruppamento/riepilogo e condizioni di ordinamento.
- Disattiva il provisioning automatico prima di aggiungere il report al blueprint.
- Utilizza una convenzione di denominazione coerente, come un prefisso o un suffissoDRS, per una facile identificazione.
- Organizza i report DRS in una posizione dedicata (cartella o workspace) per semplificare la navigazione e la gestione delle autorizzazioni.
- Prevedi il numero di progetti live che possono essere supportati nell'ambito di un report per evitare il degrado delle prestazioni.
Non fare
- Aggiungere o eliminare manualmente i fogli nei report DRS, poiché Control Center li riconfigura quando i progetti vengono creati o archiviati.
- Aspettati che gli utenti finali modifichino i filtri dei report del programma per esigenze ad hoc; invece, prendi in considerazione l'utilizzo di filtri utente correnti o la creazione di più report di programma.
- Includere i DRS nelle cartelle dei modelli di blueprint di Control Center.
- Rinominare i fogli inclusi in un DRS esistente senza aggiornare il report.
- Eliminare i modelli utilizzati dai progetti precedentemente sottoposti a provisioning, che potrebbero bloccare gli Aggiornamenti globali.
- Collegare più programmi Control Center a un singolo DRS.
- Eliminare i modelli utilizzati dai progetti precedentemente sottoposti a provisioning.